Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde lørdag den 23. maj 2015, kl. 10.00 Sted: Folkehjem Haderslevvej 7 6200 Aabenraa Endelig dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens årsberetning 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for år 2014 med tilhørende revisionsberetning samt gennemgang af budgettet for år 2016 4. Behandling af indkomne forslag Ingen forslag modtaget. 5. Valg til bestyrelsen På valg: Frank Neidhardt, Leif Nielsen og Kristine Asmussen. 6. Valg af suppleanter for bestyrelsen 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Derefter temamøde - Almen Social Ansvar Foreningen byder efter mødet på en let frokost. Der gøres opmærksom på, at rygning IKKE er tilladt i lokalerne. 10. juni 2015 Arrangør: SALUS Boligadministration Egevej 9 6200 Aabenraa
Tilstede: Fra SAB: Jan Thiessen, Kristine Asmussen, Hermann Jørgensen, Frank Neidhardt, Bjarne Per Nissen, Lone Lønholm, Else Klitgaard Agdrup Thiessen, Jan Radik, Vivian Engelbredt og Henning Bjerring. Fra TAB: Leif Nielsen, Børge Rossen og Birthe M. Hansen. Fra AAAB: Søren Duus, Poul Jensen og Anne Grete Madsen. Fra SB: Jan Feddersen. Fra TOAB: Eva Etmann Rasmussen. Fra KB: Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Ove Stahl Schmidt og Kaj Matthiesen. Ledelsen: Jimmy Povlsen, Bjarne Baun Madsen og Jacob P. Wind. Medarbejdere: Lars Bo Steensbeck og Gitte Postma. AFBUD: Fra SAB: Brian List Hansen Fra TAB: Peter Nørkjær, Niels Mamsen Mathiesen, David Steensen og Torben A. Gleerup Fra AAAB: Erling Jørgensen, Laila Bøttcher, Inge Jørgensen og Harry Asmussen Fra KB: Ritha Helweg og Inga Fohlmann FRAVÆRENDE: Fra KB: Søren Rost Pedersen Antal stemmeberettigede: 23 ud af 35 mulige. Formand Ove Stahl Schmidt bød velkommen og gik straks over til dagsordenens punkt 1. Valg af dirigent Frank Neidhardt blev foreslået og valgt som dirigent.
Dirigenten konstaterede mødets lovlighed i henhold til vedtægterne, hvorefter forsamlingen gik over til behandling af dagsordenens punkt 2. Bestyrelsens årsberetning v/ove Stahl Schmidt HVORFOR SKAL MAN NU VÆRE STOR NÅR MAN ER LYKKELIG SOM LILLE? FOR DEM SOM STØRRE VILLE DEM GIK JO SÅ ILDE (Synges) VI HAR DEN STØRRELSE SOM VI KAN HÅNDTERE.OG VI GØR DET GODT.MEN! Fremtiden Vi lever i en tid, hvor der bliver stadig stigende krav til professionalisme i sagsbehandlingen for vort område. Det er bestyrelsens opgave at sikre, at organisationen er fremtidssikret og i stand til fortsat, at kunne tilbyde gode boliger og god service, at være konkurrencedygtig på pris og kvalitet, at kunne styre økonomien og at der fortsat arbejdes med visioner, målsætninger og handleplaner. Vi skal være sikre på, at vores organisation kan håndtere de rigtig mange love og regler, som er gældende for vort område, og som omhandler alt fra fraflytningsregler og råderet, udlejnings- og anvisningsregler, EU udbud, kapitalforvaltning, forvaltningsrevision med målsætninger og nøgletal, dokumentationspakke og styringsdialog med kommunen - og så videre og så videre. Bestyrelsen har afholdt 5 bestyrelsesmøder i 2014. Bestyrelsen har behandlet følgende hoved punkter: Administrationsbidrag Sideaktivitetsafdelinger Budget Personaleforhold Udviklingsopgaver Fremtidig struktur Procedurer for incasso Administrationsbygning Udsættelsestruet Nye medlemsorganisationer Der har ikke i 2014 været tilgang af nye medlemsorganisationer. Boligselskabet DANBO har dog meddelt, at de i forbindelse med generationsskifte, ønsker at indtræde i SALUS. Dette forventes at ske ved udgangen af 2017.
Jeg kan oplyse at vi derfor arbejder med at få vore SALUS vedtægter revideret til næste repræsentantskabsmøde. Vi må også være klar over, at sagsbehandlingen bliver mere og mere digitaliseret, og at der derfor vil komme store udviklingsomkostninger til IT-systemer, og ikke mindst til driften af dem, når de er kommet i gang. Ud over de mange regler og krav til tekniske løsninger, står vi i vores område over for en strukturel udvikling, som stiller store krav til fleksibilitet. Den tiltagende urbanisering, hvor vores unge mennesker flytter til storbyerne for at læse m.v. - affolker vores boliger, og vi skal tænke nyt. Tiden hvor ansøgere stod i kø til vores boliger er slut. Problemet med tomme boliger har desværre taget til i det forløbne år. Ingen tvivl om, at det bliver de næste års største udfordring. Jeg kan oplyse at vi pt. i vore 6 organisationer har: TAB 28 TOAB 9 KB 161 AAAB 45 SAB 18 Fokus på driftsudgifterne Finansministeriet har sat fokus på driftsudgifterne, og de foreløbige tilbagemeldinger er at sektoren som helhed er meget omkostningsbevidst. Dette betyder dog ikke, at det ikke kan gøres bedre. Vi har altid haft fokus på afdelingernes driftsudgifter. I en årrække har det været de offentlige udgifter der er steget (renovation ejendomsskatter vandafgifter m.v.), hvilket nok har bevirket et forståeligt ønske om at holde igen på øvrige omkostninger. Dette har haft den negative effekt, at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse er blevet udhulet og dette problem vil der fremover være fokus på. Hjemmeside Boligforeningerne under SALUS Boligadministration har en fælles hjemmeside, www.salus-bolig.dk, hvorfra boligsøgning, ventelisteoptagelsen m.v. foregår. For at søge bolig kræves et opnoteringsnummer samt en pinkode. Endvidere skal ansøgere være registreret på ventelisten som aktiv. Bolig kan herefter søges i de boligorganisationer under SALUS Boligadministration, som er med i fælles opnotering. Fra 1.1.2015 ville alle 6 boligorganisationer være med i fælles opnotering. Hvis man blot ønsker at se oplysninger om de
forskellige foreningers lejemål kræves der ikke opnoteringsnummer og pinkode. Det er muligt at modtage boligtilbud via mail og ligeledes er det også muligt at modtage en advisering om boligtilbud via SMS. Uanset den fælles hjemmeside har boligforeningen fortsat sin egen hjemmeside, hvor der er adgang til en række oplysninger om foreningen, projekter og regelsæt gældende for de forskellige afdelingen. Det er besluttet, at der laves nye hjemmesider til alle foreninger i SALUS Boligadministration, samt en ny fælles hjemmeside, hvorfra boligsøgning, ventelisteoptagelse m.v. foregår. De nye sider er klar primo 2015. Beboerblad Foreningerne i SALUS Boligadministration har besluttet at udarbejde et fælles beboerblad for alle foreninger samt SALUS. Redaktionsudvalget er udpeget. Der arbejdes på en elektronisk udgave af bladet samt et mindre oplag på lokalkontorer/ ejendomsfunktionærkontorer. Bladet forventes tidligst at være klar fra medio 2015. Frit tv-valg i boligforeninger vil give en gevinst på estimeret 68 millioner kroner, viser Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens analyse. Direktør i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Agnete Gersing, siger: I dag er der husstande i boligforeninger, som er bundet til at betale for en fælles tv-løsning, de ikke ønsker. Hvis de får frit valg estimerer analysen, at de i snit sparer 149 kr. om måneden. Omvendt ventes langt størstedelen stadig at foretrække den fælles løsning, og de sparer ingenting. Vi har dog den opfattelse at vi i vore foreninger har en udmærket aftale som pt. ikke kan gøres billigere. Men vi skal fokusere på gode løsninger som måtte blive udbudt til gavn for vore lejere. Vedligeholdelsesplaner Det er ingen hemmelighed, at afdelingernes vedligeholdelsesplaner ikke har den økonomiske volumen, som der oprindelig var tilsigtet. Dette har mange årsager, men 2014, blev året, hvor det blev besluttet at sætte et fremadrettet fokus på netop denne del af vedligeholdelsen. I oktober 2014 ansatte man i SALUS en intern driftskoordinator, som i første omgang skal udarbejde et paradigma til vedligeholdelsesplaner, så inspektørerne sammen med
afdelingsbestyrelserne, fremadrettet kan udarbejde vedligeholdelsesplaner efter dette paradigma. Andre større vedligeholdelsesplan opgaver Der har i 2014 været udfør et antal større vedligeholdelsesplan opgaver i alle 6 organisationer. Disse udføres i et tæt samarbejde med afdelingsbestyrelserne, og hvor det er nødvendig også ved afholdelse af beboermøder. Større sager med Landsbyggefondsmidler 2014 har igen været et travlt år med mange større renoveringsopgaver, hvor der indgår Landsbyggefondsstøtte. Disse sager kræver en tæt styring såvel intern som ekstern med både myndigheder og eksterne rådgivere. Hos SALUS er det den interne byggekoordinator, som er tovholder på disse opgaver. Og jeg kan da oplyse at vi løbende har sager for omkring 1. milliard kroner. Og ved netop disse store renoveringsopgaver har vi udvist stor Social ansvarlighed, og kan oplyse, at på Høje Kolstrup har der været 2 i praktik på Hørgård renoveringen indtil videre. Den ene gik over i et job med løntilskud og den anden kom i ordinært arbejde. I onsdags var to nye til samtale vedr. praktik. Desuden arbejdes der på at få to tømrerlærlinge + en murerlærling i gang (lærlinge ikke fra området). Der kan i 2015-16 renoveres for 4,2 mia. hvert år, og i årene 2017-2020 2,4 mia. pr. år. Altså i alt 18,1 mia. kr. For god ordens skyld så er de 18 mia. ikke en foræring fra regeringen, men kommer fra os i den almene sektor i form af indbetalinger af uamortiserede lån. Afslutning Tak til personalet i SALUS og medlemsorganisationerne for deres engagement, arbejdsindsats og det rigtig gode samarbejde vi har haft med dem. Tak til repræsentantskabet og organisationsbestyrelserne for det gode og konstruktive samarbejde. Det er meget vigtigt at I bliver ved med at udfordre os så vi ved hvad vej vi skal. Tak for den opbakning og støtte vi i selskabsbestyrelsen har følt vi har haft fra jer Beretning taget til efterretning.
3. Endelig godkendelse af årsregnskab for år 2013 med tilhørende revisionsberetning samt gennemgang af budgettet for år 2015. v/jimmy Povlsen Årsregnskab Overskud på kr. 1.185.000,00 Øgede indtægter fra byggesagshonorarer kr. 1.369.000,00 Mindre personaleudgifter kr. 280.000,00 Øgede afskrivninger kr. - 400.000,00 Øvrige poster kr. - 64.000,00 Overskuddet henlægges til hovedforeningens fri arbejdskapital. Ingen bemærkninger til regnskabet. Årsregnskabet blev godkendt. Budget 2016 Stigning på 0,79 % (2015 niveau) i administrationsudgift. Svarende til kr. 11,00 pr. lejemålsenhed p.a. eller til i alt kr. 1.412,00 pr. lejemålsenhed p.a. (7.695 lejemålsenheder og excl. moms) Ingen bemærkninger til budgettet. 4. Behandling af indkomne forslag Ingen forslag modtaget. 5. Valg til bestyrelsen På valg: Frank Neidhardt, Leif Nielsen og Kristine Asmussen. Alle tre blev genvalgt.