Lever pdf-dokumentet op til tilgængelighedskravene? Denne vejledning fortæller, hvordan du med værktøjet PAC 3, som Regionen stiller til rådighed, kan tjekke om en pdf-fil lever op til de vigtigste af handicaptilgængelighedskravene. Hvorfor tilgængelighed? Alle mennesker har forskellige forudsætninger for at forstå digitalt materiale. Der findes mange forskellige former for handicap, vi som offentlig myndighed er pålagt at forholde os til, fx blindhed, farveblindhed, motoriske handicap, døvhed, kognitive udfordringer og mange andre. Den måde vi er forpligtede til at arbejde med digital handicaptilgængelighed i regionen er sammenfattet i et sæt retningslinjer, der hedder WCAG 2.1 AA. Det skønnes, at mellem 15 og 25 % af brugerne har gavn af, at vi overholder disse retningslinjer. Vi har været formelt forpligtede siden Danske Regioner indgik en aftale med staten i 2008 i 2018 trådte der lovgivning i kraft, der øger omfanget og understreger forpligtelsen. Denne vejledning fortæller, hvordan du med værktøjet PAC 3, som regionen stiller til rådighed, kan tjekke om en pdf-fil lever op til de vigtigste af kravene. Hvis et dokument er kompliceret eller du vil sikre, at det lever 100% op til kravene, så skal du sende det til en ekstern leverandør, som fx Sensus, Diversa, Rosendahls eller IncluDoc. Denne vejledning fortæller ikke, hvordan du selv laver en tilgængelig pdf-fil. Der er en vejledning på vej i, hvordan du laver en Word-fil om til en tilgængelig pdf-fil. 1) Find dokumentet og installer PAC 3 Hvis dokumentet ligger online, eller i en mail, så skal du downloade det, så det ligger et sted du let kan finde det - fx på dit skrivebord i Windows. https://intranet.regionh.dk/regi/kommunikation/webredaktoerportal/vejledninger-til-hjemmesider-og-intranet/arbejde-med-sider-og-indhold/sider/le 1/5
Start programmet PDF Accessibility Checker (PAC 3), hvis det ikke ligger i Windows' startmenu, så kan du finde det i regionens Software Shop. Klik på den store knap øverst til venstre i programmet og vælg pdf-filen. Nu laver PAC 3 en analyse af pdf-filen. Hvis ikke de krav der beskrives i resten af denne vejledning er opfyldt, så lever dokumentet ikke op til tilgængelighedsstandarden (WCAG 2.1 AA). 2) Tjek de tekniske og formelle krav 1. Tjek at dokumentets titel er sigende for indholdet. Det vil sige, at den skal være formuleret i et sprog, som læseren vil kunne forstå. Det er også en god idé, at titlen fortæller, hvem der er afsender - fx Herlev Hospital. Et eksempel kunne være "Sådan behandler du dit sår - Herlev Hospital". 2. Tjek at dokumentet er angivet til det rette sprog - typisk dansk. 3. Tjek at dokumentet lever op til de formelle tekniske krav til tilgængelighed i pdf er. 3) Krav til teksten og det øvrige indhold i pdf-filen Udover det rent formelle er man nødt til at lave en række vurderinger af indholdet i pdf'en. Klik på knappen Screen Reader Preview nederst i PAC 3. 3a) Er alt med - og er det i den rigtige rækkefølge? Tjek at alt tekst i dokumentet kan findes under Screen Reader Preview det gør ikke noget, at det ser rodet ud. Tjek, at alle elementer (alm. tekst, links, tekstbokse, overskrifter osv.) bliver præsenteret i en meningsfuld rækkefølge. https://intranet.regionh.dk/regi/kommunikation/webredaktoerportal/vejledninger-til-hjemmesider-og-intranet/arbejde-med-sider-og-indhold/sider/le 2/5
NB: Nogle gange dukker der et helt blankt vindue op det sker nogle gange, hvis pdf en ikke lever op til kravene. 3b) Overskrifter Tjek at alle overskrifter er korrekt mærket op overskrifter er mærket med rød i Screen Reader Preview: Den første overskrift i dokumentet skal være en H1 De efterfølgende overskrifter skal hænge sammen hierarkisk. Det vil sige, at man ikke må springe niveauer over og f.eks. gå fra en H1 til en H3 eller en H2 til en H4 Der skal være en H1 i dokumentet, men der må ikke være flere end én 3c) Tabeller Tabeller må kun bruges til data og aldrig til layout mere konkret vil det sige, at tabeller må kun benyttes til at vise sammenhængen mellem overskriftsceller og dataceller. En simpel tabel er en tabel med overskriftsceller i første række og/eller første kolonne, der ikke deler sig over flere sider. Alle andre tabeller er avancerede tabeller. Åbn pdf en i Acrobat Reader og find alle tabeller. Simple tabeller Hvis der er simple tabeller med i dokumentet skal du i Screen Reader Preview tjekke: At der både er overskriftsceller (TH) og dataceller (TD) At alle rækker i tabellen er mærket op (TR) At de relevante celler er korrekt opmærket som TH eller TD Avancerede tabeller Du skal være opmærksom på, at avancerede tabeller kan være meget svære at forstå, hvis man fx er synshandicappet og får læst pdf en op af et oplæserprogram selv hvis den avancerede tabel er mærket korrekt op. Som redaktør, kan det være meget svært at tjekke om avancerede tabeller er korrekt opmærkede, så dokumenter med avancerede tabeller opfordrer vi til bliver tjekket af Sensus, Diversa, IncluDoc, Rosendahls eller anden ekstern leverandør, med erfaring i at tjekke tilgængelige pdffiler. 3d) Punktopstillinger og nummererede lister Punktopstillinger og nummererede lister skal mærkes op som liste (L) Hvert punkt på listen skal mærkes op som et individuelt punkt på listen (Li) Teksten i et listepunkt skal mærkes op (LBody) Nogle gange kan selve punkttegnet, eller tallet foran listeelementet, også være mærket separat op (Lbl). https://intranet.regionh.dk/regi/kommunikation/webredaktoerportal/vejledninger-til-hjemmesider-og-intranet/arbejde-med-sider-og-indhold/sider/le 3/5
3e) Billeder Enten skal billeder have alternativ tekst, der fortæller om billedet, eller også skal billedet udelades i oplæsningen af pdf-filen: Læs om, hvordan en god alternativ tekst skal udformes, eller om den skal udelades Åbn dokumentet i Acrobat eller lignende og find ud af, hvilke billeder i dokumentet der skal have alternativ tekst. Det er kun billeder der skal have alternativ tekst du må kunne se i Screen Reader Preview. Hvis du kan se andre billeder eller der mangler billeder, der bør have alternativ tekst, så lever pdf en ikke op til tilgængelighedskravene. Tjek, at alternativ teksterne er korrekt udformet. Tjek, at billederne optræder i rette rækkefølge, i forhold til det øvrige indhold i dokumentet. 3f) Links Hvis der er links i dokumentet er det specielt linkteksten du skal være opmærksom på. Linkteksten skal give mening ua ængigt af den kontekst den står i. Forestil dig, at du ikke aner, hvad der står i dokumentet; du kender kun dokumentets titel kun med den forudsætning skal linkteksten tydeligt vise: Linkets funktion Hvor brugeren havner, hvis der klikkes på linket Tjek også at linket stadig virker. Eksempler på dårlige linktekster: Læs mere Her Vejledning Eksempler på gode linktekster: Læs mere om Sundhedsplatformen på Hvidovre Hospitals hjemmeside Find mere information om, hvordan du bestiller tid til mammografi på regionh.dk Specielt for billeder, der er indsat i stedet for linktekst: Hvis der i stedet for en linktekst er indsat et billede, så skal det have en alternativ tekst, der opfylder kravene til linktekst (ikke en alternativ tekst, der beskriver indholdet på billedet). 3g) Specielt om farver i pdf-filer At kommunikere med farver er en udfordring i forhold til brugere, der er svagtseende eller lider af farveblindhed. Derfor stilles der krav om, at der skal være en vis kontrastforskel mellem tekst og baggrund. Sort tekst på hvid baggrund, eller omvendt, er https://intranet.regionh.dk/regi/kommunikation/webredaktoerportal/vejledninger-til-hjemmesider-og-intranet/arbejde-med-sider-og-indhold/sider/le 4/5
det bedste, men jo flere farver og nuancer der anvendes, jo mere kompliceret bliver det at vurdere, om indholdet i pdf-filen lever op til kravene. Der er mange måder at finde ud af, hvilke farver, der er anvendt i en pdf - desværre er ingen af dem særlig simple. Én måde er at åbne pdf en i Acrobat Reader og zoome helt ind på det du vil finde farvekoden på. Derefter: 1. Åbn programmet GIMP (det ligger også i regionens software shop, hvis du ikke allerede har det installeret). 2. I hovedmenuen vælger du Vinduer Dokbare vinduer Farver. Det åbner vinduet "For-/baggrund". 3. Klik på farvevælger-knappen nederst til højre og klik på den farve du vil måle i pdf en. 4. Herefter vender du tilbage til vinduet "For-/baggrund". Her står farvens kode i feltet nederst til højre. 5. Til sidst skal du ind på WebAIM's kontrasttjekker og indtaste farvekoderne i felterne på siden. Tjek kontrastforholdet mellem farver hos WebAIM.org Tekstens farve skal i "Foreground Color" og baggrundsfarven skal i "Background Color". Regionen er forpligtiget til at overholde WCAG AA. Kravene skærpes jo mindre teksten er: For almindelig tekst (mindre end 14 punkt/18,66 px): 4,5:1 kontrastforhold For stor tekst (større end 18 punkter/24 px): 3:1 kontrastforhold 4) Alt i orden? Hvis alt beskrevet i denne vejledning er opfyldt, kan du være rimelig sikker på, at pdf-filen lever op til tilgængelighedskravene vi er underlagt som offentlig myndighed. Hvis der er områder, hvor pdf en ikke lever op til kravene, så skal fejlene rettes. Hvis der er tale om et dokument, der er lavet af en kollega i Word, så er der en god sandsynlighed for at fejlene rettes i Word-filen og eksporteres til pdf på ny. Der er en vejledning på vej i, hvordan du laver en Word-fil om til en tilgængelig pdf-fil. Hvis der er tale om et dokument, der er leveret af en ekstern leverandør, så skal du bede dem om en ny pdf-fil der overholder WCAG 2.1 AA (PDF/UA) - hvis de ikke kender til tilgængelighedsstandarden, så anbefaler vi, at de kontakter Sensus, Diversa, IncluDoc, Rosendahls eller anden ekstern leverandør. Redaktør Tobias Munk Tønder REGION HOVEDSTADEN KONGENS VÆNGE 2 3400 HILLERØD TELEFON: 38 66 50 00 E-MAIL: REGIONH@REGIONH.DK Publiceringsdato: 23-01-2019 16:08 https://intranet.regionh.dk/regi/kommunikation/webredaktoerportal/vejledninger-til-hjemmesider-og-intranet/arbejde-med-sider-og-indhold/sider/le 5/5