Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr. 20 22 26 70 HOLBÆK KOMMUNE Revisionsberetning nr. 28 LØBENDE REVISION Side 769 775 Delberetning for regnskabsåret 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
INDLEDNING 769 REVISIONENS BEMÆRKNINGER 769 2.1 GENERELT 769 2.2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER 769 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger 769 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER 770 3.1 KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET/PRINCIPPET FOR ØKONOMISTYRING 770 3.2 BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER 771 3.3 BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER 772 3.4 DECENTRALT BESØG 772 FOKUSREVISION MENTORSTØTTE UDVIDET FORVALTNINGSREVISION 773 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN 773 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET 774 6.1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION 774 6.2 VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE 775
769 Til Holbæk Kommunalbestyrelse INDLEDNING I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Holbæk Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2018, udført indtil 30. november 2018. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 25). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Revisionen for regnskabsåret 2018 er først afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. REVISIONENS BEMÆRKNINGER 2.1 GENERELT Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER Den hidtil udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger.
770 Revisionsberetning nr. 26 (side 720): 2.2.2 Økonomisk opfølgning i forbindelse med sociale ydelser Vi har konstateret, at der på områderne Uddannelseshjælp og Kontanthjælp er væsentlige tidsmæssige forsinkelser i de økonomiske opfølgninger i sagerne. Der er således ikke foretaget den fornødne rettidige opfølgning i forhold til, at der, jf. lovgivningen, skal foretages opfølgning hver 3. måned. Kommunen har ligeledes konstateret den samme fejltype i deres egen kvalitetskontrol. Det henstilles, at der tages initiativer til sikring af, at der løbende foretages økonomisk opfølgning i overensstemmelse med lovgivningens krav til sikring af, at grundlaget for bevilling og udbetaling af ydelserne fortsat er til stede. Det skal endvidere anbefales, at Kommunalbestyrelsen løbende orienteres om effekten af de iværksatte initiativer. Det kan hertil anføres, at kommunen har oplyst, at der er flyttet opgaver, der gerne skulle tilgodese, at opgaven kan løftes i takt med intervallerne. Den økonomiske opfølgning er en fast ugentlig opgave, hvor flere medarbejdere nu er på opgaven for at gøre den mere styrbar. Svar fra Kommunalbestyrelsen Kerneområdet Alle kan Bidrage har været forelagt revisionsbemærkningen til udtalelse, og har i besvarelsen tilkendegivet, at de principielt er enig i den fremsatte kritik. De har beskrevet, hvordan den økonomiske opfølgning er tilrettelagt p.t., hvor der manuelt skal gennemgås ca. 750-950 sager pr. måned. En del henlægges, mens andre skal behandles, hvis der er ændrede forhold. Denne procedure forventes at blive ændret væsentligt fra medio maj 2018, hvor Udbetaling Danmark, som noget nyt, påbegynder ugentlig samkøring af flytte- og indtægtsregistre. Dette vil resultere i, at kommunerne fremover modtager lister over de sager, hvor der er sket ændringer, som nærmere skal undersøges, mens sager uden ændringer automatisk henlægges. Alle kan Bidrage forventer, at anvende de frigivne ressourcer på selve opfølgningen, hvilket giver en klar forventning om, at opgaven fremadrettet kan løses rettidigt i.h.t. lovgivningens krav. Med udgangspunkt i den ændrede procedure for opfølgning, der iværksættes medio maj 2018, forventer Alle kan Bidrage, at kunne give Kommunalbestyrelsen en fyldestgørende status på opgaven i september måned 2018. På grundlag af Kommunalbestyrelsens besvarelse vil vi foretage en særskilt opfølgning på dette punkt ved den sociale revision for 2018 i forbindelse med den afsluttende revision af årsregnskabet. REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER 3.1 KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET/PRINCIPPET FOR ØKONOMISTYRING Vi har gennemgået kommunens Kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Kommunen har pr. 1. januar 2018 implementeret nyt økonomisystem. Der er ikke sket ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet i denne forbindelse. Det er oplyst, at kommunen har fulgt det gældende Kasse- og regnskabsregulativ med de tilpasninger, som har været nødvendige grundet skiftet af økonomisystemet 2018.
771 Vi er ved vores gennemgang ikke stødt på væsentlige forhold, som afkræfter, at Kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Det er oplyst, at Løn og Regnskab pt. arbejder på at ajourføre Kasse-og regnskabsrelativet i henhold til dette. Vi følger op herpå ved kommende revisionsbesøg. Vi skal dog anbefale, at der foretages en gennemgang og ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet tilpasset det pr. 1. januar 2018 ibrugtagne økonomisystem, idet regulativet ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold. 3.2 BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER Som følge af den manglende ajourføring af Kasse- og regnskabsregulativet, har vi på udvalgte områder sat fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen fortsat overholder de regler, som er vedtaget i Kasseog regnskabsregulativet. Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilag effektueres til bogføring og betaling af en person, når bilaget er attesteret elektronisk. Den budgetansvarlige leder skal løbende føre tilsyn med bilagsbehandlingen. Kontrollen udføres via anvisningsrapporter for lederens område. Ledelsen skal hver måned kontrollere og anvise forbruget. Ledelseskontrollerne overvåges af Løn og Regnskab, således at det løbende påses, at kontrollerne udføres. Der er tilrettelagt kvartalsvis kontrol af systemadministratorers arbejde for at sikre mod svig, samt at beskytte medarbejderne mod uberettiget mistanke, til trods for deres udvidede systemmæssige beføjelser. Der foretages kontrol af alle oprettelser af specifikkonti i NemKonto systemet. Hver 3. måned sker der kontrol og opfølgning af ubetalte forfaldne fakturaer i Opus, hvor de respektive afdelinger rykkes og anmodes om at notere, såfremt der er særlige forhold, der bevirker, at fakturaen ikke er betalt. Fra den 1. september 2018 foretages der månedlig rykning af forfaldne fakturaer. Økonomi og administration i Aktiv hele livet foretager intern revision med administration af beboermidler på kommunens institutioner for ældre og handicappede. Regnskab fører løbende tilsyn med forfaldne fakturaer. Vi har ved revisionen ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko stikprøvevis foretaget efterprøvning af de enkelte punkter. Det er konstateret, at der i 2018 ikke løbende er foretaget kontrol af, hvorvidt de enkelte enheder har foretaget bilagskontroller og ledelsestilsyn. I forbindelse med vor gennemgang er det konstateret, at der forekommer enheder, som ikke har foretaget bilagskontrollen. Det er dog vores overordnede vurdering, at bilagsbehandlingen m.v. er på et acceptabelt niveau indenfor de af os testede områder. Vores vurdering underbygges af stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder i al væsentlighed var ajour med bogføringen. Der er ikke konstateret bogføringsfejl vedrørende de konkrete bilag, der er udtaget til revision.
772 3.3 BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 19. september 2018, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i Kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Løn og Regnskab har i et underbilag til regulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Løn og Regnskab har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevist efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancekonti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 3.4 DECENTRALT BESØG Vi har den 21. november 2018 foretaget uanmeldt eftersyn ved følgende institutioner med decentral administration: Forsorgshjemmet Karlsvognen CSU Holbæk Besøgene har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionens forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens Kasse- og regnskabsregulativ. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandlingen og afstemningen af likvide beholdninger, kasseapparater m.v. Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Behandling af beboermidler, såfremt der sker administration af sådanne Procedure for budgetopfølgning Decentral indberetning af løn Det er ved et besøg konstateret, at der i 2018 ikke er sket løbende afstemninger, herunder blev der konstateret en difference på 4 t.kr., som blev oplyst at være opstået ved indbrud i maj 2018. Det er
773 ved et besøg ligeledes konstateret, at der ikke er foretaget bilagskontrol og ledelsestilsyn i 2018 i modstrid med Kasse- og regnskabsregulativet. Vi har anbefalet opfølgning herpå. Fokusrevision Mentorstøtte udvidet forvaltningsrevision Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 13. august 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af revisionen i 2018 gennemfører en fokusrevision vedrørende mentorstøtte som udvidet forvaltningsrevision. Formålet med fokusrevisionen er at efterprøve, om kommunerne har forretningsgange og tilsyns- og kontrolprocedurer, der sikrer: At der er opstillet klare mål for mentorstøtten for den enkelte borger At der i forbindelse med beslutning om bevilling og udbetaling af mentorstøtte påses og følges op på, at borgeren modtager en personlig støtte, der understøtter det tilsigtede formål med støtten til den pågældende person At der ved bevilling og udbetaling af mentorstøtte er taget skyldige økonomiske hensyn At der ikke sker et utilsigtet brug og evt. misbrug af mentorordningen Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrolog tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstemmelse med reglerne, og at der ikke sker en utilsigtet brug af mentorordningen. Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden august/september måned 2018. Det er overordnet vurderingen, at Holbæk kommune har betryggende forretningsgange vedrørende mentorområdet. Vores gennemgang har dog givet anledning til anbefalinger om, at tilsynet udføres i overensstemmelse med retningslinjerne. REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN Revision af kommunens interne it-kontroller Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2018 har revisionen omfattet følgende områder: Procedurer og kontroller for anskaffelse, ændring og vedligeholdelse af kommunens centrale økonomistyringssystem
774 Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører Udvalgte applikationskontroller i KMD OPUS Procedurer i forbindelse med konvertering af økonomistyrings- samt lønsystem Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it, samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor, samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD A/S er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. LØN- OG PERSONALEOMRÅDET 6.1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2018 til oktober 2018. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt en række lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Skoleområdet Børnepasning Det specialiserede børneområde Ældreområdet Det specialiserede voksenområde
775 Det administrative område I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6.2 VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE Vi har undersøgt, om Byrådet har truffet beslutning om ændring af vederlæggelse af Byrådet i henhold til bekendtgørelsen om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv. Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Roskilde, den 1. marts 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Per Lund Statsautoriseret revisor