TVÆRNATIONALE SAMARBEJDSPROJEKTER ADMINISTRATIV OG ØKONOMISK HÅNDBOG FOR ANSØGERE Udvælgelse 2004

Bilag V EUROPA-KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FOR UDDANNELSE OG KULTUR SOKRATES-PROGRAMMET TVÆRNATIONALE SAMARBEJDSPROJEKTER ADMINISTRATIV OG ØKONOMISK HÅNDBOG FOR ANSØGERE Udvælgelse 2004 Underprogram COMENIUS 2.1 Aktion Europæiske samarbejdsprojekter for uddannelse af undervisere på skoler 3 Comenius-netværk 1 Læseplansudviklingsprojekter ERASMUS 3 Tematiske netværksprojekter Tematiske netværksprojekter - Formidling GRUNDTVIG LINGUA MINERVA 1 Europæiske samarbejdsprojekter inden for voksenuddannelse og livslang læring 4 Grundtvig-netværk 1 Fremme af sprogindlæring 2 Udvikling af værktøjer og materialer Fremme af ODL og IKT på uddannelsesområdet 1

FORMÅLET MED DEN ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE HÅNDBOG Bestemmelserne i Håndbogen gælder for støtte tildelt i 2004 til følgende tværnationale samarbejdsprojekter (TCP) under Sokratesprogrammet: Comenius 2.1 og 3, Grundtvig 1 og 4, Lingua 1 og 2, samt Minerva og Erasmus 1 og 3. Tematiske netværk (Erasmus 3) er undergået de specifikke ændringer, der er omhandlet i Bilag A. Håndbogen udgør et bilag til tilskudsaftalen, og dens bestemmelser har derfor kontraktmæssig retskraft. Det er endvidere hensigten, at Håndbogen skal tjene både som en vejledning for støttemodtagerne og som et styringsredskab. Det er meningen, at den skal: hjælpe støttemodtagere med at styre projekterne effektivt afklare forskellige forhold vedrørende tilskudsaftalen og dens bilag give praktiske oplysninger, som støttemodtagerne kan få brug for på forskellige trin i projektet vejlede støttemodtagerne i håndteringen af projektets økonomiske forhold, så disse ubesværet kan udarbejde finansielle opgørelser sørge for, at forholdet mellem de involverede parter bliver så problemfrit som muligt gennem oprettelse af en operationel ramme for projektet. En fornuftig økonomisk styring af projektet er afgørende for at sikre, at de bedste resultater/produkter produceres med moderate udgifter. Definition på ofte anvendte begreber i Håndbogen: Ansøger: enhver institution eller ethvert organ - privat, offentlig(t) eller halvoffentlig(t) - der erklærer, at den/det i overensstemmelse med de givne procedurer har til hensigt at indsende et forslag til et tværnationalt samarbejdsprojekt. Projektansøgeren bliver til støttemodtageren, når forslaget er blevet accepteret af Kommissionen, og der er underskrevet en tilskudsaftale mellem Kommissionen og projektansøgeren. Partner: enhver institution eller ethvert organ - privat, offentlig(t) eller halvoffentlig(t) - der deltager i et forslag/projekt, og som har underskrevet en erklæring, i hvilken den/det i henhold til aftalen med projektansøgeren påtager sig at bidrage til gennemførelsen af projektet. Støttemodtager: enhver institution eller ethvert organ - privat, offentlig(t) eller halvoffentlig(t) - der på vegne af partnerskabet har underskrevet tilskudsaftalen med Kommissionen med henblik på gennemførelsen af projektet. Støttemodtageren er den primært juridisk ansvarlige over for Kommissionen for en korrekt gennemførelse af tilskudsaftalen. Denne har også ansvaret for den daglige koordinering og styring af projektet samt for allokeringen af de fællesskabsmidler, der er bevilget til dette projekt, til de øvrige partnere. Koordinator: den person eller institution, der er blevet udpeget af det tværnationale partnerskab som ansvarlig for deopgaver, der er nødvendige for koordineringen og den daglige styring af projektet under dettes gennemførelse. Juridisk repræsentant: den person, der har juridisk bemyndigelse til at indgå juridiske og økonomiske forpligtelser på vegne af den organisation, som denne tilhører. Kontoret: Kontoret for Teknisk Assistance, Sokrates, Leonardo & Ungdom. Kommissionen har overdraget Kontoret ansvaret for at overvåge gennemførelsen af tilskudsaftalen. Godkendt budget: det budget, som Kommissionen har godkendt efter vurdering af forslaget og efter fratrækning af enhver ikkestøtteberettiget, unødvendig eller overdreven udgift. Det godkendte budget, der kan gøres til genstand for enhver ændring, som er godkendt af Kommissionen, udgør Bilag II til tilskudsaftalen og vil være referencegrundlaget for vurderingen af den økonomiske rapport, der skal indsendes ved projektets afslutning (se Kapitel V.iv).5). Finansforordning: Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EF-Tidende nr. L 248 af 16.09.2002, s. 1) og Kommissionens forordning om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (EF-Tidende nr. L 357 af 31.12.2002, s. 1). Uregelmæssighed: en overtrædelse af en bestemmelse i Fællesskabets love eller et brud på en kontraktlig forpligtelse, der skyldes en handling eller en udeladelse, og som har eller kunne have en skadelig virkning på De Europæiske Fællesskabers almindelige budget eller på de budgetter, som det styrer, på grund af ubegrundede udgifter. 2

I. DEFINITION AF DET GODKENDTE BUDGET Budgetoplysninger På baggrund af det budget, som projektansøgeren har indsendt, har Kommissionen, bistået af eksterne eksperter under gennemgangen og udvælgelsen af forslag, fastlagt det godkendte budget i forhold til projektets mål og i henhold til bestemmelserne for støtteberettigelse og økonomisk evaluering som beskrevet i ansøgningsskemaerne. På grundlag af det godkendte budget har Kommissionen fastsat den fællesskabsstøtte, der skal ydes til projektet. Denne er udtrykt som et samlet beløb samt en fast procentsats af det godkendte budget, anført i punkt A.4 i tilskudsaftalen, der skal opfylde bestemmelserne for den pågældende del af Sokrates-programmet. Nedenstående budgetudkast kan måske tjene som illustration: Budget indsendt af projektansøgeren Godkendt budget Fællesskabsstøtte 1. Personaleudgifter 90 500 88 235 2. Direkte udgifter 2.1 - Rejser og ophold 34 500 31 500 2.2 - Udstyr og materialer 20 000 20 000 2.3 - Underleverancer, konsulenter og andre eksterne 5 000 5 000 serviceydelser 2.4 - Andre udgifter 13 500 13 500 I alt - direkte udgifter 73 000 70 000 3. Generelle udgifter 25 000 11 910 I alt 188 500 170 145 125 000 (= 73.47%) I dette eksempel vil Kommissionen oplyse projektansøgeren, der har foreslået et budget på 188 500, om følgende: Det godkendte budget er, på baggrund af projektmålene og i overensstemmelse med reglerne for støtteberettigelse, blevet vurderet til 170 145. Den samlede fællesskabsstøtte vil, forudsat at projektets mål nås og reglerne for støtteberettigelse overholdes, beløbe sig til 125 000. Det godkendte budget vil blive vedlagt som Bilag II til tilskudsaftalen mellem Kommissionen og støttemodtageren og vil dermed komme til at udgøre et referencepunkt (der kan gøres til genstand for enhver ændring godkendt af Kommissionen) for den økonomiske vurdering af den endelige rapport. 3

II. ÆNDRING AF TILSKUDSAFTALEN Hvis en problemfri gennemførelse af projektet måtte kræve det, kan støttemodtageren opnå ændringer i tilskudsaftalen i løbet af dennes gyldighedsperiode i henhold til nedenstående formaliteter. Støttemodtageren skal via Kontoret indsende en skriftlig anmodning til Kommissionen om en sådan ændring dateret og underskrevet af dens juridiske repræsentant. Kommissionen vil i hvert enkelt tilfælde afgøre, hvorvidt den anmodede ændring kræver en formel godkendelse, og underrette støttemodtageren om sin beslutning. Ikke-kontraktmæssige justeringer (f.eks. ændring af kontaktoplysninger, ændring af skrivefejl osv.) betragtes ikke som ændringer af aftalen. Ændringsanmodninger skal for at blive taget i betragtning af Kommissionen indsendes til Kontoret senest 60 kalenderdage før den støtteberettigede periode, der er anført i punkt A.6 i tilskudsaftalen, udløber. Ændringen træder først i kraft, når Kommissionen har givet sin skriftlige godkendelse (se artikel II. 13 i tilskudsaftalen). Godkendelse af ændringsanmodninger sker ikke automatisk, og støttemodtagerne bør så vidt muligt forsøge at begrænse antallet af anmodede ændringer i løbet af tilskudsaftalens varighed. Hvis ændringen godkendes, vil et formelt aftaletillæg blive underskrevet. Bemærk venligst, at enhver anmodning om ændring skal ledsages af en detaljeret begrundelse og en udtømmende beskrivelse af de anmodede ændringer. En undladelse heraf kan i betydelig grad sinke vurderingsprocessen og kan føre til afvisning af anmodningen. I det følgende gives en beskrivelse af de forskellige former for kontraktmæssige ændringer. Formålet med listen er at gøre støttemodtageren opmærksom på visse ændringer, der kræver en formel godkendelse fra Kommissionen. Det bør også bemærkes, at det kan skabe alvorlige vanskeligheder i forbindelse med vurderingen af den endelige rapport og i visse tilfælde medføre en nedsættelse af den endelige støtte, hvis der ikke indsendes en anmodning om ændring. Listen over ændringer er imidlertid ikke udtømmende, så skulle støttemodtageren være i tvivl om, hvorvidt denne skal indsende en formel anmodning om ændring, eller om, hvilken procedure denne skal følge, bedes støttemodtageren henvende sig til Kontoret. Støttemodtagere bør ligeledes være opmærksom på, at ændringer af tilskudsaftalen kan få virkninger for forholdet mellem disse og disses partnere. Støttemodtagerne opfordres derfor kraftigt til at overveje enhver påtænkt ændring nøje med henblik på at undersøge, i hvilken udstrækning det vil være nødvendigt ligeledes at ændre aftalerne mellem dem. Støttemodtageren bør ved ethvert forslag til ændring af tilskudsaftalen eller arbejdsplanen anvende skemaerne i Bilag B i Håndbogen (også tilgængelige på Kontorets websted). i) Ændringer i partnerskabet Projektet blev godkendt på grundlag af det partnerskab, projektansøgeren foreslog i sin ansøgning. Enhver ændring i dette partnerskab er derfor underlagt en formel ændringsprocedure og genstand for et formelt aftaletillæg underskrevet af begge parter (støttemodtageren og Kommissionen). En ændring i partnerskabet kan involvere en af partnerne eller støttemodtageren. Sidstnævnte tilfælde er behandlet separat (se nedenfor), idet dette også indebærer en ændring af det juridiske ansvar under aftalen. Generelt kan en ændring i partnerskabet opstå, enten fordi en ekstra partner tiltræder (hvilket under ingen omstændigheder kan medføre en forhøjelse af den tildelte støtte), en partner udtræder, eller en partner udskiftes med en anden. Disse begivenheder kan have indflydelse på arbejdsplanen, idet en partners udtræden kan påvirke partnerskabets kollektive ekspertise eller medføre, at aktiviteter må afbrydes. De kan også have økonomiske konsekvenser, især hvad angår allokeringen af det samlede budget og støttebeløb mellem partnerne. Det bør understreges, at selv om en partner skulle forlade projektet i løbet af den støtteberettigede periode, vil dennes udgifter i forbindelse med projektet dog stadig være støtteberettigede, forudsat at disse vedrører aktiviteter udført før partnerens udtræden, og at støttemodtageren er i stand til at tilvejebringe den relevant dokumentation. Støttemodtagere skal anvende skemaerne i Bilag B i Håndbogen. Bemærk venligst, at en ny arbejdsplan skal forelægges, hvis aktiviteterne ændres som et resultat af ændringen. 4

ii) Ændring i styringen En ændring i styringen af projektet kan involvere en udskiftning af enten støttemodtageren eller koordinatoren. En udskiftning af støttemodtageren indebærer en ændring af det juridiske ansvar under aftalen og kræver derfor altid en formel godkendelse fra Kommissionen. Det bør bemærkes, at den nye støttemodtager vil være ansvarlig for alle forpligtelser under aftalen i hele dens varighed (dvs. fra kontrakten træder i kraft, til den udløber). Når der anmodes om en udskiftning af støttemodtageren, skal skemaerne i Håndbogens Bilag B anvendes. Projektets koordinator spiller en meget vigtig rolle i såvel projektets udvikling som et i sidste ende vellykket resultat. En udskiftning af koordinatoren skal derfor formelt godkendes af Kommissionen. Når der anmodes om udskiftning af projektkoordinatoren, skal skemaerne i Håndbogens Bilag B anvendes. iii) Ændring i arbejdsplanen En ændring i arbejdsplanen er en vigtig ændring og er derfor underlagt en formel ændringsprocedure. En sådan kan bl.a. medføre, at en aktivitet afbrydes/ophører, en ændring i det anvendte medium (en cd-rom præsentation erstattes f.eks. af en internetpræsentation), en ændring i produktets sprog, ikke bare inden for Lingua, men også de øvrige aktioner (en vejledning i god praksis formidles f.eks. på fire sprog i stedet for de fem oprindeligt planlagte) eller en ændring i et produkts struktur (f.eks. en ændring i antallet af moduler udviklet for et kursus). Støttemodtageren skal før indsendelsen af en anmodning om ændringer omhyggeligt undersøge, om denne ændring vil få direkte indflydelse på andre dele af aftalen (især de økonomiske aspekter). Støttemodtagere bedes anvende skemaerne i Håndbogens Bilag B. iv) Ændringer i budgettet i tilskudsaftalen (Bilag II) Støttemodtagerne opfordres til at læse dette kapitel omhyggeligt for at sikre sig, at de fuldt ud har forstået reglerne vedr. ændringer i budgettet. I tvivlstilfælde om hvorvidt en foreslået ændring af budgettet skal indsendes til godkendelse af Kommissionen, bedes der rettes henvendelse til Kontoret for nærmere oplysninger. Budgetvariationer: Variationer i forhold til det godkendte budget for personaleudgifter og direkte udgifter er tilladte. Hvis sådanne stigninger imidlertid overstiger det beløb, der i det kontraktmæssige budget er opført under denne budgetpost, med 10%, skal støttemodtageren anmode om Kommissionens forudgående godkendelse. Alle anmodninger om godkendelse skal indsendes skriftligt og ledsages af en detaljeret redegørelse for de anmodede ændringer, begrundelsen for disse og et revideret budget. En ny arbejdsplan skal envidere vedlægges, hvis ændringerne i budgettet har konsekvenser for denne. Hvis støttemodtageren ikke opnår den nødvendige godkendelse, vil Kommissionen betragte det overførte beløb, der overstiger de ovennævnte grænser, som ikke-støtteberettiget. Direkte udgifter: Selv uden at indsende en formel anmodning om ændringer accepteres ændringer i de beløb, der er opført under de enkelte budgetposter under direkte udgifter, såfremt disse er begrundede og ikke udhuler projektets art og mål. Med undtagelse af udgifter til underleverancer, hvor der gælder særlige regler (se Kapitel III.iv).4), er det ikke nødvendigt at opnå en formel anmodning om ændringer, end ikke i de tilfælde hvor der i ansøgningen oprindeligt ikke var forudset nogen udgifter for den pågældende post under direkte udgifter. Hvis ændringer i allokeringen af budgettets direkte udgifter imidlertid ændrer projektets art og mål, vil disse kræve indsendelse af en anmodning om ændringer i arbejdsplanen som anført ovenfor (se punkt iii). v) Ændring af bankoplysninger Ændring af bankoplysninger kræver en formel godkendelse fra Kommissionen, og støttemodtagerne bedes i den forbindelse anvende skemaerne i Håndbogens Bilag B. 5

vi) Ændring af den støtteberettigede periode og tidsfristerne for indsendelse af rapporter Som for alle øvrige anmodninger om ændringer kræver denne type ændringer indsendelse af en anmodning senest 60 dage før den i tilskudsaftalen anførte støtteberettigede periode udløber. Følgende oplysninger skal indsendes: Datoen på hvilken samtlige aktiviteter vil være afsluttede En ny tidsplan for aktiviteterne eller en ny arbejdsplan under anvendelse af skemaerne i Bilag B. Enhver ændring af den støtteberettigede periode fører automatisk til en ændring i fristen for indsendelse af den endelige rapport, idet der er tildelt en frist på 3½ måneder til at udarbejde den endelige rapport. En ændring af tidsfristen for indsendelse af den endelige rapport er også underlagt en formel ændringsprocedure. Bemærk venligst, at en anmodning om ændring af fristen for indsendelse af udviklingsrapporten ikke vil blive accepteret. 6

III. STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER i) Generelle principper Støttemodtageren skal sørge for, at: udgifterne er rimelige, begrundede og i overensstemmelse med principperne for sund økonomisk styring, specielt hvad angår størst muligt udbytte af pengene og omkostningseffektivitet alle udgifter reelt er afholdt af partnerskabet og nødvendige for at udføre projektet ingen medlemsorganisation i partnerskabet kan opnå fortjeneste på et tilskud ydet af Det Europæiske Fællesskab 1 hver enkelt udgift højst er opført under en budgetpost i en hvilken som helst økonomisk rapport (udviklings- eller endelig rapport) enhver ændring i budgettet indeholdt i tilskudsaftalen om nødvendigt er blevet skriftligt godkendt af Kommissionen (se ovenstående Kapitel II.iv)). Ved projektets afslutning skal samtlige udgifter under personaleudgifter og direkte udgifter (ikke kun beløbet dækket af tilskuddet) dokumenteres ved hjælp af fakturaer eller regnskabsdokumentation af tilsvarende værdi. Kopier af disse dokumenter skal indsendes, når som helst Kontoret eller Kommissionen, eller ethvert andet organ eller enhver anden organisation der er bemyndiget af disse, anmoder herom. ii) Støtteberettigede udgifter Udgifter afholdt af partnerskabets medlemsorganisationer er støtteberettigede, hvis de: er direkte forbundet med de godkendte aktiviteter i henhold til projektets arbejdsplan er forbundet med aktiviteter, der involverer lande, som er berettigede til at deltage i programmet er i overensstemmelse med bestemmelserne i Håndbogen og tilskudsaftalen. iii) Ikke-støtteberettigede udgifter Følgende udgifter er ikke støtteberettigede og skal derfor ikke opføres under nogen af budgetposterne i udgiftserklæringen: udgifter, der er blevet afholdt før eller efter den støtteberettigede periode for udgifter angivet i tilskudsaftalen udgifter, der allerede finansieres via andre kilder, specielt andre fællesskabsmidler udgifter til underholdning eller repræsentation overdrevne eller uansvarlige udgifter vikarudgifter for personer, der er involveret i projektet (dvs. udgifter til ansættelse af en stedfortræder for den person, der er beskæftiget med projektet) udgifter til rejser til/fra andre lande end dem, der er berettigede til at deltage i programmet, med mindre Kommissionen forinden udtrykkeligt har givet sin skriftlige tilladelse hertil bidrag i naturalier til en hvilken som helst udgift (se artikel II. 14, stk. 3, i tilskudsaftalen) udgifter i forbindelse med investeret kapital og afkast af kapital hensættelser til tab eller mulige fremtidige gældsbeløb andre skyldige rentebeløb hensættelser til likvidering, afvikling af virksomhed eller afbrydelse af leasingaftaler hensættelser til kontraktmæssige eller moralske forpligtelser reservefonde gæld, usikre fordringer og gebyrer til gældstjenester kurstab moms, med mindre støttemodtageren kan dokumentere, at denne ikke vil blive refunderet bøder, finansielle sanktioner samt udgifter til retssager. Jv. endvidere de relevante afsnit i Kapitel III.iv).2 mht. yderligere særlige regler gældende for Comenius 2.1- og Grundtvig 1- projekter. 1 Se artikel II.17, stk. 4, i tilskudsaftalen. 7

iv) Principper gældende for de forskellige udgiftskategorier og -typer iv).1 Personaleudgifter a. Personaleudgifter beregnes på baggrund af den pågældende ansattes brutto time-/dags-/månedsløn gange antallet af timer/dage/måneder, som den ansatte har brugt på projektet. Beregningen af bruttoudgifterne omfatter alle de normale udgifter, som arbejdsgiveren betaler, som f.eks. arbejdsgiverbidrag til social sikring og dertil knyttede udgifter. Diverse bonus-, incitaments- eller overskudsdelingsordninger omfattes derimod ikke. b. Støttemodtageren og dennes partnere skal føre fuldstændigt og nøjagtigt regnskab over enhver af deres ansatte, der har været beskæftiget med projektet. Denne opgørelse skal indeholde følgende oplysninger: den pågældende ansattes navn og hans/hendes rolle i projektet den ansattes normale brutto time-/dags-/månedsløn de udgifter og bidrag, som arbejdsgiveren normalt betaler for den ansatte det tidsmæssige omfang, som den ansatte har beskæftiget sig med projektet det beløb, som den ansatte rent faktisk har fået udbetalt den pågældende ansattes personaleregisterreference. Opgørelsen skal underskrives af både den ansatte og arbejdsgiveren og på anmodning indsendes til Kontoret eller Kommissionen. c) Personaleudgifterne må ikke overstige normen på arbejdsmarkedet i det pågældende land. d) Teoretiske udgifter til frivillige eller andet personale, der stilles til rådighed, uden at dette medfører udgifter for eller bidrag fra støttemodtageren og dennes partnere, betragtes ikke som støtteberettigede udgifter. iv).2 Udgifter til rejser og ophold Disse udgifter er kun støtteberettigede, når de er direkte knyttede til projektet og angår aktiviteter, der umiddelbart kan identificeres. Rejse- og forsikringsudgifter baseres på de reelt afholdte udgifter. De mest økonomiske billetter skal benyttes. Der skal tages kontakt med flere rejsebureauer for at opnå de mest fordelagtige priser. Togrejser (på første klasse, hvis deltageren ønsker det, og hvis det tillades af dennes institution) skal anvendes ved rejser på op til 400 kilometer, undtagen i nødstilfælde eller hvis rejsen omfatter færgeoverfart. Ved rejser på mere end 400 kilometer (eller mindre hvis rejsen omfatter færgeoverfart, eller der er tale om nødstilfælde) kan flyrejser benyttes. Apexbilletter eller billige flyrejser skal så vidt muligt benyttes. Udgifter til flyrejser må ikke overstige prisen for flyrejser på økonomiklasse. Foregår rejsen i bil, er rejseudgifterne støtteberettigede på følgende vilkår: a) privat bil eller taxa: det beløb, der kan tages i betragtning, er begrænset til prisen for en tilsvarende rejse med tog på første klasse (uanset hvor mange personer, der rejser i bilen) b) lejet bil (klasse A med mindre mere end to personer rejser sammen, i hvilket tilfælde klasse B maksimalt må benyttes): de faktiske udgifter (inklusive benzin) vil blive taget i betragtning. En lejet bil må dog kun anvendes, hvis intet andet passende transportmiddel er til rådighed. Normale rejseforsikringsudgifter er støtteberettigede. Udgifter til rejser til og fra lande, der ikke deltager i Sokrates-programmet, er ikke støtteberettigede, med mindre Kommissionen forinden udtrykkeligt har givet sin skriftlige tilladelse hertil. Rejse- og opholdsudgifter afholdt i forbindelse med rejser til lande, der ikke er repræsenteret i partnerskabet, men som ellers er berettigede til at deltage i Programmet, er støtteberettigede, såfremt de er direkte knyttede til gennemførelsen af projektet, og det kan dokumenteres, at de udgør en rimelig og økonomisk anvendelse af tilskuddet. Udgifter til rejser og ophold afholdt af personer, der ikke specifikt er ansat af en projektpartner eller en underleverandør, er støtteberettigede, forudsat at disse er direkte knyttede til gennemførelsen af projektet, og det kan dokumenteres, at de udgør en rimelig og økonomisk anvendelse af tilskuddet. 8

Indkvarterings- og opholdsudgifter er støtteberettigede, såfremt: de er absolut nødvendige og rimelige i forhold til opholdsstedet de er beregnet i overensstemmelse med de interne bestemmelser i den institution, for hvilken den pågældende person foretager rejsen de ikke overskrider de maksimumbeløb per person per dag, der angivet i følgende skema: Land Maksimum i Land Maksimum i BE Belgien 150 IS Island 183 DK Danmark 179 LI Liechtenstein 174 DE Tyskland 127 NO Norge 171 GR Grækenland 113 BG Bulgarien 157 ES Spanien 141 CZ Den Tjekkiske Republik 214 FR Frankrig 130 EE Estland 129 IE Irland 165 CY Cypern 100 IT Italien 130 LV Letland 174 LU Luxembourg 143 LT Litauen 126 NL Nederlandene 148 HU Ungarn 136 AT Østrig 122 MT Malta 86 PT Portugal 143 PL Polen 227 FI Finland 156 RO Rumænien 185 SE Sverige 157 SI Slovenien 148 UK Det Forenede Kongerige 199 SK Slovakiet 164 TR Tyrkiet 138 Beløbene angivet i skemaet omfatter samtlige udgifter forbundet med opholdet i det pågældende land. Finder der ingen overnatninger sted, nedsættes beløbene med 50%. Inden for disse grænser kan godtgørelse af indkvarterings- og opholdsudgifter foretages på grundlag af de faktiske udgifter eller ud fra et fast beløb. Hvis de interne regler i den institution, for hvilken den pågældende person foretager rejsen, imidlertid foreskriver et lavere beløb end det i ovennævnte anførte skema, skal det førstnævnte beløb anvendes som grundlag for beregningen. For Comenius 2.1- og Grundtvig 1-projekter er drifts- og mobilitetsudgifter i forbindelse med efter- og videreuddannelsesaktiviteter kun støtteberettigede ved afprøvning af de pågældende kurser. Udgifter forbundet med tilrettelæggelsen af selve undervisningsaktiviteterne vil blive finansieret i form af mobilitetstilskud under Comenius 2.2. og Grundtvig 3. Projekterne skal dække op til to rejser til Bruxelles om året med midler fra denne budgetpost med henblik på at sikre deltagelse i koordinatormøder. Rejse- og opholdsudgifter under Comenius 2.1 betragtes ikke som støtteberettigede udgifter, for så vidt angår de studerende, der deltager i de indledende undervisningsaktiviteter. Rejse- og opholdsudgifter for underleverandører skal opføres under budgetposten Udgifter til underleverandører og ikke under denne budgetpost. iv).3 Udstyr og materialer Udgifter i forbindelse med erhvervelse af hardware og udstyr, hvad enten det er sket gennem indkøb, leasing eller leje, er kun støtteberettigede, hvis de er absolut nødvendige for gennemførelsen af projektet. Valg af leasing, leje eller indkøb af hardware eller udstyr skal baseres på den billigste metode. Der skal tages kontakt med flere leverandører med henblik på at opnå de mest økonomiske vilkår. Hvis leje eller leasing vælges, vil udgiften til et hvilket som helst overtagelseskøb ved leje- eller leasingperiodens udløb ikke være støtteberettiget. Gives der tilladelse til indkøb af hardware og udstyr, kan udgifter til installation, vedligeholdelse og forsikringer også medregnes, dog kun i det omfang udstyret anvendes til projektet. De samlede udgifter i referenceperioden vil blive betragtet som støtteberettigede, men tilpasset den procentmæssige anvendelse i forbindelse med projektet. Når indkøb af hardware eller udstyr er tilladt, beregnes udgifterne som følger: a) Ved beregning af afskrivning anses hardware og udstyr for at have en levetid på tre år, hvor købsprisen er på mere end 1 000. 9

b) De årlige udgifter beregnes på grundlag af en afskrivningsfaktor på 33,33%, men tilpasses den procentmæssige anvendelse i forbindelse med projektet. F.eks. beløber den tilladte udgift det første år for udstyr til en værdi af 10 000, som er blevet anvendt 50% til projektet, sig til 1 666: 10 000 x 33,33% x 50% = 1 666 I projektets andet år vil de støtteberettigede udgifter også være 1 666, hvis den procentmæssige anvendelse af hardwaren eller udstyret forbliver den samme. Er det ikke planlagt at anvende hardwaren eller udstyret det andet år, vil ingen af udgifterne dette år være støtteberettigede (heller ikke afskrivninger eller andet). c) Hvor den samlede værdi af hardwaren eller udstyret ikke overskrider 1 000, vil den fulde købsværdi være støtteberettiget i det pågældende år, dog tilpasset den procentmæssige anvendelse i forbindelse med det pågældende projekt. d) Hvis hardwaren eller udstyret blev købt inden den i tilskudsaftalen anførte støtteberettigede periode, vil ingen afskrivning eller udgifter til indkøb være støtteberettigede, med mindre der er tale om forlængede projekter, hvor afskrivningsudgifterne i det forudgående kontraktår var støtteberettigede. Udgifter til materialer (f.eks. software) behøver ikke at blive afskrevet, med mindre det er et krav i henhold til den nationale lovgivning, hvor den pågældende partner har sit hovedsæde. Sådanne udgifter vil imidlertid blive tilpasset den procentmæssige anvendelse af materialet i forbindelse med det pågældende projekt. iv).4 Udgifter til underleverancer, konsulenter og andre eksterne serviceydelser Ethvert beløb udbetalt til et eksternt organ, der ikke er en del af en medlemsorganisation i partnerskabet, og som udfører specifikt og begrænset arbejde i forbindelse med projektet, skal opføres under Udgifter til underleverancer. Dette omfatter arbejde som oversættelse, tolkning og trykning udført af organer uden for partnerskabsorganisationerne. Sådanne udgifter kan kun tillades, hvis personalet i partnerskabets medlemsorganisationer ikke har de færdigheder, der kræves, for at udføre det pågældende arbejde. For at være støtteberettigede skal behovet for underleverancer have været nævnt i ansøgningen. Hvis der i ansøgningen ikke var forudset underleverancer, skal der først opnås skriftlig godkendelse fra Kommissionen, såfremt de foreslåede udgifter til underleverancer (inklusive udgifter til rejser, indkvartering og ophold) vil overstige 10 000 (eksklusive moms eller tilsvarende omsætningsafgifter). Hvis støttemodtageren ikke opnår den nødvendige godkendelse, vil Kommissionen betragte disse udgifter som ikke-støtteberettigede. Kun de udgifter til underleverancer, der er i overensstemmelse med aftalens bestemmelser, er tilladte. Aftaler om underleverancer skal som et minimum indeholde følgende oplysninger: genstand for underleverancen start- og slutdato for underleverancen beløb der skal udbetales detaljeret beskrivelse af udgifterne arbejdsplan eller -faser betalingsprocedurer (en eller flere rater) klausul(er) om bøder i tilfælde af ikke-opfyldelse af aftalen eller forsinkelser i udførelsen af arbejdet (hvis dette er gennemførligt eller muligt). For ikke at udhule partnerskabskonceptet kan ingen af de grundlæggende projektaktiviteter udbydes i underleverance. Støttemodtageren må således ikke udbyde hele styringen og den generelle forvaltning af projektet, og ingen af partnerskabets medlemsorganisationer må udbyde alle eller størstedelen af de aktiviteter, som disse har fået ansvaret for. Hvis de samlede udgifter til underleverancer (inklusive udgifter til rejser, indkvartering og ophold) for en given type service (bl.a. oversættelser, publikationer, osv.) fra en leverandør i løbet af den støtteberettigede periode overskrider 10 000 (eksklusive moms eller tilsvarende omsætningsafgifter), skal støttemodtageren eller partnerne indhente konkurrerende tilbud fra mindst tre uafhængige leverandører og være i stand til at påvise, at det mest fordelagtige tilbud, hvad angår kvalitet og pris, er blevet valgt. Kopier af disse tilbud skal forelægges på anmodning af Kommissionen. Manglende forelæggelse vil medføre, at udgifterne forbundet med underleverancen betragtes som ikke-støtteberettigede. Hvis støttemodtageren anmoder om konsulentydelser fra en ekstern ekspert (dvs. en person, der ikke er opført på lønningslisten i en af de organisationer, der er involveret i projektet), er udgifterne støtteberettigede på de i det ovennævnte anførte betingelser, forudsat at de er absolut nødvendige for gennemførelsen af projektet, og at prisen er rimelig. Konsulenthonorarer bør normalt ikke overskride 400 per dag (eksklusive moms). Alle de udgifter, der er direkte forbundet med underleverancer, skal opføres under denne budgetpost uanset disses art (f.eks. rejseudgifter). Udgifterne for en uafhængig konsulent, der beskæftiger sig fuldtids eller 10

regelmæssigt med projektet, skal normalt opføres under personaleudgifter og ikke under underleverance. Hvad angår oversættelser, er kun de udgifter, der er direkte forbundet med oversættelser til og fra de officielle sprog i de lande, som formelt deltager i Sokrates-programmet, støtteberettigede, med mindre Kommissionen forinden udtrykkeligt har givet sin skriftlige tilladelse hertil. Udgifter til oversættelse må ikke være højere end markedsprisen i det land, hvor oversættelsen er udført. Udgifterne til underleverancer må ikke overstige 30% af projektets samlede støtteberettigede udgifter. Ethvert beløb, der overstiger denne grænse, vil ikke være støtteberettiget. iv).5 Andre udgifter Andre udgifter, der ikke er dækket af ovenstående, kan tillades, forudsat at: de er nødvendige for gennemførelsen af projektet prisen er rimelig de er fuldt ud dokumenterede og klart opført under de forskellige budgetposter de ikke er opført under en anden udgiftskategori eller -post. Støtteberettigede udgiftstyper under denne post omfatter: bankhonorarer i forbindelse med åbning eller vedligeholdelse af en konto oprettet specielt for projektet samt udgifter til bankoverførsler og vekselgebyrer i forbindelse med indtægter og betalinger af udgifter, der er støtteberettigede under projektet. Udgifter til åbning eller vedligeholdelse af kassekreditter, overtræks- eller garantitjenester er dog ikke støtteberettigede. leje af konferencesale eller undervisningslokaler, forudsat at dette er strengt nødvendigt for at nå projektets mål. udgifter afholdt i forbindelse med produktion, oversættelse og offentliggørelse af dokumenter, når disse aktiviteter udføres af en af partnerskabets medlemsorganisationer. Disse udgifter må dog ikke overskride de beløb, der normalt ville blive krævet på kommerciel basis. De skal desuden bakkes fuldt ud op af fakturaer fra den pågældende partner, der klart viser, hvordan man er nået frem til disse udgifter. udgifter til internetkommunikation i behørigt begrundede tilfælde i forbindelse med projekter, hvis aktiviteter kræver en meget omfattende brug af denne kommunikationsform. Generelle kommunikationsudgifter i forbindelse med projektet skal dog opføres under generelle udgifter. iv).6 Generelle udgifter Denne post omfatter de generelle udgifter, der er forbundet med projektstyring, men som ikke kan identificeres som specifikke udgifter direkte knyttet til projektet, som for eksempel institutionens generalomkostninger, der kan omfatte følgende: kommunikationsudgifter (porto, fax, telefon, forsendelser mv.) infrastrukturudgifter (leje, elektricitet, osv.) på det sted, hvor projektet gennemføres, i forhold til disse lokalers anvendelse til projektet kontorartikler fotokopier. De generelle udgifter var relevante ved beregningen af det godkendte budget og fællesskabsstøtten i ansøgningsfasen. Disse behøver ikke at være detaljerede i den endelige rapport. Støttemodtageren skal dog opgive det beløb, som partnerskabet har anvendt til generelle udgifter i forbindelse med projektet. Endvidere må de generelle udgifter ikke overstige 7% af projektets samlede støtteberettigede udgifter. iv).7 Moms, toldafgifter og andre afgifter på varer og tjenesteydelser Støttemodtageren skal indhente oplysninger fra de kompetente nationale myndigheder om de bestemmelser, regler og love, der gælder for beskatning af projektudgifter i dennes hjemland. Moms kan ikke under nogen omstændigheder opføres som en udgift under projektet, med mindre det er en endelig afgift, dvs. en afgift, der ikke kan fratrækkes, og som hverken støttemodtageren eller partnerne kan få godtgjort. 11

Som med moms er andre former for beskatning, told eller afgifter, der er forbundet med projektudgifterne, og som kan opstå som følge af fællesskabsfinansieringen, støtteberettigede udgifter, hvis de reelt og endeligt afholdes af de pågældende partnere. iv).8 Vurdering af udgifter Den metode, der anvendes til vurdering af de indberettede udgifter i den endelige rapport, er beskrevet i denne Håndbogs Kapitel V.iv). 12

IV. STØTTEMODTAGERENS ØKONOMISKE STYRING AF PROJEKTET i) Bankkonto Den i tilskudsaftalen anførte konto, hvortil Sokrates-støtten vil blive udbetalt, bør, hvis det på nogen måde er muligt, være denomineret i euro og skal være: oprettet i støttemodtagerorganisationens navn (personlige konti kan ikke under nogen omstændigheder accepteres) specifik for projektet, hvis dette er muligt oprettet i en af EU's medlemsstater eller i et EFTA- eller EØS-land eller i et af de ansøgerlande, der officielt deltager i programmet. Kontanthævninger fra kontoen bør undgås og skal dokumenteres med bilag. Påløbne renter fra forfinansieringer skal angives i den endelige rapport og vil blive fratrukket den endelige udbetaling eller tilføjet en eventuel tilbagebetaling. ii) Regnskabssystem / Intern kontrol Støttemodtageren skal oprette et analytisk regnskabssystem eller et relevant internt system, der gør det muligt at identificere: projektets finansieringskilder afholdte projektudgifter i den støtteberettigede periode. Alle transaktioner (personaleudgifter og direkte udgifter) afholdt i den støtteberettigede periode, der vedrører faktiske udgifter/indtægter i forbindelse med projektet, skal bogføres ved hjælp af et nummersystem, i hvilket projektet tildeles et specifikt identificerbart nummer. Der skal forelægges bevis for betaling af personaleudgifter og direkte udgifter i den endelige rapport eller i tilfælde af revision. Hvad angår personaleudgifter, skal støttemodtageren føre regnskab over, hvor meget tid, det personale, der er involveret i projektet, bruger på dette arbejde. Dette regnskab skal føres i form af tidsskemaer med anførelse af navnet på den person, der beskæftiger sig med projektet, hans/hendes funktion, tid/periode anvendt på projektet og type af aktivitet. De personer, der er ansvarlige for at styre projektets daglige aktiviteter, bør så vidt muligt ikke være de samme, som har ansvaret for den økonomiske forvaltning. iii) Styring af partnerskabet Støttemodtageren skal: indgå en skriftlig aftale med hver enkelt partner, der beskriver vilkårene for gennemførelsen af de godkendte aktiviteter i overensstemmelse med betingelserne i tilskudsaftalen tilknyttet projektet sende en kopi af tilskudsaftalen, herunder af bilagene, til hver enkelt partner tage alle nødvendige forholdsregler for at sikre et aktivt samarbejde i partnerskabet. Enhver partner, hvis navn ikke optræder i den oprindelige ansøgning indsendt af støttemodtageren, eller hvis deltagelse i projektet ikke på forhånd er blevet skriftligt godkendt af Kommissionen, vil ikke blive anerkendt som sådan under tilskudsaftalen, og som følge heraf vil ingen udgifter med forbindelse til en sådan partner blive anset for at være støtteberettigede. Hvis Kommissionen og/eller Kontoret anmoder herom, skal støttemodtageren indsende en kopi af de skriftlige aftaler indgået med de forskellige partnere, der er anført i den oprindelige ansøgning eller accepteret i et efterfølgende forslag til ændring. Kommissionen fralægger sig ethvert ansvar for forholdet mellem partnerne, herunder i særdeleshed allokeringen af støttebeløbet mellem støttemodtageren og dennes partnere. At Kommissionen (eller Kontoret) er blevet informeret om de aftaler, der er indgået mellem støttemodtageren og dennes partnere, ændrer ikke på nogen måde støttemodtagerens ansvar på dette punkt. iv) Udbetaling af støtten Betalingsbetingelser og -datoer er beskrevet i tilskudsaftalen. 13

V. RAPPORTER i) Generelle bemærkninger Rapportering er en afgørende fase i projektet, idet den giver mulighed for revision og en kvalitativ og kvantitativ vurdering af: de opnåede produkter og resultater i forhold til de erklærede mål (hvad angår aktiviteter/produkter) i ansøgningen de afholdte udgifter med henblik på at opnå disse resultater i forhold til det godkendte budget (hvad angår de direkte udgifter). Da udviklingsrapporten og den endelige rapport er de vigtigste overvågnings- og evalueringsredskaber, skal disse give et så fuldstændigt og nøjagtigt billede af projektet som muligt. Støttemodtagerne rådes derfor til omhyggeligt at læse rapportskemaerne, så snart de modtager dem, så de er fortrolige med indholdet og klar over, hvilke økonomiske og regnskabsmæssige oplysninger der er nødvendige for at udfylde dem. I hver enkelt rapport udgør de forskellige finansielle opgørelser et sammenhængende hele, og tallene må derfor være konsekvente. Før støttemodtageren indsender rapporten, skal denne kontrollere, at indføringerne tilfredsstiller dette krav i henhold til de forklarende noter i Håndbogen samt i skemaerne for udviklingsrapporten og den endelige rapport. Beløbene angivet i skemaerne for udviklingsrapporten og den endelige rapport skal udtrykkes i euro og afrundes til det nærmeste hele tal. Før støttemodtageren indsender rapporterne, skal denne endvidere kontrollere, at de samlede beløb og delresultaterne er aritmetisk korrekte. ii) Formelle krav til rapporterne De formelle krav beskrevet i Bilag III i tilskudsaftalen (modeller for udviklingsrapporten og den endelige rapport) skal være opfyldt, for at en rapport kan blive vurderet. Opfylder rapporten ikke ovennævnte kriterier, kan Kommissionen vælge ikke at analysere den, før den formelle præsentation er korrekt. Modtager Kommissionen ikke rapporterne i det korrekte format, kan støtten blive inddraget og støttemodtageren blive pålagt at tilbagebetale den allerede udbetalte støtte til Kommissionen. iii) Udviklingsrapporten (kun for aftaler med en to- eller treårig støtteberettiget periode) iii).1 Generelle bemærkninger Formålet med udviklingsrapporten er at gøre status over udviklingen på et givet tidspunkt og indkredse ethvert specifikt problem, som partnerskabet måtte være stødt på, så der kan træffes foranstaltninger med henblik på at sikre, at projektets hovedmål i så høj grad som muligt nås. Støttemodtageren skal ved udfyldelsen af udviklingsrapporten benytte de tilsendte skemaer. Disse er vedlagt og udgør Bilag III i tilskudsaftalen. iii).2 Beskrivelse af projektets aktiviteter, produkter og resultater Hensigten med denne del af udviklingsrapporten er at tegne et detaljeret billede af projektet og dets udvikling i den periode, rapporten dækker. Den skal derfor indeholde alle de oplysninger, der er omhandlet i standard rapportskemaet for at gøre det muligt at foretage en kvalitativ og kvantitativ vurdering af projektet. iii).3 Udgiftserklæring Denne del af udviklingsrapporten omfatter en generel finansiel opgørelse over den indledende periode. Hvis aktivitetsrapporten viser, at projektet udføres i henhold til tidsplanen, vil analysen af de finansielle opgørelser bestå i at kontrollere, at 70% af den første forfinansiering er blevet opbrugt. Støttemodtageren skal dog, selv om denne procentsats ikke er nået før fristen for indsendelse af udviklingsrapporten, alligevel indsende rapporten. På den anden side må udviklingsrapporten ikke indsendes før fristen, også selv om denne procentsatsen er nået tidligere, med mindre samtlige aktiviteter angivet i arbejdsplanen for den periode, udviklingsrapporten dækker, er gennemført. Det er vigtigt at huske på, at støttemodtageren og dennes partnere i den endelige rapport skal opgive detaljerede oplysninger om de udgifter, der er afholdt i løbet af hele projektperioden. 14

iii).4 Udbetaling af forfinansieringer Når de to dele af rapporten, som er beskrevet i ovenstående afsnit V.iii).2 og V.iii).3, udtrykkeligt er blevetgodkendt af Kommissionen, kan den næste forfinansiering udbetales til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i artikel I.4 i tilskudsaftalen. Er 70% af den første forfinansiering ikke blevet opbrugt, når støttemodtageren indsender sin udviklingsrapport, kan støttemodtageren anmode om udbetaling af den anden forfinansiering på et senere tidspunkt ved at indsende en separat betalingsanmodning, så snart anvendelsen af den første forfinansiering har nået 70%. Denne separate betalingsanmodning skal indeholde en revideret udgave af den generelle finansielle opgørelse, der blev indsendt med udviklingsrapporten, så Kommissionen kan kontrollere niveauet for anvendelse af den første forfinansiering, og ledsages af et underskrevet eksemplar af erklæringen på side 4 i skemaet for udviklingsrapporten. Når den finansielle opgørelse er godkendt, kan den næste forfinansiering udbetales til støttemodtageren. iv) Den endelige rapport iv).1 Generelle bemærkninger Formålet med den endelige rapport er at give mulighed for en overordnet evaluering af projektet. Alle aktiviteter skal derfor være afsluttede, før den indsendes. Støttemodtageren skal anvende de tilsendte skemaer ved indsendelsen af den endelige rapport. Disse skemaer er vedlagt og udgør Bilag III i tilskudsaftalen. iv).2 Beskrivelse af projektets aktiviteter, produkter og resultater Hensigten med denne del af rapporten er at tegne et detaljeret billede af projektet samt dettes produkter og resultater gennem hele projektets varighed. Den skal derfor indeholde alle de oplysninger, der er beskrevet i standard rapportskemaet, så det er muligt at foretage en kvalitativ og kvantitativ vurdering af projektet. iv).3 Udgiftserklæring Denne del af den endelige rapport består af detaljerede oplysninger om afholdte udgifter under personaleudgifter og direkte udgifter i hele projektperioden samt en erklæring om afholdte udgifter under generelle udgifter. Disse udgifter vil blive analyseret af Kommissionen med henblik på at nå frem til en beregning af det endelige fællesskabstilskud som beskrevet i nedenstående kapitel V.iv).4. iv).4 Beregning af den endelige fællesskabsstøtte Mht. de personaleudgifter og direkte udgifter, der er blevet indberettet, vil de forskellige budgetposter blive gennemgået én efter én for at kontrollere, om der er blevet opført udgifter, som ikke er støtteberettigede (jv. kapitel III i Håndbogen). De ikkestøtteberettigede udgifter vil blive fratrukket de beløb, der er blevet indberettet mht. disse udgifter, med henblik på at finde frem til de støtteberettigede personaleudgifter og direkte udgifter. Ved beregningen af projektets samlede støtteberettigede udgifter vil de beløb, der er opført under generelle udgifter, blive tilføjet beløbet af støtteberettigede personaleudgifter og direkte udgifter. Finansieringsprocenten (jv. punkt A.4 i tilskudsaftalen) vil derefter blive anvendt på de samlede støtteberettigede udgifter for at nå frem til det endelige tilskud. For yderligere oplysninger, jv. venligst artikel II.17 i tilskudsaftalen. I det nedenstående gives et eksempel, der har til formål at illustrere, hvordan det endelige fællesskabstilskud til støttemodtageren fra Sokrates vil blive beregnet. I dette eksempel indgår de tal, der allerede blev citeret i kapitel I, med henblik på at illustrere allokeringen af tilskuddet. 15

Godkendt budget Fællesskabstilskud (endelig rapport) udgifter Indberettede udgifter Støtteberet-tigede i henhold til tilskudsaftalen 1. Personaleudgifter 88 235 88 235 88 235 Fællesskabstilskud 2. Direkte udgifter 2.1 Rejser og ophold 31 500 39 175 39 175 2.2 Udstyr og materialer 20 000 21 135 21 135 2.3 Underleverancer, konsulenter 5 000 5 000 3 950 og andre eksterne serviceydelser 2.4 - Andre udgifter 13 500 5 000 5 000 I alt - direkte udgifter 70 000 70 310 69 260 3. Generelle udgifter 11 910 11 000 11 000 I alt 170 145 125 000 169 545 168 495 123 788 (73,47%) (73,47%) Endelige tilskud 123 788 Da tilskudsaftalen blev underskrevet, accepterede støttemodtageren det godkendte budget som grundlag for at nå de mål, der er anført i projektet. Det endelige tilskud til projektet beløber sig til 123 788 og er beregnet på følgende grundlag: Støttemodtageren har opgivet et beløb på 88 235 til personaleudgifter. Dette beløb kontrolleres i alle sine enkeltheder mht. støtteberettigelse. Bemærk venligst, at i fald støttemodtageren havde opgivet et beløb på mere end 88 235 + 10% = 97 059, ville et beløb på højst 97 059 kunne betragtes som støtteberettiget og blive taget i betragtning ved beregningen af projektets samlede støtteberettigede udgifter. Støttemodtageren har opgivet et beløb på 11 000 til generelle udgifter. Da dette beløb ikke overstiger 7% af projektets samlede støtteberettigede udgifter, accepteres det, og der foretages ikke nogen yderligere kontrol på dette stade, idet generelle udgifter ikke vurderes på baggrund af udgiftsbilag. Direkte udgifter: Selv om støttemodtageren har brugt mere på rejser og udstyr og mindre på andre udgifter i forhold til det godkendte budget, erklæres udgifterne støtteberettigede, idet støttemodtageren i den endelige rapport har påvist, at ændringen var rimelig og nødvendig, og at den ikke udhulede projektets mål. Der er opgivet 5 000 i udgifter til underleverancer. Heraf er 1 050 blevet betragtet som ikke-støtteberettigede udgifter. Bemærk venligst, at udgifter til underleverancer ikke må overstige 30 % af projektets samlede støtteberettigede udgifter. I nærværende tilfælde ville grænsen være 50 548. De samlede støtteberettigede udgifter til direkte udgifter, efter fratrækning af samtlige ikke-støtteberettigede beløb, beløber sig i alt til 69 260. Efter den indholdsmæssige og finansielle vurdering beløber projektets endelige støtteberettigede udgifter sig til 168 495. Da finansieringsprocenten for fællesskabstilskuddet er fastsat til 73,47 %, beløber det endelige tilskud sig til 123 788, der er lavere end det maksimale støttebeløb på 125 000. Bemærk venligst, at hvis de endelige støtteberettigede udgifter havde oversteget det i det godkendte budget fastsatte beløb på 170 145, ville støttemodtageren stadig ikke kunne modtage mere end det maksimalt tilladte tilskud på 125 000. I ovenstående eksempel ville den endelige udbetaling således beløbe sig til 23 788, hvis støttemodtageren havde modtaget en forfinansiering på 100 000. Hvis det endelige støttebeløb efter fratrækning af de ikke-støtteberettigede udgifter er lavere end den af Kommissionen udbetalte forfinansiering, skal støttemodtageren på anmodning af Kommissionen tilbagebetale differencen. Reglerne i dette afsnit påvirker ikke Kommissionens ret til at kræve fuld eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet, hvis denne ikke er tilfreds med projektets indhold. Under gennemgangen og analysen af de i udgiftserklæringen indberettede udgifter kan Kontoret anmode støttemodtageren om yderligere oplysninger, bilag og kopier af fakturaer vedrørende alle eller visse af budgettets poster under personaleudgifter og direkte udgifter. En sådan anmodning kan også blive fremsat som følge af den stikprøveundersøgelse, der hvert år foretages blandt et vist antal endelige rapporter. Støttemodtageren skal tilvejebringe de oplysninger, der anmodes om, inden 30 dage. Manglende efterlevelse kan føre til en nedsættelse eller endog bortfald af tilskuddet. iv).5 Saldobetaling Når de to dele af rapporten, som er beskrevet i ovenstående afsnit V.iv).2 og V.iv).3, er blevet udtrykkeligt godkendt af Kommissionen, kan den endelige saldo udbetales til støttemodtageren i henhold til bestemmelserne i artikel I.4 i tilskudsaftalen. 16

a) Inddrivelse Hvis det endelige tilskud er lavere end de samlede beløb, der allerede er blevet modtaget i form af forfinansiering, vil støttemodtageren blive anmodet om at betale de overskydende beløb tilbage til Kommissionen. Før Kommissionen udarbejder betalingspåkravet, vil den meddele støttemodtageren skriftligt herom per brev indeholdende detaljerede oplysninger om de ikkestøtteberettigede udgifter og beregningen af det endelige tilskud. Støttemodtageren vil råde over en frist på 60 kalenderdage til at acceptere eller afvise (på baggrund af udgiftsbilag) beregningen af det endelige tilskud. Manglende svar vil blive fortolket som stiltiende accept og medføre udstedelse af betalingspåkravet. Hvis støttemodtageren ønsker at gøre indsigelse mod tilbagebetalingen, skal denne forelægge en fuldstændig redegørelse for årsagerne til, at denne gør indsigelse mod Kommissionens beslutning, vedlagt kopier af alle de relevante bilag eller dokumenter, på hvilken støttemodtageren bygger sin begrundelse. Eventuelle renteindtægter, som forfinansieringen måtte have givet anledning til, skal indberettes i den endelige rapport. De vil derefter blive fratrukket den endelige udbetaling eller tilføjet en eventuel tilbagebetaling. b) Udbetaling Hvis støttemodtageren ikke er enig i den endelige beslutning, der fører til den endelige udbetaling til støttemodtageren, kan denne gøre indsigelse til Kontoret. For at være gyldig skal indsigelsen være skriftlig og indsendt til Kontoret inden for 60 dage efter den på afgørelsesbrevet anførte dato. Støttemodtageren skal forelægge en fuldstændig redegørelse for årsagerne til, at denne gør indsigelse mod Kommissionens beslutning, vedlagt kopier af alle de relevante bilag eller dokumenter, på hvilken støttemodtageren bygger sin begrundelse. Begrundelserne for indsigelsen skal være baseret på nye elementer eller kendsgerninger, der ikke blev taget i betragtning, da den endelige rapport oprindeligt blev analyseret. Det bør bemærkes, at Kommissionen kan afvise en indsigelse, der ikke forelægges inden fristen på 60 dage, eller som ikke indeholder de nødvendige bilag eller dokumenter. Kommissionen vil tage stilling til indsigelsen, og dennes beslutning vil sammen med begrundelserne herfor blive meddelt støttemodtageren normalt inden for 2 måneder efter datoen for indsigelsens forelæggelse. v) Yderligere udviklingsrapporter Ud over rapporterne beskrevet i dette kapitel kan Kommissionen til enhver tid anmode støttemodtageren om at forelægge en rapport om projektets hidtidige udvikling, som dækker både de tekniske og de økonomiske aspekter. Formålet med disse yderligere rapporter er at kontrollere, at projektet forvaltes i overensstemmelse med reglerne beskrevet i Håndbogen, samt at sikre, at projektet skrider tilstrækkeligt frem mellem de officielle rapporteringsperioder. 17

VI. DOKUMENTATION OG REVISION i) Formål Som beskrevet i tilskudsaftalen kan en operationel og/eller økonomisk revision når som helst blive udført på stedet af Kommissionen eller EU's Revisionsret eller enhver af disse godkendt person. I sådanne tilfælde vil støttemodtageren blive underrettet om, at der vil blive aflagt et kontrolbesøg. Ved modtagelsen af denne meddelelse rådes støttemodtageren til at sikre sig, at alle originale dokumenter, der sandsynligvis vil blive kontrolleret af revisorerne, er til rådighed og om nødvendigt kontakte projektpartnerne med henblik på at indsamle alle eventuelt manglende dokumenter. Revisionen vil ikke kun omfatte udgifter forpligtet af støttemodtageren, men ligeledes udgifter afholdt af det samlede partnerskab. Formålet med denne revision er at kontrollere, at projektets finansielle rapporter, der er blevet forelagt med henblik på betaling, stemmer overens med støttemodtagerens basisregnskab, samt at sikre, at fællesskabsmidlerne er blevet anvendt i overensstemmelse med tilskudsaftalen og dennes bilag, og at projektet er blevet gennemført. Det vigtigste vurderingskriterium er gennemsigtighed. Det er af afgørende betydning, at revisorerne har adgang til fuldstændige, korrekte og behørigt dokumenterede oplysninger. ii) Nødvendig dokumentation ii).1 Generelle bemærkninger Principielt skal dokumentationen opfylde følgende betingelser: Dokumenter fra støttemodtageren skal være originale og daterede Dokumenter fra partnerne skal være bekræftede kopier af originalerne. Kommissionen forbeholder sig ret til når som helst at få stillet originalerne til rådighed. Proforma-fakturaer vil ikke blive accepteret undtagen for udgifter, der er forpligtet, men som endnu ikke er betalt. I dette tilfælde skal støttemodtageren forelægge bevis for betalingen på et senere tidspunkt. For allerede udførte betalinger vil kun endelige fakturaer blive accepteret, og støttemodtageren skal være i stand til at forelægge bankudtog og/eller andet bevis for betalingen. Som en generel regel skal støttemodtageren stille samtlige bankdokumenter til rådighed for revisorerne. Støttemodtagerens og partnerorganisationens regnskabsbøger, analytiske regnskaber og årsregnskaber skal ligeledes stilles til rådighed. Støttemodtageren skal i sine aftaler med de øvrige partnerskabsmedlemmer kræve, at hver enkelt partner formidler de dokumenter, som udgiftserklæringerne bygger på for de udgiftsposter, der ikke dækkes af et fast beløb. Dette vil gøre det muligt for støttemodtageren at kontrollere de oplysninger, som denne indberetter i de forskellige finansielle opgørelser, og som denne er ansvarlig for. Kan støttemodtageren ikke tilvejebringe passende dokumentation for projektrelaterede udgifter, eller opfylder den tilgængelige dokumentation ikke de krav, der stilles i dette kapitel, forbeholder revisorerne sig ret til at trække de pågældende udgifter fra de samlede støtteberettigede udgifter. Den dokumentation, der kræves for hver enkelt udgiftstype, er beskrevet i de følgende afsnit. ii).2 Personaleudgifter Støttemodtageren kan blive anmodet om at forelægge finansielle bilag eller regnskabsdokumenter, som for eksempel bankudtog, ansættelseskontrakter o.lig., både for de personer, der er ansat af støttemodtageren, og dem, der er ansat af partnerne i forbindelse med projektet. Støttemodtageren skal ligeledes være i stand til at forelægge enten kopier af de ansattes lønsedler eller en erklæring fra den pågældende organisations økonomi- eller personaleafdelingen indeholdende oplysninger om alle de personer, der har beskæftiget sig med projektet, samt alle de beløb, der i løbet af projektperioden er blevet udbetalt til hver enkelt af disse, med henblik på at kunne retfærdiggøre det tidsomfang, der er blevet anvendt på projektet, og følgelig partnerskabets bidrag hertil. Arbejdsgiverbidrag skal opgives separat. 18

ii).3 Udgifter til rejser og ophold Rejseudgifter skal dokumenteres som følger: Togrejser: på grundlag af de originale billetter (skal originalerne opbevares til skatteformål, forelægges der bekræftede kopier) Flyrejser: på grundlag af de originale (elektroniske) billetter eller boardingpas (skal originalerne opbevares til skatteformål, forelægges der bekræftede kopier) Rejse i privat køretøj: på grundlag af en erklæring fra jernbane- eller flyselskabet, der bekræfter prisen på en tilsvarende rejse med tog- eller fly Rejse i lejet køretøj: på grundlag af fakturaen Rejser med taxa: på grundlag af en kvittering og et udgiftsbilag (eller lignende). Udgifter til ophold, herunder indkvartering og måltider, kan dokumenteres på to forskellige måder afhængig af, hvilken godtgørelsesordning partnerskabet har valgt: Faktiske udgifter: på grundlag af de originale billetter, kvitteringer, fakturaer (skal originalerne opbevares til skatteformål, forelægges der bekræftede kopier) Faste udgifter: på grundlag af en erklæring fra deltagerne (indeholdende antallet af dage og - alt efter hvilken er den laveste - den dagssats, der udbetales af den organisation, for hvilken personen rejser, eller den maksimale dagssats per person, der er anført i tabellen i kapitel III.iv).2) samt bevis for betaling til deltageren. ii).4 Udgifter til udstyr og materialer Hvad angår udgifter til udstyr og materialer, vil kun de faktiske udgifter blive dækket af Sokrates-programmet. Det er derfor nødvendigt med et passende system, der gør det muligt at identificere de udgifter, der er forbundet med anvendelsen af udstyret. Fakturaer for indkøb af hardware og udstyr og, hvor dette er relevant, skemaer for standardafskrivning skal ved inspektion stilles til rådighed for revisorerne. Er hardwaren eller udstyret leaset eller lejet, skal støttemodtageren forelægge leasing- eller lejeaftalerne for de kontrollerende revisorer. ii).5 Udgifter til underleverancer Hvis støttemodtageren og/eller projektpartnerne anvender en underleverandørs serviceydelser, skal de være i stand til at forelægge den aftale, der er indgået med sidstnævnte, de(n) betalte faktura(er) og enhver anden form for dokumentation forbundet med de udgifter til underleverancer, der er indberettet i den endelige rapport. Kommissionen forbeholder sig ret til ikke at acceptere alle eller dele af sådanne udgifter, hvis disse ikke opfylder kravene til støtteberettigelse beskrevet i Håndbogen (se kapitel III). ii).6 Andre udgifter Kun de faktiske udgifter, som er dokumenteret med relevante fakturaer, kan bogføres projektet. ii).7 Generelle udgifter Det vil ikke blive krævet af støttemodtageren, at denne forelægger dokumentation for de generelle udgifter. iii) Konklusion og resultater Revisionsrapporter er interne Kommissionsdokumenter og er derfor fortrolige. Støttemodtageren vil imidlertid blive skriftligt underrettet om revisionens konklusion inden for fire måneder efter den dato, hvor revisionen blev udført. Revisionen vil føre til et af følgende resultater: Revisionen er fuldt ud tilfredsstillende: revisorerne har ikke fundet nogen mangler af betydning i den økonomiske forvaltning eller projektets øvrige aspekter. Der blev fundet ikke-støtteberettigede udgifter: disse vil enten medføre en nedsættelse af saldoen eller et krav om tilbagebetaling til Kommissionen, afhængig af det pågældende beløb. 19

BILAG A Særlige bestemmelser for ERASMUS Tematiske netværk Alle betingelser, regler og vilkår i denne Håndbog vil gælde for Tematiske netværksprojekter (TN) og Tematiske netværksprojekter - formidling (TND), med undtagelse af nedenstående specifikke ændringer: 1. DEFINITION AF BEGREBER I DENNE HÅNDBOG Ansøger: enhver institution eller ethvert organ for højere uddannelse, der er berettiget til at deltage i Erasmus-programmet, og som erklærer, at den/det i overensstemmelse med de givne procedurer har til hensigt at indsende et forslag til et TN eller et TND. Projektansøgeren bliver til støttemodtageren, når forslaget er blevet accepteret af Kommissionen, og der er underskrevet en tilskudsaftale mellem Kommissionen og projektansøgeren. Støttemodtager: enhver institution eller ethvert organ for højere uddannelse, der er berettiget til at deltage i Erasmus-programmet, og som på vegne af partnerskabet har underskrevet tilskudsaftalen med Kommissionen med henblik på gennemførelsen af projektet. Støttemodtageren er den primært juridisk ansvarlige over for Kommissionen for en korrekt gennemførelse af tilskudsaftalen. Denne har også ansvaret for den daglige koordinering og styring af projektet samt for allokeringen af fællesskabsmidler, der er bevilget til dette projekt, til de øvrige partnere. 2. ÆNDRINGER I KAPITEL II ÆNDRING AF DEN STØTTEBERETTIGEDE PERIODE ANFØRT I PUNKT VI Bemærk venligst, at anmodninger om forlængelse af den støtteberettigede periode for et igangværende TN normalt ikke vil blive godkendt, når en fornyelse af projektet allerede er blevet godkendt. 3. FORNYELSER (kun TN) TN-projekter godkendes for en periode på et år. Denne periode kan fornyes efter Kommissionens udtrykkelige godkendelse af en ansøgning om fornyelse med højst yderligere to etårige perioder. Et TN-projekts samlede varighed må under ingen omstændigheder overstige tre år. Fristen for indsendelse af en ansøgning om fornyelse er hvert år den 1. marts. 4. TEMATISKE NETVÆRKSPROJEKTER - FORMIDLING Efter det sidste år af et TN-projekt kan netværket ansøge om et ekstra år til formidling af dets resultater/produkter. 20