Velkommen til Årsmøde og generalforsamling 2019

Dagens program 10:00 10:10 Velkomst v/ formand Michel Van der Linden 10:10 11:00 Ordinær generalforsamling 11:00 11:30 Tech og Trends v/ Asger Laursen 11:30 12:30 Frokost, netværk og leverandørdialog 12:30 13:15 Pitch sessions OS2forms, OS2gdpr og KOMBITs idébank 13:15 13:45 Hvordan får vi forretningen med - en case fra Region Midtjylland v/ Claus Wegener Kofoed 13:45 14:00 Pause 14:00 14:45 At lave forretning på open source v/ Christian Villum 14:45 15:00 Afrunding v/ formand Michel van der Linden

Ordinær generalforsamling 1. Valg af dirigent og referent 2. Åbning af generalforsamlingen 3. Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden 4. Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed 5. Valg af formand 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant 7. Valg af revisor 8. Indkomne forslag 9. Eventuelt

Bestyrelsens beretning Ved formand Michel van der Linden

Lidt tal på udviklingen 7 bestyrelsesmøder og et 2 dages seminar 6 nye medlemmer Vi er nu i alt 66 Nye produkter Totalt 17 driftsklare løsninger 92 danske kommuner har mindst et OS2- produkt i drift og 73 har 2 eller flere En Digitaliseringspris vundet

Det sidste års fokus En styrket portefølje Et styrket sekretariat Samarbejdet med andre Udbrede til forretningen Rammearkitektur og standarder SMART city og IoT

En styrket portefølje Koordinationsgruppe for 16 ud af 17 produkter Styregruppe for 9 produkter Tilslutningsaftaler via OS2 for 9 produkter Skabelon for tilslutningsaftale Sekretariatet bistår koordineringen og arbejdsgrupperne i højere grad Stort fokus på produktmodenheden

Et styrket sekretariat Fastansættelse af Charlotte Mere støtte til arbejdsgrupperne Kan i højere grad indfri forventninger Styrket kommunikation i gns. 3 nyhedsbreve med en åbningsrate på ca. 45% pr. måned i gns. 9 LinkedIn opslag med ca. 1000 visninger pr. måned Deltagelse i flere møder i gennemsnit afvikler sekretariatet 9 projekt/produktmøder pr. måned. Arrangeret flere møder og arrangementer 14 arrangementer afviklet i 2018

Samarbejdet med andre Løbende dialog og koordinering Deltagelse som observatør i styre- og koordinationsgrupper Strategisk udnyttelse af OS2-fællesskabet KL, KOMBIT og andre digitaliseringsfællesskaber

Udbrede til forretningen Bedre overblik Forankring af OS2 hos lokale ildsjæle Roadtrip og onboarding Kommunikation og arrangementer så mulighederne bliver kendte Fokus på produktmodning, at gøre det nemt

Rammearkitektur og standarder Sekretariatet har opkvalificeret egen viden med deltagelse på kommunernes IT-arkitekturuddannelse og masterclass. Arrangement med fokus på Lokal Rammearkitektur OS2autoprocess er første ikke KOMBIT løsning som benytter til støttesystemerne til autentifikation Følg eller forklar i forhold til rammearkitekturen er indskrevet som krav i governancemodel Review af kodebase og dokumentation på flere produkter OS2-projekter får støtte fra rammearkitekturpuljen

SMART city og IoT Fokuset er ikke kommet så langt som forventet Mange kræfter brugt på projektet OS2iot som endnu ikke er komet i gang med udviklingsfasen

Særlig tak til Aarhus Kommune for kontorfaciliteter, administration og kollegaer Alle som lægger kræfter og økonomi i OS2- projekter og -produkter

Fokus fremadrettet Fortsat være fokus på produktmodning og at sænke barrierer Fokus på flere aktive leverandører Øget fokus på fagområderne og udbredelsen af OS2- fællesskabet Fokus på, hvordan vi får skuffeprojekterne i gang Vi skal have mere ind på niveau 1 Samarbejdet med andre aktører vil været et fortsat fokus Et ekstra fokus rettet mod prestigeprojekter på niveau 3, som f.eks. OS2mo og OS2kitos

Fremlæggelse af regnskab og budget Ved kasser Bo Fristed

Regnskab 2018 Omkostninger Budget 2018 Forbrug 2018 Bestyrelsesinternat 25.000 16.144 Forretnings- og projektledelse 1.120.000 1.069.257 Administration 30.000 46.664 Kontorhold* 50.000 56.962 Web (drift og support) 40.000 55.981 OS2 Cloud 102.000 21.000 Generalforsamling 15.000 15.926 Markedsføring, møder og rejseomkostninger 130.000 90.359 - Konferencedeltagelse 50.000 37.411 - Markedsføring (tryksager og stand) 50.000 20.901 - Rejser og møder 30.000 17.944 - OS2 Arrangementer - 14.102 Konsulent assistance (Jura, arkitektur, udbud mm) 50.000 42.300 Revision 10.000 10.600 Omkostninger i alt 1.572.000 1.425.192 Indtægter Kontingent -1.098.000-1.161.000 Indtægter i alt -1.098.000-1.161.000 Resultat (positivt resultat = merforbrug) 474.000 264.192 Overførte midler fra tidligere år -733.189-733.189 Balance (negativt resultat = opsparing) -259.189-468.997

Budget 2019 Omkostninger Budget 2019 Bestyrelsesinternat 25.000 Forretnings- og projektledelse 1.200.000 Administration 30.000 Kontorhold 50.000 Web (drift og support) 50.000 Generalforsamling 20.000 Markedsføring, møder og rejseomkostninger 160.000 - Konferencedeltagelse 50.000 - Markedsføring (tryksager og stand) 60.000 - Rejser og møder 30.000 - OS2 Arrangementer 20.000 Konsulent assistance (Jura, arkitektur, udbud mm) 50.000 Revision 10.000 Omkostninger i alt 1.595.000 Indtægter Medlemmers andel af udgifter -1.650.000 Indtægter i alt -1.650.000 Resultat (positivt resultat = merforbrug) -55.000 Overførte midler fra tidligere år -468.997 Balance (negativt resultat = opsparing) -523.997

Kontingent fra 2020 Der stilles forslag om uændret kontingent på årligt DKK 25.000. Begrundelse: Kontingent blev forhøjet på sidste års generalforsamling og nuværende niveau er fornuftig og tilstrækkelig for at vi kan drive et solidt sekretariat og stærkt fællesskab.

Ordinær generalforsamling Valg af dirigent og referent Åbning af generalforsamlingen Bestyrelsens beretning v/ formand Michel van der Linden Fremlæggelse af regnskab og budget samt vedtagelse af kontingent v/ kasser Bo Fristed Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant Valg af revisor Indkomne forslag Eventuelt

Valg af formand Bestyrelsen indstiller: At nuværende formand Michel van der Linden genvælges Michel van der Linden Teknik- og Udviklingsdirektør i Kalundborg Kommune

Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Bo Fristed, Jens Kjellerup og Leon Johansen. Alle modtager genvalg. Bestyrelsen ønsker at udvide bestyrelsen med et medlem og foreslår Marie Gottlieb Danneskiold-Samsøe, IT- og digitaliseringschef i Vallensbæk Kommune. Bestyrelsen indstiller Bo Fristed Chef for ITK i Aarhus Kommune Jens Kjellerup Digitaliseringschef i Ballerup Kommune Leon Johansen IT-forretningsudvikler i statens og kommunernes indkøbsservice Marie Gottlieb Danneskiold-Samsøe IT- og digitaliseringschef i Vallensbæk Kommune

Valg af suppleant(er) Bestyrelsen indstiller Lars Faurholt IT- og Digitaliseringschef i Horsens Kommune

Valg af revisor Bestyrelsen indstiller at revision foretages af det revisions-selskab som er tilknyttet den administrerende kommune. Pt. Aarhus Kommune og EY. Begrundelse: Det letter administration at revision foretages af revisor som den administrerende kommune i forvejen er bekendt med og har et fungerende samarbejde med.

Indkomne forslag Bestyrelsen stiller forslag om ændringer til vedtægter. Derudover er der ikke modtaget forslag.

Forslag 1 Vedtægtsændring Tilføjelse 3 stk. 3 Såfremt en leverandørpartner ønsker at frigive et produkt via OS2, kan bestyrelsen med baggrund i en konkret henvendelse og vurdering tage beslutning om andre licensvilkår. Beslutningen skal være begrundet og efterfølgende publiceres på OS2s hjemmeside. Begrundelsen: En leverandør som på eget initiativ har udviklet et produkt og ønsker dette frigivet på en open source-licens via OS2- fællesskabet, har ofte foretaget større investeringer i udviklingen af produktet. Derfor har leverandøren ofte et ønske om et strengere copy-left krav i licensen. Et copy-left krav som gør at også ny funktionalitet og afledte værker skal frigives på samme licensvilkår som hovedværket. Der er derfor et behov for at OS2 kan favne dette og ud fra en konkret vurdering kan rumme software som er udviklet og finansieret af en leverandør. Konkret fremsættes ofte ønske om at frigive software på GPL-licensen.

Forslag 2 Vedtægtsændring Tilføjelse 3 stk. 4 Foreningen OS2 kan ikke udbetale højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den indskudte kapital. Begrundelsen: En kommune/region er afskåret fra at deltage i for eksempel en forening, der har et erhvervsøkonomisk formål, idet kommuner/regioner ikke må drive virksomhed med henblik på at opnå en fortjeneste. Dette sikres i praksis ved, at der i vedtægterne indføres en bestemmelse om, at der ikke kan udbetales højere udbytte, end hvad der svarer til almindelig forrentning af den indskudte kapital.

Forslag 3 Vedtægtsændring Tilføjelse 5 stk. 2 Sekretariatsbistand samt de projekter foreningen er ansvarlig for afregnes selvstændigt. Kommunernes på forhånd aftalte og faktisk forbrugte timeforbrug i foreningen honoreres med en timesats, der tilstræbt dækker de faktiske omkostninger se uddybning i bilag 1 til vedtægterne. Alene differencen mellem kommunerne afregnes, dvs. at kommuner, der har forbrugt færrest timer, afregner til de kommuner, der har lagt flest timer. Afregningen sker én gang årligt samtidig med regnskabet. Begrundelsen: For at sikre at den kommunale fuldmagt ikke overtrædes vurderer Aarhus kommunes jurister, at det er væsentligt at ændre foreningens vedtægter, så det ikke fremstår som, at foreningen enten har foretaget et salg eller et køb ift. fx sekretariatsbistand. Ideen er helt simpelt den, at en forening bestående af kommunale medlemmer er en slags sammenskudsgilde, hvor der er et standardmæssigt årligt grundkontingent, og hvor der i forbindelse med de enkelte projekter sker en udligning mellem kommunerne, typisk så der overføres penge fra de andre kommuner til kommunen der varetager sekretariatsbetjeningen. Der udarbejdes et bilag til vedtægterne med henvisning til kontingentbestemmelsen om, at der sker en mellemregning i de enkelte kommuner ved de enkelte projekter, svarende til KL`s standardvedtægter for foreninger.

Eventuelt Bemærk at under punktet eventuelt kan der ikke træffes beslutninger.

Tak for god ro og orden

Dagens program 10:00 10:10 Velkomst v/ formand Michel Van der Linden 10:10 11:00 Ordinær generalforsamling 11:00 11:30 Tech og Trends v/ Asger Laursen 11:30 12:30 Frokost, netværk og leverandørdialog 12:30 13:15 Pitch sessions OS2forms, OS2gdpr og KOMBITs idébank 13:15 13:45 Hvordan får vi forretningen med - en case fra Region Midtjylland v/ Claus Wegener Kofoed 13:45 14:00 Pause 14:00 14:45 At lave forretning på open source v/ Christian Villum 14:45 15:00 Afrunding v/ formand Michel van der Linden