10 December 2001 DANMARKS DOMSTOLE Effektiv ressourceanvendelse Måling af kvalitet ved domstolene i Holland Hård hverdag i byretten Digitalisering af Danmarks Domstole
danmarks domstole Forord Indhold Forord Effektiv ressourceanvendelse Måling af kvalitet ved domstolene i Holland Hård hverdag i byretten 2 3 4-5 6-7 Selvom den bevillingsmæssige situation for 2002 ikke er endelig i skrivende stund, ser det ud til, at vi til næste år får god brug for erfaringsudveksling mellem embederne. Der er, som det fremgår af den følgende artikel, lagt op til, at Danmarks Domstole skal effektivisere ressourceanvendelsen for at leve op til en besparelse på to procent af lønsummen, som der stilles krav om inden for hele den statslige sektor. Erfaringsudveksling har også i år været et vigtigt element i Domstolsstyrelsens arbejde. Således har flere repræsentanter fra Domstolsstyrelsen gennem de seneste måneder været på embedsbesøg ved embeder rundt omkring i landet. Vi lægger stor vægt på den erfaringsudveksling, som alle fra styrelsen oplever på deres besøg. Samtidig er det vores hensigt, at de besøgte embeder oplever, at de får svar på konkrete spørgsmål og relevant orientering om Domstolsstyrelsens arbejde i forhold til embederne. Digitalisering af Danmarks Domstole Kort nyt: Kontaktdommer vedr. internationale børnebortførelser 8-10 10-11 Her i december måned bliver de sidste af dette års 44 embedsbesøg gennemført. Næste år bliver der også gennemført 44 besøg. Besøgene kan være med til at sikre, at styrelsen ikke bliver et skrivebordsvælde, hvor der træffes beslutninger, som ikke afspejler virkelighedens verden ved embederne. Der må ikke kunne sættes spørgsmålstegn ved, at styrelsen på et sagligt grundlag arbejder på at skabe de bedst mulige rammer for domstolene inden for de bevillingsmæssige rammer. Derfor er det også vigtigt, at der løbende er en direkte og fordomsfri kontakt og dialog mellem embederne og Domstolsstyrelsen. Retsstof i høj kurs Nyt retsvidenskabeligt tidsskrift Succes med temadag Navision Stat 11 Det er imidlertid ikke kun på embedsbesøgene, at medarbejderne i Domstolsstyrelsen får lejlighed til at få indblik i, hvad der rører sig ved domstolene. Alle nye medarbejdere, som ikke kommer fra et embede, opfordres således til at tage på et praktikophold over flere dages varighed ved et embede. Også her er tilbagemeldingerne yderst positive. Igen og igen hører vi, at det har været et lærerigt ophold og nyttigt for den pågældende medarbejders varetagelse af sit job i styrelsen. Vi vil derfor takke for den gæstfrihed og positive indstilling, som alle fra styrelsen har mødt på henholdsvis embedsbesøg og praktikophold. Samtidig er det vores håb, at der til næste år også bliver rig lejlighed til et godt udbytte af en erfaringsudveksling mellem embederne indbyrdes. Endelig vil vi benytte lejligheden til på Domstolsstyrelsens vegne at ønske alle ansatte ved retterne og i Procesbevillingsnævnet en rigtig glædelig jul og et godt nytår. Domstolsstyrelsen, december 2001 Poul Søgaard Formand for bestyrelsen Bent Carlsen Direktør 2 Justitia. Marmorfigur fra Marcus Gøyes gravmæle i Herlufsholm Kirke, udført i 1700 af Tomas Quellinus.
EFFEKTIV RESSOURCEANVENDELSE Effektiv ressourceanvendelse Af direktør Bent Carlsen Foto: Steven Peters/Getty Images Danmarks Domstole har en vision om at løse sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet. Alle embeder vil blive bedt om i handlingsplanerne for 2002 at forholde sig konkret til, hvorledes embedet vil forbedre kvalitet, service og effektivitet og samtidig sikre trivsel og arbejdsglæde blandt de ansatte. Det er således et væsentligt element i arbejdet med vores målsætninger, at udviklingen på ét område ikke sker på bekostning af andre lige så vigtige områder. Det er vigtigt, at så vidt mulig alle medarbejdere ved embedet inddrages i arbejdet med at udarbejde handlingsplan for 2002 og således får indflydelse på og føler medansvar for embedets nye initiativer. Som nævnt i forordet til dette nummer af Danmarks Domstole er det i skrivende stund stadig uklart, hvordan resultatet af finanslovsforhandlingerne om retternes bevilling i 2002 ender med at blive. Men den bevillingsmæssige situation tegner dog således, at der på domstolenes område er lagt op til effektivisering både vedrørende personaleforbrug og øvrige driftsudgifter. Dette skal nemlig ses i lyset af, at de bevilgende myndigheder kræver effektiviseringer, som medfører, at der inden for hele den statslige sektor spares to procent af bevillingerne. En besparelse på to procent af de statslige bevillinger betyder for domstolenes vedkommende, at der skal spares 25 mio. kr. næste år. Det er et ganske stort beløb, som nødvendigvis medfører, at personaleforbruget skal mindskes i 2002. Domstolsstyrelsens bestyrelse har tiltrådt, at dette bl.a. sker ved at indføre tvungne vakancer for alle personalegrupper og personalereduktioner ved en række embeder. Personalereduktionerne vil fortrinsvis ske ved embeder, som for tiden behandler færre sager pr. ansat end de mest effektive embeder, og vil i videst muligt omfang ske ved naturlig afgang. Hensigten er med andre ord, at ingen af de embeder, der udsættes for stillingsnedlæggelser, bliver dårligere normeret end de mest effektive. Det er styrelsens opfattelse, at arbejdsgangene ved retterne generelt er hensigtsmæssige og sikrer både kvaliteten af retternes arbejde, personalemæssige hensyn og en effektiv ressourceanvendelse. Der synes imidlertid på en række områder at være en del forskelle i den måde, arbejdet tilrettelægges på. I forbindelse med stillingsnedlæggelser vil det derfor være nærliggende, at ledelsen ved de berørte embeder i samarbejde med de ansatte overvejer, hvorledes ændrede arbejdsgange m.v. kan forøge effektiviteten og samtidig sikre, at hverken kvaliteten af rettens arbejde, rettens service, herunder sagsbehandlingstider, eller Effektiviseringer gennemføres i overensstemmelse med vores målsætning om at udvikle og drive et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. de ansattes trivsel påvirkes negativt af personalereduktionerne. I den sammenhæng vil det være nærliggende for embederne at søge inspiration hos andre embeder og i særlig grad blandt de mest effektive embeder. Domstolsstyrelsen forventer i den kommende tid at kunne igangsætte forsøg med at identificere og udbrede kendskabet til arbejdsgange, som udover at være de mest effektive også opfylder kravene om kvalitet, service og hensyntagen til personalets trivsel. Domstolsstyrelsen vil endvidere i samarbejde med personaleorganisationerne overveje andre initiativer, som kan sikre, at de ønskede effektiviseringer gennemføres i overensstemmelse med vores målsætning om at udvikle og drive et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. 3
MÅLING AF KVALITET Måling af kvalitet ved domstolene i Holland Det er blandt andet en stigende konkurrence med alternative Af controller Jesper Wittrup, Domstolsstyrelsen fora for konfliktløsning, der nu får domstolene i Holland til at fokusere på at dokumentere kvaliteten af deres arbejde. Foto: Gary Hunter/Getty Images Kvalitet er i hele OECD-området blevet et nøglebegreb i forbindelse med den offentlige sektors produktion af ydelser. Det gælder også for domstolene. I flere lande er der således inden for de seneste år iværksat projekter, der har til formål at sikre, stimulere og i enkelte tilfælde endog måle kvaliteten af domstolenes arbejde. Der er mange grunde til det øgede fokus på kvalitet. En af dem er, at domstolene ligesom andre offentlige organisationer i stigende grad mødes med håndfaste krav om forbedring af produktiviteten og nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. Det er et pres, der indebærer en risiko for kvalitetsforringelser. Behovet for at kunne gøre andre opmærksomme på faren for sådanne forringelser, og dermed for at kunne dokumentere (gerne kvantitativt) kvalitetsniveauet, og dette niveaus sammenhæng med de givne bevillinger, er således øget. En anden årsag består i, at domstolene i stigende omfang ser sig selv i konkurrence med alternative fora for konfliktløsning, der vil blive foretrukket, hvis de viser sig at være bedre, hurtigere og billigere. En sådan konkurrencesituation gør det særligt vigtigt, at domstolene fokuserer på at dokumentere kvaliteten af deres arbejde. Hvad er kvalitet? Holland er et af de lande, hvor man i flere år har arbejdet med kvalitetsudvikling ved domstolene. En af de negative erfaringer fra de hidtidige projekter er, at man er kommet til at fokusere for ensidigt på relativt ufarlige og ret beset perifere kvalitetselementer, så som parkeringsforhold og venteværelses- og handicapfaciliteter m.v. Det, der virkelig betyder noget for brugere og samfund, nemlig kvaliteten af det juridiske arbejde ved domstolene og retternes afgørelser, har man pr. automatik været tilbageholdende med at inddrage i en kvalitetsvurdering, bl.a. fordi man ved en sådan måling og kontrol har været bange for at krænke dommernes uafhængighed. Det er derfor bemærkelsesværdigt, at man i Holland netop iværksat et nyt pilotprojekt, der har til formål at måle domstolenes faglige kvalitet. Ifølge initiativtagerne til projektet giver det ikke mening at måle domstolenes kvalitet, hvis der ikke er et primært fokus på kvaliteten af den juridiske service, domstolene leverer til samfundet. Samtidig ønsker man naturligvis fortsat at respektere dommernes uafhængighed som enkeltpersoner. Derfor lægger projektet op til at måle domstolenes faglige kvalitet, men aldrig den enkelte dommers kvalitet. Med henblik på at fastlægge minimumsstandarder for domstolenes faglige kvalitet har hollænderne taget udgangspunkt i artikel 6 i den europæiske menneskerettighedskonvention. De opererer således med følgende 6 resultatområder: 4
MÅLING AF KVALITET Dommernes upartiskhed og integritet. Hurtighed og rettidighed for sagsbehandlingen. Konsistens i afgørelserne. Dommernes ekspertise. Dommernes behandling af parterne. Tilgængelighed og åbenhed. Til hvert resultatområde knyttes et antal kvantitative indikatorer, der sammenvægtes til en samlet indikator for domstolens resultat på området. I alt er opstillet ca. 40 resultatindikatorer, der alle opererer med en 5-point skala. Til indsamling af data anvendes en række forskellige metoder, herunder bruger- og medarbejderundersøgelser, interview, og anonyme observationer i retssalene. Nedenfor er vist eksempler på indikatorer for henholdsvis ekspertise samt upartiskhed og integritet. Det bemærkes, at de angivne indikatorer stammer fra et foreløbigt arbejdspapir, der er udleveret af lederen af det hollandske kvalitetsprojekt, vicepræsident ved retten i Amsterdam Frits Lauwaars. Eksempler på kvalitetsindikatorer: De konkrete indikatorer har naturligvis været genstand omfattende diskussioner og kritik. Det står da også klart, at de ikke kan give noget entydigt billede af den faglige kvalitet ved domstolene. Eksempelvis kan et højt antal omgørelser ved højere appelinstans måske være udtryk for en lav grad konsistens i de retlige afgørelser, men det kan også fortolkes som et sundhedstegn set i relation til den retslige udvikling og dommernes uafhængighed. Ifølge forskere ved det juridiske fakultet ved universitetet i Utrecht, der har været kraftigt involveret i projektet, skal balancen mellem retlig konsistens, udvikling og uafhængighed sikres gennem øget brug af uformelle kollegiale drøftelser af domspraksis, og indikatorerne skal være et naturligt udgangspunkt for sådanne drøftelser. Via en systematisk og struktureret måling af domstolenes professionelle kvalitet håber man at kunne påvirke og forbedre kvaliteten af det juridiske arbejde ved de hollandske domstole. Det sker ikke ved indførelse af sanktioner eller indskrænkninger i forhold til dommernes valg af arbejdsmetoder. Målingssystemet skal udelukkende opfattes som et redskab for dommerne, der skal give dem lejlighed til at reflektere over den måde, de gør tingene på. En sådan selvrefleksion har, mener man, de bedste betingelser, når der foreligger veldokumenterede og systematiske målinger af domstolenes faglige kvalitet. Målingssystemet testes i øjeblikket ved retten i Roermond. Erfaringerne fra dette forsøg skal danne grundlag for en eventuel beslutning om anvendelse af systemet på national skala. Resultatområde: Ekspertise Indikator Målemetode Vægt Observeret ekspertise Evaluering fra anonyme observanter og brugerundersøgelse 3 Ankefrekvens Registrering 1 Andel omgørelser ved højere retsinstans Registrering 2 Embedets politik i relation til krævet ekspertise for dommere der præcederer alene Evaluering 3 Resultatområde: Upartiskhed og integritet Indikator Målemetode Vægt Grundighed ved rapporteringen af bijob Evaluering 3 Brug af objektive procedurer for tildeling af sager Evaluering 2 Håndtering af klagesager Evaluering 3 Omfanget af brugen af ikke-udævnte dommere Registrering 1 5
BYRETTEN Hård hverdag i byretten Et fire dages besøg i Københavns Byret gør det klart, at det meste af arbejdet i byretten både er udfordrende og afvekslende. Men det er især et stærkt billede af samfundets sociale bagside, denne medarbejder tager med sig derfra. Fotos: Lars Grundwald Af informationsmedarbejder Louise Seest, Domstolsstyrelsen Der er langt fra de spektakulære sager med de kendte hovedpersoner og den massive mediedækning til oplevelsen af den tilbagevendende hverdag i Danmarks største ret, Københavns Byret. En fire dages dannelsesrejse til Københavns Byret bringer således kendskab til både arbejdet i tinglysningsafdelingen, møderne i Skifteretten, opgaverne hos notaren, 355 møderne, tilståelsessagerne, domsmandssagerne, udeblivelsesdommene, politisagerne og meget meget mere. Opholdet begynder imidlertid i Fogedretten. Det er her mødet finder sted med den unge pige, som stort set skylder alt til alle. Arbejdsløs, snart boligløs og tydeligvis modløs vedkender den unge pige sig den påståede gæld. Hun sidder over for advokaten og hans bjerg af sager og et speciale i inkasso. Advokaten ønsker at gøre udlæg i det depositum, hun har betalt til sin lejlighed. Men hun forklarer ham, at hun senere samme dag igen skal møde i Fogedretten i forbindelse med restancer i huslejen, og at hun er lige ved at blive smidt ud af lejligheden. At hendes depositum for længst er spist op. Foged med menneskeligt ansigt Med ansigtet mod dem begge sidder fogeden. Og selvom fogeden sagsbehandler på tasterne under selve mødet, er det en jordnær foged med et menneskeligt ansigt, som den unge pige møder. For på trods af at det går stærkt, bliver der også tid til gode råd om at tale med den kommunale sagsbehandler, få overblik over økonomien og begynde at betale af på gælden. På eftermiddagens udkørende fogedforretninger står det imidlertid klart, at på det tidspunkt i menneskers liv, hvor de kommer i kontakt med Fogedretten, er de oftest så langt ude, at gode råd er mere end almindeligt dyre. Denne observation kan vel nærmest forekomme naiv for de mange læsere af Danmarks Domstole, som dagligt møder social elendighed i deres professionelle hverdag. Men for de endnu flere, som ikke kommer tæt på den armod, der findes på adresser, man knap anede eksisterede, kan det være en rystende oplevelse. Sociale tilfælde i en nærmest uendelig sort og ond cirkel. I et hul, der bliver bare større og større. Fristelserne er mange, og konsekvenserne kan være svære at overskue. At oprette gratis lån på to minutter kan således være den direkte vej i Fogedretten. Samfundets skyggeside Under alle omstændigheder er det ikke fogeden, der lader sig påvirke af mødet med samfundets skyggeside. Tværtimod må det være de mange år i gerningen, som får fogeden til at agere yderst venligt og omsorgsfuldt, men også kontant og kompromisløst, da der i den lille mørke og lugtende og rodede lejlighed bliver gjort udlæg i en families sidste genstand af værdi et gigantisk fjernsyn. Kun fantasien synes at sætte grænser for forestillingerne om, hvad denne lille familie mon nu vil få tiden til at gå med. Det er ikke en opløftende tankerække. Og faktum er, at flere af skyldnerne, som både den tidligere ejer af det gigantiske fjernsyn og indehaveren af en spøjs legetøjsforretning, er gamle tilbagevendende kendinge i Fogedretten. Dokumenter en masse Hvor arbejdet i Fogedretten bærer præg af en høj grad af social kontakt, kan arbejdet i Tinglysningen opleves som målrettet fokuserende på tal, dokumenter, stempler og tidsfrister. Både i IT-systemet og i de gamle store bøger er der en nøjsom orden på blandt andet matrikelnumre, servitutter og ejerpantebreve. Og blandt de cirka 30 ansatte, fordelt på fem tinglysningsafdelinger, er der en tydelig stolthed over netop den perfektionisme, der afspejler sig i deres arbejde. I 2000 blev der anmeldt 141.915 dokumenter til dagbogen. Skøder og andre adkomstdokumenter tegner sig for de 11.248 dokumenter. Det er med andre ord temmelig mange dokumenter, der dagligt bevæger sig gennem de ansattes fingre. Tinglys- 6
BYRETTEN ningslovens 10-dagesfrist betyder dog også, at de ansatte i perioder er på beordret overarbejde for at følge med. Men det gør dem ikke kede af deres arbejde. Der er sågar flere, der har arbejdet i tinglysningen i mere end 40 år og stadig mener, at jobbet er selvstændigt og afvekslende det sidste ikke mindst på grund af de store forskelle på de indkomne dokumenter. Alsidig hverdag Efter besøget i tinglysningen og korte besøg i henholdsvis Skifteretten og hos notaren påbegyndes sidste del af opholdet i byretten. Det sker i Domhuset under de velkendte ord: Med lov skal man land bygge. I byrettens sektion 6 er der tilknyttet fem dommere og otte kontorfunktionærer herunder både en administrerende dommer og en afdelingsleder. I denne sektor beskæftiger medarbejderne sig med 2/3 straffesager og 1/3 civile sager, som dog arbejdsmæssigt kræver mere forberedelse end straffesagerne. De fem dommere deler fire flotte retssale og bruger hver især fire arbejdsdage i retten. Den ene dommer er rejsedommer, som bruger alle retssalene, hvor de fire andre har hver deres. Bag kulisserne drøner kontorpersonalet rundt og prøver at få det hele til at gå op i en højere enhed. Sagerne er mangeartede, og selvom der om morgenen er en klar plan for, hvordan dagen skal forløbe, er det kun sjældent, at planen holder. Det gør den heller ikke under dette besøg, da der for eksempel er tiltalte, der ikke møder op, og som politiet ikke har haft held til at anholde. Respektfuld behandling i Hullet En dag i byretten fylder hovedet med historier. I sektion 6 er den ene dommers retssal ved at blive renoveret og derfor må byrettens nødretssal også kaldet Hullet tages i brug. I Hullet gentager oplevelsen af social elendighed sig. Fordomme om, hvilke typer mennesker, der typisk må stilles for en dommer, bliver bekræftet. Samtidig er det en berigende oplevelse at få indblik i den værdige behandling, som alle, der møder i retten, får. Det gælder både i forbindelse med sagerne i Hullet og resten af besøget i Københavns Byret. Det blev således til fulde bekræftet, at den del af Danmarks Domstoles værdier, der fastslår, at det enkelte menneske har ret til en respektfuld behandling, til fulde bliver efterlevet. Det var tilfældet i relation til de fire unge mænd, der havde tæsket løs på en ældre mand, dørmanden med den ulovlige våbenbesiddelse, narkopusheren og ikke mindst den unge pige i Fogedretten. I 2000 modtog og afsluttede Københavns Byret følgende: Sagstype Antal Straffesager modtaget 30.458 Straffesager afsluttet 30.618 Civile sager modtaget 15.063 Civile sager afsluttet 15.005 Tinglysningsdokumenter modtaget 141.915 Fogedsager modtaget 30.900 Skiftesager 6.323 Notarialforretninger 12.129 Personalet i Københavns Byret: Jurister 65 Kontorpersonale 162 Elever 11 Ansatte i beskæftigelsesordning 3 Øvrigt personale 26 I alt 267 7
IT-NYT Digitalisering af Danmarks Domstole Af IT-udviklingschef Niels Steen Krogh og dommer Søren Sørup Hansen Foto: David Oliver & TSI Imaging/Getty Images Efter en lille pause, hvor Domstolsstyrelsens IT-kontor er blevet reorganiseret, er der nu igen fuld gang i gennemførelsen af bestyrelsens beslutning fra januar 2000 om udvikling af nye fælles IT-systemer for byretterne og de overordnede retter. Foto: Martin Barraud/Getty Images Projektets formål Projektets formål er bl.a. med baggrund i den kritik, der har været rejst af domstolenes nuværende edb-systemer at give domstolene et fælles, tidssvarende og driftssikkert arbejdsredskab, der vedvarende bringer domstolene teknologisk fuldt ud på højde med det omkringliggende samfund. Samtidig skal projektet sikre en bedre service overfor omverdenen i form af f.eks. hurtigere sagsbehandling og mulighed for fuld digital kommunikation med parter uden for domstolene. Projektet er et led i den igangværende samlede digitalisering af den offentlige sektor i Danmark. Det betyder, at domstolene langt mere end tidligere skal bruge de erfaringer, der indvindes ved udvikling af IT-systemer til andre offentlige myndigheder. Ligeså betyder det, at domstolene gennem bedre arbejdsredskaber og ændrede arbejdsgange skal være med til at sikre, at der også i fremtiden med de små ungdomsårgange og flere ældre bliver tilstrækkeligt med varme hænder til at løfte de mange omsorgsopgaver i den offentlige sektor i Danmark. Projektets indhold Projektet er opbygget over fem parallelle delprojekter. Et delprojekt, der indeholder udvikling af et system til digital sagsbehandling i et fælles system, der skulle åbne mulighed for fælles brug af data. Dette betyder mere konkret, at data, uanset hvor i systemet de måtte være skabt, hvis dette er tilladt, kan genbruges andre steder i systemet. F.eks. vil alle oplysninger fra en civil sag automatisk kunne genbruges i en fogedsag, ligesom landsretterne ved modtagelse af ankesager, automatisk vil kunne genbruge oplysningerne fra førsteinstanssagen. Systemet skal kunne anvendes af både de overordnede retter og af byretterne, og det skal kunne anvendes inden for alle sagsområder. Systemet skal tillige, hvor dette er hensigtsmæssigt, sikre den fornødne sammenhæng med de administrative områder f.eks. kassen. Kravene til et sådant system forventes at kunne håndteres i tilrettede standard sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH). Inden dette delprojekt kan sættes i gang, skal der foretages en dybtgående analyse af alle relevante arbejdsgange, dels med henblik på stillingtagen til om disse er hensigtsmæssige, dels med henblik på at kunne opstille kravene til det nye system. Som grundlag for denne analyse, vil der blive afholdt et antal møder med medarbejdere fra domstolene. Under disse møder vil de pågældende blive bedt om, i detaljer, at beskrive konkrete arbejdsgange f.eks. en domsmandssags tek- 8
IT-NYT niske forløb gennem en by- eller landsret. Med henblik på hel eller delvis afskaffelse af de i dag kendte papirarkiver, vil det også som en del af dette delprojekt skulle undersøges, hvilke muligheder, der måtte være for digital arkivering. Et andet delprojekt indeholder etablering af en ny infrastruktur, herunder valg af nye og tidssvarende kommunikationssystemer, nye edbarbejdspladser og valg af en model for datakraft med enten centrale eller decentrale servere. Ved en decentral model placeres serverne, som i dag, ved den enkelte domstol, medens der ved en central model etableres fælles serverfarm et, eller nogle få steder, i landet. For eksempel baseret på den teknologi kaldet tynde klienter, som allerede i dag anvendes ved retten i Randers. Ved en central model berøres den enkelte domstols ejendomsret til egne data ikke, men der sikres mulighed for en meget lettere og billigere kapacitetstilpasning, en mere effektiv og hurtig til- og fejlretning af programmer og en større datasikkerhed. Et tredje delprojekt indeholder aktiviteter relateret til udviklingen af de enkelte domstoles interne organisation, således at medarbejderne kan være rustet til og forberedte på de omstillinger digitaliseringen nødvendigvis vil medføre. Et fjerde delprojekt vedrører digitaliseringen af de områder, der ikke er omfattet af eller integreret i sagsbehandlingen, hvilket især vil sige forskellige administrative områder som personaleadministration og økonomistyring. Under dette delprojekt hører også almindelig journal/præsidentjournal. Det femte, og måske mest spændende, delprojekt vedrører det digitale samarbejde med parter uden for domstolene f.eks. anklagemyndigheden, advokaterne og kriminalforsorgen. Der er her overvejelser i gang om etablering af såkaldte eksterne servicefællesskaber, hvor parterne f.eks. samarbejder om den tekniske afvikling af sagerne fra de anlægges til den endelige dom foreligger. Data og dokumenter overføres således direkte fra det sted, hvor de skabes, f.eks. hos advokaten, og lagres digitalt. Det færdige produkt distribueres ligeledes digitalt til såvel parterne som til den fælles domsdatabase. Systemet skal kunne anvendes af både de overordnede retter og af byretterne, og det skal kunne anvendes inden for alle sagsområder. Sideløbende med dette delprojekt, og med henblik på at opnå hurtige forbedringer i de eksisterende systemer, er der overvejelser i gang om etablering af såkaldte interne servicefællesskaber, hvor domstolenes data og dokumenter overføres mellem de eksisterende systemer ved byretterne, for eksempel civilsystemet og fogedsystemet, og mellem systemerne ved byretterne og landsretterne. Mulighederne for sådanne interne og eksterne dataoverførsler mellem forskellige edb-systemer bliver til stadighed bedre og lettere. Senest er der udviklet programmer og fastsat internationale standarder under betegnelsen XML, og det forventes, at netop disse vil være egnede til at løse de problemer, der måtte opstå i forbindelse med etablering af de omtalte servicefællesskaber. Under dette delprojekt hører også mulighederne for at samarbejde direkte med borgerne ved hjælp af f.eks. digitale signaturer og ved brug af internettets postfunktioner. Projektets tidsplan I første kvartal 2002 planlægges der afholdt en række møder, hvor udvalgte arbejdsgange analyseres. I disse møder deltager medarbejdere fra domstolene samt konsulentfirmaet. På grundlag af disse analyser skal der laves en kravspecifikation, og der skal derefter afvikles en eller flere udbudsforretninger. Disse forventes, med forbehold for de nødvendige bevillinger, afsluttet med udgangen af 2002. 9
IT-NYT KORT-NYT Når der er valgt leverandører, skal deres produkter tilrettes domstolene, ligesom de skal testes. Domstolene kan således først forvente de nye systemer leveret i løbet af 2003. Sideløbende med leveringen vil der finde uddannelse sted. Hele projektet forventes afsluttet indenfor fem år. Projektets organisering Domstolsstyrelsen har i foråret 2001 gennemført en udbudsforretning med henblik på antagelse af konsulentbistand til gennemførelse af projektet. Denne udbudsforretning førte til, at der den 1. juli i år blev skrevet kontrakt med konsulentfirmaet SITI- COM/Fischer og Lorentz. Samtidig har Domstolsstyrelsen opbygget en projektorganisation bestående af en styregruppe, en projektgruppe og en daglig ledelse af projektet. Styregruppen har til opgave løbende gennem projektet at tage stilling til de spørgsmål, der vil opstå, og de beslutninger, der skal træffes. Styregruppen består af repræsentanter for de ansatte og ledelsen ved domstolene og i Domstolsstyrelsen. Styregruppen holdt sit første møde den 22. oktober. Styregruppen blev her orienteret om projektet og besluttede at indstille til Domstolsstyrelsens ledelse, at der arbejdes videre efter de nu foreliggende planer. Projektgruppen, der har det overordnede tilsyn med projektet, er sammensat af vicedirektør Henrik Hasseris Olesen, IT-chef Peder Wiese, ITudviklingschef Niels Steen Krogh og to konsulenter fra SITICOM/Fisher og Lorentz. Den daglige projektledelse varetages af IT-udviklingschef Niels Steen Krogh. Domstolsstyrelsen har desuden indgået aftale med dommerne Søren Axelsen, Østre Landsret og Søren Sørup Hansen, Retten i Århus, om bistand til projektorganisationen. Mere om projektet Domstolsstyrelsen vil løbende orientere om projektets fremdrift på intranettet under ikonet Digitalisering under knappen Information. Alle medarbejdere ved Danmarks Domstole opfordres derfor til at holde sig orienteret her. Vi vil i løbet af foråret give alle medarbejdere mulighed for at stille spørgsmål og være i dialog om projektet via intranettet. På nuværende tidspunkt er følgende dokumenter lagt på intranettet: Referat af styregruppens første møde. Nyhedsbrev november 2001. Den samlede projektbeskrivelse. Kontaktdommer vedr. internationale børnebortførelser Domstolsstyrelsen har efter drøftelser med Dommerforeningen valgt at udpege dommer Michael Kistrup, Københavns Byret, som kontaktdommer i relation til arbejdet i Specialkommissionen vedrørende Haager-Konventionen om internationale børnebortførelser. Baggrunden for at udpege en kontaktdommer er, at disse sager ofte forudsætter et tæt samarbejde på tværs af landegrænserne. Sagerne er ofte komplicerede, præget af højt konfliktniveau, krav om hurtig sagsbehandling m.v. Derudover har de vidtgående konsekvenser for børn og forældre. Det betyder, at der stilles store krav til den enkelte foged i disse sager. Men da antallet af sager er relativt beskedent, kan den enkelte foged ikke trække på egne erfaringer. Michael Kistrup vil derfor fremover være behjælpelig i disse sager både med generel og konkret rådgivning i relation til den enkelte sag om konventionen og den praktiske anvendelse. Michael Kistrup træffes på 33 44 80 00. Retsstof i høj kurs I første udgave af Ugebrevet Mandag Morgens månedstillæg, Mandag Morgen Monitor, fremgår det, at retsområdet står højt på både borgernes og mediernes dagsordener. På borgernes top-10 kommer retsstoffet således ind på en tredjeplads efter henholdsvis sundhed og socialstof. Og på mediernes top- 10 indtager retsstoffet en andenplads efter erhvervsliv. 10
IT-NYT KORT-NYT Navision Stat Nyt regnskabssystem i Domstolsstyrelsen Af regnskabschef Gert Larsen, Domstolsstyrelsen Formålet med Navision Stat Det nuværende statslige regnskabssystem, NYTSCR, er under afvikling og ophører med udgangen af 2002. NYTSCR bliver afløst af Navision Stat, som allerede er implementeret i en lang række statsinstitutioner. Navision er et standardprogram, som også anvendes i en lang række private virksomheder. Et af hovedformålene med statens overgang til Navision er da også at tilpasse de statslige regnskabssystemer til omverdenen. Herudover har Navision en moderne grafisk brugergrænseflade og bedre integration til andre programmer, f.eks. Excel og Word. En anden væsentlig forskel i forhold til NYTSCR er, at regnskabsdata lagres lokalt i den enkelte institution, hvor de tidligere lå centralt for hele staten i Økonomistyrelsen. Konkret betyder det, at regnskabsdata for Danmarks Domstole fremover alene vil ligge i Domstolsstyrelsen. Det stiller ekstra krav til datasikkerheden i Domstolsstyrelsen. Sidst men ikke mindst arbejder Navision Stat med en anden kontoplan end NYTSCR. Hvad betyder det for embederne? Det er som nævnt kun Domstolsstyrelsen, der overgår til Navision, ligesom det kun er Domstolsstyrelsen, der i dag benytter NYTSCR. Dommerembederne skal også fremover benytte domstolenes eget kasse- og regnskabssystem, som netop er skræddersyet til domstolene. Kasse- og regnskabssystemet er imidlertid på mange områder lavet som en spejling af NYTSCR, idet data fra systemet månedligt tastes ind i NYTSCR i Domstolsstyrelsen, og dermed i statsregnskabet. Når Domstolsstyrelsen med overgangen til Navision får ny kontoplan skal der følgelig også lægges ny kontoplan i domstolenes kasse- og regnskabsystem. Tidsplan Domstolsstyrelsens aktuelle plan er at overgå til Navision Stat pr. 1. maj 2002. Fra samme dato skal den nye kontoplan være i drift såvel i styrelsen som i kasse- og regnskabsystemet. Den nye kontoplan er under udarbejdelse og vil blive præsenteret for dommerembederne så snart den er klar, og i god tid inden overgangen. Nyt retsvidenskabeligt tidsskrift Juridisk Institut ved Århus Universitet har etableret et gratis elektronisk tidsskrift, der hedder Retsvidenskabeligt Tidsskrift. Tidsskriftet udkom første gang den 1. oktober og opdateres løbende med retsvidenskabelige artikler, anmeldelser, artikler om de juridiske bachelor-, kandidat-, samt ph.d.- uddannelser, konferencepapirer og studenterafhandlinger. Abonnementsservice og tidsskriftet findes kun i elektronisk form på adresserne: www.retsvidenskabeligttidsskrift.dk og www.rettid.dk. Succes med temadag Skifteretten i Holsted afholdte den 26. september en temadag om relevante emner i forbindelse med dødsfald. Temadagen trak mere end 80 personer til Holsted Idrætscenters cafeteria herunder advokater, bedemænd, kommunale embedsmænd, bankfolk, plejehjemsansatte, præster, Ældre Sagen og kolleger fra øvrige skifteretter i landsdelen. Der blev blandt andet sat lup på afgørelser i forbindelse med begravelser, skifterettens sagsbehandling, bobehandling samt skat og dødsboer. Initiativet skal ses som et eksempel på opfyldelse af Danmarks Domstoles målsætning om åbenhed og imødekommenhed overfor befolkningen, andre myndigheder og samarbejdspartere, oplyser dommer Søren Pedersen. 11
ISSN 1601-7137 ISBN 87-91123-08-9 DANMARKS DOMSTOLE Tidsskrift for ca. 2800 ansatte ved domstolene, i Procesbevillingsnævnet og Domstolsstyrelsen samt interesserede brugere. Udgivet af: Domstolsstyrelsen Store Kongensgade 1-3 1264 København K Telefon 70 10 33 22 Telefax 70 10 44 55 Ansvarlig iflg. medieansvarsloven: Direktør Bent Carlsen Redaktion: Louise Seest Grafisk tilrettelæggelse: Jette Koefoed Grafisk produktion: Anton M. Jensen Oplag: 3300