Domstolsstyrelsens handlingsplan for Ydelser

Transkript

1 Domstolsstyrelsens handlingsplan for Målsætning Strategi Handling 2 Frist Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Vi kvalitetssikrer med respekt af den judicielle uafhængighed vores arbejde ved opstilling af kvalitetsmål og måling af resultaterne. 1) Alle enheder i Domstolsstyrelsen følger sprogpolitikken. Drøftelser i kontorerne hvert kvartal. Ordforrådet vurderer sproget løbende og rådgiver kontorerne. 2) Vi sikrer opfyldelsen af kvalitetsmålene. Dette sker, dels ved at alle kontorer gennemfører og drøfter målinger af kvaliteten på baggrund af stikprøveundersøgelser, dels ved gennemførelse af brugerundersøgelser og vurdering af brugerpanelets redegørelse. Målingerne på baggrund af stikprøveundersøgelser gennemføres hvert kvartal. Resultatet af målingerne samt brugerundersøgelser og brugerpanelets redegørelse vurderes ved årsskiftet. 1 De(n) ansvarlige for den enkelte handlings gennemførelse fremgår af kontorernes handlingsplaner, som også indeholder mere detaljerede tidsplaner m.v. 2 Der er tilføjet yderligere handlinger nr. 43 og 44 om gennemførelse af 2 analyser på domstolenes område. 1

2 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Vi kvalitetssikrer med respekt af den judicielle uafhængighed vores arbejde ved opstilling af kvalitetsmål og måling af resultaterne. 3) Der gennemføres et pilotprojekt, som skal afprøve principper og metoder for dokumentation og måling af kvaliteten af retternes arbejde. Indledes i 1. halvår Uddannelse, udvikling og rekruttering sikrer, at kompetencerne hos medarbejderne er tilpasset arbejdsopgaverne. 4) Der udarbejdes en prioriteret indstilling om indsatsområder på baggrund af Trivselsundersøgelsen, herunder vedrørende nødvendige uddannelsesinitiativer og mulighed for udvikling gennem beskæftigelse med nye opgaver. Indstillingen forelægges Hovedsamarbejdsudvalget marts/april Der udarbejdes en politik for god sprogbrug. 5) Standardteksterne i retternes ITsystemer revideres i overensstemmelse med sprogpolitikken. Nye tekster vedrørende indkaldelse og vejledning i straffesager foreligger i 1. halvår. Arbejdet med tilrettelæggelsen af revision af indkaldelser og vejledninger i andre sagstyper indledes senest i 3. kvartal. 2

3 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige ITværktøjer. 6) Dødsboskiftesystemet implementeres ved retterne. Præsentationsseminar afholdes 1. kvartal Godkendt test gennemføres 1. kvartal Systemet udrulles til alle embeder bortset fra Grønland og Færøerne inden udgangen af 7) Overordnede krav til et nyt, fælles civil og straffesystem analyseres og beskrives. Rapport forelægges 3Dstyregruppen senest 1. september 8) Muligheden for at supplere pilotdriften af det nye fogedsystem med forsøg med dataoverførsel fra Advokatnet til domstolenes netværk (servicefællesskab på fogedsagsområdet) undersøges. Undersøgelsen gennemføres i 1. kvartal Eventuelle forsøg gennemføres i forbindelse med pilotdriften af Foged 3

4 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige ITværktøjer. 9) Microsoft Office eller Microsoft Word, som er en forudsætning for drift af det nye fogedsystem, installeres ved byretterne. Installeres på fogedarbejdspladser ved pilotembeder i 1. kvartal Udrulning til de øvrige arbejdspladser påbegyndes herefter. 10) Der etableres til de enkelte brugere ved retterne. Personlige og eventuelle afdelingsmails udrulles til alle embeder bortset fra Grønland og Færøerne i 1. halvår 11) Det nye fogedsystem udvikles og testes i 2004, så egentlig drift kan begynde i Funktionsprøve 1 og installationsprøve 2 godkendes 1. kvartal Pilotdrift påbegyndes 1. halvår 2004 og afsluttes 4. kvartal Funktionsprøve 2 og installationsprøve 3 godkendes 4. kvartal Ny frist: Funktionsprøve 1 i august 4

5 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige ITværktøjer. 12) Det nye straffesystem udrulles. Systemet er udrullet til alle embeder bortset fra Grønland og Færøerne i 1. halvår Vores sagsbehandling er effektiv, og vi yder en venlig og hurtig service. Arbejdstilrettelæggelsen vurderes løbende, og det sikres, at vores brugeres ønsker i videst mulige omfang opfyldes. 13) Bedste praksisprojektet for byretterne videreføres. Løbende i Projektet evalueres den 1. december Der opstilles realistiske mål for service og sagsbehandlingstider, og der foretages jævnlige opgørelser over målopfyldelsen. 14) ) Vi sikrer opfyldelsen af servicemålene. Dette sker, dels ved at alle kontorer gennemfører og drøfter målinger af serviceniveauet på baggrund af stikprøveundersøgelser, dels ved gennemførelse af brugerundersøgelser og vurdering af brugerpanelets redegørelse. Målingerne på baggrund af stikprøveundersøgelser gennemføres hvert kvartal. Resultatet af målingerne samt brugerundersøgelser og brugerpanelets redegørelse vurderes ved årsskiftet. Der sikres velindrettede bygninger med gode adgangs og publikumsfaciliteter. 15) Renovering af tag og facader ved henholdsvis Sø og Handelsretten og Retten i Odense. Påbegyndes 1. kvartal 2004 og afsluttes

6 Ydelser Vi er åbne og imødekommende over for befolkningen, andre myndigheder og samarbejdspartnere. Der udfærdiges en informationspolitik, der skal sikre en saglig og bred information om afgørelser og andre forhold, der har offentlighedens interesse. 16) Vi måler effekten af den eksterne kommunikation. Måling er gennemført senest 15. november Den elektroniske nyhedsformidling forbedres. 17) Analyse af behov og muligheder for forbedring af hjemmeside, herunder informationsmateriale. Idéoplæg foreligger 1. september 2004 Projektbeskrivelse foreligger 1. oktober Der tages initiativer for at styrke offentlighedens kendskab til domstolenes virksomhed. 18) Arbejdet med en rapport om de juridiske, økonomiske, tekniske og organisatoriske konsekvenser af etableringen af en domsdatabase afsluttes. Indstilling forelægges Domstolsstyrelsens bestyrelse på mødet den 2. februar 19) Det vurderes på baggrund af en behovsanalyse, hvilke statistikker der fremover bør offentliggøres. Notat foreligger senest 15. november 6

7 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Det sikres, at strukturen på alle niveauer er fleksibel og afspejler opgavesammensætningen. 20) Undersøgelse af fordele og ulemper forbundet med nedlæggelse af (nogle af) byretternes bitingsteder og afdelingskontorer. Projektbeskrivelse foreligger primo januar Høringsrunde gennemføres i 1. kvartal Der sikres en rimelig balance mellem central og decentral administrativ beslutningskompetence. 21) Der foretages en analyse af, om lønbevillingen til stævningsmænd kan delegeres til retterne. Indstilling til Domstolsstyrelsens bestyrelse i 3. kvartal Resultatet af analysen foreligger 1. september 2004 og forelægges herefter Budgetudvalget og Domstolsstyrelsens bestyrelse. 22) Der formuleres et forslag til pilotprojekt med uddelegering af puljemidler på kontorområdet i næste overenskomstperiode til få forsøgsembeder. Forelægges Domstolsstyrelsens bestyrelse i december 23) Mulighederne for at udvide ordningen om uddelegering af lønsum vurderes. Forelægges bestyrelsen den 27. april 7

8 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Der indføres gradvis mål og resultatstyring. 24) Evaluering, eventuel tilpasning, og gennemførelse af personalenormeringsmodel. Modellen justeres og videreudvikles i løbet af Der opstilles, med respekt af den judicielle uafhængighed, realistiske mål og udfærdiges handlingsplaner for de enkelte embeder/kontorer og tildeles ressourcer i forhold hertil. 25) Der opstilles forslag til ny forbedret vægtning af civile sager samt straffe, foged og skiftesager til brug for embedsregnskaberne. 26) Evaluering af den nye model til fordeling af selvforvaltningsmidler vedrørende øvrig drift. 27) Med henblik på den bedst mulige fordeling af personaleressourcerne ved de 2 landsretter, fastlægges en model, der kan belyse sagsbelastningen og ressourcetrækket ved landsretterne. FLOWgruppen drøfter de nye sagsvægte inden 1. juli Vægtning i skiftesager drøftes i FLOWgruppen inden udgangen af Notat forelægges FLOWgruppen inden 1. november Modellen godkendes af styregruppen inden 31. januar Modellen anvendes fra 1. juli 8

9 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Hvert embede/kontor sikrer enkle og klare arbejdsgange. 28) Arbejdet med at projektgøre styrelsens udviklingsopgaver videreføres. Projektgørelsen drøftes på månedlige møder i Projektforum. Danmarks Domstole fungerer som en samlet organisation. Der sikres en høj grad af information og samarbejde på alle niveauer i organisationen. 29) Nyt intranet for Danmarks Domstole. Foreløbig oktober Ny frist: Udbud i efteråret Implementering i foråret ) Domstolsstyrelsen besøger cirka 50 embeder i 2004 med henblik på drøftelse af aktuelle emner. Besøgene fordeles jævnt over året. Ordningen med embedsbesøg evalueres inden 1. december 9

10 Personale Danmarks Domstole tilbyder attraktive arbejdspladser. Der formuleres en skriftlig personale og uddannelsespolitik med krav til alle ansatte og med gode løn og arbejdsvilkår, som kan tiltrække og fastholde kvalificerede ledere og medarbejdere. 31) Livsfasepolitikken udbygges med konkrete ordninger på baggrund af indsatsområderne i Trivselsundersøgelsen (f.eks. overvejelse af formaliserede oplæringsordninger m.v.) Forslag til tiltag forelægges Hovedsamarbejdsudvalget løbende. 32) Alle personalepolitikker, som er vedtaget i 2002, gennemgås for at sikre, at de imødekommer ønsker i trivselsundersøgelsen, og at de er i overensstemmelse med kravene i de statslige personalepolitikker. Forslag til eventuelle reviderede politikker forelægges Hovedsamarbejdsudvalget i løbet af Der sikres et godt fysisk arbejdsmiljø med den bedst mulige indretning af arbejdspladsen. 33) Der gennemføres arbejdspladsvurdering for alle ansatte i styrelsen. Gennemføres inden 31. december 10

11 Personale Ledere og medarbejdere udvikles og uddannes i takt med deres og arbejdspladsens behov. Medarbejdernes trivsel sikres ved åbent og tæt samarbejde mellem kolleger og ledelsen og ved styrkelse af det sociale samvær mellem de ansatte. 34) Der udarbejdes en prioriteret indstilling om indsatsområder på baggrund af Trivselsundersøgelsen, herunder vedrørende nødvendige uddannelsesinitiativer og mulighed for udvikling gennem beskæftigelse med nye opgaver. Indstillingen forelægges Hovedsamarbejdsudvalget marts/april I forbindelse med årlige udviklingssamtaler aftales et uddannelsesforløb for den enkelte tilpasset dennes og arbejdspladsens behov. 35) Der afholdes medarbejdsudviklingssamtaler (MUS) i styrelsen. Inden 1. juni 11

12 Resultat Ledere og medarbejdere udvikles og uddannes i takt med deres og arbejdspladsens behov. Der sikres medarbejderne mulighed for udvikling gennem beskæftigelse med nye opgaver eller tildeling af yderligere kompetence. 36) Der udarbejdes en prioriteret indstilling om indsatsområder på baggrund af Trivselsundersøgelsen, herunder vedrørende nødvendige uddannelsesinitiativer og mulighed for udvikling gennem beskæftigelse med nye opgaver. Indstillingen forelægges Hovedsamarbejdsudvalget marts/april Der sikres lederne udvikling med henblik på at sikre en synlig, aktiv og involverende ledelse. 37) De første hold gennemfører den nye mellemlederuddannelse og den nye lederuddannelse for dommere ved flerdommerembeder. Inden 31. december ) Der gennemføres lederevaluering. Den enkelte leder drøfter resultatet med sin nærmeste chef, og der aftales en opfølgning på ledelsesevalueringen. Ledelsesevalueringen er gennemført senest 1. november Drøftelse med nærmeste chef er gennemført inden 1. december 12

13 Resultat Vi udvikler og driver et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Vi vurderer resultatet af vores arbejde i forhold til de fastsatte mål inden for hvert fokusområde. 39) Der følges jævnligt op på, om handlingsplanens initiativer gennemføres. Afrapportering til Domstolsstyrelsens bestyrelse efter udløbet af 1., 2. og 4. kvartal. Vi tager de nødvendige initiativer for at nå vores mål. 40) Domstolsstyrelsen deltager i Tinglysningsudvalget og yder sekretariatsbistand. Der er planlagt 10 møder i 41) Der forberedes indførelse af omkostningsbaserede regnskaber ved Danmarks Domstole. 42) Domstolsstyrelsen forbereder gennemførelsen af den forenklede inkassoproces ved Danmarks Domstole. Projektet gennemføres i faser gennem Faserne fastsættes af Projektgruppen senest 15. februar Projektet skal være afsluttet 31. oktober Forelægges Domstolsstyrelsens bestyrelse senest den 9. december Projektet gennemføres i 2004, således at inkassoforslaget kan træde i kraft 1/

14 Resultat Vi udvikler og driver et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Vi tager de nødvendige initiativer for at nå vores mål. 43) Der gennemføres en analyse til brug for bestyrelsens beslutning om, hvorvidt retsbygningerne skal overføres til Slots og Ejendomsstyrelsen, jf. finanslovsaftale mellem Finansministeriet, Justitsministeriet og Domstolsstyrelsen. Analysen forelægges for bestyrelsen den 28. september 44) Finansministeriet og Justitsministeriet gennemfører i samarbejde med Domstolsstyrelsen en konsulentanalyse i sensommeren/efteråret 2004 (herefter budgetanalysen). Budgetanalysen har til formål at belyse de økonomiske konsekvenser af en domstolsreform i overensstemmelse med betænkning 1398/2001 fra Domstolenes Strukturkommission og en tinglysningsreform til brug for regeringens overvejelser herom. Den endelige rapport forventes klar den 1. november 14