Møde den: 8. maj 2015 kl. 10.30-12.30 Mødelokale 1431-021/023 (videolink 1431021) Møde i LSU for Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anders Nyegaard Mikkelsen, Anne Vedsted Hansen, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Per Lindblad Johansen, Tina K. Gerkens, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent) og Signe Osbahr Afbud: Louise Ydemann Duarte, Lisbeth Ramsgaard Carlsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Dato: 22. maj 2015 2. Forretningsorden Udkast til forretningsorden for det nye LSU i AU Uddannelse blev præsenteret. Det blev påpeget, at det nye LSU for AU Uddannelse kun gælder for 1 år, idet man ønsker at følge de øvrige samarbejdsorganisationer på AU, hvor der er valg til samarbejdsudvalg om 1 år. Forretningsordenen skal derfor rettes til, så perioden gælder fra 1. marts 2015 til og med 28. februar 2016. Der var ingen øvrige bemærkninger. Side 1/6 KT spurgte medarbejdersiden, hvordan de forestiller sig, at suppleanterne skal inddrages. Om der er tale om personlige suppleanter, som træder til hver gang et LSU-medlem er forhindret i at møde op, eller om suppleanten kun træder ind i LSU et, såfremt der er tale om, at et medlem er forhindret over en længere periode. KT gav udtryk for, at han ønsker et sammentømret LSU og derfor vil være ked af, hvis der sker stor udskiftning blandt mødedeltagerne fra gang til gang. Medarbejderne forklarede, at alle suppleanterne deltager på formøderne, og at suppleanterne derfor er fuldt opdateret om de drøftelser, som pågår i LSU. De vil derfor træde til hver gang, et medlem er forhindret. Det blev aftalt at gøre som foreslået af medarbejdersiden, men at anvendelse af suppleanter vil blive evalueret om et år. 3. SU-kursus Der afholdes et kursus d. 22. juni for nye LSU-medlemmer i Administrationen, som ikke tidligere har deltaget i et kursus. Har man været på kursus tidligere og føler, at man trænger til brush-up om samarbejdssystemet, kan man med fordel Aarhus Universitet
læse Samarbejdsaftalen og besøge Samarbejdssekretariatets hjemmeside. Side 2/2 Hvordan vil vi bruge LSU, og hvordan vil vi samarbejde? KT fortalte, at han ønsker, at LSU-arbejdet skal være præget af samarbejde og dialog. Organet skal bruges til at fortælle hvilke tiltag, der er på vej, men det er også vigtigt, at LSU kan drøfte, hvordan disse tiltag kommunikeres og behandles. Er der eksempelvis tale om organisationsændringer, skal disse drøftes først i samarbejdssystemet. Det skal være et fortroligt rum, hvor drøftelserne starter. KT gav også udtryk for, at han også ønsker, at LSU skal være et producerende organ, hvor der arbejdes med forskellige temaer og udvikles produkter, som kan anvendes i organisationen, og han opfordrede medarbejderne til at være dagsordensættende og byde ind med ideer til, hvad der skal arbejdes med. Medarbejderne ønskede, at der på møderne også er plads til at drøfte emner, som er positive og er fremadskuende og ikke kun negative budskaber, som skal kommunikeres. KT var enig heri. Vi skal også arbejde med udvikling, glæde og trivsel. Medarbejderne spurgte, hvordan der skal kommunikeres ud til medarbejderne om LSU. SOS svarede, at dagsordenen bliver lagt ud på hjemmesiden, når den er udsendt. Bilag kommer dog ikke ud på nettet, da alle (også uden for AU) har adgang hertil. Bilag kan derfor rekvireres hos SOS. Ved følsomme drøftelser kan der dog være tale om et lukket punkt eksempelvis organisationsforandringer og økonomiske besparelser men generelt ønsker KT størst mulig åbenhed. Det blev desuden drøftet, hvordan emner på ASU og HSU videreformidles til LSU, da evalueringerne af samarbejdsstrukturen viser, at der er behov for en bedre sammenhæng mellem disse organer. KT sidder i ASU, og han vil gerne være med til at binde tingene sammen. HCS sidder i både HSU og ASU, så hun vil ligeledes kunne videregive informationer herfra. Medarbejderne påpegede, at det er vigtigt, at det er medarbejder- og lederside, der udarbejder dagsordenen til LSU og ikke HR, sådan som det har været tilfældet et par gange sidste år. KT var enig i dette. HK fortalte, at HR under besparelserne havde leveret udkast til dagsordener for at sikre, at alle nødvendige punkter blev drøftet af hensyn til de informationer, som skulle videregives til Beskæftigelsesrådet. HK forklarede, at hun ikke ønsker at sætte dagsordenen. Af samme grund er det SOS, der hjælper med udsendelse af dagsorden. HR er kun referent. 4. Hvilke temaer vil vi arbejde med i LSU? Følgende temaer blev drøftet:
APV Der udsendes spørgeskema for fysisk APV i efteråret 2015 og for psykisk APV i foråret 2016. Dette emne vil derfor naturligt skulle behandles i LSU. Side 3/2 Kompetenceudvikling Såvel medarbejdere som ledere var enige om, at dette er et vigtigt tema at drøfte. Der var flere, der gav udtryk for bekymring over, at kursuskataloget nu bliver nedlagt, da en del medarbejdere har haft stor glæde af de kursustilbud, som ligger heri. KT forsikrede, at der stadig vil være fokus på kompetenceudvikling og gav udtryk for, at han gerne ser, at der sker en drøftelse omkring, hvordan man i AU Uddannelse arbejder med karriereforløb. Medarbejderne fra det tidligere AU Studier fortalte, at en undergruppe under LSU havde arbejdet med kompetencestrategi. Man vil måske kunne tage afsæt i dette arbejde, når emnet skal drøftes. Stresshåndtering Der har været arbejdet med dette tema i alle de tre tidligere LSU er (AU Studier, AU Viden og AU Forskning og Talent), men der er behov for at arbejde videre med problemstillingen. Efter afskedigelser og omstruktureringer mærker medarbejderne ikke, at der i tilstrækkelig grad sker opgavebortfald. Medarbejderne føler sig presset til at påtage sig nye opgaver og talesætter ikke altid, at de føler sig stressede, når de hører, at økonomien er presset. De føler, at det er underforstået, at man skal være glad for at have sit job. Ledelse og medarbejdere var enige om, at der er behov for at arbejde videre med området. Det kan være en god idé at nedsætte en arbejdsgruppe. Det vil tiden vise, når temaet sættes på dagsordenen. Regler for arbejdstid KT ønskede, at Regler for arbejdstid bliver et tema, som behandles i LSU. Da AU Uddannelse er et sammenbragt område, er der behov for at drøfte fælles regler og praksis. Medarbejderne fortalte, at emnet har været drøftet i de tidligere LSU er, og at der er mange interesser, og der er også forskel på overenskomster. Kultur og Trivsel Opfølgning på det arbejde, som indledes på fællesseminaret d. 18. maj 2015 (se punkt 8).
5. Orientering om budget Bilag med råbudgettet for AU Uddannelse blev udleveret. Side 4/2 KT gennemgik budgettet på enhederne. Han fortalte, at AU Uddannelse er administrationens største område. Løn fylder meget på budgettet, men AU Uddannelse har også rigtig mange driftsudgifter, eksempelvis it-licenser. Der blev spurgt til, hvorfor budgettet for AUL HE er så lille. Hertil svarede ledelsen, at der er en aftale med Statsbiblioteket om, at det er dem, der servicerer Health. Medarbejderne spurgte, om der skal findes yderligere besparelser i forhold til det fremlagte budget. KT fortalte, at besparelseskravene i 2015 er indarbejdet heri. I forbindelse med 2% besparelsen, som skal findes årligt de næste år, vil man forsøge at lægge et langsigtet perspektiv, så man ikke skal ud i akutte besparelser. KT gav udtryk for, at han er tilfredsmed budgettet for 2015. Det hænger sammen for AU Uddannelse. Medarbejderne ønskede at se mere detaljerede tal for bl.a. at kunne kvalificere det udspil, som forventes at komme fra analysegrupperne. KT tilkendegav, at LSU gerne må få flere tal. Han ønsker, at der skal være åbenhed og gennemsigtighed og opfordrede medlemmer til at rekvirere yderligere oplysninger hos SOS. 6. Status for analyse af uddannelsesområdet og AUL KT fortalte, at man på uddannelsesområdet endnu ikke er nået langt med analysen. Man har indsamlet nøgletal og forelagt budgetterne for AU Uddannelse. Administrationscentrene skal gøre det samme, hvilket har vist sig at være en sværere øvelse end først antaget. KT forklarede, at det ikke kun er fællesadministrationen, der analyseres. Det er hele uddannelsesområdet og dermed også fakulteterne. KT fortalte, at der er nedsat en styregruppe og en arbejdsgruppe. Mødet for styregruppen handlede om, hvordan materialet bliver indsamlet og analyseret. I første omgang er det aftalt at arbejde videre med 3 temaer: - Vejledning - Optagelse - Studienævnsbetjening
Der er møde om 14 dage i arbejdsgruppen. Her vil det blive drøftet, hvordan temaerne skal konkretiseres, og der skal laves arbejdsprocesser. KT ser frem til at komme videre med analysen. Side 5/2 PLJ berettede om AUL analysen. Baggrunden for analysen er at undersøge, hvordan vi bruger pengene mest optimalt. Det skal undersøges, om processer kan effektiviseres, og om der er noget, der kan gøres mere omkostningseffektivt. Der er også tale om et eftersyn af, om det vi gør, også er det, som fakulteterne ønsker. Der vil blive udarbejdet et prioriteringskatalog i dialog med fakulteterne. Der forventes at være et produkt klar for AUL ultimo juni. Medarbejderne påpegede vigtigheden af, at LSU når at komme med ind over og får indflydelse, før analysearbejdet er helt gennemarbejdet. Da der er LSU-møde d. 11. juni passer det med, at analysearbejdet for AUL kan drøftes her. KT gav udtryk for, at det endnu er usikkert, om der foreligger noget på uddannelsesområdet til den tid. 7. Fællesseminar d. 18. maj 2015 Programmet for dagen blev udleveret. Formålet med dagen er, at alle mødes for at lære hinanden at kende. KT fortalte, at han ønsker, at alle medarbejdere i AU Uddannelse mødes en gang om året for at drøfte samarbejde og fælles faglighed. KT starter dagen med at holde et oplæg. Herefter er der speeddating for at lære hinandens områder at kende. Efterfølgende er der præsentation af LSU og LAMU. Dagen slutter med en drøftelse om temaet værdier og leveregler, som handler om, hvordan man gerne vil være sammen i AU Uddannelse. Formålet er at skabe et godt arbejdsmiljø med hinanden nu, hvor flere områder er sammenbragte. Der vil være fokus på at lære hinanden at kende på kryds og tværs og tale om hvilke værdier, der skal gælde for områdets fælles virke. Arbejdsgruppen fortalte, at resultatet af workshoppen skal bruges som afsæt i det videre arbejde med kultur og trivsel i LSU. 8. Status for lønforhandlingerne KT informerede om, at lønforhandlingerne nu er afsluttet og takkede for gode forhandlinger med de faglige organisationer. Der har været gode drøftelser både med TR og med de medarbejdere, som havde valgt at være selvforhandlere. Udmeldingen om lønforhandlingsresultatet sker d. 19.-21. maj til medarbejderne. Alle medarbejdere får mulighed for at få en samtale med deres leder, uanset om de har fået en lønforbedring eller ej.
Fra d. 26. maj, når lederne har orienteret medarbejderne, må TR informere medlemmerne og kommunikere om resultatet. Side 6/2 Herefter sender HR breve til de medarbejdere, som har fået lønforbedringer. KT fortalte, at han på seminaret d. 18. maj vil orientere om, at lønforhandlingerne nu er slut. Der vil desuden blive sendt en mail til alle medarbejdere om forhandlingsresultatet umiddelbart efter seminaret. 9. Eventuelt Medarbejderne gav udtryk for, at de gerne ser, at KT er mere synlig. KT fortalte, at han netop har aftalt med funktionscheferne, at han vil komme rundt til alle afdelingsmøder med jævne mellemrum. Medarbejderne spurgte til, om der er noget nyt fra processen med Cudim på Arts. Hertil forklarede KT, at processen stadig kører internt på Arts, men at der endnu ikke foreligger en beslutning. Han forventer, at der kommer en konklusion inden sommer. Såfremt det kommer til at vedrøre AU Uddannelse, vil han inddrage LSU i processen. Næste LSU møde er d. 11. juni 2015.