Side 1/7 Mødedato: 29. november 2018 kl. 09.00-11.00 Mødested: 1918-129 IT-Undervisningslokale Mødeemne: LAMU Økonomi og Bygninger LAMU deltagere: LSU deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Arne N. Skov, Esther S. T. Henriksen, Anja Munch Larsen, Anders Kragh Moestrup deltager under punkt 1 Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Tanja Stride, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Linda Udengaard, Henriette Sander Stær LAMU møde kl. 09.00 10.00 1. Risiko- og beredskabsvurdering v/anders På AU er det besluttet, at risiko- og beredskabsvurdering skal foretages lokalt i enhederne, og at arbejdsmiljøorganisationen skal have en rolle i beredskabet. Til en gennemgang af materialet på dette område, var Anders, som er beredskabskoordinator i AU ØB, inviteret med. Beredskabsplanen på AU gælder for de mere generelle forhold; hvordan foretages alarmering osv., og arbejdsmiljøudvalget kan finde information i forhold til, hvordan opgaven gribes an. I ØB skal der ikke udarbejdes lokale beredskabsplaner, da vi er dækket af den overordnede beredskabsplan og de beskrivelser, der gælder for hele AU. Én gang årligt skal arbejdsmiljøudvalget drøfte, hvordan beredskabet i enheden er, og der skal afholdes en evakueringsøvelse. Bilaget vedr. beredskab blev gennemgået, og der var følgende kommentarer: Beredskabsmæssige hændelser Der har ikke været beredskabsmæssige hændelser i løbet af det seneste år, fx situationer, hvor udrykning var nødvendig. Evakueringsøvelse - har været afholdt i begge bygninger (1912 og 1918) den 3. september 2018. Øvelserne forløb planmæssigt, folk reagerede hurtigt og forlod bygningerne hurtigt. Der er udarbejdet korte rapporter uden særlige anmærkninger. Evaluering af evakueringsøvelsen: Alarmeringen var ikke ensartet i begge bygninger; i 1912 var signalet meget højt, mens det i 1918 flere steder ikke kunne høres. Endvidere kunne man ikke starte alarmen i bygning 1912. Driften tager hånd om disse forhold. Staben AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 0000 Fax: +45 8715 0201 E-mail: adm@au.dk Web: www.au.dk
Side 2/7 Følgende spørgsmål opstod i forbindelse med evakueringsøvelsen: Flugtveje De grønne mænd er ikke et krav i vores bygninger, da både medarbejdere og gæster forventes at vide, hvilken vej de skal komme ned af trapper og ud af bygningerne, når først de er kommet ud på trappen. Skiltningen vurderes derfor at være tilstrækkelig. Låser dørene ifm. brandalarmen? Nej Hvad med kantine og studieområde? Det forventes, at alarmen også går i kantine- og studieområde. Vores lejere/beboere har selv ansvar for at afholde evakueringsøvelser. I forbindelse med næste øvelse, kunne det overvejes at koordinere denne sammen med vores lejere. Den person, der tager vesten, tjekker, at alle er kommet ud af bygningen på etagen over og under, hvor vedkommende opholder sig, incl. kantine. Elevator hvad gør man, hvis nogen er i en elevator? Opholder man sig i en elevator, når alarmen lyder, kører man hen, hvor man kan komme ud. Herudover må elevatoren ikke benyttes. Har man kendskab til, at nogen er i en elevator, skal man sørge for, at få hjælp derhen først, når brandvæsen/myndigheder er kommet frem. Placering af veste/skilte er ikke helt klar: Det er fint at afholde såvel små som store øvelser for at teste medarbejdernes kendskab til placering af veste og samleplads. Signalet til evakuering Signalet i bygning 1912 er meget højt. Bliver nye medarbejdere instrueret? Instruktion til nye medarbejdere skal udarbejdes. Punktet sættes på den Årlige arbejdsmiljødrøftelse 2019. Kendskab til førstehjælpsudstyr, hjertestartere og udstyr til brandslukning - I år er der afholdt kurser i førstehjælp/hjertestarter og brandslukning. Det forventes, at der i 2019 afholdes tilsvarende kurser. Hjertestartere er placeret indenfor i bygning 1918 i gangområdet ved hovedindgangen og i bygning 1912 ved kantineområdet, i bur med alarm på. Linda undersøger, hvordan vi kan få registreret vores hjertestartere på Tryg app en Hjertestarter.dk. Placering af hjertestartere udenfor i stedet for indenfor undersøges. Punktet sættes på den Årlige arbejdsmiljødrøftelse for 2019.
Side 3/7 Bliver det sikkerhedsmæssige udstyr løbende serviceret? - Driften har ansvar for og tager sig af denne opgave. Anders har for nylig tjekket, at hjertestartere og brandslanger er opdaterede. Risikovurdering Materialet Guide til arbejdsmiljøorganisationen Risikovurdering på HR s hjemmeside er gældende. Der er ikke særlige risici, som vi bør være opmærksomme på. Følgende blev nævnt under dette punkt: Information om køreplader, som er lagt ud i forbindelse med byggeprojektet mellem bygning 1915 og 1918, skal udsendes til alle i ØB. Tunge løft i Intern Post har for nyligt forårsaget en skade. Posten tilbydes sikkerhedssko. Meget støj siden sommerferien påvirker flere personer i bygning 1912. Der bør være mere opmærksomhed på dette fremadrettet, og punktet sættes på den Årlige arbejdsmiljødrøftelse 2019. Arne udarbejder plan mht. hvilke muligheder, der er for at sikre parkeringsområdet mod farlige situationer (fodgængere/cyklister). 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 3. Opfølgning på referat fra LAMU den 30. august 2018 Der var ingen kommentarer til seneste referat. 4. Status på fysisk arbejdsmiljø Træk fra ventilation i loftet i bygning 1912 Anja har været i dialog med driften, og der er nu kommet styr på ventilationerne, som har generet, fordi der var skruet for meget op for dem. Det nye RejsUd system medfører mange klik med musen, hvilket forårsager nakke-/skuldergener, og der opfordres til at holde småpauser, hvor man forlader sin skærm, går en lille tur eller bruger elastikket, jf. HR s råd. I forbindelse med byggeprojektet, vil bygning 1915 være afspærret helt frem til starten af februar 2019. Af sikkerhedsmæssige årsager skal det overholdes, at man går uden om afspærringen. Køreplader bliver fjernet i udgangen af uge 49, 2018. Vær opmærksom på, at pladerne kan blive glatte! Blåt klistermærke med teksten HER GLATFØREBEKÆMPES IKKE færdsel på eget ansvar er ophængt de steder på vores område, hvor der
Side 4/7 ikke bliver saltet fra morgenstunden. Bygningsdriften, som står for saltning, er ikke altid på området fra morgenstunden. Staben opretter nyhed på hjemmesiden vedr. ovennævnte punker. Der er behov for dørskilte til Tolkelab i kælderen i bygning 1912, så man nemt kan finde frem til dem. Anna kontakter Anders herom. Ekstra rengøring i forbindelse med byggeri ved bygning 1912 dette punkt tages op senere sammen med driften. 5. Status på Årlig arbejdsmiljødrøftelse Vi er kommet i mål med de punkter, vi har sat os for i 2018 med undtagelse af tre, hvilke der arbejdes videre med: Sygefravær God omgangstone Risikovurdering af parkeringsområde 6. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2019 Den Årlige arbejdsmiljødrøftelse for 2019 skal indberettes senest den 18. februar 2019, og NJRA/Anna udarbejder et udkast til næste møde ultimo januar 2019. Følgende punkter sættes på den Årlige arbejdsmiljødrøftelse: Fysisk APV og psykisk APV Introduktion til nye medarbejdere ift. evakuering, alarmering osv. Ophængning af hjertestartere udenfor undersøges Mere lys bag buske ved parkeringsområdet Byggeprojekter inddragelse af Bygninger ift. koordinering/information, fastholde møder med Bygningsservice Støjgener ift. medarbejdere ifm. byggeprojekter o.lign. Afholdelse af kurser: ergonomi, førstehjælp og brandslukning Evakueringsøvelse gennemføres 7. Kort status på arbejdsskader v/esther Der har været en arbejdsskade i Intern Post, hvor en medarbejder fik en tung kasse ned over sin fod. Forebyggelse: undlad at stable højt på sækkevogn, sikkerhedssko tilbydes til medarbejdere i Intern Post. Esther tager en snak med Intern Post. 8. Emner til næste AAMU-møde den 17. december 2018 Der er ingen emner til næste AAMU-møde.
Side 5/7 9. Eventuelt Kommunikation til medarbejderne vedr. køreplader, byggeprojekt/afspærring og glatføreklistermærker. De runde cykelstativer ud for bygning 1918 bliver hurtigt fyldt op i forbindelse med eksamener, og det kan være svært at få sin cykel fri, hvis den låses fast til cykelstativet, fordi cyklen bliver lukket inde af de mange andre cykler omkring. I øvrigt er området, hvor cykelstativerne er placeret, meget mørkt, og der ønskes mere lys. Esther/Anja beder driften undersøge mulighederne for at opstille flere cykelstativer, herunder gøre mere opmærksom på mulighederne for at parkere cykler under tag i gården ved Regnskab (bygning 1912). LAMU/LSU møde kl. 10.00 11.00 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Arbejdsmiljøstatistik og sygefraværsstatistik ØB NJRA omdelte en opsummering vedr. arbejdet med det korte sygefravær i AU ØB og gav en status fra arbejdsgruppen. Gruppen består af: Arne Skov (Regnskab), Bente Wissing Brøndum (Servicegruppen), Tina Dreier (Debitorgruppen og TR), Henriette Hougaard Jensen (Rejsegruppen), Esther Henriksen (Bygninger), Kathrine Lynggaard (Indkøb) og Niels Jørgen Rasmussen og (Staben, referent). Lise K. Mortensen (Rejsegruppen) har deltaget på et møde som observatør for at se, hvordan der arbejdes i gruppen, og hvordan sygefravær italesættes. I forbindelse med sin diplomuddannelse er Lise i gang med at skrive opgave om sygefravær. Arbejdsgruppen har foretaget brainstorming i forhold til sygefravær og skal komme med forslag til, hvordan sygefravær italesættes i ØB, og om emnet kan gøres mindre tabubelagt. Der bruges tid på statistikker, og det er konstateret, at det korte sygefravær i ØB udgør en stor andel af fraværet, i alt ca. 60-70%, hvilket er mere end hos de andre i Enhedsadministrationen. Gruppen har set små videoer til inspiration og læst materiale, hvor det bl.a. nævnes, at 40% af alt fravær skyldes noget andet end sygdom. Ledelse/synlig ledelse i forhold til sygefravær samt italesættelsen af det er væsentlig. Arbejdsgruppen har nedskrevet følgende fire overordnede målsætninger, som blev gennemgået:
Side 6/7 1. Alle har kendskab til omfanget af sygefravær i AU ØB og egen enhed og kendskab til de procedurer, som anvendes ved sygdom og ved højt fravær. 2. I AU ØB vil vi nedbringe det korte sygefravær med 2 dage eller 20%. 3. Vi vil styrke den sociale kapital og motivation i AU ØB, og vi har fokus på vores kerneopgave med understøttelse af forskning og uddannelse. 4. Vi har store forventninger til hinanden i AU ØB vi forventer, at alle er her og alle møder på arbejde, hvis de kan. Det betyder noget, at vi er på arbejde. Vi er her for nogen. Det har også betydning, når vi ikke er på arbejde, også for vores nærmest kollegaer. Der var enighed om, at de overordnede målsætninger er fornuftige. Indsatserne er endnu ikke tænkt helt færdige, men vil bl.a. komme til at omfatte orientering vedr. regler og procedurer, kendskabet til muligheder/italesættelse af, hvornår noget er en sygedag (betalt) eller en ØV-dag (for egen regning), fraværs- /nærværsspillet (hvor man har en dialog om, hvilken type fravær forskellige situationer medfører), statistikmateriale, trivselsagenter i forhold til motivation, trivsel og sociale tiltag og fokus på kompetenceudvikling i forhold til ledere, som skal klædes på til de svære sygesamtaler. Det er positivt med en fælles ramme i AU ØB; fælles mål og indsats og et fælles sprog såvel ledelsesmæssigt som medarbejdermæssigt. Arbejdsmiljøstatistikken for 3. kvartal 2018 fra HR blev drøftet kort. AU ØB ligger i den lave ende med hensyn til længere sygefravær i forhold til de øvrige i Enhedsadministrationen. Tallet er faldende i forhold til 2. kvartal 2018 og meget faldende i forhold til 2017. Når ØB sammenligner det korte sygefravær med de andre i Enhedsadministrationen, ligger vi imidlertid højt, da det korte sygefravær udgør en forholdsvis stor andel af det samlede sygefravær, nemlig foreløbigt 5,4 sygedage pr. medarbejder i AU ØB ud af 5,8 sygedage (målt fra 1. januar til ultimo september årets tre første kvartaler). Der har været en lille stigning i antallet af påbegyndt psykologisk rådgivning med tre i 3. kvartal 2018 mod et i 1. kvartal 2018. I forbindelse med deltidssygemeldinger, bliver de faktiske sygetimer registreret i Auhra. Det betyder, at en sygeperiode, som strækker sig over 21 dage ikke tæller med i statistikken som en langtidssygemelding, fordi det samlede antal sygetimer i perioden ikke udgør over 21 dage. Jenny undersøger, hvordan systemet helt præcist foretager optælling i disse situationer og vender tilbage. Ændret praksis i forbindelse med registrering ved delvis sygdom:
Side 7/7 Indtil nu har ØB registreret en hel sygedag, når medarbejdere melder sig syge, men alligevel er i stand til at sidde derhjemme og arbejde. Vi er blevet opmærksomme på, at det ikke er korrekt, og medarbejderen skal derfor kun registreres for det faktiske antal sygetimer. Fremover melder medarbejderen ind til nærmeste leder, hvor mange timer vedkommende har arbejdet/været syg, hvorefter lederen melder dette ind til Staben for registrering. 3. Personaleforening i ØB v/michael Personaleforeningen i ØB har ikke været aktiv igennem længere tid på grund af manglende interesse for de tiltag, der har været. Der er dog en interesse for at undersøge, om det kunne være en idé at genoplive personaleforeningen, hvilket falder i god tråd med de målsætninger, der arbejdes med i arbejdsgruppen vedr. sygefravær i ØB. Det kræver ildsjæle og billige arrangementer at få stablet noget på benene og få folk til at deltage. En idé kunne være at slå arrangementer op på posters, sørge for noget med aktiviteter, hvor folk kan mingle, og undgå fredage, hvor mange ofte har andre aftaler. Det blev aftalt, at Michael udarbejder et udkast til en skrivelse, som kan sendes ud i ØB for at høre, om nogen har lyst til at deltage i en gruppe, som finder på små arrangementer af social karakter med aktivitet. 4. Fokus på det gode samarbejde Med henvisning til nyhed på hjemmesiden af 9. november 2018 orienterede Niels Jørgen, at ledelsesgruppen (LØB) er blevet udvalgt til at deltage i et lederteamudviklingsforløb og i den forbindelse er blevet opmærksom på, at vi kan blive bedre til at samarbejde på kryds og tværs. Et mål er derfor at motivere og øge det faglige samarbejde mellem enhederne i ØB. Seks medarbejdere fra forskellige enheder i ØB blev derfor inviteret til sparring om emnet, hvilket har givet gode input til det videre arbejde. På det grundlag blev der skrevet ud til alle medarbejdere den 9. november med opfordring til at indsende andre gode idéer/input. LØB vurderer, hvilket input, der kan omsættes, og hvilke, der evt. tager lidt længere tid. Tiltaget skal ikke ses som et udtryk for at ledergruppen eller samarbejdet fungerer dårligt, men derimod blot, at der er potentiale. 5. Eventuelt Der var ingen bemærkninger til forslag til mødedatoer i 2019. Pga. APV 2019 er der lagt et ekstra møde ind i foråret. I øvrigt intet til dette punkt. Godkendt 13.12.2018