Emne Bestyrelsesmøde Dato: 21. november 2011 kl. 17.30 21.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Thomas Gadegaard (TG) Michael Nielsen (MN) Johnny Hansen (JH) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Budgetmøde onsdag den 28. december hos MØ Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab 2011: Finansiering af byggeriet: 4. Bestyrelsen Vision Diverse 5. Husudvalget Nyt klubhus Genforhandling af forpagtning 10. Sportsudvalg 11. Klubberne i klubben 12. Administration Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Onsdag den 28. december kl. 16.00 hos MØ 6. Baneudvalg Ny masterplan Ny vinterbane 7. Markedsføringsudvalg 8. Sponsorudvalg 9. IT-udvalg Scorekortprinter Side 1
1. Sidste referat. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Der er indgået byggeaftale med HM Rustfri design ApS på det nye klubhus. Vi har fået tilsagn fra Nicobelli ved Carsten Hartmann, om at sponsere vvs-armaturer til det nye klubhus. 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab 2011: Regnskabet blev gennemgået og nøgletal blev uddybet for bestyrelsen. Kasserer er for en gang skyld rolig, da regnskabet ser fornuftigt ud. Vi forventer et overskud som mindst svarer til budgettet. Finansiering af byggeriet: Finansieringen er endnu ikke helt på plads. Vi mangler desværre stadigvæk kr. 300 400.000 til egenfinansieringen. Vi forventer ikke, at det vil komme til at skabe problemer fremadrettet, men det kan påvirke klubbens likviditet sidst på året 2012. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsorden og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Diverse Side 2
Bestyrelsen drøftede en kommende betalingsrings evt. konsekvenser for de af vore medlemmer, der bor indenfor betalingsringen. 5. Husudvalget Nyt klubhus Byggetilladelse er modtaget. Grunden er nu støbt til det nye klubhus. Der bliver holdt rejsegilde i uge 50. Nærmere information vil fremgå af vores hjemmeside. Byggeriet forventes færdig ultimo marts 2012. Genforhandling af forpagtning Vi har genforhandlet forpagtningen for sæson 2012 med Christian, som også vil forestå rengøringen i det nye klubhus. Den nye aftale indeholder meget præcise aftaler/mål for bl.a. rengøring, hvor visse intervaller øges og mht. åbningstider vil der være åbent for servering af mad alle dage, gæster, der går sent ud opfordres til at bestille mad inden man går ud, så Christian har en chance for at vurdere lukketid m.v. 6. Baneudvalg Ny masterplan Udkast til punkter, der kan indgå i en revideret masterplan er udarbejdet. Planen bliver renskrevet og vores banearkitekt vil præsentere forslagene for medlemmerne på et møde i starten af 2012. Dugen i søen på hul 17 er udsat. Dette på grund af, at det planlagte salg i skoven desværre ikke giver så meget i indtjening som forventet. Ny vinterbane Vinterbanen har fået nyt baneforløb, hvor damernes tee steder bliver brugt som greens. Nye scorekort er trykt og nye konverteringstabeller til er udarbejdet og kan findes samme sted som øvrige konverteringstabeller - i gangen ved trappen. 7. Markedsføringsudvalg Side 3
Udvalget har udarbejdet en markedsføringsplan for 2012, hvor planen og budgettet blev fremlagt for bestyrelsen. Vi vil i 2012 øge vores markedsføring betydeligt i bl.a. de elektroniske og sociale medier. Bestyrelsen henleder medlemmerne på den igangværende kampagne, hvor man opnår bonus for hvert nyt fuldtidsmedlem man skaffer. 8. Sponsorudvalg 9. IT-udvalg Scorekortprinter Køb af scorekortprinter og måske ny touchstander. Bestyrelsens beslutning er udskudt til budgetmødet. 10. Sportsudvalg. 11. Klubberne i klubben Der bliver indkaldes til klub i klub møde til december. MB indkalder. 12. Administration Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 1-18 år 72 fuldtidsmedlemmer 19 26 år 12 fuldtidsmedlemmer 26 99 år 725 fuldtidsmedlemmer (1 medlem er blevet ekskluderet siden sidste bestyrelsesmøde pga. mgl. betaling). 65+ 32 pensionistmedlemmer 58 fleksmedlemmer Side 4
Derudover har vi følgende 77 ikke DGU medlemmer, som er fordelt således: 44 passive medlemmer 7 prøvemedlemmer 18 par-3 medlemmer 8 senior plus medlemmer 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Onsdag den 28. december kl. 16.00 hos MØ Side 5