Bestyrelsesmøde 1 Mødedato: 25. juni 2015 Klokken: 18.00 på Malling Kro Formand Claes Jensen CJ Næstformand Herdis Larsen HL Best.medlem Kirsten Boeriis KB Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Stine Kallerup Sørensen SKS Best.medlem Torben Lokjær TL Best.medlem Martin T. Rise Christensen MRC Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING 1. Godkendelse af dagsordenen BESLUTNING Tilføjelse til pkt. 4 HL orientering fra BL s repræsentantskabsmøde. Tilføjelse til pkt. 5 Anvisning af flere mindre boliger til Aarhus Kommune Tilføjelse til pkt. 5 Styringsdialogmøde i Aarhus. Tilføjelse til pkt. 6 Ansøgning fra afd. 38 tilskud til jubilæumsfest (25 år). 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 18. maj 2015. Underskrevet som set af den nye bestyrelse. 3. Meddelelser fra formanden Bestyrelsen konstituere sig som følger: Repræsentantskabet valget på det ordinære møde den 2. juni 2015 den nye bestyrelse for Domi Bolig valgt. Formand Claes Jensen Næstformand Herdis Larsen Best.medlem Kirsten Boeriis Best.medlem Frederik Schrøder Best.medlem Stine Kallerup Sørensen Best.medlem Torben Lokjær Best.medlem Martin T. Rise Christensen Derudover besluttede repræsentantskabet, at Michael Vittrup Sørensen og Jan Hermansen skulle være suppleanter. Dirigentrollen ved afdelingsmøderne. CJ foreslår, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke skal være dirigenter ved afdelingsmøderne. Med risikoen for, at der mistes fokus på de emner, som bliver debatteret på afdelingsmøderne. Et organisationsbestyrelsesmedlems vigtigste
2 opgave ved et afdelingsmøde er, at medvirke til, at afdelingsbestyrelsen og beboerne får taget de bedste beslutninger for afdelingen, som ligger indenfor de rammer organisationsbestyrelsen og administrationen har udstukket. CJ foreslår, at vi videregiver denne opgave til afdelingsbestyrelserne og/ eller beboerne. For at gøre det attraktivt for beboerne at varetage denne opgave, så vil dirigenten få en gave fx 3 flasker god rødvin. Der skal tilbydes kurser for de personer, der gerne vil varetage dirigentrollen. UV udarbejder en liste med de personer som på tværs af afdelingerne kunne have interesse i at varetage dirigentrollen på afdelingsmøderne. CJ lægger op til at vi skal hjælpe afdelingsbestyrelserne så meget som muligt. Vi tilbyde afdelingsbestyrelserne et møde med kontaktpersonerne for afdelingerne inden afdelingsmødet, hvis der er behov for det. CJ opfordre bestyrelsesmedlemmerne til i udgangspunkt, at deltage i de afdelingsmøder, hvor de er kontaktpersoner. Ved sygdom eller lignende er afbud selvfølgelig acceptabelt. Fordeling af bestyrelsesvederlag. Følgende fordelingsnøgle blev godkendt af bestyrelsen. Formanden 48.000,- kr. Næstformand 24.000,- kr. 5 bestyrelsesmedlemmer 7.400,- Udbetales hvert år i juni md. Reguleres procentuel i op og nedadgående retning jf. retningslinjerne beskrevet i loven og BL-informere. Formandens vederlag udbetales månedsvis. Nye bestyrelsesmedlemmer med undtagelse af MRC har fået udleveret en ipad. CJ udtrykte forventning om, at bestyrelsen benytter den i bestyrelsesarbejdet dvs. at man skal forberede sig hjemme inden møderne og medbringe ipad en til møderne. Ved udtrædelse af bestyrelsen beholder bestyrelsesmedlemmerne ipad og tastatur. Benyt Dropbox eller andet software til bestyrelsesarbejdet. Det blev besluttet at Dropbox skulle have en chance. UV arbejder videre med opbygningen.
Orientering om kommende debatmøde omkring boligpolitikken i Aarhus. 3 CJ informerede om, at torsdag den 20. august 2015 i tidsrummet fra kl. 16.30 til kl. 19.00, afholdes et debatmøde omkring boligpolitikken i Aarhus. Det er endnu ikke oplyst, hvor mødet skal afholdes. 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer HL. Orientering fra generalforsamlingen i Odder Varmeværk. Repræsentantskabsmøde i BL. HL nyvalgt til bestyrelsen i Odder Varmeværk (repræsentant for afd. 22 Tornøegade). HL deltog i repræsentantskabsmøde i BL den 9. juni. På møde blev bl.a. handlingsplanen 2015/16 endelig godkendt. Der var genvalg til næstformand Vinie Hansen. 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Direktions- og bestyrelsesansvarsforsikring Stillingsbeskrivelse for direktøren Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Underskrive fuldmagtsforhold for DOMI Bolig. Underskrive tavshedserklæring og habilitetserklæring. Orientering fra dialogmødet med Odder Kommune. Uddelt til bestyrelsen. Godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Få ændringer underskrives på næste bestyrelsesmøde. Underskrevet. Ændret i forhold til SKS valgperiode 2 år / på valg igen i 2017 herefter underskrevet. Følgende punkter blev behandlet på mødet. Referatet kan læses på Kommunens og boligforeningens hjemmeside. 1. Status for boligorganisationen, herunder økonomi og drift. 2. Status for afdelingerne, herunder afdelinger med væsentlige problemer. 3. Beboerdemokrati og afdelingsbestyrelser. 4. Visioner og mål for boligorganisationer. 5. Drøftelse af behovet for nye almene boliger. 6. Drøftelse af aftale om anvisningsret til almene boliger. 7. Evt. Styringsdialogmøde på embedsmandsniveau i Aarhus Kommune den 24. august 2015. Det blev ligeledes besluttet at UV deltager i dialogmøderne i Odder og Aarhus på embedsmandniveau. CJ og UV deltager i Odder og Aarhus Kommune
med politikerne. 4 Anvisning af flere mindre boliger til Aarhus Kommune. Aftaleudkastet indeholder følgende: Alle ungdomsboliger indgår med hver 7. ledige bolig til anvisning. 1 værelses er det primære behov og med en husleje på ca. 3.000 kr. Alle familieboliger indgår med hver 4. som hidtil. Dog indgår 1 værelses boliger med hver 3. Der anvises ikke til udsatte boligområder. Områder der nærmer sig max belastning i forbindelse med anvisning, kan tages op (for midlertidig fritagelse) i det løbende samarbejde med DSB. (vores udvalg) Kvoten for ungdomsboliger vil fortsat være 240 boliger om året over næste budgetperiode. Kvoten for Familieboliger fordobles fra nuværende 95 til 200 om året. UV det er meget få ekstra boliger på årsbasis set i lyset af en forhåbentlig øget kvote. UV udmelder en positiv tilbagemelding til BL. b. Afdelingerne 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber Tidsplan for regnskab 2015. c. Budgetter Fordeling af kontaktpersoner til afdelingerne. Tidsplanen fremsendes til bestyrelsen på mail. Afdeling Kontaktperson 2, 10, 18, 31, 32, 36 og 46 CJ 5, 14, 19, 34 og 45 FS 1, 23, 28, 33 og 38 HL 13, 16, 24, og 44 KB 7, 12, 20, 39 og 43 MRC 11, 27 og 41 SKS 9, 21, 22, 25, 29, 35, 37 og 40 TL d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF Ansøgning fra afd. 33 om tilskud til delvis dækning af udgifter til renovering af elinstallationer. Ansøgning fra afd. 38 om tilskud fra kunstfonden i forbindelse med 25 års jubilæumsfest. Administrationen indstiller til bestyrelsens godkendelse, at der ydes et tilskud på kr. 500.000,- af egen trækningsret i Landsbyggefonden til opgaven med renovering af alt indvendig el-arbejde i boligerne. Kunstfonden eksisterer ikke længere hvorfor vi desværre ikke kan imødekomme forespørgslen fra afdelingen.
5 f. Likviditet Månedsopgørelse fra PP Capital Formueværdi 30. april 2015 = periodens resultat er negativt med -1,77% g. Revisionsprotokol 7. Projekter 8. Opfølgning på igangværende sager 9. Indkomne forslag 10. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Alle møder starter kl. 17.00 6. august 2015 1. oktober 2015 12. november 2015 10. december 2015 14. januar 2016 11. februar 2016 17. marts 2016 7. april 2016 14. april 2016 12. maj 2016 Formandsmøder: 10. december 2015 7. april 2016 Repræsentantskabsmøde: 2. juni 2016. Besigtigelsestur: Ændret fra den 8. august 2015 til lørdag den 31. oktober kl. 9.00. 11. Eventuelt Odder den / 2015 Bestyrelsens godkendelse af referatet:
6