Boks 1: Overordnede mål for tilsynet med de sociale institutioner Tilsynet skal gennemføres efter en model, der giver et ensartet, systematisk og veldokumenteret grundlag for vurderinger, så politikerne gives et troværdigt billede af det enkelte tilbuds indhold og ydelser og den måde opgaverne udføres på (og de videre planer for kvalitetsudvikling af tilbudet). Tilsynet skal gennemføres af velkvalificeret personale, der har forudsætninger for at forstå den faglige og organisatoriske sammenhæng og som på den baggrund kan give relevante tilbagemeldinger på tilbudtes udfordringer og udviklingsmuligheder. Tilsynspersonalet må ikke på andre måder være involveret i det konkrete arbejde med tilbudet. Tilsynet skal både lægge vægt på de problemer og vanskeligheder, der observeres, og på de udtryk for velkvalificeret og effektiv opgaveløsning, der findes. Brugere og/eller pårørendes viden, synspunkter og vurderinger skal så vidt muligt inddrages i udarbejdelse af tilsynsrapporten. Der skal sikres systematisk opfølgning på de bemærkninger, anbefalinger og påbud, som tilsynet kommer med. Der skal være sammenhæng mellem de ressourcer, der afsættes til gennemførelse af tilsynet og det udbytte, det giver i form af dialog om den videre udvikling af tilbudet. 6.2 Emner i tilsynsmodellen Det generelle tilsyn vil blive gennemført ved undersøgelse af i alt 6 overordnede emner. Til hvert emne er knyttet en række underpunkter, der samlet set giver et billede af, om brugerne modtager et passende tilbud, og om organisationen fungerer som arbejdsplads og leverandør af serviceydelser. Boks 1) Tilbudets 2: Overordnede fysiske rammer emner i tilsynet 2) Målgruppe og indhold i tilbudet 3) Organisation, drifts og forretningsgange 4) Pædagogisk praksis, herunder metoder og redskaber 5) Brugerindflydelse 6) Personaleforhold og arbejdsmiljø Ethvert tilsynsbesøg og enhver tilsynsrapport skal i princippet berøre samtlige emner i oversigten. I mange tilfælde vil der imidlertid, inden for de enkelte 8
emner, ikke være tale om de store ændringer fra det ene tilsynsbesøg til det andet. Det betyder, at der i mange tilfælde kan klippes fra den foregående tilsynsrapport til den næste. Samtidig betyder det, at der fra tilsynskonsulentens side hvert år må foretages en prioritering af, hvilke områder, der skal være særlig fokus på i det pågældende års tilsyn. 6.3 Årscyklus for tilsynsopgaven Årscyklus for tilsynet Fremlæggelse af samlet rapport Forberedelse af tilsyn Tilbagemelding til tilbuddet Det generelle tilsyn Tilsyn i høring hos brugere, pårørende, og institutionsledelse Udfærdigelse af tilsynsrapport Udfærdigelse af tilsynsrapport Tilsyn i høring hos brugere, pårørende, og institutionsledelse Det opfølgende tilsyn Forberedelse af tilsyn 6.3.1 Forberedelse af tilsyn Fastlæggelse af overordnet tema eller temaer for årets generelle tilsyn på baggrund af seneste tilsynsrapporter og / eller særligt politisk udmeldte temaer Indhentning af eksisterende materiale om tilbudet; virksomhedsplaner, kontrakter, kvalitetsstandarder, serviceinformationer, rapport fra seneste tilsyn mv. Varsling og indkaldelse til det anmeldte tilsynsbesøg. Både det generelle og det opfølgende tilsyn er anmeldte mindst 14 dage i forvejen Fastlæggelse af dagsorden og proces for anmeldt tilsynsbesøg 6.3.2. Gennemførelse af det generelle tilsyn Det generelle anmeldte tilsyn gennemføres hvert år i foråret i begge døgninstitutioner. 9.
Tilsynet gennemføres altid af én konsulent. Ved det generelle tilsyn anvendes en manual, der består af 6 overordnede emner, se ovenfor i boks 2. De overordnede emner er opdelt i flere hovedpunkter og underpunkter som gennemgås. Tilsynsbesøg gennemføres som et besøg med: 1) Gennemgang af de fysiske rammer, hvor der er mulighed for at observere brugerne, samspillet mellem brugere og personale og blandt ledere og medarbejderne, 2) afholdelse af et møde med deltagelse af ledelsen og repræsentanter for medarbejderne, hvor der er mulighed for at drøfte generelle spørgsmål, 3) møde med sikkerheds - og tillidsrepræsentant, 4) gennemførsel af interview med større eller mindre grupper af brugere af tilbudet eller disses pårørende. Hvis tilsynet vurderer det mest hensigtsmæssigt at placere interview med brugere/pårørende ved det opfølgende tilsyn, kan dette tilrettelægges Tilsynskonsulenten styrer de forskellige møder/interviews med udgangspunkt i en manual. Tilsynskonsulentens opgave er at skabe en tillidsfuld atmosfære og at stille spørgsmål på en måde, der giver brugbare svar, og som sætter tanker i gang hos de, der bliver interviewet Det er op til forstander at vurdere om sikkerheds -, tillids-, og medarbejderrepræsentant evt. skal medvirke under hele tilsynet, men tilsynet vil dog under alle omstændigheder have lejlighed til også tale med denne gruppe særskilt. 10. 6.3.4. Skærpet tilsyn og uanmeldt tilsyn Foruden det generelle og det opfølgende tilsyn kan der gennemføres skærpet og uanmeldt tilsyn. Skærpet tilsyn kan gennemføres såvel uanmeldt som anmeldt. Et skærpet tilsyn kan benyttes, når forvaltningen vurderer, at der er et særligt behov for at foretage et særligt defineret intensivt tilsyn for en nærmere angivet periode. Der kan være tale om forhold der, foranlediget af et tilsyns overvejelser og konklusion, angiver et yderligere behov for undersøgelse/kontrol af særlige eller generelle problemer på den enkelte institution. Et skærpet tilsyn kan desuden være foranlediget af en klage eller på baggrund af institutionskonsulentens observationer. Et skærpet tilsyn vil fx kunne komme på tale, hvis der over en længere periode er uorden i en institutions økonomi, og hvor forvaltningen vurderer, at der er behov for, for at institutionens økonomi og dispositioner skal gennemgås ved et tilsyn fx en gang om måneden i et halvt år. Uanmeldt tilsyn er fra 01-01-2011 lovpligtig og der gennemføres mindst 1 uanmeldt tilsyn årligt.
F.s.v.a. de skærpede tilsyn er det ikke muligt at vurdere hyppigheden, da disse som det fremgår ovenfor, beror på Familiecentrets vurdering af, at der er et særligt problem eller behov tilstede på institutionen. 6.3.5. Opfølgning på tilsynet De gennemførte tilsyn kan give anledning til bemærkninger, anbefalinger eller påbud. Tilsynsrapportens bemærkninger, anbefalinger og påbud vil blive tilføjet relevante punkter i tilsynsmanualen. Såfremt der ikke er bemærkninger, anbefalinger eller påbud, vil dette blive anført. Anbefalinger og påbud skal betragtes som myndighedsfunktionens forbehold i forhold til fortsat at søge den pågældende opgave løst i det pågældende sociale tilbud. Bemærkninger kan typisk have en informerende, vejledende eller konstaterende karakter; fx hvis tilsynet finder det relevant at fremhæve, at institutionen arbejder positivt og målrettet i forhold til en bestemt indsats eller problemstilling. Der kan også være tale om, at tilsynet vil tilføje en vejledning med hensyn til, hvordan en konkret opgave, der er drøftet på tilsynet, kan løses. Anbefalinger vil typisk blive brugt, når der er tale om forhold, der kan forbedres og forhold der bør handles på og som derfor bør følges med særlig opmærksomhed. Der kan være tale om problemstillinger, som institutionen skal arbejde mere målrettet med at finde løsninger på som fx at tage initiativ til at få oprettet et forældreråd.. Hvis det er hensigtsmæssigt og muligt kan anbefalingen suppleres med vejledning, til hvordan indsatsen kan gennemføres for at opnå målet. En anbefaling kan, hvis det er hensigtsmæssigt, oplyse hvordan tilsynet vil følge op på anbefalingen; fx gennem en tidsfrist, institutionskonsulentens løbende tilsyn eller ved det efterfølgende tilsyn. Påbud vil typisk blive brugt, når der er tale om forhold, på institutionen, som der skal handles på i umiddelbar forlængelse af tilsynet. Der kan være tale om, at en institution har fået den samme anbefaling to gange i forlængelse af hinanden uden at forholde sig til den, eller uden at have taget initiativ til at handle på den; fx om at udarbejde en kostpolitik, eller tage initiativer til at få oprettet et forældreråd. Et påbud kan også være en påtale om, at magtanvendelsesindberetninger fremover skal indsendes rettidigt. Et påbud kan udover selve problemstillingens karakter være handlingsrettet som fx ved at institutionen skal udarbejde en handlingsplan, der konkret beskriver hvornår og hvordan institutionen vil afhjælpe det pågældende problem; fx at lægge en plan for hvornår og hvordan institutionen vil afholde førstehjælpskursus, brandøvelse eller medarbejderudviklingsaftaler. Handlingsplanen vil typisk skulle konfirmeres eller sendes til tilsynet, som derefter kan kommentere den. Et påbud har bindende karakter og skal følges.
Afhængig af karakteren af de bemærkninger, anbefalinger og påbud der er givet, er der 3 mulige opfølgningsforløb: 1) Opfølgning på anbefalingen sker ved det efterfølgende tilsyn. Dette vil fx være tilfældet hvis en institution er blevet anbefalet at udarbejde skriftlige procedure for deres forretningsgange vedrørende økonomien på den enkelte afdeling, i administrationen eller vedrørende brugernes økonomi. 2) Tilsynets anbefaling eller påbud kan have en sådan karakter, at institutionen skal finde en løsning på problemet indenfor en nærmere fastsat tidsfrist, som tilsynet fastsætter. Dette kan fx være tilfældet, hvis en institution af forskellige grunde ikke har nået at gennemføre medarbejderudviklingssamtaler (MUS) som planlagt i det foregående år, og derfor bliver pålagt at gennemføre MUS indenfor en periode på fx 3 mdr. (medarbejdere har krav på én årlig MUS). Tidsfristen kan evt. aftales på tilsynsbesøget. Tidsfristen fastsættes, så institutionen får den fornødne tid til at finde en god og holdbar løsning på problemet. Desuden vil institutionen typisk blive bedt om at udarbejde en handlingsplan for, hvordan de vil tage hånd om problemet, og hvornår problemet forventes løst. Tilsynet vurderer som nævnt institutionens handlingsplan og kan vælge at kommentere den eller bede om yderligere oplysninger. 3) Ved påbud, som forudsætter en forholdsvis hurtig løsning, vil tilsynet typisk bede institutionen om, inden for en kortere tidsramme på f.eks. 4 uger, at redegøre for, hvordan der er taget hånd om problemet. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvis der er givet påbud om at fjerne farlige kemikalier og rengøringsmidler fra rum, der er tilgængelige for institutionens brugere. Ud over disse opfølgningsmuligheder kan der i særlige tilfælde gennemføres et skærpet tilsyn, jf. afsnit 6.3.4., for at kaste mere lys over problemet. Der kan evt. være tale om uanmeldt tilsyn. I forhold til problemstillinger der af forskellige grunde ikke er blevet løst tilfredsstillende i løbet af året, eller som i det hele taget forudsætter en mere målrettet og koordineret indsats på den enkelte institution, kan det være hensigtsmæssigt at supplere ovenstående opfølgningsmuligheder. Dette kan fx gøres ved at lade den pågældende problemstilling indgå som et mål i den pågældende institutionens drifts- og udviklingsaftale for det kommende år. 6.3.6. Udfærdigelse af tilsynsrapport Der udarbejdes en tilsynsrapport for hvert tilsyn såvel det generelle som det opfølgende tilsyn. Efter tilsynsbesøget skal der inden for 14 dage udarbejdes en samlet tilsynsrapport
Rapporten skal angive, hvem der har foretaget tilsynsbesøget og datoen for dette samt datoen for det sidste tilsynsbesøg Tilsynsrapporten udarbejdes altid ud fra en fast skabelon i form af en manual, hvor hvert af de 6 emneområder og tilhørende spørgsmål gennemgås i den rækkefølge, der er angivet. Der skal være en sammenfatning af observationer og vurderinger indenfor de 6 emneområder. Ikke alle emner vil imidlertid være relevante for alle tilbud, så udarbejdelsen af rapporten består i høj grad i, at udpege de væsentligste emner og fokusområder For hvert af emneområderne beskrives grundlaget kortfattet, der foretages en vurdering og der gøres bemærkninger (evt. ingen bemærkninger), gives anbefalinger eller udstedes påbud i relation til det pågældende emneområde. Såfremt der udstedes påbud, skal det af tilsynsrapporten fremgå, hvornår og evt. hvordan påbudet skal være løst. Vurderingen kan indeholde såvel beskrivelse af problemer eller vanskeligheder som fremhævningen af særligt bemærkelsesværdige resultater eller gode erfaringer fra det daglige arbejde. Hvis vurderingen er, at alt er i orden, og der ikke er problemer eller særlige vanskeligheder at påpege, skal der noteres ingen. 13. Rapporten må ikke indeholde følsomme personhenførbare oplysninger om borgere eller medarbejdere Den samlede tilsynsrapport skal være skrevet i et klart sprog. 6.3.7. Tilsynsrapport i høring Tilbudet har 14 dage til at gennemse og kommentere tilsynets udkast til rapporten for faktuelle fejl og misforståelser. Hvis det sociale tilbud har forslag til ændringer skal disse formuleres skriftligt og sendes til tilsynet i Sociale Institutioner og Forebyggelse indenfor 14 dage. De brugere og pårørende, der har deltaget i tilsynet, vil få et udkast tilsendt af den del som de selv har udtalt sig om og altså ikke af hele rapporten Hvor tilsynet medgiver, at der kan være tale om fejl og misforståelser, vil disse blive rettet. Øvrige kommentarer, f.eks. holdningsmæssige uoverensstemmelser, vil blive vedlagt tilsynsrapporten. Rapporten færdigredigeres, evt. med angivelse af kommentarer, der ikke umiddelbart skønnedes mulighed for at indarbejde i teksten
Rapporten underskrives af Familieplejekonsulent Henrik Bredahl. 6.3.8. Tilbagemelding til institutionen Tilbudet modtager den færdigredigerede tilsynsrapport fra Familiecentret. Der indgås aftale med tilbudet om evt. opfølgning på påbud og anbefalinger. Institutionens leder skal gennemgå den færdige tilsynsrapport med pårørende/bruger/forældrebestyrelse på førstkommende møde. Eventuelle bemærkninger fra råd og bestyrelser sendes til tilsynet. Rapporten gennemgås endvidere med institutionens personale. 6.3.9. Fremlæggelse af tilsynsrapporter for Socialudvalget. Der fremlægges årligt rapporter for de tilsyn, der er gennemført det foregående år. Rapporterne forelægges i marts måned for Socialudvalget. 14.