REFERAT Dato for udarbejdelse af referat 27. marts 2014 Fremmødte: se deltagerliste Stemmeberettigede: på deltagerlisten på nær administrationen. Velkomst Erik Nicolajsen bød velkommen. 1. Valg af dirigent Niels Peter Kjærgaard blev valgt til dirigent. Konstaterede at generalforsamling var varslet i nyhedsmail 14. februar til regionens medlemmer Generalforsamlingen er lovligt varslet og dermed beslutningsdygtig. Dagsordenen blev godkendt. Som valgansvarlig blev følgende valgt: Dirigenten blev valgt til valgansvarlig Til stemmeudvalget blev følgende valgt: Katja Meyer, Jørgen Kristiansen og Preben Juul. Dirigenten gennemgik dagsorden. Dagsordenen blev godkendt af forsamlingen. 2. Fremlæggelse af regionens årsberetning til godkendelse. Formanden gennemgik beretningen. Efterfølgende var der spørgsmål/kommentarer til beretningen: Lasse Grønbæk: Roste udviklingen og gode arrangementer ros til de frivillige som har stået bag. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 3. Fremlæggelse af regionens årsregnskab til godkendelse. Fremlæggelse af budget til godkendelse. Kassereren fremlagde regnskabet Efterfølgende var der spørgsmål/kommentarer til regnskabet. Hans Linde Sørensen hvorfor kan man ikke lave en 1
overoversigt som sammenligner resultatet fra 2012 Bettina: Hvor er det at det er kørt af sporet - Hvorfor er det sket nu og ikke før da der heller ikke var et andet system? Hvorfor skulle alle penge bruges? Dirigenten understregede, at der efterlyses at man gerne vil se budgettet, det aktuelle og det forrige i en samlet oversigt. Formanden understregede, at der fremadrettet er udstukket retningslinjer for hvordan budgetterne skal overholdes. Formanden understregede at der er handlet i god tro men han påtog sig det fulde ansvar. Jørgen Christiansen: Der opfordres til en mere hensigtsmæssig styring et system som kan håndterer dette. Anthon D. Sørensen: Man må kunne styre dette bedre jeg kunne godt tænke mig at se delregnskabet. IDAs materiale er faktisk rigtig godt at styre efter. Formanden understregede, at han synes at de frivillige skal bruge deres tid på arrangementer ikke på at lave skyggeregnskaber. Lasse Grønbæk understregede at det er HBs ønske at der ikke opbygges formuer i de enkelte enheder i IDA. Vi tager ønskerne med hjem for at se hvad der kan gøres for at give bedre værktøjer. Husk at få afleveret rejseafregninger og andre fakturaer så snart de er kommet så de kan komme i regnskaberne. Lasse Grønbæk understregede, at alle regnskaber er godkendt for regionens enheder det er ikke denne forsamlings opgave. Søren Hertel: Gav et eksempel på at det kan trække ud med at få regninger rigtige. Hans Linde: Hvad med et rekvisitionssystem kunne man ikke få det? Peter Vonsild: Skulle vi nu ikke få godkendt regnskabet og komme videre. Bettina: Anker indstillingen om at man bare kan få de penge man har behov for. Underskuddet medvirker til at vi nu måske kan få nogle bedre værktøjer til at styre efter. 2
Kasseren oplever at der er opbakning til at der bliver presset på, for at få et bedre regnskabs og budgetteringssystem til rådighed. Regnskabet blev godkendt. Kasseren gennemgik budgettet for 2014- Budgettet blev enstemmigt godkendt. 4. Orientering om rammeaftale for indeværende år. Formanden orienterede om rammeaftalen Der var følgende spørgsmål/kommentarer: Bettina Kehlet: Overvej om det er den rigtige måde at måle på. Mål skaber en bestemt adfærd. Dirigenten konstaterede at orienteringen var taget til efterretning. 5. Orientering om IDAs årsberetning, økonomi og kontingenter Næstformand Lasse Grønbæk orienterede Der var følgende spørgsmål/kommentarer. Findes der noget engelsk materiale til potentielle medlemmer. Ja det ligger på den nye engelske hjemmeside pjecen ligger også her elektronisk. Kasper Eriksen roste den gode hjælp og det fine materiale som de som studenterkontakter har adgang til. Knud Erik Rask Bliver økonomikagen større hvis vi bliver flere frivillige LG: Det er en politisk beslutning det er en forhandling. Dog er flere aktiviteter altid et godt argument for flere penge. Hvor meget på drift og hvor meget på aktiviteter. LG: Jeg har ikke en fordelingsnøgle man skal passe på ikke at lægge sig fast på noget rigidt. Morten Tycksen: Undrer sig over at MI flytter til Kalvebod når de lige er flyttet til Valby. LG: Det er ikke optimalt men for 2 år siden var vi ikke klar til at tage denne beslutning. Hvis ikke vi reagerede nu kunne vi risikere at MI skulle lukke. 6. Valg af regionsformand jfr. 5, stk. 2 Der er ikke formandsvalg i år. 3
7. Valg af regionsråd og suppleanter herunder præsentation af de udpegede medlemmer jfr. 5, stk. 2 VALG Direkte valg til regionsrådet valgperiode 2 år: Bestyrelsen foreslår: (Peter Vonsild træder ud af regionsbestyrelsen efter 6 år) Laura Klitgaard Andre kandidater: Ingen Følgende blev valgt: Laura Klitgaard blev valgt Valg af suppleanter valgperiode 1 år: Bestyrelsen foreslår: Ida Baarregaard Søren Hertel Andre kandidater: Der var ikke andre kandidater Følgende blev valgt: Ida Baarregaard Søren Hertel UDPEGNING alle for 1 år Kompetenceforum 1 person: Kim Faldborg Afdelinger: Repræsentanter 2 personer Annette B. Lindholm, Aalborg Afd. Leif Amby, Mors/Thy Afdelingen Suppleanter 2 personer Michael Trudslev, Aalborg afd. Steen Hvid Mortensen, Vendsyssel Afdeling Fagtekniske udvalg: Repræsentanter 2 personer: Gustav Friis, Nordjyske planlæggere Poul Erik Rask, Elektronik og IT-gruppen 4
Suppleanter- 2 personer: Ungeudvalg Repræsentant 1 person: Kasper Eriksen Suppleant 1 person: Kathrine Vestergaard Jacobsen 8. Valg af kritisk revisor og revisorsuppleant Kritisk revisor 1 år Jørgen Birk Pedersen blev valgt 9. Indkomne forslag herunder forslag der ønskes behandlet i IDA Revisorsuppleant 1 år Lars Erik Andersen blev valgt. Der var rettidigt indkommet en række spørgsmål fra Bettina Kehlet: Spørgsmål og svar er vedlagt referatet. Dirigenten gjorde opmærksom på, at spørgsmålene ikke har krav på skriftlige svar. 10. Eventuelt Der blev henstillet til at plancherne skal være mere læselige (større typer) Der blev afholdt 1 min. Stilhed for afdøde medlemmer. Der var ros til medarbejderne men kritik af mødelokaleforhold. Dirigenten gav ordet til formanden. Formanden takkede dirigenten for god og kompetent ledelse af generalforsamling. Formanden takkede for fremmødet og den gode debat og afsluttede generalforsamlingen. Referat godkendt. 30.03.14. Niels Peter Kjærgaard. Dato Dirigent 5