Ledelsesnotat Klient navn: Klient nr.: Indeks: Aalborg Kommune Ældre- og Handicapforvaltningen 851 Regnskabsår: Forberedt af: Gennemgået af: 2014 LAO FLN Emne: Dato: Revisionsbesøg i perioden september 2014 til marts 2015 ved Ældre- og Handicapforvaltningen 06.04.2015 Områder omfattet af revisionsbesøget Vi har fra september 2014 til marts 2015 aflagt revisionsbesøg ved Ældre- og Handicapforvaltningen i Aalborg Kommune. Vores besøg har omfattet gennemgang af følgende områder: 1. Revisionsbesøg ved Ældre og Sundhedsafdelingen Økonomiteam Gandrup 2. Revisionsbesøg ved Ældre og Sundhedsafdelingen Fremtidens Plejehjem 3. Revisionsbesøg ved Ældre og Sundhedsafdelingen - Plejeboliger 4. Revisionsbesøg ved Handicapafdelingen Fagcenter Mølleå herunder Lejbjergcentret 5. Revision af personsager vedrørende merudgifter til voksne efter Servicelovens 100 er til revisionsberetning Revisionen har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger og besvarelser over for tilsynsmyndigheden. Det forventes dog, at de forhold, som er noteret følges op og iagttages fremover. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Public: Aalborg:Skelagervej 1A, 9000 Aalborg København: Strandvejen 44, 2900 Hellerup T: 9633 4000, F: 96334099, pwc.dk T: 3945 39 45, F: 39 45 39 87, pwc.dk
1. Resultater for områderne 1.1 Revisionsbesøg ved Ældre og Sundhedsafdelingen Økonomiteam Gandrup Vi har påset, at der er udført stikprøvevis bilagskontrol for perioden juli til september 2014. Stikprøvekontrollen i OPUS er foretaget løbende. Budgetopfølgning Vi har foretaget gennemgang af budgetopfølgningsprocedure, samt påset, at opfølgningen foretages månedsvis. Kontrol af lønforbrug Vi har påset, at kontrol af lønforbrug er foretaget for perioden januar september 2014. Kontrollen er foretaget løbende. Kontrol af indtægtsafregninger fra institutioner Vi har foretaget gennemgang af forretningsgange for afregning af salg fra institutioner til Økonomiteam Gandrup. Ved gennemgangen har vi kontrolleret om administrationen har foretaget den fornødne kontrol med afregninger fra kasseapparater (Z-tømningskontrol), og at der er etableret den fornødne personadskillelse mellem funktionerne for bogføring og indsætning af kontanter i pengeinstitut. Kontrol af afstemninger og indberetninger til OPUS Engangsydelser Vi har foretaget gennemgang af forretningsgange for afstemning af statuskonti samt for indberetning til OPUS engangsydelser, herunder om der er de nødvendige godkendelser ved udbetalinger. 2 af 7
Det er vores opfattelse, at de tilrettelagte forretningsgange vedrørende stikprøvevis bilagskontrol, budgetopfølgning, kontrol af lønforbrug, kontrol af afstemninger og indberetning til OPUS Engangsydelser fungerer betryggende. en har ikke givet anledning til kommentarer. Vedrørende kontrol med afregninger fra institutioner har vi konstateret, at der i nogle tilfælde foretages indtægtskontrol af samme person, som efterfølgende bogfører indtægten og indsætter pengene i pengeinstitut. Vi skal anbefale, at der indføres en forretningsgang som sikrer personmæssig adskillelse mellem funktionerne for indtægtskontrol herunder bogføring, og den fysiske indsætning i pengeinstitut. 1.2 Revisionsbesøg ved Ældre og Sundhedsafdelingen Fremtidens Plejehjem Vi har gennemgået forretningsgangen for stikprøvevis bilagskontrol, og konstateret at denne kontrol ikke er etableret, og har ikke været foretaget siden åbningen af plejehjemmet i januar 2014. Budgetopfølgning Vi har foretaget gennemgang af budgetopfølgningsproceduren og påset, at opfølgningen foretages løbende. Kontrol af lønforbrug Vi har påset, at kontrol af lønforbrug er foretaget for perioden januar september 2014. Kontrollen er foretaget løbende. 3 af 7
Kontrol af afstemninger og indberetninger til OPUS Engangsydelser Vi har foretaget gennemgang af forretningsgange for afstemning af statuskonti samt for indberetning til OPUS engangsydelser, herunder om der er de nødvendige godkendelser ved udbetalinger. Det er vores opfattelse, at de tilrettelagte forretningsgange vedrørende budgetopfølgning og kontrol af lønforbrug og afstemninger fungerer betryggende. en har ikke givet anledning til kommentarer. Kontrollen har ikke været foretaget i 2014, dvs. siden åbningen i januar 2014. Det er vigtig, at den stikprøvevise bilagskontrol udføres løbende. Vi henstiller, at der foretages månedlig bilagskontrol i henhold til Aalborg Kommunes regler, og at der foretages efterfølgende kontrol af den ikke kontrollerede periode i 2014. Godkendelse af engangsydelser til løn Timelønnede studentermedhjælpere indberetter selv timetal til administrationskontoret. Der bør indføres en forretningsgang som sikrer godkendelse i afdelingen før indberetning til administrationen. 1.3 Revisionsbesøg ved Ældre og sundhedsafdelingen - Plejeboliger Vi har påset, at der er udført stikprøvevis bilagskontrol. Ved gennemgangen konstaterede vi, at der var en væsentlig mængde ubehandlede stikprøver i stikprøveudvælgelsessystemet. Ifølge det oplyste har der været nogle tekniske problemer med udførelse af stikprøvekontrollen i Opus. Vi har drøftet pro- 4 af 7
blemstillingen med Administrationsafdelingen og Borgmesterens Forvaltning. Efterfølgende har Administrationsafdelingen været i dialog med plejeboligchefen og distriktslederne omkring deres ledelsestilsyn i 2014, og givet vejledning i udførelse af stikprøvekontrollen. Distriktslederne har medio marts 2015 meldt tilbage, at de nu har gennemført ledelsestilsynet månedsvis for hele 2014. Administrationsafdelingen har samtidig præciseret, at det er yderst vigtigt, at ledelsestilsynet udføres månedsvis samt at de kontaktes, såfremt der er problemer med udførelsen af ledelsestilsynet. Budgetopfølgning: Vi har foretaget gennemgang af budgetopfølgningsprocedure, samt påset, at opfølgningen foretages månedsvis. Kontrol af lønforbrug: Vi har påset, at kontrol af lønforbrug er foretaget for perioden januar september 2014. Vores gennemgang har omfattet 8 plejehjem i 3 distrikter. Det er vores opfattelse, at de tilrettelagte forretningsgange vedrørende budgetopfølgning og kontrol af lønforbrug fungerer betryggende. en har ikke givet anledning til kommentarer. Det er vigtig, at den stikprøvevise bilagskontrol udføres løbende, og at eventuelle tekniske problemstillinger løses hurtigst muligt. Det henstilles, at dette iagttages fremadrettet. 1.4 Revisionsbesøg ved Handicapafdelingen Fagcenter Mølleå herunder Lejbjergcentret. 5 af 7
Vi har påset, at der er udført stikprøvevis bilagskontrol for perioden juli til september 2014. Stikprøvekontrollen i OPUS er foretaget 1. oktober 2014 for Lejbjergcentret. Budgetopfølgning Vi har foretaget gennemgang af budgetopfølgningsprocedure, samt påset, at opfølgningen foretages månedsvis. Kontrol af lønforbrug Vi har påset, at kontrol af lønforbrug er foretaget for perioden januar september 2014. Kontrollen er foretaget løbende. Kontrol af indtægtsafregninger fra institutioner Vi har foretaget gennemgang af forretningsgange for afregning af salg fra institutioner til Fagcentret Mølleå. Ved gennemgangen har vi kontrolleret om administrationen har foretaget den fornødne kontrol med afregninger fra kasseapparater (Z-tømningskontrol), og at der er etableret den fornødne personadskillelse mellem funktionerne for bogføring og indsætning af kontanter i pengeinstitut. Kontrol af afstemninger og indberetninger til OPUS Engangsydelser Vi har foretaget gennemgang af forretningsgange for afstemning af statuskonti samt for indberetning til OPUS engangsydelser, herunder om der er de nødvendige godkendelser ved udbetalinger. Det er vores opfattelse, at de tilrettelagte forretningsgange vedrørende stikprøvevis bilagskontrol, budgetopfølgning, kontrol af lønforbrug, kontrol af afstemninger og indberetning til OPUS Engangsydelser fungerer betryggende. en har ikke givet anledning til kommentarer. Vedrørende kontrol med afregninger fra institutioner har vi konstateret, at der i nogle tilfælde foretages indtægtskontrol af samme person, som efterfølgende bogfører indtægten og bringer pengene i pengeinstitut. 6 af 7
Vi skal anbefale, at der indføres en forretningsgang som sikrer adskillelse mellem den person som foretager indtægtskontrol herunder bogføring, og den fysiske indsætning i pengeinstitut. 1.5 Sagsrevision Merudgifter til voksne efter Servicelovens 100. Vi foretaget revision af 10 bevillingssager vedrørende merudgifter til voksne efter Servicelovens 100. Ved revisionen har vi haft fokus på: Målgruppevurdering, herunder funktionsevnemetode eller anden redegørelse Faglige vurderinger for de enkelte merudgifter Beregninger og kontering Afgørelse og klagevejledning Revurderinger, systematik, struktur og dokumentation Journalisering Vi har konstateret, at der i 5 sager ikke har været foretaget løbende revurderinger. Forvaltningen har oplyst, at man er klar over problemet, og at der er iværksat tiltag med henblik på at blive ajour med revurderingerne. Notatet drøftet med/udleveret til: Ledelsesnotatet er sendt pr. mail til Tina Pedersen og Else Olsen, Ældre- og Handicapforvaltningen den 6. april 2015. 7 af 7