RG Retningslinjer for bæredygtighedsrapportering 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Indholdsfortegnelse Forord Bæredygtig udvikling og behovet for gennemsigtighed Generelle bemærkninger til rapportering Dataindsamling 37 Rapporteringsform og hyppighed 37 Verifikation 38 Introduktion Oversigt over bæredygtighedsrapportering Formålet med en bæredygtighedsrapport 3 Ordliste 39 Anerkendelser i forbindelse med G3-retningslinjer 41 Information om GRI s rapporteringsramme 3 Information om GRI-retningslinjerne 4 Anvendelse af retningslinjerne 5 Kapitel 1 Beskrivelse af rapportens indhold, kvalitet og afgrænsning Vejledning til rapportens indhold 7 Principper for beskrivelse af rapportens indhold 8 Principper til sikring af kvalitet 13 Vejledning i afgrænsning af rapporten 18 Kapitel 2 Standardoplysninger Profil 20 1. Strategi og analyse 20 2. Organisationsprofil 21 3. Rapport-parametre 21 4. Ledelse, forpligtelser og interessentinvolvering 22 5. Ledelsestilgang og resultatindikatorer 24 Økonomi 25 Miljø 27 Sociale forhold: Arbejdsforhold og anstændigt arbejde 30 Menneskerettigheder 32 Samfund 33 Produktansvar 35 1
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Forord Bæredygtig udvikling og behovet for gennemsigtighed Målet med bæredygtig udvikling er at opfylde de nuværende behov, uden at bringe fremtidige generationers muligheder for at opfylde deres behov i fare. 1 Alle former for organisationer spiller en central rolle i arbejdet for at nå dette mål. Efter en periode med økonomisk vækst, kan opnåelsen af dette mål dog nemt blive mere et ønske end en realitet. I takt med globaliseringen af økonomier er der opstået nye muligheder for at opnå velstand og øget livskvalitet gennem handel, videndeling og adgang til teknologi. Som følge af de stigende befolkningstal og nyopståede risici i forhold til miljøet, er disse muligheder dog ikke altid til stede. Statistikker har påvist, at de positive forbedringer i levevilkår, som mange mennesker i hele verden har oplevet, skal ses i forhold til foruroligende oplysninger om miljøets tilstand samt i forhold til millioner af mennesker, der er ramt af fattigdom og hungersnød. Denne modsætning bidrager til et af de allervigtigste dilemmaer i det 21. århundrede. En af de mest betydelige udfordringer for bæredygtig udvikling er, at der stilles krav om nye og innovative valg og måder at tænke på. Mens udviklingen inden for viden og teknologi bidrager til den økonomiske udvikling, har udviklingen ligeledes potentiale til at bidrage til løsning af risici og trusler mod bæredygtigheden af vores sociale forhold, miljøet og økonomierne. Ny viden og innovation inden for teknologi, ledelse og offentlige politikker udfordrer organisationer til at foretage nye valg i forhold til hvordan drift, produktion, tjenesteydelser og aktiviteter påvirker jordkloden, mennesker og økonomierne. Den presserende og omfattede risiko og trussel mod den kollektive bæredygtighed vil sammen med de forøgede valgmuligheder gøre, at gennemsigtigheden omkring økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger bliver afgørende i forhold til effektive interessentforhold, investeringsbeslutninger og andre markedsforhold. For at kunne understøtte denne forventning og for at kommunikere klart og åbent omkring bæredygtighed, er det nødvendigt at udarbejde globale konceptrammer, et konsistent sprog og måleenheder. Det er målet for Global Reporting Initiative (GRI) at opfylde disse behov ved at give tillidsskabende og pålidelige rammer for bæredygtighedsrapportering, som alle organisationer uanset størrelse, branche eller beliggenhed, kan benytte sig af. Gennemsigtighed omkring bæredygtighed for aktiviteter på organisationsniveau er interessant for en række interessenter, herunder forretningslivet, arbejdstagere, NGO er, investorer, regnskabsvæsenet osv. Derfor har GRI sat sin lid til samarbejdet med et større ekspertnetværk fra alle interessentgrupperne gennem konsensussøgende høringer. Siden GRI s etablering i 1997 har høringerne samt best practice været med til at forbedre rapporteringsrammerne. Denne dialog og erfaringsudveksling med mange interessenter har medvirket til at give rapporteringsrammerne den store troværdighed de nyder hos en række af interessentgrupperne. 2 2000-2006 GRI 1 World Commission on Environment and Development. Our Common Future. Oxford: Oxford University Press, 1987, s. 43.
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Oversigt over bæredygtighedsrapportering Formålet med en bæredygtighedsrapport Bæredygtighedsrapportering er en praksis, hvormed organisationer kan måle, oplyse om og gøres ansvarlige for deres resultater hvad angår målet om bæredygtig udvikling over for interne og eksterne interessenter. Bæredygtighedsrapportering er et bredt begreb, der anvendes til at beskrive rapporter om økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger (f.eks. den tredobbel-te bundlinje, rapportering om virksomhedernes sociale ansvar osv.). En bæredygtighedsrapport skal give et afbalanceret og fornuftigt billede af den rapporterende organisations positive såvel som negative bidrag til bæredygtighedsresultater. Bæredygtighedsrapportering, som er baseret på rapporte-ring inden for GRI s rapporteringsramme, skal indeholde oplysninger om de resultater, der er opnået i rapporte-ringsperioden for så vidt angår organisationens forpligtel-ser, strategi samt ledelsestilgang. Rapporterne kan bl.a. anvendes til følgende formål: Benchmarking og vurdering af bæredygtighedsresultater i forhold til lovgivning, normer, regelsæt, standarder og frivillige initiativer, Tilkendegivelse af, hvordan organisationen påvirker og påvirkes af forventninger om bæredygtig udvikling, og G3 Reporting Framework Sammenligning af resultater inden for organisationen samt mellem forskellige organisationer over tid. Information om GRI s rapporteringsramme Alle dokumenter til rapportering inden for GRI s ramme er udviklet i en dialog mellem interessenter fra forretningslivet, investeringssamfundet, arbejdstagere, samfundet, regnskabsvæsenet, den akademiske verden osv. Alle dokumenter til rapportering inden for GRI s ramme skal løbende testes og forbedres. GRI s begrebsramme for rapportering skal være de generelt accepterede rapporteringsramme for en organisations økonomiske, miljømæssige og sociale resultater. Rammen er udarbejdet således, at de kan anvendes af alle organisationer uanset størrelse, branche eller beliggenhed. Desuden tager rammen højde for de praktiske behov, som forskellige organisationer står overfor. Det gælder både små virksomheder og virksomheder med mere vidtrækkende og geografisk spredt drift. GRI s rapporteringsramme dækker over et generelt og branchespecifikt indhold, som en række interessenter verden over er blevet enige om skal være generelt gældende for rapportering om organisationers bæredygtighedsresultater. Retningslinjerne for bæredygtighedsresultater (i det følgende retningslinjerne ) omfatter principper for beskrivelsen af rapportens indhold og sikring af kvaliteten af de rapporterede oplysninger. Retningslinjerne omfatter desuden standardoplysninger om resultatindikatorer og andre oplysninger, som f.eks. vejledning i enkelte tekniske emner i forhold til rapportering. Hvordan der skal rapporteres Principper og vejledning Standardoplysninger Branche-specifikke tillæg Rapporteringsramme Protokoller Hvad der skal rapporteres Figur 1: GRI s rapporteringsramme 3
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Indikatorprotokoller findes for hver resultatindikator i retningslinjerne. Protokollerne fastlægger definitioner, vejledninger og andre oplysninger, der skal gøre det lettere for rapportskriverne at sikre en konsistent fortolkning af resultatindikatorerne. Brugerne af retningslinjerne bør også benytte sig af indikatorprotokollerne. Branchespecifikke tillæg komplementerer retningslinjerne med fortolkninger og vejledning i, hvordan en bestemt branche kan anvende retningslinjerne, og omfatter branchespecifikke resultatindikatorer. Gældende branchespecifikke tillæg kan anvendes udover retningslinjerne, og ikke i stedet for disse. Tekniske protokoller er udarbejdet for at vejlede om spørgsmål, der måtte opstå under rapportering, som f.eks. fastsættelse af rapportens afgrænsning. Protokollerne skal anvendes sammen med retningslinjerne for indikatorerne, og som branchespecifikke tillæg, og dækker de spørgsmål som de fleste organisationer må tage stilling til i løbet af et rapporteringsforløb. Orientation to the Reporting Guidelines Information om GRI-retningslinjerne Retningslinjerne for bæredygtighedsrapportering omfatter rapporteringsprincipper, rapporteringsretningslinjer og standardoplysninger (herunder resultatindikatorer). Ovennævnte punkter anses for at være lige vigtige. Kapitel 1 - Rapporteringsprincipper og vejledning Kapital 1 beskriver de tre vigtigste punkter i rapporteringsforløbet. I dette afsnit beskrives rapporteringsprincipper om væsentlighed, interessentinvolvering, bæredygtighedskontekst, og fuldstændighed. Kapitel 1 indeholder desuden grundlæggende test for hvert princip. Det er brugen af principperne sammen med standardoplysninger, der bestemmer hvilke emner og indikatorer, der skal rapporteres om. Dette efterfølges af principper om afbalancering, sammenlignelighed, præcision, rettidighed, troværdighed og klarhed, sammen med test der kan benyttes til at opnå den rette kvalitet i de rapporterede oplysninger. Denne del af retningslinjerne slutter af med en vejledning i, hvordan rapporterende organisationer kan definere antallet af enheder repræsenteret i rapporten (også kaldet afgrænsning af rapporten ). Rapporteringsmuligheder Standardoplysninger Principper og vejledning Vejledning i beskrivelse Rapportens indhold Principper for beskrivelse af rapportens indhold Principper til sikring af rapportens kvalitet Vejledning i afgrænsning af rapporten INPUT INPUT INPUT INPUT Profil Ledelsestilgang Resultatindikatorer OUTPUT OUTPUT OUTPUT Figur 2: Oversigt over GRI-retningslinjerne Fokuseret bæredygtighedsrapport 4 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Kapitel 2 - Standardoplysninger Kapitel 2 omfatter de standardoplysninger, der skal inkluderes i bæredygtighedsrapporter. Der skal i retningslinjerne anføres relevante oplysninger, som er vigtige for de fleste organisationer, og som er af interesse for de fleste interessenter. Følgende 3 standardoplysninger skal angives: Strategi og profil: Oplysninger, der bestemmer den overordnede sammenhæng for forståelsen af organisationers resultater for strategi, profil og ledelse. Ledelsestilgang: Oplysninger, der beskriver, hvorledes en organisation håndterer et nærmere angivet antal emner for at forstå de resultater, der er opnået inden for et specifikt område. Resultatindikatorer: Indikatorer der sammenligner oplysninger om organisationens resultater inden for økonomi, miljø og sociale forhold. Anvendelse af retningslinjerne Kom godt i gang GRI opfordrer alle organisationer (private, offentlige eller frivillige) til at rapportere i henhold til retningslinjerne, hvad enten de er begyndere eller erfarne rapporterende organisationer og uanset størrelse, branche eller beliggenhed. Rapporteringen kan ske på flere forskellige måder, f.eks. via internettet eller i trykt form, som selvstændige rapporter eller som en del af regnskabsaflæggelsen. Det første skridt er at få fastlagt rapportens indhold. Vejledning herom findes i kapitel 1. Nogle organisationer vælger måske helt fra begyndelsen at rapportere inden for GRI s rapporteringsramme, mens andre organisationer vælger at begynde med de bedst mulige og mest praktiske emner først og herefter rapportere om andre emner. Alle rapporterende organisationer skal beskrive rapportens omfang og opfordres til over tid at informere om deres planer for udvidelse af rapportering. GRI-anvendelsesniveauer Organisationer skal som del af rapportens udarbejdelse oplyse deres niveau for anvendelse af GRI s rapporteringsramme via ordningen om GRIanvendelsesniveauer. Denne ordning skal: Give læsere af rapporten klarhed om omfanget af GRI-retningslinjerne og andre rapporteringselementer, der anvendes under rapportens udarbejdelse Sørge for at rapportskriverne har en vision eller fremgangsmåde for, hvordan anvendelse af GRI s rapporteringsramme gradvist kan udvides over tid. En beslutning om anvendelsesniveauet bidrager til klar kommunikation om, hvilke dele af GRI s rapporteringsramme, der er anvendt under rapportens udarbejdelse. For at imødekomme behovene hos erfarne og mellemerfarne brugere, og nybegyndere er ordningen inddelt i tre niveauer: A, B og C. Rapporteringskriterierne for hvert niveau afspejler en øget anvendelse og dækning af GRI s rapporteringsramme. En organisation kan erklære sig på plus (+) niveau på hvert niveau (f.eks. A+, B+, C+), såfremt de har benyttet sig af ekstern verifikation. 2 En organisation selvdeklarerer rapporteringsniveauet på baggrund af egne vurderinger af rapportens indhold i forhold til de kriterier, der er fastlagt for anvendelsen af GRI-niveauerne. 2 Se afsnittet om verifikation under generelle bemærkninger til rapportering såfremt der ønskes mere information om mulighederne for verifikation. 5
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Udover at selvdeklarere deres niveau kan rapporterende organisationer vælge en eller begge af følgende muligheder: Anmode en verificerende tredjepart om deres holdning til selvdeklarationen. Anmode GRI om at tjekke selvdeklarationen. Såfremt der ønskes flere oplysninger om anvendelsesniveauer og alle kriterierne henvises til informationspakken om GRI-anvendelsesniveauer, som er vedlagt dette dokument eller kan findes her: www.globalreporting.org Anmodning om indberetning af brug Organisationer, der har anvendt retningslinjerne og/eller andre dele af GRI s rapporteringsramme som grundlag for deres rapport, bedes informere Global Reporting Initiatve (GRI) herom i forbindelse med rapportens offentliggørelse. Organisationer kan vælge en eller samtlige af følgende muligheder for indberetning til GRI: Alene at rapportere til GRI og fremsende enten trykt og/eller elektronisk kopi. Registrere rapporten i GRI s database for rapporter på internettet. Anmode GRI om at tjekke deres selvdeklarerede anvendelsesniveau. Forøge rapportens værdi Bæredygtighedsrapportering er en dynamisk proces og et værktøj, som hverken begynder eller slutter med offentliggørelsen på tryk eller via internettet. Rapportering skal tilpasses en langt mere vidtrækkende proces, hvor organisationer fastlægger deres strategi, implementerer deres handlingsplaner og vurderer udfaldet heraf. Ved at rapportere bliver det muligt at foretage en solid vurdering af organisationers resultater, og rapportering understøtter fortsatte forbedringer af resultater over tid. Rapportering er desuden et værktøj, der inddrager interessenter, og som bidrager til at sikre, at der kommer brugbare bidrag til den organisatoriske proces. Kapitel 1: Beskrivelse af rapportens indhold, kvalitet og afgrænsning Dette kapitel omhandler principperne og retningslinjerne for rapportering hvad angår rapportens indhold, sikring af de rapporterede oplysningers kvalitet og fastsættelse af rapportens afgrænsning. Rapporteringsvejledningen beskriver de foranstaltninger, der kan træffes eller de muligheder, som den rapporterende organisation kan overveje, når denne beslutter hvad den vil rapportere om, og kan generelt bidrage til fortolkningen eller forvaltningen af hvordan GRI s rapporteringsramme kan anvendes. Der vejledes om, hvordan rapportens indhold skal beskrives, og hvordan rapportens afgrænsning skal fastsættes. Rapporteringsprincipperne beskriver de resultater, rapporten skal leve op til, og vejleder om de beslutninger, der skal tages gennem hele rapporteringsforløbet, som f.eks. valg af emner og indikatorer til rapportering, og hvordan der kan rapporteres om disse. Hvert af principperne indeholder en definition, en forklaring og et antal test, som den rapporterende organisation skal anvende i vurderingen af principperne. Disse test er værktøjer til selvdiagnosticering, og ikke specifikke oplysninger som der skal rapporteres i forhold til. Dog kan disse test bidrage til at forklare beslutninger om at anvende principperne. Rapporteringsprincipperne skal bidrage til gennemsigtighed, dvs. værdier og mål for samtlige forhold i forbindelse med bæredygtighedsrapporteringen. Gennemsigtighed er den fuldstændige fremlæggelse af informationer om emner og indikatorer. Disse informationer skal afspejle forskellige påvirkninger, gøre interessenter i stand til at tage beslutninger, samt afspejle de processer, procedurer og formodninger, der er anvendt ved udarbejdelsen af oplysningerne. Principperne er inddelt i to grupper: Principper til bestemmelse af emner og indikatorer, som organisationer skal rapportere om, og Principper til sikring af kvaliteten og den nødvendige præsentation af de rapporterede oplysninger. Principperne er inddelt således for at tydeliggøre deres roller og funktion, men uden at brugen heraf bliver ufleksibel. Hvert princip kan understøtte en række beslutninger, og kan vise sig at være brugbar ved overvejelse af spørgsmål, der rækker ud over bare at definere rapportens indhold eller sikre kvaliteten af de rapporterede oplysninger. 6 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG 1.1 Beskrivelse af rapportens indhold For at sikre en afbalanceret og reel præsentation af organisationens resultater, skal der træffes beslutninger om, hvad rapportens indhold skal omfatte. Beslutningen skal træffes under hensyntagen til såvel organisationens formål og erfaringer som til rimelige forventninger og interesser hos organisationens interessenter. Begge hensyn er vigtige i forhold til at kunne tage beslutninger om, hvad rapporten skal indeholde. Vejledning til rapportens indhold Ved udarbejdelse af bæredygtighedsrapporter, skal GRI s rapporteringsramme anvendes på følgende måde: Identificér emner og relaterede indikatorer, der er relevante og som derfor kunne være hensigtsmæssige at rapportere om. Dette skal ske ved at gentage processen med principperne om væsentlighed, interessent-involvering, bæredygtighedskontekst og gennem vejledning i, hvordan rapportens afgrænsning fastsættes. Ved identificeringen af emner er det nødvendigt at overveje relevansen af alle de indikatorer, der er identificeret i GRI-retningslinjerne, og i gældende branche-specifikke tillæg. Derudover skal andre emner af relevans for rapporten overvejes. På basis af de anførte relevante emner og indikatorer skal disse test anvendes for hvert princip til at vurdere, hvilke emner og indikatorer, der er væsentlige og derfor skal rapporteres om 3. Principles for Defining Report Content Anvend principperne til at foretage en prioritering af udvalgte emner og træffe beslutning om, hvilke der skal understreges. De specifikke metoder og processer, der anvendes til vurdering af væsentlighed, skal: Være forskellige for og defineres af hver organisation, Altid tage hensyn til vejledninger og test fastlagt i GRI s rapporteringsprincipper, og Oplyses. Ved anvendelse af GRI s rapporteringsramme bør: Kerneindikatorer og tillægsindikatorer holdes adskilte. Alle indikatorer er udviklet gennem GRI s processer med mange interessenter. De indikatorer, der betegnes som kerneindikatorer, er generelt anvendelige indikatorer og formodes at være væsentlige for de fleste organisationer. Organisationer bør rapportere om disse indikatorer med mindre de anses for uvæsentlige på baggrund af rapporteringsprincipperne. Tillægsindikatorer kan også anses for væsentlige. Indikatorerne i de endelige versioner af branchespecifikke tillæg betragtes som værende kerneindikatorer og bør anvendes på samme måde som kerneindikatorerne i retningslinjerne. Alle andre oplysninger (f.eks. virksomhedsspecifikke indikatorer) i rapporten være underlagt de samme rapporteringsprincipper og underlægges samme tekniske stringens som GRI s standardoplysninger. Det bekræftes, at der i den information, der skal rapporteres om samt rapportens afgrænsning, i tilstrækkelig grad anvendes princippet om fuldstændighed. Rapporteringsmuligheder Principper og vejledning Principper for beskrivelse af rapportens indhold INPUT Væsentlighed Interessentinvolvering Bæredygtighedskontekst Fuldstændighed Figur 3: Principper for beskrivelse af rapportens indhold 3 Oplysninger om organisationsprofil iht. GRI (1-4) gælder for alle rapporterende organisationer 7
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Principper for beskrivelse af rapportens indhold Alle rapporteringsprincipperne omfatter en beskrivelse, forklaring og en række test til vejledning i brugen af principperne. Disse test er værktøjer til selvdiagnosticering og ikke specifikke oplysninger at rapportere om. Principperne skal anvendes sammen med vejledningen om beskrivelse af indhold. Væsentlighed Definition: Rapportens indhold skal afdække emner og indikatorer, der afspejler organisationens væsentligste økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger, eller emner og indikatorer, der væsentligt påvirker interessenternes vurderinger og beslutninger. Forklaring: Organisationer skal tage stilling til en række emner, de kan rapportere om. Relevante emner og indikatorer er de, der med rimelighed kan betragtes som vigtige til afspejling af organisationens økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger eller påvirke interessenters beslutninger og dermed potentielt bør inkluderes i rapporten. Væsentlighed er den grænse, hvor spørgsmål eller indikatorer bliver så tilstrækkelig vigtige, at der bør rapporteres om det. Passeres denne grænse vil ikke alle vigtige emner være lige vigtige og vægten i rapporten bør afspejle den relative prioritering af sådanne vigtige emner og indikatorer. I finansiel regnskabsaflæggelse anses væsentlighed almindeligvis som tærsklen for indflydelse på økonomiske beslutninger hos de, der benytter sig af organisationens regnskaber, hvilket især er investorerne. Begrebet om en tærskel er ligeledes vigtig i bæredygtighedsrapportering, men indebærer en større grad af påvirkninger og interessenter. Væsentlighed i bæredygtighedsrapportering er ikke kun begrænset til de bæredygtighedsemner, der måtte have en vigtig finansiel indvirkning på organisationen. Når væsentlighed skal fastlægges i en bæredygtig rapport, skal der også tages hensyn til de økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger, der overskrider en grænse for at imødekomme nutidens behov uden at underminere fremtidige generationers behov. 4 Sådanne væsentlige spørgsmål vil ofte have en væsentlig finansiel indflydelse på organisationen på kort eller på lang sigt. Spørgsmålene vil derfor også være relevante for interessenter, der fokuserer alene på organisationens finansielle tilstand. En kombination af interne og eksterne faktorer skal anvendes til at fastslå, hvorvidt informationen er væsentlig, herunder faktorer såsom organisationens generelle mission og konkurrencestrategi, forhold udtrykt direkte af interessenterne, sociale forventninger, og organisationens indflydelse på enheder opstrøms (f.eks. leverandører) og nedstrøms (f.eks. kunder). Når organisationen vurderer væsentlighed, bør den desuden tage hensyn til de generelle forventninger, der fremgår af internationale standarder og aftaler, som organisationen forventes at overholde. Ved evalueringen af informationer om vigtige økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger eller interessenters indflydelse på beslutningstagningen 5, skal der tages hensyn til de interne og eksterne faktorer. En række fastlagte metoder kan anvendes til at vurdere vigtigheden af ovennævnte påvirkninger. Generelt henviser væsentlige påvirkninger til påvirkninger, der er genstand for grundlæggende bekymring i ekspertsamfundet, eller som er blevet identificeret ved brug af værktøjer, såsom påvirkningsvurdering, metoder eller vurdering af livscyklusser. Påvirkninger, der anses for vigtige nok til, at der kræves aktiv ledelse eller involvering fra organisationen kan sandsynligvis betragtes som vigtig. Rapporten skal fremhæve oplysninger om resultater inden for de væsentligste emner. Andre relevante emner kan inkluderes, men skal være mindre fremtrædende i rapporten. Det forløb, hvor der sker en relativ prioritering af emner til fastlæggelse, skal forklares. Establishing Materiality Ud over at vejlede om udvælgelsen af emner til rapporten, gælder væsentlighedsprincippet også for anvendel- Indflydelse på interessentvurderinger og beslutninger Ikke-væsentlige spørgsmål Væsentlige spørgsmål Relativ prioritering af rapportering Høj Lav Vigtigheden af økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger Figur 4: Definition af væsentlighed 4 World Commission on Environment and Development. Our Common Future. Oxford: Oxford University Press, 1987, s. 43. 5 Der henvises til princippet om interessent-involvering for drøftelse om interessenter. 8 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG sen af resultatindikatorer. I forbindelse med fremlæggelsen af data om resultater er der forskellige former for fuldstændighed og detaljer der kan angives i en rapport. I nogle tilfælde sker GRIvejledningen på et detaljeniveau, der generelt betragtes som hensigtsmæssigt for en specifik indikator. Generelt set skal beslutninger om rapporteringsdata rette sig efter informationens vigtighed for vurderingen af organisationens resultater og gøre det lettere at foretage hensigtsmæssige sammenligninger. pålidelige undersøgelser foretaget af personer med anerkendt ekspertviden eller af ekspertgrupper med anerkendt baggrund inden for området. Interne faktorer Ved definitionen af væsentlige emner skal følgende interne faktorer tages i betragtning: Rapportering om væsentlige emner kan indebære fremlæggelse af information, der anvendes af eksterne interessenter, og som er forskellig fra den information, der anvendes internt til daglige ledelsesformål. Men sådan information skal dog inkluderes i en rapport, hvis interessenter kan informere om vurderinger eller beslutninger, eller hvis inddragelse af interessenter kan resultere i handlinger, der vil påvirke resultaterne væsentligt eller tage fat på vigtige emner af betydning for interessenter. Test: R R R R Centrale organisationsværdier, politikker, strategier, operationelle ledelsessystemer, målsætninger og formål. Interessenternes interesser/forventninger som er specifikt investeret i organisationens succes (f.eks. medarbejdere, aktionærer og leverandører). Væsentlige risici for organisationen. Kritiske faktorer til realisering af organisationens succes. Eksterne faktorer Ved definition af væsentlige emner skal følgende eksterne faktorer tages i betragtning: R Vigtige interesser/emner og indikatorer for bæredygtighed, som interessenterne har vist interesse for. R Organisationens kernekompetencer og den måde, hvorpå disse kan eller kunne bidrage til bæredygtig udvikling. Prioritering R Rapporten prioriterer væsentlige emner og indikatorer. R R R Vigtige emner og fremtidige udfordringer for branchen, rapporteret af fagfæller og konkurrenter. Gældende lovgivning, bestemmelser, internationale aftaler eller frivillige aftaler med strategisk betydning for organisationen og dens interessenter. Rimelige estimater af bæredygtighedspåvirkninger, risici eller muligheder (f.eks. global opvarmning, HIV/Aids, fattigdom) identificeret gennem 9
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Interessent-involvering Definition: Den rapporterende organisation bør identificere sine interessenter og i rapporten forklare, hvordan den har reageret over for disses rimelige forventninger og interesser. Forklaring: Interessenter defineres som enheder eller individer, der med rimelighed kan forventes at blive væsentlig påvirket af organisationens aktiviteter, produkter og/eller tjenesteydelser, og hvis aktiviteter, med rimelighed, kan forventes at påvirke organisationens evne til at implementere sine strategier og nå sine målsætninger. Disse inkluderer enheder eller individer, hvis rettigheder i henhold til lovgivningen eller internationale konventioner giver dem et retmæssigt krav over for organisationen. Interessenter kan omfatte de, der har investeret i organisationen (f.eks. medarbejdere, aktionærer, leverandører) såvel som de, der står uden for organisationen (f.eks. lokalsamfundet). Interessenters rimelige forventninger og interesser er vigtige i forhold til mange af de beslutninger, der skal tages ved udarbejdelsen af en rapport, såsom omfang, afgrænsning, anvendelse af indikatorer og verifikation. Ikke alle organisationens interessenter vil imidlertid benytte sig af rapporten. Det er således en udfordring at afbalancere specifikke interesser/forventninger hos interessenter, som kan forventes at bruge rapporten, med generelle forventninger om ansvarlighed over for alle interessenter. Hvad angår nogle beslutninger, såsom rapportens omfang eller afgrænsning, bør der tages hensyn til rimelige forventninger og interesser hos en lang række interessenter. Det kan for eksempel være interessenter, som ikke kan give udtryk for deres meninger om rapporten, og hvis bekymringer i stedet bliver udtrykt via stedfortrædere. Ligeledes kan der være interessenter, der vælger ikke at give udtryk for deres mening om rapporten, da de sætter deres lid til forskellige former for kommunikation og involvering. I forbindelse med beslutninger om rapportens indhold, skal der stadig tages hensyn til interessenternes rimelige forventninger og interesser. Dog kan andre beslutninger om f.eks. detaljegraden for interessenter, eller forskellige interessenters forventninger om, hvad der kræves for at opnå klarhed, kræve en større fremhævelse for de, der med rimelighed kan forventes at bruge rapporten. Det er vigtigt at dokumentere processen og hvordan beslutninger er taget. Processer til interessent-involvering kan være værktøjer til forståelse af interessenters rimelige forventninger og interesser. Organisationer vil typisk iværksætte forskellige former for interessent-involvering som del af deres almindelige aktiviteter for at få idéer og bidrag til beslutninger om rapportering. Disse kan for eksempel inkludere interessent-involvering med det formål at overholde internationalt gældende standarder eller informere om løbende organisatoriske/forretningsmæssige processer. Derudover kan interessent-involvering specifikt implementeres for at informere om processen med udarbejdelse af rapporten. Organisationer kan også f.eks. benytte sig af medierne, det videnskabelige samfund eller indgå i samarbejdsaktiviteter med fagfæller og interessenter. Dette kan hjælpe organisationen med at opnå en bedre forståelse for interessenters rimelige forventninger og interesser. Processen med interessent-involvering skal dokumenteres, førend en rapport kan anses for dokumenteret. I tilfælde hvor processer med interessent-involvering er blevet anvendt til rapporteringsformål, skal disse være baseret på systematisk eller generelt accepterede tilgange, metodologier eller principper. Den generelle tilgang skal være tilstrækkelig effektiv til at sikre, at interessenternes informationsbehov er ordentligt forstået. Den rapporterende organisation skal dokumentere dennes tilgang til afgrænsning af, hvilke interessenter den har involveret, hvordan og hvornår organisationen har involveret dem, og hvordan involveringen har påvirket rapportens indhold og organisationens bæredygtighedsaktiviteter. Man skal gennem sådanne processer kunne identificere direkte idéer og bidrag fra interessenter såvel som legitime sociale forventninger. En organisation kan støde på modstridende holdninger eller forskellige forventninger fra interessenter, og vil få brug for at kunne forklare, hvordan disse er afbalanceret i forbindelse med dens rapporteringsbeslutninger. Hvis interessenterne ikke identificeres eller involveres, vil dette sandsynligvis resultere i rapporter, som ikke alle interessenter er tilfredse med eller finder troværdige. Derimod forstærker systematisk interessent-involvering interessenternes modtagelse og anvendelse af rapporten. Såfremt forløbet udføres ordentligt, kan resultatet af interessent-involveringen være at organisationen og eksterne parter opnår løbende læring og forøger ansvarligheden for en række interessenter. Ansvarlighed styrker tilliden mellem den rapporterende organisation og dens interessenter. Denne tillid forstærker rapportens troværdighed. 10 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Test: R R R R Organisationen kan beskrive de interessenter, som den er ansvarlig overfor. Rapportens indhold bygger på resultater fra processer med interessent-involvering, som organisationen har anvendt gennem dens løbende aktiviteter, og som påkræves af den juridiske og institutionelle ramme inden for hvilken, den arbejder. Rapportens indhold bygger på resultater fra processer med interessent-involvering, som er foretaget i forbindelse med rapportens udarbejdelse. De processer med interessent-involvering, som har ført til beslutningstagning om rapporten, er i tråd med omfanget og afgrænsningen af rapporten. Bæredygtighedskontekst Definition: Rapporten skal fremlægge organisationens resultater inden for en bredere bæredygtighedskontekst. Forklaring: Information om resultater skal sættes i sammenhæng. Det underliggende spørgsmål om bæredygtighedsrapportering er, hvordan en organisation i fremtiden bidrager til forbedringen eller forværringen af de økonomiske, miljømæssige og sociale forhold, udviklingen og tendenser på lokalt, regionalt eller globalt niveau. Hvis der alene rapporteres om tendenser for en individuel indsats (eller organisationens effektivitet) vil spørgsmålet ikke blive besvaret. Rapporterne skal derfor forsøge at præsentere resultaterne i forhold til bredere bæredygtighedsbegreber. Dette vil indebære en drøftelse af organisationens resultater inden for de begrænsninger og krav som stilles til miljømæssige eller sociale ressourcer på sektor, lokalt, regionalt eller globalt niveau. Dette kunne for eksempel betyde, at ud over rapportering om tendenser inden for økoeffektivitet, kunne en organisation ligeledes fremlægge dens fuldstændige forureningsmængde i forhold til det regionale økosystems kapacitet til at optage forureningskomponenten. Konceptet bliver oftest tydeligst udtrykt i miljøsammenhænge i form af globale grænser for ressourcebrug og forureningsniveauer. Dette kan dog også blive relevant med hensyn til sociale og økonomiske målsætninger, såsom nationale eller internationale socio-økonomiske mål for bæredygtig udvikling. For eksempel kan en organisation rapportere om medarbejdernes lønniveau og sociale fordele i forhold til det landsdækkende minimums og gennemsnitlige niveau for indkomster, samt kapaciteten af det sociale sikkerhedsnet i forhold til mennesker, der lever i fattigdom eller lever tæt på fattigdomsgrænsen. Organisationer, som har aktiviteter inden for forskellige geografiske områder, størrelser og brancher, har behov for at vurdere, hvordan de bedst kan indramme deres generelle organisatoriske resultater i en bredere bæredygtighedskontekst. Dette kan betyde, at der skal skelnes mellem emner og faktorer, der fremmer globale påvirkninger (såsom klimaforandringer) og de, der har mere regionale og lokale påvirkninger (såsom samfundsudviklingen). Der skal eventuelt ligeledes skelnes mellem tendenser og påvirkninger på tværs af en række aktiviteter i modsætning til at vurdere forskellige organisationers resultater. Organisationens egen bæredygtighed og forretningsstrategi danner rammerne for at drøfte resultaterne. Sammenhængen mellem bæredygtighed og organisationsstrategi skal tydeliggøres, og ligeledes skal den sammenhæng, hvorunder resultater rapporteres. 11
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Test: R Organisationen fremlægger sin forståelse af bæredygtig udvikling og anvender objektiv og tilgængelig information, såvel som midler til bæredygtig udvikling for de emner, rapporten afdækker. Fuldstændighed Definition: Dækningen af væsentlige emner og indikatorer og definitioner af rapportens afgrænsning skal være tilstrækkelige til at afspejle væsentlige økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger og gøre interessenter i stand til at vurdere den rapporterende organisations resultater i rapporteringsperioden. R R R Organisationen fremlægger sine resultater under henvisning til vidtrækkende forhold og målsætninger for bæredygtig udvikling, som afspejlet i anerkendte branchespecifikke, lokale, regionale og/eller globale publikationer. Organisationen fremlægger sine resultater således at omfanget af dens påvirkning og bidrag sættes i geografisk sammenhæng. Rapporten beskriver, hvordan bæredygtighedsemner relaterer sig til langtidssigtede organisatoriske strategier, risici og muligheder, herunder emner om forsyningskæden. Forklaring: Fuldstændighed omfatter primært dimensionerne omfang, afgrænsning og tid. Konceptet om fuldstændighed kan også bruges til at referere til metoder til informationsindsamling (f.eks. sikring af, at indsamlet data indeholder resultater fra alle lokaliteter inden for rapportens afgrænsning) og hvorvidt fremlæggelsen af information er rimelig og hensigtsmæssig. Emnerne er relateret til rapportens kvalitet, og beskrives nærmere under principperne for nøjagtighed og afbalancering senere i kapitel 1. Omfang refererer til antallet af bæredygtighedsemner afdækket i en rapport. Antallet af rapporterede emner om indikatorer skal i tilstrækkelig grad afspejle vigtige økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger. Den skal ligeledes gøre interessenter i stand til at vurdere organisationens resultater. Ved fastlæggelsen af, hvorvidt den information, der er indeholdt i rapporten, er tilstrækkelig, skal organisationen tage såvel resultaterne af processen med interessent-involvering som de vidtrækkende sociale forventninger i betragtning. Disse er betragtninger, der ikke er blevet belyst direkte som resultat af processen med interessent-involvering. Afgrænsning refererer til en række enheder (f.eks. datterselskaber, joint ventures, underleverandører osv.) hvis resultater præsenteres i rapporten. Ved fastlæggelse af afgrænsningen af rapporteringen, skal organisationen tage hensyn til omfanget af organisationer, som den har bestemmende indflydelse på (den organisatoriske afgrænsning, som ofte anvendes som en regnskabsmæssig afgrænsning), og organisationer, som den har væsentlig indflydelse på (ofte kaldet driftsmæssig afgrænsning ). Når organisationen vurderer sin indflydelse vil den være nødsaget til at overveje sin evne til at udøve indflydelse over for enheder opstrøms og nedstrøms. Afgrænsningen kan variere alt efter det specifikke forhold eller den rapporterede informationstype. Tid henviser til behovet for, at den udvalgte information udfærdiges inden for den i rapporten anførte tidsperiode. Så vidt det er praktisk, skal aktiviteter, begivenheder og påvirkninger fremlægges for den rapporteringsperiode, hvor disse opstår. Dette inkluderer rapportering om aktiviteter, der udmunder i minimale kortsigtede 12 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG påvirkninger, men som har en vigtig og rimeligt forudsigelig kumulativ effekt, som kan blive uundgåelig eller uoprettelig på lang sigt (f.eks. bio-akkumulerende eller vedholdende forurenende stoffer). I forbindelse med vurderinger af fremtidige påvirkninger - såvel positive som negative - skal den rapporterede information være baseret på velbegrundede vurderinger, der afspejler påvirkningernes sandsynlige størrelse, art og omfang. Selvom sådanne vurderinger i sagens natur er genstand for usikkerhed kan disse give brugbare information for beslutningstagerne så længe baggrunden for vurderingerne er klart oplyste, og grænserne for vurderingerne er tydeligt anerkendte. Videregivelse af oplysninger om arten og sandsynligheden for at sådanne påvirkninger opstår, selv hvis de kun bliver realiseret i fremtiden, er i overensstemmelse med målet om at give en velbalanceret og fornuftig præsentation af organisationens økonomiske, miljømæssige og sociale resultater. Test: 1.2 Principper til sikring af rapportens kvalitet Afsnittet beskriver de principper, der vejleder om hvordan man bedst kan sikre sig kvaliteten af den rapporterede information, herunder en korrekt præsentation. Beslutninger vedrørende processen omkring udarbejdelse af informationerne i rapporten skal stemme overens med disse principper. Alle principperne er grundlæggende for effektiv gennemsigtighed. Kvaliteten af informationerne gør interessenterne i stand til at foretage pålidelige vurderinger af resultaterne og træffe passende foranstaltninger. Principper til sikring af kvalitet Afbalancering Definition: Rapporten skal afspejle de positive og negative forhold ved organisationens resultater for dermed at kunne give en fornuftig vurdering af de samlede resultater. R R R Rapporten er blevet udviklet under hensyntagen til enheder omstrøms og nedstrøms og dækker samt prioriterer al information, der med rimelighed kunne betragtes som væsentlig på basis af væsentlighedsprincipperne, bæredygtighedskontekst og inkludering af interessenter. Rapporten omfatter alle enheder, der imødekommer kriterierne for at være underlagt kontrol eller væsentlig indflydelse fra den rapporterende organisation, med mindre andet er oplyst. Informationerne indeholdt i rapporten omfatter alle væsentlige foranstaltninger eller begivenheder i rapporteringsperioden. Desuden indeholder rapporten fornuftige vurderinger af væsentlige fremtidspåvirkninger fra begivenheder, der har fundet sted, når sådanne påvirkninger med rimelighed kan forudses og kan blive uundgåelige eller uoprettelige. Forklaring: Den overordnede præsentation af rapportens indhold skal give et utvetydigt billede af den rapporterende organisations resultater. Rapporten skal undgå udvælgelse, udeladelser eller præsentationsformater, som på urimelig eller uhensigtsmæssig vis vil påvirke rapportlæserens beslutning eller bedømmelse. Rapporten skal inkludere såvel gunstige som ugunstige resultater og emner, der kan påvirke interessenters beslutninger i forhold til beslutningernes væsentlighed. Rapporterne skal tydeligt skelne mellem faktuel fremlæggelse og den rapporterende organisations fortolkning af oplysninger. Test: R R Der skal i rapporten oplyses om gunstige og ugunstige resultater og emner. Oplysningerne i rapporten skal gives i et format, der tillader brugerne at gennemskue den positive og negative udvikling i resultaterne fra år til år. R Rapporten undlader ikke relevant information, der kunne få indflydelse på eller informere om interessenters vurderinger eller beslutninger, eller som kunne afspejle væsentlige økonomiske, miljømæssige og sociale påvirkninger. R Fremhævelsen af forskellige emner i rapporten skal stå i forhold til deres relative væsentlighed. 13
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Sammenlignelighed Definition: Spørgsmål og information skal udvælges, samles og rapporteres på den samme måde. Den rapporterede information skal fremlægges på en måde, der gør interessenter i stand til at analysere ændringer i organisationens resultater over tid, og som kan være til støtte for analyser i forhold til andre organisationer. Forklaring: Sammenlignelighed er nødvendigt for evalueringen af resultater. Interessenter, der bruger rapporten skal være i stand til at sammenligne den information, der er rapporteret om økonomiske, miljømæssige og sociale resultater, med organisationens hidtidige resultater, dens målsætninger, og til en vis grad, med andre organisationers resultater. Konsekvent rapportering gør det muligt for eksterne parter at benchmarke resultaterne og vurdere fremskridt som del af bedømmelsesaktiviteter, investeringsbeslutninger, særlige programmer og andre aktiviteter. Sammenligninger mellem organisationer kræver følsomhed over for faktorer såsom afvigelser i organisationens størrelse, geografiske indflydelse og andre hensyn, der kan påvirke en organisations relative resultater. Hvor det er nødvendigt, skal rapportskriverne overveje at give en sammenhæng, der kan hjælpe brugerne til at forstå de faktorer, der er medvirkende til afvigelser mellem forskellige organisationers resultater. Bevarelse af konsekvente metoder til at beregne data, rapportens layout og forklaring af metoder og forudsætninger, der anvendes til at udarbejde Principles for Ensuring Report Quality informationen, gør det nemmere at sammenligne over tid. Således som emners relative vigtighed for en given organisation og dens interessenter ændrer sig over tid, vil indholdet i rapporten også udvikle sig. Inden for grænserne for princippet om væsentlighed skal organisationer dog sigte mod konsistens i deres rapportering over tid. En organisation skal inkludere det samlede tal (dvs. absolutte data såsom ton af affald) såvel som nøgletal (dvs. normaliseret data såsom affald pr. enhed til produktion) for at gøre det muligt at foretage analytiske sammenligninger. Hvis der sker ændringer i afgrænsningen, omfanget og længden af rapporteringsperioden, eller indholdet (herunder design, definitioner og brug af indikatorer i rapporten) skal den rapporterende organisation, når det er praktisk, tilpasse nuværende oplysninger sammen med historiske data (eller omvendt). Dette sikrer, at information og sammenligninger er såvel troværdige som meningsfulde over tid. I tilfælde hvor sådanne reguleringer ikke forekommer, skal rapporten give forklaringer på årsager og implikationer for fortolkningen af aktuelle oplysninger. Test: R R R Rapporten og den information, der gives heri, kan sammenlignes år for år. Organisationens resultater kan sammenlignes med relevante benchmarks. Det skal være muligt at identificere og forklare væsentlig variation mellem rapporteringsperioder hvad angår afgrænsningen, omfanget, længden af rapporteringsperioden, eller den information, der gives i rapporten. Rapporteringsmuligheder Principper og vejledning Principper til sikring af rapportens kvalitet INPUT Afbalancering Klarhed Nøjagtighed Rettidighed Sammenlignelighed Pålidelighed Figur 5: Principper til sikring af rapportens kvalitet 14 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG R R Rapporten skal, hvor dette er muligt, benytte sig af generelt accepterede protokoller til indsamling, registrering og fremlæggelse af information, herunder GRI s tekniske protokoller for indikatorer indeholdt i retningslinjerne. Der kan benyttes i rapporten GRI s branchespecifikke tillæg, hvor dette er muligt. Nøjagtighed Definition: Den rapporterede information skal være tilstrækkelig nøjagtig og detaljeret for interessenter til at kunne vurdere den rapporterende organisations resultater. Forklaring: Svar på økonomiske, miljømæssige og sociale emner og indikatorer kan udtrykkes på mange forskellige måder lige fra kvalitative svar til detaljerede kvantitative registreringer. De karakteristika der bestemmer nøjagtighed varierer alt efter typen og brugeren af informationen. For eksempel er nøjagtigheden af kvalitativ information i overvejende grad bestemt ud fra graden af klarhed, detalje og afbalancering i fremlæggelsen, inden for en passende afgrænsning af rapporten. Nøjagtigheden af kvantitativ information kan på den anden side afhænge af, hvilke metoder der er anvendt til indsamling, udarbejdelse og analyse af data. Den konkrete nøjagtighedsgrænse, der er påkrævet afhænger i en vis grad af, hvordan informationen vil blive anvendt. Visse beslutninger kræver en højere grad af nøjagtighed i den rapporterede information end andre. Test: R R R R R Rapporten skal anføre de beregnede data. Databeregningsmetoder og beregningsgrundlag skal beskrives på passende vis, og kan sammenlignes med andre organisationers resultater. Fejlmarginen for kvantitative data må ikke være så stor at den i væsentlig grad påvirker interessenters evne til at nå frem til passende og kvalificerede konklusioner omkring resultater. Det anføres i rapporten, hvilke data der er blevet vurderet samt de underliggende forudsætninger og metoder, der er anvendt til at udarbejde vurderingerne, eller hvor informationen kan findes. De kvalitative udsagn indeholdt i rapporten er gyldige på basis af anden rapporteret information og andre tilgængelige beviser. 15
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Rettidighed Definition: Rapportering sker efter en fast tidsplan, og informationen bliver tilgængelig tidsnok til at interessenterne kan træffe kvalificerede beslutninger. Forklaring: Brugbarheden af informationerne er tæt knyttet til, hvorvidt den tidsmæssige koordinering af oplysninger til interessenterne gør dem i stand til at indarbejde informationerne på effektiv vis i deres beslutningstagning. Tidspunktet for offentliggørelse henviser både til, hvor regelmæssigt rapportering sker og til hvor tæt på rapportens udarbejdelse de konkrete begivenheder er sket. Selvom der ønskes en konstant informationsstrøm af hensyn til imødekommelse af visse formål, skal rapporterende organisationer forpligte sig til at give konsoliderede oplysninger om deres økonomiske, miljømæssige og sociale resultater på et bestemt tidspunkt. Konsistens i rapporteringsfrekvensen og rapporteringsperiodens længde er ligeledes nødvendig for at kunne sikre sammenlignelig information over tid og for at sikre, at rapporten er tilgængelig for interessenterne. Hvis tidsplanerne for bæredygtig rapportering og regnskabsaflæggelsen sker samtidig, kan dette være af betydning for interessenterne. Organisationen skal afbalancere behovet for at give information til tiden med vigtigheden af at sikre, at informationen er pålidelig. Test: R R R Informationen i rapporten videregives, mens den er aktuel i forhold til rapporteringsperioden. Indsamling og offentliggørelse af vigtig information er i overensstemmelse med tidsperioden for bæredygtighedsrapportering. Informationen indeholdt i rapporten (herunder internetbaserede rapporter) anfører klart den pågældende tidsperiode, hvornår den bliver opdateret, og hvornår de seneste opdateringer er foretaget. Klarhed Definition: Informationen skal være til rådighed på en forståelig og tilgængelig måde for de interessenter, der bruger rapporten. Forklaring: Rapporten skal fremlægge informationerne på en måde, der er forståelig, tilgængelig og brugbar for organisationens række af interessenter (på tryk eller gennem andre kanaler). Interessenter skal kunne finde den ønskede information uden urimelige anstrengelser. Informationen skal præsenteres således, at den er forståelig for interessenter, som har en fornuftig forståelse for organisationen og dens aktiviteter. Grafikken og de konsoliderede datatabeller kan medvirke til at sørge for, at informationen i rapporten er tilgængelig og forståelig. Hvordan informationen er samlet kan ligeledes påvirke klarheden af rapporten, hvis den enten er væsentligt mere eller mindre detaljeret, end interessenterne har forventet. Test: R R R R Rapporten omfatter den grad af information interessenterne påkræver, men uden overdrevne og unødvendige detaljer. Interessenterne kan finde den særlige information de ønsker uden urimelige anstrengelser, ved at kigge i indholdsfortegnelsen, kort, links eller via andre hjælpefunktioner. I rapporten undgås brugen af tekniske begreber, akronymer, jargon eller andet indhold, som interessenterne er ubekendt med, og rapporten skal indeholde forklaringer, hvor dette er nødvendigt, i de relevante afsnit eller i en ordliste. Data og information i rapporten er tilgængelig for interessenterne, herunder de der har særlige behov for tilgængelighed (f.eks. forskellige kompetencer, sprog eller teknologi). 16 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Pålidelighed Definition: Information og processer anvendt ved udarbejdelsen af en rapport skal indsamles, registreres, udarbejdes, analyseres og videregives på en måde, så den kan gøres til genstand for undersøgelse og informationens kvalitet og væsentlighed kan bekræftes. Forklaring: Interessenter skal kunne være sikre på, at en rapport kan kontrolleres for nøjagtigheden af dens indhold og det omfang i forhold til hvilket, den på passende vis har anvendt rapporteringsprincipperne. Informationer og data omfattet af rapporten skal støttes af interne kontroller eller dokumentere, at de kan kontrolleres af andre personer eller enheder end de, der har udarbejdet rapporten. Oplysninger om resultater, som ikke er dokumenteret af beviser, skal ikke anføres i en bæredygtighedsrapport, medmindre den giver en fremstilling af væsentlig information, og rapporten giver utvetydige forklaringer af usikkerheder, der er forbundet med informationen. De beslutningsprocesser, der ligger bag en rapport, skal være dokumenteret på en måde, der giver adgang til at vigtige beslutninger (såsom processer til fastlæggelse af rapportens indhold, afgrænsning eller interessent-involvering) kan undersøges. I forbindelse med udarbejdelsen af informationssystemer skal rapporterende organisationer forvente, at systemerne eventuelt vil blive undersøgt som del af en ekstern verifikationsproces. Test: R R R R Omfanget af den eksterne verifikation er anført. Den originale informationskilde i rapporten kan identificeres af organisationen. Troværdigt bevismateriale til understøttelse af forudsætninger eller komplekse beregninger kan identificeres af organisationen. Det skal være muligt for ejerne af de originale data eller information at fremstille dette og bevidne dets nøjagtighed inden for en acceptabel fejlmargin. 1.3 Vejledning i afgrænsning af rapporten 6 Parallelt med definitionen af indholdet i rapporten skal en organisation bestemme, hvilke enheders resultater (f.eks. datterselskaber og joint ventures) der fremstilles i rapporten. Afgrænsningen af bæredygtighedsrapporten skal inkludere enheder, som den rapporterende organisation udøver kontrol over eller kan påvirke væsentligt både i og gennem dens forhold til forskellige enheder opstrøms og nedstrøms. Til fastsættelse af afgrænsningen skal følgende definitioner anvendes 7 : Kontrol: Evnen til at styre en virksomheds beslutninger omkring økonomiske og driftsmæssige politikker for at opnå gevinster gennem dens aktiviteter. Væsentlig indflydelse: Evnen til at deltage i en organisations beslutninger omkring økonomiske og driftsmæssige politikker, men ikke til at udøve indflydelse på sådanne politikker. Vejledningen nedenunder vedrørende fastsættelse af rapportens afgrænsning drejer sig om hele rapporten såvel som fastsættelsen af afgrænsning for individuelle resultatindikatorer. Ikke alle enheder inden for rapportens afgrænsning skal rapporteres på samme måde. Metoden til rapportering om en enhed vil afhænge af en kombination af den rapporterende organisations kontrol og indflydelse på enheden, og af hvorvidt oplysningerne vedrører driftsmæssige resultater, ledelsens indsats eller berettende/ beskrivende information. Vejledningen til afgrænsning af rapporten er baseret på anerkendelsen af, at forskellige forhold indebærer forskellige former for adgang til information og evnen til at påvirke resultater. Driftsmæssig information såsom udledningsdata kan f.eks. være troværdigt indsamlet fra enheder, der er kontrolleret af en organisation, men samtidig ikke være tilgængelig for en joint venture eller en leverandør. Den nedenfor viste figur vedrørende vejledning i afgrænsning fastsætter et minimum af forventninger til inkludering af enheder nedstrøms og opstrøms i forbindelse med rapportering om indikatorer og oplysninger fra ledelsen. En organisation kan dog beslutte, at det er nødvendigt at udvide afgrænsningen for en indikator til at inkludere enheder opstrøms og nedstrøms. 6 Vejledningen om afgrænsning af rapporter kommer fra afgrænsningsprotokollen. Fremtidige opdateringer af retningslinjerne indarbejder flere øvelser eller vejledning udviklet på basis af erfaringer med afgrænsningsprotokollen for rapporteringer. 7 Yderligere oplysninger om disse vilkår kan findes i afgrænsningsprotokollen. 17
RG Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering Når der indsamles information, eller en udvidelse af afgrænsningen overvejes, er fastsættelse af vigtigheden af en enhed afhængig af omfanget af dens påvirkning af bæredygtigheden. Enheder, der påvirker bæredygtigheden betydeligt, giver typisk den største risiko eller mulighed for organisationer og deres interessenter og er derfor de enheder, som organisationen med størst sandsynlighed opfattes som ansvarlig for. Vejledning i afgrænsning af rapporten Afgrænsningen i en bæredygtighedsrapport skal omfatte alle enheder i organisationen med væsentlige bæredygtighedspåvirkninger (faktisk og potentiel) og/eller enheder, som den rapporterende organisation udøver kontrol over eller har væsentlig indflydelse på, med angår økonomiske og driftsmæssige politikker og standarder. Sådanne enheder kan inddrages ved brug af enten indikatorer for driftsmæssige resultater, indikatorer for ledelsens resultater eller beretninger. Den rapporterende organisation skal, som et minimum, inkludere følgende enheder i sin rapport og anvende følgende tilgang: Establishing Reporting Boundaries Enheder, organisationen udøver kontrol over, skal være dækket af indikatorer for driftsmæssige resultater, og Enheder, organisationen har væsentlig indflydelse på, skal være dækket af oplysninger om ledelsens tilgang. Nej Har du kontrol over enheden? Nej Har du væsentlig indflydelse? Ja Nej Har du indflydelse? Ja Påvirker den væsentligt? Nej Udeluk Ja Påvirker den væsentligt? Nej Ja Ikke nødvendigt at rapportere Nej Påvirker den væsentligt? Ja Ikke nødvendigt at rapportere Ikke nødvendigt at rapportere Ja Resultatdata Oplysninger om ledelsestilgang Beskrivende rapportering om spørgsmål og dilemmaer Figur 6: Beslutningsdiagram for fastsættelse af afgrænsning 18 2000-2006 GRI
Retningslinjer for Bæredygtighedsrapportering RG Afgrænsningen for beskrivende oplysninger skal inkludere enheder, som organisationen har kontrol over/væsentlig indflydelse på, men som er forbundet med organisationens vigtigste udfordringer fordi påvirkningerne er væsentlige. Kapitel 2: Standardoplysninger Dette afsnit giver en nærmere beskrivelse af indholdet i en bæredygtighedsrapport i forhold til vejledning om fastsættelsen af indhold i Kapitel 1 i retningslinjerne. Rapporten skal dække alle enheder inden for rapportens afgrænsning. I forbindelse med udarbejdelsen af rapporten, kan en organisation vælge ikke at indsamle data for en specifik enhed eller gruppe af enheder inden for den definerede afgrænsning på baggrund af ressourcebehov, så længe en sådan beslutning ikke i væsentlig grad ændrer det endelige resultat for en oplysning eller indikator. Orientation to the Reporting Guidelines Der er tre forskellige typer af oplysninger i afsnittet. Strategi og profil: Oplysninger, der bestemmer den overordnede sammenhæng for forståelsen af organisationers resultater såsom strategi, profil og ledelse. Ledelsestilgang: Oplysninger, der afdækker hvorledes en organisation håndterer et nærmere angivet antal emner for at forstå de resultater der er opnået inden for et specifikt område. Resultatindikatorer: Indikatorer med sammenlignelige oplysninger om organisationens økonomiske, miljømæssige og sociale resultater. Rapporterende organisationer opfordres til at følge Rapporteringsmuligheder denne struktur i deres udarbejdelse af rapporter, men kan også vælge at bruge andre formater. Standardoplysninger Sammenhæng Strategi og analyse Rapport-parametre Ledelse, forpligtelser og interessent-involvering Ledelsestilgang Profil OUTPUT Resultatindikatorer Ledelsestilgang OUTPUT OUTPUT Resultater Økonomi Miljø Arbejdsforhold og anstændigt arbejde Menneskerettigheder Samfund Produktansvar Figur 7: Oversigt over GRI s standardoplysninger Fokuseret bæredygtighedsrapport 19