Til bestyrelsen og skolens daglige leder for: Frie grundskoler, private gymnasier, private studenter og hfkurser, kombinerede skoler, efterskoler, frie fagskoler og produktionsskoler Økonomisk-Administrativt Center Frederiksholms Kanal 25 1220 København K Tlf. nr.: 33 92 50 00 E-mail: stuk@stukuvm.dk www.stukuvm.dk CVR nr.: 29634750 Orientering om bemærkninger vedrørende regnskabsaflæggelsen for 2016 og om særlige forhold vedrørende regnskabsaflæggelsen for 2017 12. februar 2018 Sags nr.: 18/02114 Styrelsen for Undervisning og Kvalitet orienterer i dette brev om væsentlige forhold, som har givet anledning til bemærkninger i forbindelse med regnskabsgennemgangen for 2016 og om særlige forhold vedrørende regnskabsaflæggelsen for 2017. Vi præciserer, at der er tale om generelle betragtninger på tværs af skoleområder. De anførte bemærkninger er derfor ikke møntet på enkelte skoler. Alle skoler bør dog være opmærksomme på de forhold, der er nævnt i dette orienteringsbrev. Skoler, der har haft udfordringer i forhold til de pågældende forhold eller udfordringer i forhold til andre problemområder, har modtaget en særskilt tilbagemelding fra os om disse forhold. Bemærkninger vedrørende regnskabsåret 2016 De hyppigst forekommende områder, der har givet anledning til bemærkninger til regnskabsmaterialet for 2016 er: Bestyrelsens stillingtagen. Løn- og ansættelsesforhold. Manglende funktionsadskillelse og alene fuldmagt. Tilgodehavende skolepenge. Nedskrivning af tilgodehavende skolepenge, herunder påvirkning af beregning af egendækning. Andre tilgodehavender. Økonomistyring. Dagtilbud, jf. friskolelovens 36 a. Nedenfor uddybes vores observationer i forhold til ovennævnte områder.
Bestyrelsens stillingtagen Vi har med tilfredshed konstateret, at der er en fremgang i forhold til regnskabsåret 2015 i informationsniveauet i bestyrelsens stillingtagen til revisors kritiske bemærkninger og anbefalinger i det afgivne revisionsprotokollat til årsrapporten. Det er dog fortsat vores vurdering, at for mange skolers bestyrelser endnu ikke på tilfredsstillende vis beskriver, hvilke tiltag bestyrelsen vil iværksætte i forhold til revisors kritiske bemærkninger og anbefalinger. Vi indskærper derfor i lighed med sidste år, at bestyrelsen skal have fokus på fremover at forholde sig aktivt til alle revisors eventuelle kritiske bemærkninger og anbefalinger. Bestyrelsen skal sikre, at dette dokumenteres i den stillingtagen til revisors kritiske bemærkninger og anbefalinger, som bestyrelsen indberetter på ministeriets regnskabsportal i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Paradigmet til bestyrelsens stillingtagen ligger på ministeriets hjemmeside: https://www.uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/frieskoler/regnskab-og-revision-paa-frie-skoler/aflaeggelse-af-aarsrapportfrie-skoler Løn- og ansættelsesforhold Vi har i lighed med sidste år konstateret, at revisorerne har haft en række kritiske bemærkninger og anbefalinger vedrørende skolernes løn og ansættelsesforhold. Vi henstiller derfor til, at skolen har fokus på at sikre, at: Forhandlingsresultatet af lederens lønaftale ved frie grundskoler samt efterskoler og frie fagskoler godkendes af Frie Skolers Lærerforening (FSL). Skat, pension og bidrag mv. vedrørende ansatte beregnes og afregnes rettidigt. Ansættelseskontrakter er ajourførte og at der foreligger dokumentation for den enkelte ansattes anciennitetsberegning. Der foretages korrekt afregning af kørselsgodtgørelse. Alene fuldmagt og manglende funktionsadskillelse Vi har konstateret, at der på en række skoler fortsat er ansatte, der har alene fuldmagt til skolens konti. Vi anbefaler, at skolen gennemgår deres fuldmagtforhold med henblik på at afskaffe eller minimere brugen af alene fuldmagter. Derudover anbefaler vi, at skolen på de områder, hvor det på grund af størrelsen på skolens bogholderi ikke er muligt at etablere funktionsadskillelse, etablerer tilstrækkelige kompenserende ledelsesmæssige kontroller. 2
Tilgodehavende skolepenge Vi har konstateret, at en række skoler i 2016 har haft væsentlige tilgodehavende skolepenge. Vi ser det som en del af en god forvaltning, at skolerne har tilfredsstillende procedurer for inddrivelse af tilgodehavender. Vi skal i den forbindelse anbefale, at skolerne fremadrettet har øget fokus på inddrivelse af tilgodehavende skolepenge. Nedskrivning af tilgodehavende skolepenge, herunder påvirkning af beregning af egendækning Vi har konstateret, at der er skoler, som har foretaget store nedskrivninger af tilgodehavende skolepenge. Vi skal gøre opmærksom på, at nedskrivninger af tilgodehavende skolepenge kan påvirke beregningen af skolens egendækning. Nedskrivning af tilgodehavende skolepenge vedrørende indtægtsførte skolepenge i regnskabsåret må ikke indgå i beregningen af egendækningen. Styrelsen vil i forbindelse med opdateringen af regnskabsparadigmet for 2018 præcisere, hvordan nedskrivninger af tilgodehavende skolepenge påvirker beregningen af egendækningen fremadrettet. Andre tilgodehavender Vi har konstateret, at en del skoler har store andre tilgodehavender som ikke vedrører skolepenge. På baggrund af årsrapporterne er det ikke muligt at se, hvad disse tilgodehavender vedrører. Vi er blevet gjort opmærksomme på, at mange skoler yder lån til medarbejdere og elever til køb af computere, herunder betaler en del af udgiften til indkøb af disse. Det er vores vurdering, at skolerne ikke må afholde dele af udgifterne til en computer, der benyttes til privat brug, da dette ikke følger af overenskomsten. I sådan et tilfælde må den enkelte lærer eller elev selv afholde udgifterne. Det er videre vores vurdering, at skolen ikke må opkræve betaling for dele af udgifterne til en computer, der alene benyttes til arbejdsmæssigt brug. I sådan et tilfælde må skolen afholde alle udgifterne. Videre er vi gjort opmærksomme på, at andre tilgodehavender kan indeholde endnu ikke afregnede kontantudlæg. For så vidt angår skolernes praksis omkring kontantudlæg er det vores opfattelse, at skolerne alene bør give lærerne penge med til specifikke indkøb, og at lærerne skal indgive kvittering samt overskydende beløb til skolen straks efter indkøb. 3
Økonomistyring Vi har konstateret, at revisor har haft en del kritiske og væsentlige bemærkninger i forhold til skolernes økonomistyring. Bemærkninger vedrører primært: At der ikke i alle tilfælde udarbejdes likviditetsbudget. At budgetterne ikke er tilstrækkelige detaljeret til at foretage en tilstrækkelig økonomiopfølgning. At der har været en manglende økonomiopfølgning fra bestyrelsen. At likviditeten til den fortsatte drift er afhængig af, at der ikke sker afvigelser i budgettet. Vi skal i den forbindelse gøre opmærksom på, at det er bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for skolens drift, herunder løbende har ansvaret for at foretage en tilstrækkelig budgetopfølgning og reagere på væsentlige budgetafvigelser. Styrelsen skal underrettes straks, såfremt skolens bestyrelse eller revisor vurderer, at der kan være usikkerhed om skolens evne til at fortsætte driften. 1 Dette kunne f.eks. være, hvis skolen oplever en væsentlig aktivitets nedgang. Underretning om risiko for lukning skal ske via en særskilt mail eller brev til styrelsen. Dagtilbud, jf. friskolelovens 36 a Vi har konstateret, at enkelte skoler har valgt at udvide dagstilbuddets lokaler med skolens midler. Vi skal i den forbindelse gøre opmærksom på, at: Anvender skolen egne lokaler til dagtilbud, skal prioritetsrenter konteres/bogføres på særskilte konti, og medtages i den særlige specifikation til årsregnskabet. Anvender skolen en del af skolens egne lokaler til dagtilbud, skal prioritetsrenter fordeles ud fra fordelingsnøgle fx pr. kvadratmeter. Prioritets-renter konteres/bogføres på særskilte konti, og medtages i den særlige specifikation til årsregnskabet. Der henvises til note 13 i paradigme og vejledning for årsrapporten 2017 for frie grundskoler. (Se også note 7). Informationer vedrørende regnskabsåret 2017 Bestyrelsestjekliste gældende for regnskabsåret 2017 Vi henleder opmærksomheden på, at det for regnskabsåret 2017 er et krav, at bestyrelsen besvarer en række spørgsmål i en ny bestyrelsestjekliste, som ligger på vores hjemmeside: 1 25, i bekendtgørelse nr. 284 af 27. marts 2017 om tilskud m.v. til efterskoler og frie fagskoler, 22, i bekendtgørelse nr. 1833 af 18. december 2015 om tilskud m.v. til friskoler og private grundskoler m.v. og 6, stk. 13, i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2017 af lov om produktionsskoler. 4
https://uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/frieskoler/regnskab-og-revision-paa-frie-skoler/aflaeggelse-af-aarsrapportfrie-skoler Bestyrelsestjeklisten præciserer bestyrelsens ansvar og forpligtelser, som bestyrelsen ved underskriften af årsrapporten indestår for. Bestyrelsestjeklisten skal indberettes som et særligt dokument via ministeriets regnskabsportal i forbindelse med regnskabsindberetningen for 2017. Barselfonden, kontering Finansministeriet har besluttet, at Barselsfonden skal omlægges fra en bevillingsfinansieret til en bidragsfinansieret ordning i 2017. Som følge af omlægningen har skolerne i 2017 fået tilbageført midler svarende til de takstreduktioner, som hidtil er foretaget til finansiering af Barselsfonden. På finanslovforslaget for 2018 er de hidtidige takstreduktioner til finansiering af Barselsfonden tilbageført for 2018 og frem. Tilskuddet til barselsfonden skal i 2017 og fremadrettet konteres på: Undervisningstilskud for frie grundskoler Taxametertilskud (driftstakst 1 og 2) for efterskoler Driftstilskud for de frie fagskoler Driftstilskud for produktionsskoler Omkostningerne til Barselsfonden skal bogføres på lovpligtige afgifter personale. Regnskabsaflæggelsen 2017 Vi gør opmærksom på, at der i december 2017 er kommet enkelte ændringer til regnskabsparadigmerne. For frie grundskoler er det vigtigt at være opmærksom på, at det er et krav om at udarbejde en ny særlig specifikation for friskolelovens 36h. Derudover er der i 2017 et krav om, at donationer (kontante og ikke kontante) der samlet set overstiger 20.000 kr. fra samme donator skal opgøres i en særlig specifikation i årsrapporten. Paradigmerne findes på vores hjemmeside: https://www.uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/frieskoler/regnskab-og-revision-paa-frie-skoler/paradigmer-til-brug-foraarsrapporten-2017 Regnskabsindberetningen for regnskabsåret 2017 Fristen for indberetning af regnskabsmateriale for regnskabsåret 2017 er rykket til: Onsdag den 9. maj 2018 5
Skolen vil forud for indberetningen modtage nærmere information om de praktiske forhold omkring indberetningen. Vi konstaterede en del fejl i forbindelse med indberetningerne af årsrapporten med tilhørende revisionsprotokollat for 2016. Vi henstiller derfor til, at skolen er omhyggelig med at foretage en korrekt indberetning for regnskabsåret 2017. Desuden henstiller vi til, at der ved indberetningen ikke er personsammenfald imellem den person, der indtaster data, og den person, der signerer indberetningen digitalt med NemID. Vi gør opmærksom på, at NemID, der anvendes i forbindelse med signeringen, skal være tilknyttet skolens CVR-nr. Afslutning Såfremt dette brev giver anledning til spørgsmål, er skolen velkommen til at kontakte os på oac-support@stukuvm.dk Med venlig hilsen Helle Torland Fuldmægtig 6