Bestyrelsesmøde mandag d.19. oktober over Skype. Tilstede er: Birgit (formand), Andreas (kasserer) og Taiyo (skriftlige kommentarer til dagsordenen modtaget af Lars Beck og Lise Rasmussen) Taiyo vælges som referent. 1. Opsamling fra visionsmødet. Opgave for bestyrelsen: Gøre DFSU til medlemmernes forbund a. Middel til målet er at delagtiggøre medlemmerne i DFSU s opgaver, dvs.: UDDELEGÉR OPGAVER og MOTIVÉR TIL DELTAGELSE 2. Visionsmødet opsummering af opgaver (flere opgaver er allerede lagt ind i dagsordenen) a. DFSU som samlingskraft (15 min sammen med ovenstående) i. Overordnet er der bred enighed om, at DFSU bør indtage en rolle som en slags samlende instans: ii. en slags koordinator klubberne imellem, hvilket kan bidrage til en, på nuværende tidspunkt, manglende fællesfølelse indenfor sportsgrenen. iii. Der ønskes generelt mere kommunikation ovenfra (fra DFSU) DFSU vil forsøge at tage mere initiativ. Vil gerne spille større rolle omkring DM, så der kommer mere styr på sagerne. Derfor udarbejdes klarere retningslinjer til fremtidigt brug. b. Medlemshvervning (15 min) i. Hvor skal nye medlemmer skaffes fra? ii. Gymnasie DM som afgørende kilde hertil, samt hvor indsatsen og arbejdsbyrden forbundet med medlemshvervning, anses for værende mindst, sammenlignet med satsning på efterskoler, 8. 9. 10. klasser, Dansk skoleidræt m.fl. Der ønskes en mere koordineret indsats, og det ser ud som om, at vi fremadrettet kan få mere indflydelse. Vi skal have en klart defineret rolle ved stævnerne og der skal tilbydes undervisningsforløb til alle deltagere. Andreas prøver at banke et inde DM på benene i samarbejde med nogle gymnasie-lærere. Taiyo tager kontakt til Dansk Skoleidræt for at se, om det er muligt at lave et lignende samarbejde med 8.-10. Klasser på landsplan. iii. Det foreslås at der afholdes en træningsdag for gymnasielærerne for at centrere og minimere omkostninger i forbindelse med medlemshvervningen. Vi vil forsøge at undersøge interessen for regionale undervisningsdage for gymnasie- og skolelærere, hvor de kan blive introduceret til vores fantastiske sport. iv. Hvordan skaffers der frivillige til undervisning af gymnasieelever m.m.? 1. Kan DFSU dække omkostningerne i forbindelse med kurser som afholdes af medlemmer fra klubberne (evt. de som tidligere har deltaget i instruktørkurser)? DFSU beslutter, at man foreløbig vil tilbyde at dække alle kørsels- eller transportudgifter de frivillige måtte have ved at hjælpe til ved sådanne arrangementer. Dvs. når man tager ud for at undervise gymnasieelever, så skal man udfylde en kørselsseddel (som udarbejdes til formålet og lægges op på hjemmesiden BB) og maile til administrator@dfsu.dk
2. Det vurderes som værende den bedste løsning, at bestyrelser i klubberne, ledere og formænd, retter henvendelse til medlemmer i klubberne, når der skal skaffes instruktører til undervisning på gymnasier m.m. 3. DFSU skal være den instans, som henviser evt. interesserede gymnasier m.fl. til de enkelte klubber rundt i landet. v. Uanset målgruppe, tid og sted, bør hvervningen af nye medlemmer ske som et forløb, hvor det nye medlem har mulighed for løbende at oparbejde kendskab til regler, teknik m.m. vi. Der kunne arrangeres træningsweekender for urutinerede spillere? Klubberne bør stå for dette. Dette kunne bl.a. koordineres gennem vores udmærkede forum, og være en måde for de nye også at lære spillere fra andre klubber at kende. vii. Kommentarer fra JAN på hjemmesiden: synes vi vælger forkert fokus! Bestyrelsen holder fast i deres holdning om fokus på de ældre folkeskoleklasser, Idet der fortsat ikke er interesse for og kapacitet til at undervise børn i ultimate.. c. Landshold: (5 min) i. træner skal findes i løbet af 2010 til Open og Women af DFSU DFSU tager ansvar for at finde træner + holdkoordinator. DFSU betaler overnatning og mad til udtagelsesweekend. Det tages op igen ved budget 2011. ii. Der skal laves forslag til kontrakt iii. Der skal laves et budget iv. Person til opgaven. Tages op til rep-møde. 3. Update på gymnasiedm (LB/TJ) (5min) a. Nogen opfølgning på den? Taiyo og Lars samt et par frivillige fra Spinners deltog i gymnasie DM og fik delt en masse brochurer ud samt ikke mindst snakket med en masse elever og lærere. Der var meget positiv respons, og stor interesse for at DFSU også hjælper til med at arrangere et GymnasieDMinde. AE (og BB) følger op på dette. 4. DM-retningslinier ude/inde (10 min) a. Fra visionmødereferat: 1. DFSU som overordnede udbyder af regler, fx danne struktur for DM-runder (det væren sig opstilling af regler omkring bl.a. banestørrelser, hvornår må hold senest melde sig fra m.m.). Her snakkes også om generelle regler tilbagemelding fra klubberne til DFSU, samt konsekvenser for overtrædelse af disse regler (tidsfrister m.m.). b. Forslag bilag 1 og 2 for hhv. DMU og DMI rettelser (håber at alle vil komme med deres rettelser, dvs. have lavet dem på forhånd inden mødet) c. Forslag skal godkendes af os, og sendes til ultimateudvalget/dm-udvalget til gennemgang Forslaget gennemgås og rettes til. Det sendes til gennemgang hos ultimateudvalget. Når det er færdigrevideret sendes det til alle klubber samt lægges op på hjemmesiden. 5. Ultimateudvalget (20 min)
a. skal strukturen ændres for DM og hvem skal gøre det? Idéer? Det besluttes at tage dette op på Rep. møde. Bestyrelsen vil dog allerede nu forhøre sig om der ønskes en ændring, ligesom man vil starte en debat om strukturen på forum snarest. b. Kampprogram varetages fortsat af Carsten Hvenegaard, men alle spørgsmål i forbindelse hermed rettes til bestyrelsen. c. Pokaler? 1. 2. 3.? Medaljer? Kun i Open-rækken vil der blive delt præmier ud til top3. Vi stiller som krav, at der skal være 8 deltagende hold eller derover, før det kan komme på tale. d. Glastrofæer fortsat høre Sanne, om hvad Stephen skal have for at lave nyt design Ultimateudvalget tager sig af det 6. Praktisk udførelse af opgaver (10 min) a. Personer der skal spørges i. Dr.dk/minsport. Er der nogen frivillige, der vil stå for det? Foreløbig bruger Taiyo det til at annoncere større nyheder. De almindelige nyheder drukner i nyhedsstrømmen. MinSport ii. Bestyrelsen søger én, der vil oversætte pocketudgaven af reglerne fra engelsk til dansk. Ca. 2 A4-sider. (kontakt BB) Sætter deadline 1. december og forhører os. iii. Bo Skytte(/ÅUFK) er spurgt om de vil udfærdige ansøgningsblanket til baner i forbindelse med DM ude og inde (kontakt LB/BB) 7. Hjemmesiden (10 min) a. Trænger til en makeover, så den bliver mere brugervenlig (2-3personer til opgaven) i. Mikkel Tronhus har sagt ja med opstart af projektet i januar 2010 ii. Søren Ravn er spurgt om interesse i teamet, og er interesseret iii. kontaktpersoner: TJ og Lise Skal være brugervenlig for både administratorer og medlemmer. Taiyo tager kontakt til Søren og Mikkel omkring muligheder, osv. b. Vigtigt der bliver defineret nogle behov inden/under opgaveudførelsen c. Medlemsregister ønskes lavet på hjemmesiden i. Foreslag 1. indtastes af kasserer/formand for den pågældende klub (har login til funktion) 2. navn, køn, fødselsdato, mailadresse, spillernummer (hvis fast) (nye spillere, hvornår de er begyndt at spille måske til lidt statistik/årsag til tilvæksten) ii. Opdatering 2x årligt mailes til kassereren af administrator iii. Fordel er at vi har det reelle antal spillere hele tiden (især, hvis det opdateres oftere) iv. Vi skal kunne trække det samlede antal spillere ud, antal damer, antal herrer, over og under 19 år v. Ultimateudvalget skal kunne benytte siden i forbindelse med DM-runder, når der afleveres spillerlister, og ellers kunne de måske trækkes ud fra dette
vi. Idé: Kunne muligvis benyttes til opdatering af score/assist Taiyo mener, at alt dette kan laves ligeså let i Excel, men at hvis det ikke er for ressourcekrævende, selvfølgelig vil være en god service for alle. Medlemmernes oplysninger vil ikke være offentligt tilgængelige. d. Fra visionsmødereferat: DFSU s hjemmeside: oprettelse af en vidensbank, samt et forum tilgængeligt for alle, hvor klubber kan kommunikere på kryds og på tværs. Det besluttes at man vil prøve at køre en Månedens debat e. Fra visionsmødereferat: DFSU som kontaktcenter for udefrakommende, som kan henvende sig hertil og evt. herfra henvises videre til de enkelte klubber rundt i landet 8. Udlandet WFDF (5 min) a. EM 2011 for landshold: hvis vi skal byde på det, skal der laves en orpganisator gruppe, som vil undersøge, om det overhovedet er muligt for os med det antal spillere som er i DK Vi forhører os og undersøger muligheden. Sanne b. Medlemslister fra klubberne skal være mere specifikke se punkt 2 (hjemmesiden) i. Der ønskes opdeling i dame og herrer antal samt under 19 og over 35 år 9. Kommentarer på DFSU.dk? (3 min) a. Der ønskes konstruktive kommentarer på siden. Ordentlig tone. 10. Discene er i hus (5min) a. aktuelt befinder 400disc sig i kælderen i Odense. Da vi har fået støtte til indkøbet fra TuborgFondet er vi forpligtede til at give nogen væk. Isæt tiltænkt gymnasier og nyopstartede klubber. b. Ultimateudvalget får tildelt et antal til at medbringe til runderne. Øst og vest får 10 hver. Er passende antal af disse skal medbringes til hvert stævne, og tages i videst muligt omfang med retur, så de kan benyttes igen næste gang. 11. DVD med indendørsfinalestævne (5 min) a. Hvad skal vi bruge den til? Birgit snakker med Bo Katago. Der udtrykkes stor begejstring for projektet. b. Hvad koster den? 12. Ansvarsområder for bestyrelsens medlemmer: (20 min) a. Andreas: i. Overtager regnskab for næste år ii. Overføre løn til Taiyo iii. Udsende opkrævning af medlemsinformationer 2x årligt iv. Gymnasie DM Indendørs v. Junior-Elite b. Lars: i. Kontaktperson til ÅUFK blanket til kommuner c. Lise: i. Kontaktperson til 1. Website d. Sanne:
i. Besvare mails ii. Lave opsøgende arbejde for, om DK er stort nok til at afholde EM 2011 e. Birgit i. Indsamle/udarbejde opgavebeskrivelser i bestyrelsen, så der ligger en årsplan af opgaver som er til at gå til, såfremt der kommer en ny bestyrelse ii. Udlandskontakt iii. Nyhedsmailinputs iv. Sørge for transportable baner bringes til huse inden næste udendørssæson v. Kontaktperson til 1. Andreas start en ny klub 2. oversættelse af pocketregler 3. GymnasieDM kontaktperson sammen med Andreas f. Taiyo i. Regnskab til 1. januar ii. Søge fonde iii. Kontaktperson til 1. Hjemmesideudviklingsteamet Mikkel, Søren 13. Evt. Det nuværende regnskabsprogram finder både Taiyo og Andreas for omfattende, og det besluttes, at Andreas har frie hænder til at finde et nyt eller tage en anden beslutning inden næste regnskabår. Andreas sendes på kassererkursus for at være mere kompetent til at varetage opgaven som kasserer. Taiyo har en række forslag initiativer fra DFSU. Bl.a. indkøb af CO2 kvoter for at gøre forbundet CO2- neutralt, der bifaldes af den øvrige bestyrelse. Taiyo sætter initiativet i gang.