Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 19-06-2014 Sagsnr.: 2014-021-00352 Indkaldelse til møde 2014-2 i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg Torsdag den 26. juni kl. 9.00 11.30 Krogstræde 3, lokale 4.130 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Bilag: A. Udkast til dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møde Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 27.3.2014 3. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Præsentation af nye medlemmer af udvalget samt nyvalgte medlemmer til forretningsudvalget Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Øvrige meddelelser Orientering om Årsrapport 2013 http://www.e-pages.dk/aalborguniversitet/213/ Orientering om Rebudget 2014 4. Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM, herunder AAU s erhvervspsykologordning Bilag: A. Oversigt over sygefravær i ADM (fortroligt B. Oversigt over arbejdsskader (fortroligt) 1
5. Evaluering af udvalgets arbejde Bilag: A. Cirkulære om aftale om samarbejde (se link) http://www.samarbejdssekretariatet.dk/fileadmin/user_upload/documents/rammer_f or_su/publikationer/su-aftale2013.pdf Bilag: B. Resultater af spørgeskemaundersøgelse (udleveres på mødet) 6. Godkendelse af revideret forretningsorden Bilag: A. Udkast til revideret forretningsorden 7. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder 8. Eventuelt 2
Foreløbigt referat af møde 2014-01 i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 28-03-2014 Sagsnr.: 2014-021-00352 Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng** X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Ane Lyngø X ØA: Morten Winterberg X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Kirsten Birk Wogensen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Majbritt Kortegaard* X Metal: Palle Mørch X 3F: Marianne Vibeke Strellner X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X * Substitut for Heidi Sørensen (orlov) ** Trine Bovbjerg deltog som substitut for Kjeld Lanng 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. X 2. Godkendelse af referat af seneste møder den 21.11.2013 og den 10.12.2013 Referaterne blev godkendt. 1
3. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora HSU Formanden orienterede om, at HSU har drøftet udkast til ny standardforretningsorden for samarbejdsudvalg samt udkast til ny aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg ved Aalborg Universitet på baggrund af det nye samarbejdscirkulære. Fællesudvalget tilpasser sig HSU s retningslinjer. HSU har drøftet finansiering og kontering af kompensation for tillidsrepræsentantarbejdet. Ledelsen skal forholde sig til en indstilling fra HR-afdelingen, som er på vej. Derefter bliver der truffet beslutning om kompensationsstrukturen. HSU drøftede desuden de vanskelige parkeringsforhold på flere lokationer i Aalborg. Der er p.t. flere p-pladser end påkrævet, og det overvejes at omdanne gæstepladserne til tidsbegrænsede pladser. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Ændring af Teknisk Forvaltnings organisationsplan TF har arbejdet med en ny organisationsplan. Pga. nedskæringer i lokalearealerne samt nybyggeri er der behov for langsigtede lokaleplaner og en mere dynamisk styring på området. Der oprettes tre områder med hver sin leder: administration og planlægning, bygningsdrift og anlæg samt service. Øvrige meddelelser Orientering om status for mini-apv i afdelingerne samt de 5 APV-fokuspunkter Afdelingerne orienterede om status, herunder om afdelingernes arbejde med de fem APVfokuspunkter. Der er taget hånd om størstedelen af problemstillingerne i den fysiske APV. Nogle afdelinger arrangerer rådgivning fra ergoterapeut samt massageordning, mens andre afdelinger har indkøbt elastikker til træning på kontorerne. Grundlæggende er der en god trivsel i afdelingerne, men den primære problemstilling i afdelingernes psykiske APV er ubalancen mellem opgaver og ressourcer. Ubalancen mellem drift og udvikling fylder knapt så meget. Der er igangsat flere tiltag i afdelingerne til italesættelse og håndtering af problemstillingerne, og flere afdelinger har gennemført mindre spørgeskemaundersøgelser/mini- APV er, herunder i ØA, hvor der er taget udgangspunkt i TEKNAT s APV-værktøj. Udvalget drøftede kommunikationsflowet i forhold til information fra ledelse til medarbejdere om beslutninger og opgaver, og der var enighed om, at der hele tiden skal arbejdes på at øge informationsniveauet til og fra ledelse, udvalg mv. TF har foretaget valg til arbejdsmiljøorganisationen, og det første møde afholdes snarset. APVpunkterne er på den baggrund ikke behandlet endnu. Formanden opfordrede til, at alle afdelingerne gennemfører mini-apv er. Til inspiration udsendes Økonomiafdelingens variant af TEKNAT s mini-apv samt i øvrigt Charlotte Trend Bakmanns oplæg fra mødet i november 213. Arbejdstilsynets tilsynsbesøg Arbejdstilsynet har været på tilsyn i afdelingerne, hvilket har resulteret i en grøn smiley til ADM. Der var enighed om, at der havde været en god dialog og vejledning fra Arbejdstilsynet. ØA modtog efterfølgende en vejledning vedr. en specifik problemstilling, som afdelingen allerede var opmærksom på. 2
Det blev aftalt, at HR-afdelingen endnu engang skal se på opdelingen i p-numre. ATOL gjorde opmærksom på, universitetet har tilknyttet konsulentfirmaet Alectia, som kan rådgive i forhold til indretning af kontor mv. Medlemmernes udpegningsperioder Der indføres 2-årige udpegningsperioder for afdelingernes arbejdsmiljørepræsentanter gældende fra 1. juni 2014. Afdelingerne bedes igangsætte fornyelse af arbejdsmiljørepræsentanternes mandater. Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten http://www.samarbejdssekretariatet.dk/fileadmin/user_upload/documents/rammer_for_su /Publikationer/SU-aftale2013.pdf Ingen bemærkninger. Ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget, jf. SU-aftalen http://www.samarbejdssekretariatet.dk/fileadmin/user_upload/documents/rammer_for_su /Vejledning/Notat_om_information.pdf Ingen bemærkninger. Afholdelse af det lovpligtige arbejdsmiljøkursus i april MVS deltager i kurset i april, mens MW og ATOL vil forsøge at deltage i næstkommende kursus. 4. Drøftelse af ligestilling i ADM Statistikken viser, at der øverst i ledelsesstrukturen er en ligelig fordeling mellem mænd og kvinder. Det gælder dog ikke længere nede i organisationen, hvor der er et markant flertal af kvinder. Trine Bovbjerg orienterede om ligestillingsudvalget med Lene Lange som formand og med repræsentation fra hovedområderne. Administrationens repræsentant i udvalget er Lise Thorup Pedersen fra Ledelsessekretariatet. Det er ifølge TB væsentligt, at Fællesudvalget drøfter ligestilling og sender eventuelle overordnede problemstillinger videre til HSU. TB gjorde i øvrigt opmærksom på, at man i Qlickview kan hente statistikker for de enkelte afdelinger. Fremadrettet skal det overvejes, hvordan man får mellemlederne med i statistikkerne også i forhold til eksempelvis lønstatistikker, ligesom der skal arbejdes på at få sammenligningstal på landsplan. Fremadrettet bliver TAP erne i øvrigt opdelt i mindre grupper. Det blev aftalt, at udvalget fremadrettet også skal drøfte ligestilling i forhold til etnicitet, handicap mv. 5. Godkendelse af udvidelse af Fællesudvalget Det blev besluttet, at arbejdsmiljøgruppen i campusadministrationen i København når denne er nedsat bliver en del af Fællesudvalget. Det blev desuden bemærket, at det ikke fungerer optimalt, at medarbejderne i København er tilknyttet en tillidsrepræsentant i Aalborg. HR-afdelingen er opmærksom på problemstillingen. 6. Ændring af udvalgets navn Fællesudvalget ændrer navn til Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA). 3
7. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder B. Årshjul På grund af den fortsatte usikkerhed om Administrationens ramme for 2014 blev det besluttet at fastholde beslutningen om udskydelse af lokallønsforhandlingerne til oktober. Der sendes information herom til medarbejderne i ADM. Principperne for lokallønsforhandlingerne drøftes på udvalgets møde i september. Eventuelt Ingen bemærkninger. 4
Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 19-06-2014 Sagsnr.: 2012-021-00180 Forretningsorden for Fællesadministrationens ADM Fællesudvalg for ssamarbejdes- og arbejdsmiljøudvalg (ASA) 1 Regelgrundlag Stk. 1 Fællesudvalget Udvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde, samarbejdsudvalg og arbejdsmiljø. 1 2 Formål Stk. 1 Fællesudvalget Udvalget har til opgave at varetage de overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøspørgsmål i ADM inden for de rammer, som udstikkes af den overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation. Fællesudvalgets Udvalgets overordnede opgaver er beskrevet i et tillæg til forretningsordenen. 2 3 Udvalgets sammensætning Stk. 1 Udvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren (formand og mødeleder) Lederne af ADM s afdelinger Administrationschef ved AAU København Fællesadministration 5 medarbejderrepræsentanter udpeget af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer (tillidsrepræsentanter) 1 arbejdsmiljørepræsentant fra hver af ADM s afdelinger. 1 arbejdsmiljørepræsentant fra AAU København Fællesadministration Såfremt en afdeling har flere arbejdsmiljørepræsentanter, vælges repræsentanten af og blandt afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter. Medarbejderrepræsentanterne Arbejdsmiljørepræsentanterne og tillidsrepræsentanterne vælger en næstformand blandt de medarbejderrepræsentanter, der er udpeget af de forhandlingsberettigede personaleorganisationertillidsrepræsentanterne. 1 Cirkulære nr. 9444 af 27/08/2013 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten samt bekendtgørelse nr. 1072 af 07/09/2010 af lov om arbejdsmiljø. 2 Oversigt over lov- og aftalebestemte samarbejds- og arbejdsmiljøopgaver. 1
Stk. 4 Medarbejderrepræsentanterne, arbejdsmiljørepræsentanterne og næstformanden vælges for 2 år gældende fra 1. juni 2014. Stk. 45 HR-chefen fungerer som stedfortræder ved formandens fravær. Stk. 56 Sikkerhedschefen deltager i møderne som observatør 3. Stk. 67 Universitetsdirektøren udpeger en medarbejder, der ikke er medlem af udvalget, som sekretær for Fællesudvalget ASA og for Forretningsudvalget. 4 Forretningsudvalg Stk. 1. Der nedsættes et Forretningsudvalg, der organisatorisk hører under FællesudvalgetASA. Forretningsudvalget har til formål at forberede de sager, som skal behandles i FællesudvalgetASA, at følge op på beslutninger truffet af Fællesudvalget ASA samt drøfte øvrige relevante emner. Forretningsudvalget sammensættes af: Universitetsdirektøren (formand og mødeleder) ASA sfællesudvalgets næstformand Lederen af Teknisk Forvaltning HR-chefen 1 arbejdsmiljørepræsentant valgt af Fællesudvalgets ASA s arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentantermedarbejderrepræsentanter 1 medarbejderrepræsentant fra Teknisk ForvaltningTF valgt af Fællesudvalgets ASA s medarbejderrepræsentanterarbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter Stk. 4 Stk. 4 Sikkerhedschefen deltager i møderne som observatør. Arbejdsmiljørepræsentanten og medarbejderrepræsentanten fra TF vælges for 2 år gældende fra 1. juni 2014 5 Arbejdsmiljøgrupper Stk. 1 For hver af ADM s afdelinger nedsættes én eller flere arbejdsmiljøgrupper, der organisatorisk hører under FællesudvalgetASA. Arbejdsmiljøgrupperne har til formål at varetage det daglige arbejdsmiljø for den afgrænsede enhed, som arbejdsmiljøgruppen dækker. Hver arbejdsmiljøgruppe sammensættes af: 1 arbejdsleder udpeget af lederen af den pågældende afdeling. Lederen skal udpege sig selv som arbejdsleder i en arbejdsmiljøgruppe i afdelingen 1 arbejdsmiljørepræsentant valgt af og blandt de medarbejdere, som arbejdsmiljøgruppen dækker 6 Mødeafholdelse Stk. 1 Der afholdes møde 4 gange årligt efter en mødeplan fastlagt af udvalget. 3 Forretningsordenens omtale af sikkerhedschefen omhandler sikkerhedschefen for arbejdsmiljø. 2
Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det påkrævet, eller såfremt næstformanden fremsætter begæring herom til formanden med redegørelse af, hvad der ønskes behandlet. Såfremt næstformanden har fremsat begæring om afholdelse af ekstraordinært møde, skal mødet afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen. Stk. 4 Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist kræver en hurtig behandling i udvalget, skal mødet søges afholdt inden fristens udløb. 7 Mødeindkaldelser og sagernes fremlæggelse Stk. 1 Dagsordenen drøftes i Forretningsudvalget ca. 14 dage før mødet og udsendes med tilhørende bilag til medlemmerne og de tillidsrepræsentanter, som ikke er med i udvalget, senest 5 arbejdsdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel. Medlemmer, der ønsker sager optaget på dagsordenen, meddeler dette til sekretæren senest 3 uger før mødets afholdelse, og præciserer, hvad der ønskes behandlet og eventuelt baggrunden herfor. Stk. 4 Dagsordenen lægges på udvalgets hjemmeside. 8 Referater Stk. 1 Referatet udarbejdes af sekretæren og godkendes af formanden. Stk. 4 Referatet udsendes til udvalgets medlemmer og de tillidsrepræsentanter, som ikke er med i udvalget, senest 14 dage efter mødets afholdelse. Referatet godkendes endeligt på efterfølgende møde i udvalget. Eventuelle bemærkninger til referatet fremgår af næste referat. Referatet lægges på udvalgets hjemmeside, når udvalgets medlemmer har haft lejlighed til at kommentere det. 9 Indhentning af bistand og vejledning Stk. 1 Ved behandling af spørgsmål, der kræver særlig ekspertise eller indsigt, kan hver af parterne anmode om, at der indkaldes særligt sagkyndige på det pågældende område fra ADM. Vedkommende deltager ikke i beslutninger. Bistand fra øvrige sagkyndige, herunder eksterne parter, kræver udvalgets enighed. 10 Information af medarbejdere Stk. 1 Det er medarbejderrepræsentanternes ansvar at informere udvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for udvalgets drøftelser 3
Det påhviler udvalgets medlemmer at sikre, at samtlige medarbejdere i ADM løbende holdes orienteret om udvalgets arbejde. 11 Uddannelse af Fællesudvalgets ASA s medlemmer Stk. 1 Medlemmerne af udvalget skal deltage i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. 12 Evaluering af udvalgets arbejde Stk. 1 Udvalget skal én gang årligt foretage en evaluering af udvalgets arbejde. 13 Tavshedspligt Stk. 1 Udvalgets medlemmer har tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler. 14 Uoverensstemmelse Stk. 1 Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på forretningsordenen kan af hver af parterne kræves behandlet i universitetets centrale udvalg for samarbejde og arbejdsmiljø (HSU og HAMIU). Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen for Samarbejdsnævnet. 15 Ikrafttrædelse, ændring og opsigelse Stk. 1 Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter Fællesudvalgets ASA s godkendelse. Ændringsforslag til forretningsordenen skal fremsendes til sekretæren senest 1 måned før afholdelse af det møde, hvor ændringen ønskes drøftet. Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel, såfremt forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. Godkendt på Fællesudvalgets ASA s møde den 21. november 201326. juni 2014 4
Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 19-06-2014 Oversigt over punkter til kommende møder i Fællesudvalget og Forretningsudvalget Møde 3-2014, 25. september 2014 Drøftelse af Budget 2015 - evt. på ekstraordinært møde Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger - forhandlingerne udskudt til oktober ifølge aftale på ekstraordinært møde den 10.12.2013 Drøftelse af strategi for anvendelse af midler fra Kompetencefonden Fastlæggelse af mødeplan Møde 4-2014, 4. december 2014 Årlig arbejdsmiljødrøftelse, herunder fokuspunkter for det næste år Drøftelse af mini-apv Drøftelse af Adfærdskodeks for ansatte samt Code of conduct for ledere på AAU - drøftelse af hvorledes disse omsættes i forhold til Fællesadministrationen Eventuelle punkter Drøftelse af politik om fleksibel arbejdstid for TAP er - behandles pt. i den administrative ledergruppe Fællesadministrationens håndtering af den økonomiske situation 1