Holmstrupgård. Retningslinje for arbejdsmiljø

Transkript

1 Holmstrupgård Februar 2016

2 Indholdsfortegnelse Arbejdsmiljøaftale for Holmstrupgård...3 Aftalens område...3 Arbejdsmiljøaftale gælder for alle ansatte på Holmstrupgård...3 Arbejdsmiljøstruktur...3 Organisationsplan for arbejdsmiljøarbejdet...4 Aktiviteter og metoder...5 Procedure for arbejdet med central udmeldte arbejdsmiljøtemaer...5 Procedure for arbejdet med sygefravær og arbejdsulykker...5 Procedure for hvorledes der arbejdes med reaktion fra Arbejdstilsynet...5 Arbejdet med trivselsundersøgelser...5 Arbejdet med den regionale APV...6 Arbejdet med løbende APV...6 Arbejdet med årskalender for arbejdsmiljøarbejdet...6 Arbejdet med politikker...6 Varetagelse af arbejdsmiljøopgaver og funktioner...6 Ledernes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet...6 Personalets deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet...6 Arbejdsmiljøgruppens ansvar (AMR og arbejdsmiljøleder)...7 AMU-repræsentanternes ansvar og pligter...7 Procedure for opfølgning på Arbejdsmiljøaftalen...8 Ændringer og opsigelse af Arbejdsmiljøaftalen...8 Denne arbejdsmiljøaftale er godkendt af AMU...8 Drøftelse og justering af Arbejdsmiljøaftalen...8 Retningsgivende dokument vedrørende standard 2.2 Arbejdsmiljø...9 2

3 Arbejdsmiljøaftale for Holmstrupgård Den lokale arbejdsmiljøaftale er en af de tre organisatoriske kvalitetsstandarder i Dansk Kvalitetsmodel. Arbejdsmiljøaftalen er udformet så den lever op til Den regionale MED- og arbejdsmiljøaftale, Model for sikkerhed for det regionalt drevne socialområde og Holmstrupgårds lokale forhold. Repræsentanter fra arbejdsmiljøudvalget på Holmstrupgård har med udgangspunkt i den regionale MEDaftale og Kvalitetsstandarden for arbejdsmiljø udarbejdet den lokale arbejdsmiljøaftale for Holmstrupgård. Arbejdsmiljøaftalen er efterfølgende blevet godkendt i Arbejdsmiljøudvalget, ledelsen og MEDudvalget. Aftalens område Arbejdsmiljøaftale gælder for alle ansatte på Holmstrupgård. Holmstrupgård har en tostrenget MEDstruktur hvori den lokale arbejdsmiljøaftale indgår som en del af arbejdsgrundlaget. Formål Arbejdsmiljøaftalen har til formål at styrke, udvikle og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet for der igennem at fremme et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hvor de ansattes trivsel og tryghed er i fokus. Et godt arbejdsmiljø på Holmstrupgård skal være med til at øge arbejdsglæde og muligheden for at yde en god faglig indsats i arbejdet med de unge. Arbejdsmiljøstruktur Arbejdsmiljøarbejdet på Holmstrupgård er struktureret efter en tostrenget model. Det betyder at det ansvarsmæssigt henhører under Holmstrupgårds arbejdsmiljøudvalg. På grund af institutionens størrelse og geografiske spredning har MEDudvalget besluttet følgende struktur for organisering arbejdsmiljøarbejdet. 3

4 Organisationsplan for sikkerheds- og sundhedsarbejdet ARBEJDSMIJØUDVALG (arbejdsmiljøkoordinator) ARBEJDSMILJØGRUPPE Bogruppen Enggården SIF FOS ARBEJDSMILJØGRUPPE Dagpersonalet HG: Rådgivergruppen Administrationen Lærere og Faglærere Rengøringen HOF ARBEJDSMILJØGRUPPE Pilen/Lunden Arbejdsmiljøgruppe Æblevangen Arbejdsmiljøgruppe Engen/Kvisten 1 Arbejdsmiljørepræsentant (AMR) og 1 arbejdsmiljøleder danner en arbejdsmiljøgruppe. Arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljøgrupperne har ansvar for at alle arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere gennemgår den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse indenfor 3 måneder efter de er valgt/udpeget. Uddannelsen består af 3 dage (22 timer) og 2 supplerende dage i det første funktionsår. De 2 supplerende dage skal være gennemført inden for de første 12 måneder. I hvert af de følgende funktionsår skal 4

5 arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere tilbydes supplerende uddannelse af 1½ dages varighed. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere har ret og pligt til at gennemføre uddannelse. Arbejdsmiljøgruppen er ansvarlig for tilmelding til uddannelsen. Arbejdsmiljøkoordinator skal sørge for, at der ud fra institutionens arbejdsmiljøbehov udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere vedrørende den supplerende uddannelse (2 dage + 1½ supplerende uddannelse). Kursusbeviset afleveres til administrationen der opbevarer beviserne samlet. Aktiviteter og metoder Procedure for arbejdet med central udmeldte arbejdsmiljøtemaer Arbejdsmiljøudvalget behandler og beslutter hvordan og hvem der skal arbejde med de centralt udmeldte temaer i sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Procedure for arbejdet med sygefravær, arbejdsulykker og personalegennemstrømning. Statistikker for sygefravær og arbejdsulykker fra alle afdelinger udskrives af administrationen hvert kvartal til Arbejdsmiljøudvalget. Statistikker for personalegennemstrømning bliver trukket fra PS-administrationen. Arbejdsmiljøudvalget skal anmode arbejdsmiljøgrupperne om at udarbejde handleplaner i forhold til sygefravær, arbejdsulykker og personalegennemstrømning Procedure for hvorledes der arbejdes med reaktion fra Arbejdstilsynet Arbejdsmiljøkoordinator skal i et samarbejde med den berørte arbejdsmiljøgruppe sikre, at der inden for 4 uger arbejdes videre med reaktion fra Arbejdstilsynet. Arbejdsmiljøudvalget orienteres på det førstkommende møde. Hvis det har relevans for de øvrige arbejdsmiljøgrupper orienteres de pr. mail. Arbejdet med regionale trivselsundersøgelser Holmstrupgårds ledelse er ansvarlig for at trivselsundersøgelser gennemføres på Holmstrupgård hvert andet år. Trivselsundersøgelser behandles på et arbejdsmiljøudvalgsmøde, når det bliver udmeldt fra regionen. Trivselsundersøgelser evalueres af afdelingslederne eventuelt i samarbejde med HR afdelingen i regionen. Afdelingslederne forpligtes til indenfor 3 måneder at sørge for at der afholdes opfølgning på trivselsundersøgelser med personalet. Afdelingslederne er ansvarlig for, at der udarbejdes en handlingsplan. 5

6 Arbejdet med den regionale APV Holmstrupgård ledelse er ansvarlig for at APV gennemføres hvert andet år Vi tilstræber, at alle medarbejdere udfylder det elektronisk APV spørgeskema. De enkelte sager vurderes i arbejdsmiljøgrupperne og opdeles i 1. sager der kan løses i de enkelte arbejdsmiljøgrupper og 2. sager der skal behandles i arbejdsmiljøudvalget. Arbejdet med løbende APV Der lægges vægt på at arbejdsmiljøgrupperne prioriterer arbejdet med løbende APV, således at arbejdsmiljøproblemer løses når de opstår eller bliver kendt. Det giver en større opmærksomhed på arbejdsmiljøet og medarbejdertilfredshed, fordi der tages hånd om at forbedre arbejdsmiljøet. Arbejdet med årskalender for arbejdsmiljøarbejdet På Holmstrupgård arbejdes efter en kalender der strækker sig over 2 år. På årets sidste arbejdsmiljøudvalgsmøde evalueres årskalenderen og de næste års arbejde planlægges og lægges ind i årskalenderen. Arbejdet med politikker Arbejdet med politikker som blandt andet sygdom, stress, forebyggelse og håndtering af vold, samt sikker arbejdsplads sker ud fra Regionens politikker og handleplaner, Holmstrupgård interne handleplaner, Den røde sikkerhedsmappe, samt årshjul. Introduktion til arbejdsmiljøaftalen Konflikthåndteringsmedarbejderne på afdelinger introducerer nye medarbejdere for Den røde sikkerhedsmappe, arbejdsmiljøaftalen og diverse politikker. Varetagelse af arbejdsmiljøopgaver og funktioner Ledernes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet Lederne har ansvar for og pligt til at medvirke til at arbejdsforholdene er arbejdsmiljømæssigt forsvarlige. Derudover har lederne ansvar for og pligt til at bringe eventuelle arbejdsmiljøproblemer frem, og deltage i trivselsmålinger samt efterleve aftalte handleplaner. Ledelsen er ansvarlig for gennemførelse af trivselsundersøgelse hvert andet år. Personalets deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet Medarbejderne har ansvar for og pligt til at medvirke til at arbejdsforholdene er arbejdsmiljømæssigt forsvarlige. Medarbejderne skal aktivt bidrage i løsning af arbejdsmiljømæssige problemer og opgaver. 6

7 Derudover har medarbejderne ansvar for og pligt til at bringe eventuelle arbejdsmiljøproblemer frem og at efterleve aftalte handleplaner. Det tilstræbes at alle medarbejdere deltager i trivselsundersøgelser og APV målinger. Arbejdsmiljøgruppens ansvar (AMR og arbejdsmiljøleder) Orienterer arbejdsmiljøudvalget om deres arbejde Varetager medarbejdernes sikkerhed og sundhed Deltage i planlægning og gennemførelse af APV Foretage løbende APV Kontrol og kortlægning af arbejdsforhold Rundering på afdelingerne i forhold til sikkerhed og brand Forebyggelse og undersøgelse af arbejdsulykker Påvirker medarbejderne til sikkerhedsfremmende adfærd. Gennemføre arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljørepræsentanternes ansvar og pligter At der er udarbejdet en Arbejdsmiljøaftale der revurderes en gang om året. At der udarbejdes en handleplan for APV erne. At der gennemføres APV hvert andet år på baggrund af udmelding fra regionen. At arbejdsmiljøgrupperne foretager løbende APV At der laves et årshjul for arbejdsmiljøarbejdet At arbejdsmiljøarbejdet inddrages i budgetbehandlingen At arbejdsmiljøarbejdet varetages i en decentral struktur (arbejdsmiljøgruppen) MEDrepræsentanten sikre information og sammenhæng mellem Arbejdsmiljøudvalget og MEDudvalget Arbejdsmiljøkoordinators ansvar og pligter Udarbejde og udsende dagsorden til arbejdsmiljøudvalgsmøderne i samarbejde med næstformanden for arbejdsmiljøudvalget Lede arbejdsmiljøudvalgsmøderne Koordinere arbejdsmiljøarbejdet mellem arbejdsmiljøudvalgsmøderne Informerer arbejdsmiljøudvalget og central udmeldte temaer m.v. Bindeled til regionens arbejdsmiljøafdeling Tid til arbejdsmiljøarbejdet Lederne skal indgå en vilkårsaftale med arbejdsmiljørepræsentanten/medrepræsentaten om, hvordan det sikres at AMR har den fornødne tid til arbejdsmiljøarbejdet og at det lægges ind i arbejdsplanen. Der sendes et kopi af Vilkårsaftalen til arbejdsmiljøkoordinatoren 7

8 Procedure for opfølgning på Arbejdsmiljøaftalen Opfølgningen skal ske hvert år i første kvartal, hvor den drøftes og vedtages i Arbejdsmiljøudvalget og MEDudvalget. Opfølgningen, der foretages af arbejdsmiljøudvalget, skal som minimum indeholde en skriftlig bagudrettet evaluering af indsatserne i det foregående års arbejdsmiljøarbejde med vurdering af: Statistikker vedrørende sygefravær, arbejdsulykker og personalegennemstrømning samt deres indflydelse på arbejdsmiljøet. Arbejdet med APV, herunder løbende APV Resultaterne af de centralt udmeldte fokuspunkter. Eventuel inddragelse af reaktioner fra Arbejdstilsynet. Samtidig med evalueringen udarbejdes en plan for indsatserne i arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år. Ændringer og opsigelse af Arbejdsmiljøaftalen Denne arbejdsmiljøaftale er godkendt af AMU og MEDudvalget. Arbejdsmiljøftalen kan af begge parter opsiges skriftligt med 9 måneders varsel til udgangen af september i ulige år. Ved aftalens opsigelse optages forhandlinger mellem parterne om indgåelse af en ny aftale. Aftalen kan genforhandles uden forinden at være opsagt. Hvis der ikke kan opnås enighed om indgåelse af en ny aftale gælder Arbejdsmiljølovens bestemmelser. Drøftelse og justering af Arbejdsmiljøaftalen Holmstrupgårds ledelse er ansvarlig for, at arbejdsmiljøaftalen hvert år i januar sættes på dagsordenen, drøftes og justeres i Arbejdsmiljøudvalget. Underskrevet d Arbejdsmiljøkoordinator Stedfortræder for arbejdsmiljøkoordinator 8

9 Retningsgivende dokument vedrørende standard 2.2 Arbejdsmiljø Titel Retningslinje for Arbejdsmiljø Formål med retningslinjen for Arbejdsmiljø skal sikre At der udarbejdes en lokal arbejdsmiljøaftale. At der laves APV og at der bliver arbejdet med resultaterne herfra At der foretages trivselsundersøgelser og at der bliver fulgt op på resultaterne herfra Anvendelsesområde - Holmstrupgård Ledere og medarbejdere Holmstrupgård Ansvarlige for udførelsen Ledelsen er ansvarlig. Retningslinjen er udarbejdet af Ledelsen, MEDudvalget og Arbejdsmiljøudvalget. Godkendt af Ledelsen og MEDudvalget Gældende fra 1. august 2011 Revideres Hvert år Ansvarlig for revision Arbejdsmiljøudvalget 9