INSTITUT FOR MILJØVIDENSKAB SCIENCE AND TECHNOLOGY AARHUS UNIVERSITET Møde: Mandag den 21. januar kl. 9.00-12.00 Lokale: Pavillionen Ledelsesmøde i Institut for Miljøvidenskab REFERAT Deltagere: Anne Winding (AW), Niels Kroer (NK), Pia Frederiksen (PFR), Thomas Ellermann (TEL), og Ulrich Gosewinkel (UKA), Pia Lassen (PLA), Berit Hasler (BH) og Jørgen Brandt (JBR) Afbud: Ole Hertel (OH) Referent: Naja Møller (NAM) Dato: 26. januar 2013 Side1/6 0. Mappestruktur, v/ Mads Greve Jørgensen, IT 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning fra sidste møde den 11. december 2012 3. Publicering af rapporter, v/ AW og NK Der ønskes en gennemgang af rapportpipeline samt diskussion af årsager til forsinkelser 4. DCE, Miljøbibliotek 5. Økonomiorienteringsmøde ved dekanen, reflektioner 6. Psykisk APV, etablering af kontaktudvalg, v/nk 7. Ændret Kommissorium for myndighedsbetjeningsudvalget, indstilles til godkendelse, v/aw 8. Ledelsesseminar, orientering og diskussion, v/nk 9. Personale, orientering og diskussion, v/nk, alle 10. Evt. Institut for Miljøvidenskab Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde
0. Mappestruktur, v/ Mads Greve Jørgensen, IT Mads orienterede om opbygningen af mappestrukturen: F-drevet er ens personlige drev, hvor man skal gemme personlige og evt. fortrolige dokumenter. Dokumenter gemt på F-drevet bliver ikke vist og delt med andre. Foruden én selv er det kun IT, som har mulighed for at se hvad der er gemt på drevet, hvilket er af hensyn til administration af drevet. G-drevet - her gemmes alt det der vedrører ens forskning og her ligger dokumenterne fra de tidligere afdelinger. G-drev under ENVS her kan dem, IT har givet tilladelse, oprette en mappe. Det blev besluttet, at der skal nedsættes en gruppe, som skal komme med forslag til, hvordan G-drevet kan opbygges mest hensigtsmæssigt. Gruppen vil bestå af følgende: Mads Greve Jørgensen, IT, Rune Keller, Jørgen Brandt, Berit Hasler og Pia Frederiksen. NAM indkalder til første møde. NK understregede, at alle sektionslederne skal have adgang til G:\ENVS\Økonomi\2013 og at adgangen ikke skal være behæftet med nogen restriktioner. Endvidere er det vigtigt, at alle medarbejdere får seadgang til filerne med årsværkene. Mads lovede at sørge for dette. 1. Godkendelse af dagsorden Orientering om mødet med DCE den 18. januar. Punktet blev påført dagsordenen, som punkt nummer 4. Refleksioner i forhold til økonomiorienteringsmødet det 17. januar, hvor BBN orienterede om fakultetets økonomi. Punktet blev påført dagsordenen som punkt nr. 5.
2. Opfølgning fra sidste møde den 11. december 2012 Daglig arbejdsmiljøleder NK informerede om, at Stephan Bernberg (STIB) har takket ja til stillingen som laborant, hvilket også indebærer funktionen som daglig arbejdsmiljøleder. TEL spurgte til, om det giver problemer, at der kan være dage, hvor STIB ikke er i huset pga. feltarbejde. Det blev aftalt, at AW kontakter tidligere daglig arbejdsmiljøleder Karin R. Pedersen i forhold til dette. Ph.d.-kurser/Summer schools Der er en vis procentdel (ca. 10 %) af danske ph.d.-studerende, som skal kunne deltage omkostningsfrit i de ph.d.-kurser, som vi udbyder.. Som udgangspunkt vil der være et tilmeldingsgebyr for både danske og udenlandske studerende. De fleste kursusdeltagere vil formentlig være udenlandske. PLA spurgte til hvilke kurser, der vil blive udbudt i 2013. NK oplyste, at det vil dreje sig om 3 kurser, som Philipp Mayer, Niels Bohse og Mette Termansen, vil være ansvarlige for. NAM supplerede med at sige, at de formentlig alle vil blive afholdt i sensommeren. Horizon 2020 PFR orienterede om, at hun sidder i gruppen Energi sammen med Henrik Bindslev (tidligere prodekan for forskning på Science and Technology) og spurgte til, om der i instituttet er andre medarbejdere, der kan deltage i denne gruppe NK understregede, at det er vigtigt, at der sker en gensidig orientering om Horizon 2020 grupperne. PFR mindede om, at det også skal på dagsordenen til Forskningsudvalgets næste møde. Horizon 2020 er ligeledes påført ledelsesmøde årshjulet. 3. Publicering af rapporter, v/ AW og NK Der ønskes en gennemgang af rapportpipeline samt diskussion af årsager til forsinkelser Da der er mange udeståender og mange rapporter, som er forsinkede, vurderede AW og NK, at det var hensigtsmæssigt med en gennemgang af årsagerne til dette. Når rapportpipelinen er opdateret bliver den sendt til DCE, som videresender til MIM og de kommenterer ofte forsinkelserne og årsagerne til disse. NK understregede, at det er vigtigt at få publiceret rapporterne og at det er vigtigt, at det er sektionslederne som foretager prioriteringen i forhold til en evt. udskydelse af færdiggørelsen af rapporten.
Det blev konkluderet, at rapportpipelinen sendes til AW, som videresender den til Lone Winge, DCE. NAM taler med Majbritt (MU) og Trine (AKC) i forhold til de formuleringer, som bliver skrevet som årsag til forsinkelserne. AW kontakter forfatteren såfremt begrundelsen for forsinkelsen giver anledning til spørgsmål. 4. Information fra møde med DCE 18/1, v/nk og AW NK og AW orienterede om mødet med DCE. NK oplyste, at MIM har nedjusteret rammeaftalen med 2 procent. NK bad sektionslederne om at overeje, hvordan vi effektiviserer vores leverancer til MIM. Der er indgået følgende tillægsaftaler med MIM: A) 1 millioner kr. til generel videns grundlag, som skal deles ud til ENVS og til BIOS. NK så gerne, at DCE deler midlerne ud, således at vi kan bruge dem som medfinansiering til eksterne projekter, men det er endnu ikke afklaret hvordan midlerne bliver fordelt. B) Der er indgået tillægsaftale om 3 x 500.000 kr. til styrkelse af emissionsrapporterne C) Der bliver muligvis etableret et økonomicenter som skal varetage Miljøøkonomiområdet. Men oplysningerne om dette, er meget sparsomme, så vi ved endnu ikke så meget om det. D) Der er bevilliget 3 millioner kr. til et IT data projekt. Penge som skal bruges i 2013 TEL orienterede om, at data fra NOVANA muligvis skal præsenteres fra en fælles AU portal. TEL deltager i et møde vedrørende dette. Hvilke ansøgninger/kontrakter skal DCE underskrive PLA var usikker på, hvilke ansøgninger/kontrakter DCE skal se inden underskrivelsen. NK sagde, at hvis der er tale om en rådgivningskontrakt skal DCE underskrive af hensyn til rådgiverforsikring. DCE skal således ikke underskrive EU- og Forskningsansøgninger/kontrakter. Der henvises i øvrigt til Hvidbogen. Pesticid forskningsprogrammet Nu er vilkårene blevet lavet om, således at det er den aktuelle timepris, som vi afregner i forhold til. NK bad sektionslederne om at melde ud i sektionerne, at den aktuelle timeløn er baseret på 1300 timer.
DCE strategiske midler Der kommer ikke en ny pulje penge, før pengene fra de andre projekter er brugt. Pt. er der penge tilbage til de projekter, som fik bevilliget penge i foråret 2012. Det er derfor vigtigt at prioritere at disse projekter kan blive afsluttet. Der er afsat 400.000 kr. til Miljøbiblioteksbøger. Det blev aftalt, at BH taler med Lars Kjerulf om dette og giver en tilbagemelding til AW/NK. 5. Refleksioner over økonomimøde med dekanen 17/1, v/alle BH refererede fra sine medarbejdere, som efter mødet havde en oplevelse af, at regnskabet virkede lidt utroværdigt. TEL og JBR mente, at hovedbudskabet var klart og at BBN var meget klar i mælet i forhold til, at der skal tjenes flere penge og at det primært er det tidligere NAT som skal i arbejdstøjet og bidrage til fælles omkostninger, som de ikke tidligere har gjort. 6. Psykisk APV, etablering af kontaktudvalg, v/nk Den 21. februar udkommer rapporten om det psykiske APV. I den forbindelse skal der nedsættes en kontaktgruppe, som skal kigge på resultaterne i rapporten. Kontaktgruppen vil bestå af følgende: 1 ledelsesrepræsentant 1 ledelsesrepræsentant fra LAMU (på LSU-mødet 28/1 blev det besluttet, at der skal deltage 2 medarbejderrepræsentanter fra LAMU) 2 medarbejderrepræsentant fra LSU 2 ledelsesrepræsentant fra ledelsesgruppen Samt HR-partner Lene Gråkjær Lund 1 sekretær 7. Ændret Kommissorium for myndighedsbetjeningsudvalget, indstilles til godkendelse, v/aw Kommissoriet blev godkendt uden bemærkninger. 8. Ledelsesseminar, orientering og diskussion, v/nk Der vil i løbet af foråret blive afholdt et ledelsesseminar med deltagelse af hele ledelsesgruppen. NK havde udarbejdet et oplæg til seminariets rammer og indhold. Der var opbakning til oplægget, dog med den ændring, at seminariet bør strække sig over 1 ½ til 2 dage for at få et så optimalt udbytte ud af seminariet som muligt.
Det blev besluttet at nedsætte en planlægningsgruppe bestående af: AW, UKA, TEL, NK og NAM. NAM indkalder til det første møde og finder dato for ledelsesseminariet. 9. Personale, orientering og diskussion, v/nk, alle I forbindelse med Mette Termansens professorat skal der findes en dato for tiltrædelsesforelæsningen. BH finder en dato og NAM annoncerer tiltrædelsen og dato for forelæsningen på medarbejdersiden samt den eksterne hjemmeside. Diskussion af evaluering af organisationen og diskussion af processen i den forbindelse. Emnet bliver sat på dagsordenen til næste møde den 5. februar. AW ønskede at vi dagsordenen på næste møde, sætter et punkt på vedrørende langtidssygemeldte i instituttet. 10. Evt. TEL ønskede at vi på næste ledelsesmøde den 5. februar, sætter et punkt på dagsordenen vedrørende bevillingen fra Villum Fonden.