Tilknytning af medlemmer af ansættelsesudvalg og bedømmelsesudvalg Indholdsfortegnelse Generelt... 2 Ansættelsesudvalg... 2 Bedømmelsesudvalg... 3 Oprettelse i Medarbejderstamkortet... 3 Tilknytning i Emply... 6 1
Generelt Alle brugere af Emply skal være oprettet i Medarbejderstamkortet, før de kan få adgang til rekrutteringssystemet. Alle medarbejdere ved AU er allerede oprettet i Medarbejderstamkortet, og det er således kun de eksterne medlemmer af et bedømmelsesudvalg, der skal oprettes løbende i Medarbejderstamkortet. Ansættelsesudvalg For at tilknytte medlemmerne af ansættelsesudvalget til projektet i Emply gøres således: Gå ind på det pågældende projekt. Klik på fanen Mere og vælg Opsætning. På fanen Opsætning er det muligt at fremsøge (via navn eller mailadresse) og vælge formand for ansættelsesudvalg samt 4 medlemmer af ansættelsesudvalget. Du skal scrolle lidt ned for at finde de relevante felter. Er der mere en 5 medlemmer i ansættelsesudvalget, må du nøjes med at udfylde dem du kan på denne fane. 2
Tryk Gem når du er færdig med at registrere medlemmerne. Herefter skal medlemmerne af ansættelsesudvalget også tilføjes som deltagere, hvilket giver dem adgang til at se kandidaterne på projektet. Det er derfor meget vigtigt at du får tilføjet hele ansættelsesudvalget på denne fane, også selvom de ikke alle blev registreret på fanen Opsætning. Klik på fanen Deltagere og derefter på knappen Tilføj deltagere for at søge personerne frem i søgefeltet. Du kan tilføje dem alle på samme tid. Samtidig sendes der besked til hele ansættelsesudvalget. Klik på OFF ud for Send besked, så det ændres til ON. Klik herefter på Gem. Vælg beskedskabelonen Generelle mails -> Adgang til en stilling og klik Send. 3
Når du har oprettet alle ansættelsesudvalgsmedlemmerne på projektet, afsluttes den tildelte opgave via fanebladet Opgaver. Bedømmelsesudvalg Oprettelse i Medarbejderstamkortet Er der tale om et internt (ansat på AU) medlem af bedømmelsesudvalget, så gå til Tilknytning i Emply. Er der tale om et eksternt (ikke ansat på AU) medlem af bedømmelsesudvalget, så følg først nedenstående: Log ind i medarbejderstamkortet via https://mit.au.dk/ 4
De eksterne medlemmer af bedømmelsesudvalget, som er fra udlandet, har typisk ikke et CPR nr., og man skal derfor søge dem frem via navn og fødselsdato. Er personen ikke tidligere kendt af AU, indtastes de relevante oplysninger på personen. Det er meget vigtig, at man husker at skrive den mailadresse de kan kontaktes på, i feltet Mailadresse (overføres til Emply). Tryk derefter på Opret stamkort. Hvis det eksterne medlem af bedømmelsesudvalget har et CPR nr., søger man personen frem via CPR-nummer. Her er det dog lige så vigtigt at huske, at taste den mailadresse de kan kontaktes på, i feltet Mailadresse (overføres til Emply). 5
Når vedkommende er oprettet i medarbejderstamkortet, oprettes der en arbejdsrelation, der starter dags dato og varer i den periode, hvor bedømmelsesudvalgets arbejde forventes at finde sted. Hvis det ikke er klart, hvor længe arbejdet kommer til at vare, kan slutdato på relationen sættes seks måneder efter startdatoen. Du skal bruge stillingstype 356. Under felterne Titel (dansk) og Titel (engelsk) skrives den titel vedkommende har i sin almindelige ansættelse ved anden institution (fx Lektor eller Professor) Denne titel bruges i Emply. Det er vigtigt, at der sættes kryds i Ja ved Timelønsansættelse og i Ja ved Primær visningsrelation. HUSK: at angive den samme mailadresse i visningsmail, som der er angivet i Mailadresse under private kontaktoplysninger. Til sidst trykkes på Gem arbejdsrelation og der sendes en sag til HR. 6
Tilknytning i Emply For at tilknytte medlemmerne af bedømmelsesudvalget til projektet i Emply gøres således: Gå ind på det pågældende projekt. Klik på fanen Mere og vælg Opsætning. På fanen Opsætning er det muligt at fremsøge (via navn eller mailadresse) og vælge bedømmelsesudvalgsformand samt bedømmelsesudvalgsmedlemmer. Du skal scrolle lidt ned for at finde de relevante felter. 7
Link til online CV indsættes under navnet (for AU-ansatte bruges PURE-profilen). Findes der ikke et online CV på vedkommende, uploades CV i stedet som fil. Der er også mulighed for at uploade en habilitetserklæring fra hver enkelt medlem. Lige over feltet Formand for bedømmelsesudvalg er der mulighed for at taste en dato i Frist for indgivelse af bedømmelser. På Health skal dette felt ligeledes udfyldes. Tryk Gem når du er færdig med at registrere medlemmerne. Når du indtaster medlemmerne af bedømmelsesudvalget på denne fane, vil de blive tildelt opgaver fra den opgaveliste, der er med til at styre rekrutteringsprocessen. Herefter skal medlemmerne også tilføjes som deltagere, hvilket giver dem adgang til at se projektet. Klik på fanen Deltagere og derefter på knappen Tilføj deltagere for at søge personerne frem i søgefeltet. Du kan tilføje dem alle på samme tid. Det er vigtigt at du aktiverer knappen Aktivér senere og sætter datoen en måned frem i tiden inden du trykker på Gem. Når du har oprettet alle bedømmelsesudvalgsmedlemmerne på projektet, afsluttes den tildelte opgave via fanebladet Opgaver. HR aktiverer deltagerne, når de er blevet godkendt af leder og evt. af Akademisk Råd. 8