REFERAT BESTYRELSESMØDE D. 24. november 2014 Tidspunkt: kl. 13-16 Sted: Social- og Sundhedsskolen Skive, Arvikavej 7 Deltagere: Bente Bang, Kenneth Bjerregaard, Ove Kent Jørgensen, Ulla Møller Thomsen, Susanne Laursen, Ib Bjerregaard, Nina Vognsen, Birthe Olesen, Daniella Jeppesen og Jens Kolstrup Afbud: Referent: Berit Borgaa Dagsorden 1. Hvad betyder EUD reformen for budget 2015? 2. Hvordan ser det ud på kursusområdet i 2015? 3. Budget 2015 samt budgetopfølgning, november 2014 4. Skolens revisionsbistand 5. Indgåelse i et adm. fællesskab om kantinedrift. 6. Resultatlønskontrakt for 2014/2015 7. B-SOSU s tilhørsforhold 8. Prioritering af indsatser fra seminaret, juni 2014 9. Orientering fra ledelse og bestyrelsen 10. Mødedatoer i 2015 og dialogmøde med medarbejderne 11. Beslutninger om udmelding til offentligheden fra dagens møde 12. Evt. Referat: 1. Hvad betyder EUD reformen for budget 2015? Gitte Jensen vil redegøre for del af budgettet, der vedrører EUD reformen som træder i kræft i den sidste halvdel af 2015. Budgettet er baseret på en række skøn om EUD reformens virkning på de nye grundforløbsformer, GF1 og GF2 samt EUD 10 og en række andre ændringer, der følger af reformen. Det indstilles, at gennemgangen drøftes og besluttes under punkt 3. Gitte B. Jensen delte bilag ud og orienterede kort om EUD-reformen og de ændringer den medfører. - Man SKAL fremadrettet have et grundforløb for at komme på et hovedforløb. 181
- Man skal have min. 2 for at komme ind på en erhvervsuddannelse. Det eneste der kan kompensere for dette er, hvis man kommer med en uddannelsesaftale. - Der flyttes 6 uger fra Trin 1 til GF 2 - GF 2 finansieres via SU - Fra august 2015 er det arbejdsgiver, der optager og ansætter elever på hovedforløbene. 2. Hvordan ser det ud på kursusområdet i 2015? Kursusleder Helle Damsgaard vil give bestyrelsen indsigt i de overvejelser, der ligger til grund for budgettets aktivitetsniveau for 2015. Det indstilles, at gennemgangen drøftes og besluttes under punkt 3. Helle Damsgaard gennemgik kort de budgetmæssige forudsætninger for kursusafdelingen. Slides sendes med dette referat ud. 3. Budget 2015 samt budgetopfølgning, november 2014 På baggrund af gennemgangen under punkt 1 og 2 og spørgsmål fra bestyrelsen belyses og drøftes centrale elementer af budgettet for 2015. I løbet af 2015 vil der være særlig fokus på udviklingen på grund af usikkerheden i EUD reformen. Der vil være 4 årlige opfølgninger på bestyrelsesmøderne. 1A - Budget 2014 november opfølgning 1B - Bemærkninger til budgetopfølgning november 2014 2A - Budget 2015 i tal 2B - Budget 2014 vs 2015. En sammenstilling af de to budgetter. 2C - Budget 2015 tekstdel Budget 2015 og budgetopfølgning november 2014 drøftes og besluttes. Mogens Nielsen gennemgik budgetopfølgningen for november 2014 og fremhævede de væsentligste punkter herfra. Der var mulighed for at stille spørgsmål til budgetopfølgningen. Budgetopfølgningen for november blev taget til efterretning Mogens Nielsen gennemgik kort budget 2015 og fremhævede de væsentligste punkter omkring dette. Ændringer på hovedforløbene slår først igennem til januar 2016 pga. en fødekæde overgangsordning. Derfor har vi 2015 som et overgangsår til at finde ud af vores fremtidige behov og rekruttering. Budget 2015 blev enstemmigt godkendt. Opfølgning på HLS elever sendes med referatet ud. 182
4. Skolens revisionsbistand I henhold til skolens forretningsorden 7 skal skolens valg af revisor i fornyet udbud og valg af revisor skal godkendes af skolens bestyrelse. Skolen har sammenholdt skolens udgifter i regnskabsåret 2013 til lovpligtig revision med 6 andre SOSU-skoler af nogenlunde sammenlignelige størrelser: Udgifter til lovpligtig revision i 2013 SOSU STV Gennemsnit for 7 sammenlignede SOSU-skoler Udgift pr. årselev SOSU STV Gennemsnit for 7 sammenlignede SOSU-skoler 117.500 DKK 122.229 DKK 208 DKK 203 DKK SOSU STV s udgifter til lovpligtig revision ligger tæt på gennemsnittet for de 7 sammenlignede SOSU-skoler, og der er dermed ikke økonomiske indikationer for, at skolen skal søge at vælge en anden revisor, end skolens nuværende revisor PwC. Skolens ledelse og administration er meget tilfredse med samarbejdet med PwC, og den revisor hos PwC, der står for udførelsen af revisionen, betragtes i erhvervsskolekredse som meget kompetent og med stor indsigt i området. Der er således heller ikke, ud fra samarbejdet med nuværende revisor, et behov for at vælge en anden revisor. Skolen ønsker dog at følge udviklingen i udgiftsniveauet vedrørende den lovpligtige revision og årligt indhente fornyet tilbud på den lovpligtige revision fra PwC. Giver tilbuddet fra PwC anledning til at overveje andre revisionsselskaber, indhentes flere tilbud. Skolen har indhentet tilbud fra PwC vedr. lovpligtig revision for 2015. 3A - Sammenligning af SOSU skolers revisionsbistand. 3B - Tilbud på revision 2015. Det indstilles at bestyrelsen godkender: - at skolen årligt vurderer udgiften til den lovpligtige revision samt indhenter fornyet tilbud på revisionen. - at tilbud fra PwC vedr. lovpligtig revision for 2015 besluttes Vi har opfyldt vores forretningsorden i forhold til revision. Tilbuddet fra PwC blev godkendt. 5. Indgåelse i et adm. fællesskab om kantinedrift. Social- og Sundhedsskolen Skive-Thisted-Viborg søger om optagelse i det administrative fællesskab på kantineområdet i Skive, der i forvejen består af Skive Tekniske Skole som værtsinstitution samt Skive Gymnasium & HF, Skive Handelsskole og Dania. 183
Beslutningen om at søge optagelse er truffet af SOSU STV s formand Bente Bang, næstformand Ove Kent Jørgensen og direktør Jens Kolstrup med afsæt i en belysning af samarbejdsaftalen for det administrative fælleskab samt regnskabsoplysninger for kantinefællesskabet for 2011, 2012 og 2013. Tallene er leveret af Skive Tekniske Skole. Desuden er der indhentet tilkendegivelser fra øvrige medlemmer af SOSU STV s bestyrelse. Beslutningen er truffet ud fra en målsætning om, at SOSU STV s andel af det forventede underskud i kantinefællesskabet, maksimalt skal udgøre 100.000 DKK i regnskabsåret 2015. I forbindelse med ansøgning om optagelse i kantinefællesskabet, har direktør Jens Kolstrup gjort Skive Tekniske Skole opmærksom på, at SOSU STV s bestyrelse har meget fokus på underskudsdækningen. Udtræden af kantinefællesskabet kan ske med 6 måneders varsel til 1. januar. Dermed er SOSU STV bundet til kantinefællesskabet for hele 2015, såfremt de øvrige skoler i kantinefællesskabet godkender SOSU STV s ansøgning om optagelse. Skolens ledelse og bestyrelse følger udviklingen i kantinefællesskabets økonomi tæt. Med afsæt i kantinefællesskabets budgetopfølgning efter 1. kvartal 2015, laves en opfølgning på deltagelsen i kantinefællesskabet. Viser budgetopfølgningen, at SOSU STV er på vej mod en større underskudsdækning end 100.000 DKK, undersøges det om der er andre interessenter, der vil byde ind på driften af kantinen på Skive afdelingen. Inden 30. juni 2015 træffer bestyrelsen beslutning om, hvorvidt skolen fortsat skal være en del af kantinefællesskabet med Skive Tekniske Skole, Skive Gymnasium & HF samt Skive Handelsskole. 4 - Den nuværende samarbejdsaftale Bestyrelsen orienteres om sagen. Bestyrelsen accepterer ansøgningen om deltagelse i kantinefællesskabet vi kigger løbende på økonomien i det og tager det med som punkt på første møde i 2015, så vi kan nå at reagere, hvis underskuddet er større end forventet. Skolen overvejer åbningstider og udbud for at undgå større underskud. Beregninger på dette foreligger til næste bestyrelsesmøde. 6. Resultatlønskontrakt for 2014/2015 Ifølge Bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakt med institutionens øverste leder og øvrige ledere, Tilsyns- og kvalitetsstyrelse 27. juni 2013, skal bestyrelsen indgå en resultatlønskontrakt med skolens øverste leder. Skolens bestyrelse har gennem årene fulgt bemyndigelsens bestemmelser og valgt en 12 måneders kontrakt. Aktuelt fra august 2014 juli 2015. Forslag til indsatserne for den ny kontrakt er drøftet og fastsat efter møde mellem formand, næstformand og direktør. 5A - Bemyndigelse af 27. juni 2013. 184
5B - Den nye resultatlønskontrakt. Formand, næstformand og direktør har gennemgået bestyrelsens forslag til indsatser og ønsker en drøftelse af vægtningen af disse samt en beslutning om indgåelse af kontrakten. Resultatlønskontrakten blev gennemgået og ændret på vægtningsdelen. Resultatlønskontrakten blev godkendt med ændringerne. 7. B-SOSU tilhørsforhold Gennem de sidste 2 år har der været en løbende drøftelse om B-SOSU (Bestyrelsesforeningen) og Danske SOSU-skolers (Direktørforeningen) medlemskab af Danske Erhvervsskolers lederforening (DE-L) og Danske Erhvervsskolers bestyrelsesforening (DE-B), som er mere partsstyret end B-SOSU. VUC og gymnasierne har også bestyrelsesforeninger, men fælles for alle er, at de ikke fylder meget i centrale beslutningsprocesser. På møde i Middelfart d. 3. november, som Bente og Ove deltog i, udarbejdede B- SOSU en udtalelse, der er vedlagt som bilag. Desuden blev der vedtaget en køreplan for den videre afklaringsproces, som fremgår af PP fra danske SOSU skoler. 6A - B-SOSU udtalelse. 6B - Power Point fra Danske SOSU-skoler. Der ønskes en drøftelse af situationen Bente Bang fortalte kort om mødet den 3. november 2014. Situationen blev drøftet, vi kender ikke nok til det endnu til at kunne træffe en beslutning. Det er vigtigt at stille betingelser og tage forbehold, hvis vi skal med. Punktet sættes på dagsordenen til første møde i 2015, hvor vi ved mere. 8. Status og prioritering af indsatser fra seminaret, juni 2014 Efter vores seminar i juni har vi arbejdet med indsatserne. Nedenfor er der udarbejdet en oversigt over de indsatser, der først skulle sættes i værk: 1. Kompetenceplan/delegationsplan (Bestyrelse, formand, direktør) Der arbejdes med delegationsplanen i forhold til vedtægt og forretningsorden. Denne drøftes på næste møde 2. Den levende og aktive bestyrelse Denne indsats er en overordnet hensigt vi nu har arbejdet med i 5 måneder. Har vi fået en levende og aktiv bestyrelse? Hvordan vurderer vi om bestyrelse er mere levende og aktiv? 3. Årligt dialogmøde med skolens ansatte Hvis dette skal virkeliggøres i 2015, må vi først drøfte hvad formålet med og effekten af mødet skal være. Det drejer sig om ca. 100 ansatte og bestyrelsen. Ad. 1 Der arbejdes med en delegationsplan denne tages med på næste møde 185
Ad. 2 Forudsætningen for at være mere aktive er meget bedre i form af dagsorden mv. så vi er godt på vej Ad. 3 Det kunne være et møde, hvor bestyrelsen præsenterer sig selv eks. En præsentation af budgettet ½ - 1 time på en dag, hvor personalet alligevel er samlet. Bestyrelsen kunne invitere medarbejdere med ind på bestyrelsesmøder og fortælle om nogle udvalgte områder. Der arbejdes videre med disse ideer til første bestyrelsesmøde. 9. Orientering fra ledelse og bestyrelsen a. Det nye skur ved Arvikavej 7 er nu færdigt. Det er sikret med bevægelsescensor + kraftig lampe, et nyt kamera til natoptagelser, lås på porten samt lås på de enkelte containere. Tilbuddet fra byggefirmaet holdt. b. Det har ikke været muligt at få de sidste detaljer på plads vedr. regnskab for byggeriet i Thisted og for Arvikavej 2CD. Disse foreligger ved 1. møde i 2015. c. Bente har været på et rigtig godt kursus for bestyrelsesmedlemmer d. 3/11. d. Andet Ad. C Bestyrelseskursus 2 er udbudt Bente sender invitation ud. Tilmelding til Berit via mail. 10. Mødedatoer i 2015 og dialogmøde med medarbejderne 7 forslag til mødedatoer Forslag til 4 ordinære møder og 1 ekstra møde Følgende møder blev besluttet: Torsdag den 26. marts 8.30 11.30 i Skive Onsdag den 3. juni 2015 kl. 9.00 torsdag den 4. juni 2015 kl. 12.00 Torsdag den 24. september kl. 8.30 11.30 i Thisted Mandag den 23. november kl. 8.30 12.00 i Skive 11. Beslutninger om udmelding til offentligheden fra dagens møde Beslutninger: Hele referatet kan meldes ud 12. Evt. Ingenting 186
Bente Bang Formand _ Ove Kent Jørgensen Næstformand Ib Bjerregaard Birthe Olesen Nina Vognsen Kenneth Bjerregaard Ulla Møller Thomsen Daniella Jeppesen Susanne Laursen 187