The Rotary Foundation (TRF) Matching Grants Ansøgning Vejledning. Uautoriseret oversættelse blot en håndsrækning! Hvad er et Matching Grant? Matching Grants støtter internationale humanitære projekter. Rotaryklubber eller distrikter fra to lande arbejder sammen om at gennemføre et projekt. Hvem kan søge? Rotaryklubber og distrikter fra to lande kan søge. berne eller distrikterne skal være godkendt af Rotary International. Dette betyder, at afgifter til RI skal være indbetalt, og at man skal være a jour med rapportering vedr. løbende projekter. Hvad er kravene til et Matching Grant? Matching Grants skal involvere en Rotaryklub eller et distrikt i projektlandet (hostpartner) og en Rotaryklub eller et distrikt i et andet land (international partner) i gennemførelsen af et humanitært projekt. Partnerne forventes at holde forbindelse med hinanden, så længe projektet kører. etablere en komité på mindst tre medlemmer, der skal styre projektet behandle de økonomiske midler som betroede midler aflægge klart og éntydigt regnskab Alle projekter skal have aktiv deltagelse fra rotarianere, som også skal føre tilsyn med projektet. Aktiv deltagelse kan omfatte: styre projektets økonomi besøge projektstedet, såfremt der er behov for det partnerne skal holde kontakt med hinanden og holde hinanden informeret om projektet partnerne skal hjælpe hinanden med ekspertise købe, forsende og fordele anskaffede varer publicere projektet i lokale og regionale medier Hvilke projekter er lovlige for Matching Grant? Matching Grants støtter humanitære projekter, som tilgodeser et samfund i nød. Mange projekter falder inden for dette spektrum; imidlertid er der visse ting/aktiviteter, som ikke støttes af programmet. Nedenstående skema giver en generel oversigt over, hvad man kan og ikke kan. Er du i tvivl om lovligheden af dit projekt, kontakt først distriktets DRFC eller Humanitarian Grant sektionen i Evanston. LOVLIGT Kassekreditter/korte banklån. Kortvarig leje eller leasing af bygninger. Opbygning af infrastruktur såsom serviceveje, vandforsyning, reservoirer, dæmninger, broer, latriner, sanitetsblokke og andet lignende. Køb af udstyr eller maskiner. Kortvarigt og/eller kontraktmæssigt arbejde, der er nødvendigt for projektets gennemførelse. Administrative udgifter for projektaktiviteter. Primær og sekundær uddannelse, undervisning, transport. Indenrigsrejser. Detaljerede, specificerede varer. Hjælp til landmineofre. PR-udgifter såsom avisannoncer eller trykning af opslag, brochurer eller løbesedler for at informere befolkningen om en mulig service. Vacciner og vaccination, hvis projektet er i overensstemmelse med kriterierne, procedurerne og reglerne i Polio Plus Programmet og WHO. ULOVLIGT Etablering af en fond, permanent kredit, eller langvarig rentebærende konto. Køb af jord eller bygninger. gning eller renovering af bygninger, hvori mennesker bor, arbejder eller som bruges i forretningsøjemed. Dette inkluderer bygninger, barakker, mobilhomes og byggerier, hvor mennesker udfører en eller anden form for aktivitet såsom fabrikation, forarbejdning, vedligehold eller oplagring, herunder tilvejebringelse af nye servicefunktioner eller opgradering af faciliteter. Anskaffelse af vvs eller el-installationer inde i bygninger. Løn til personer, der arbejder for en anden organisation. Operative eller administrative udgifter for en anden organisation. Videreuddannelse, researcharbejde, personlig eller professionel udvikling. Rejser til andre lande. Kontingenter, diverse udgifter. Fjernelse af landminer. Rotarymærkning. Transport af vaccine eller vaccinationer i andre lande (andre end projektlandet).
LOVLIGT Nye Rotary-støttede projekter, som ikke allerede er i gang eller gennemførte. Sundhed og uddannelse af vordende mødre og småbørnsmødre. Budgetterede og specificerede humanitære varer. Humanitære serviceaktiviteter, som kommer et samfund i nød til gode. Verdslige, ikke-religiøse aktiviteter, som kommer et samfund i nød til gode. ULOVLIGT Projekter, som allerede er under opstart, eksisterende projekter, aktiviteter, som fortrinsvis er støttet af en ikke- Rotary organisation, eller projekter som allerede er gennemført. Anskaffelse og fordeling af fødselskontrolmidler og ultralydsudstyr til brug for afsløring af fosterets køn. Uspecificeret eller kontant tilskud til velgørenhed eller samarbejdende organisationer. Fundraising-aktiviteter eller udgifter, som relaterer til Rotary-begivenheder som distriktskonferencer, jubilæer eller underholdningsaktiviteter, som ikke indeholder et humanitært aspekt. Projekter, som alene støtter religiøse funktioner i kirker eller andre steder for gudsdyrkelse. Hvad er grænserne for støtte? Sponsorer kan søge om fra 5.000 til 150.000 US$ fra Rotary Foundation. TRF matcher med 0,50 $ for hver $, som indbetales kontant og med 1 $ for hver 1 $ fra Distriktets DDF-midler. Hvordan ansøger man? Sponsorer skal udfylde en Matching Grants Application (141-EN) og sende den til TRF. Ansøgninger modtages løbende i perioden 1. juli 31. marts. Hvis dit projekt involverer kassekreditter eller kort låntagning, skal Revolving Loan Fund Supplement Form og Credit Group Plan (afdrags-/indfrielsesplan) vedlægges ansøgningen. Ansøgninger om 25.001 150.000 US$ skal afgøres/godkendes (i konkurrence med andre) af TRF s bestyrelse, hvorfor ansøgningen må være TRF i hænde senest den 1. august til forelæggelse på bestyrelsens møde i oktober eller den 1. januar til forelæggelse på mødet i april. The Guide to Matching Grants (144-EN) er til rådighed (downloades fra TRF s hjemmeside) og kan bruges i planlægningen af projektet og ved udarbejdelsen af ansøgningen. NB. Når ansøgningsskemaet indsendes, må man kun benytte den ene side af arket, arkene må ikke hæftes og de må ikke være håndskrevne. Hvilke krav er der til rapportering? Rapport kræves mindst hver 12 måned i projektets løbetid. En Final Report (Slutrapport) skal indsendes inden 2 måneder efter projektets afslutning. Projektpartneren skal være a jour med rapporter på tidligere projekter i modsat fald vil en ny ansøgning blive returneret. Hvor skal ansøgningen sendes hen? Den udfyldte ansøgning sendes til: Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA Fax. 00-1-847-866-9759 : grants@rotary.org Ordforklaring Beneficiary: modtageren af varer/tjenesteydelser. Samarbejdende organisationer: en organisation, som direkte er involveret i gennemførelsen af projektet, tilbyder teknisk ekspertise og projektledelse. Host Partner: Rotaryklubben eller distriktet i projektlandet. International Partner: Rotaryklubben eller distriktet uden for projektlandet. Primary contact: Rotarianer, som er hovedansvarlig kontaktperson mellem TRF og projektpartneren. Supplier: Alle købte varer eller serviceydelser, der anskaffes for Grant-midler NB. Ovenstående regler er en oversigt over Matching Grants processen. Se venligst opdateringer på RI Webside for Matching Grants www.rotary.org Det kan være nyttigt at læse The Guide to Matching Grants (141-EN), før en ansøgning indsendes. Denne kan downloades fra RI Web-siden eller bestilles hos Publications Order Services i TRF - eller kontakt distriktets DRFC.
PROJEKTBESKRIVELSE Matching Grants Ansøgning The Rotary Foundation (TRF) Uautoriseret oversættelse blot en håndsrækning! Forklaring: Matching Grants støtter Rotaryklubbers og distrikters humanitære projekter. I dette afsnit beskriver du i detaljer det humanitære behov projektet retter sig mod, hensigten med projektet, hvordan projektet vil blive gennemført, og hvordan Rotarianere direkte vil være involveret i projektet. Der kræves involvering fra såvel international partner som hostpartner. Anfør navn på projektstedet, by eller landsby, stat eller provins og land. Hvis projektstedet har flere adresser, anføres alle. Projektsted /landsby Land Beskriv projektet og problemet eller behovet/nøden, projektet retter sig mod, herunder den forventede hjælp og hvordan projektet vil tilgodese behovet/nøden i samfundet. Angiv hvor lang tid det forventes, at projektet vil vare. Beskriv hvordan projektstedet/det hjulpne samfund selv vil vedligeholde projektet efter projektets afslutning Beskriv hostpartners og international partners aktiviteter i gennemførelsen af projektet. Hvad vil de Rotarianere, der er medlem af partnerklubberne, lave i forbindelse med gennemførelsen af projektet? Bemærk, at den økonomiske støtte ikke betragtes som aktiv involvering. (Se forslagene i Matching Grants Vejledningen)
HOSTPARTNER Forklaring: Hostpartneren er klubben eller distriktet i projektlandet. Der skal etableres en komité på mindst 3 Rotarianere, som skal styre projektet. Den primære kontaktperson skal være medlem af den primære klub, som anføres herunder. Projektkomitéen skal være sammensat af medlemmer fra de Rotaryklubber, der er involveret ved såvel klubsponserede som distriktssponserede projekter. Komitéens medlemmer er tilknyttet projektet i hele dets løbetid. Anfør den adresse til hvilken komitémedlemmerne ønsker at få tilsendt alle informationer. Det er stærkt anbefalet, at den primære kontaktperson (som modtager alle informationer fra TRF) har en e-mail adresse det fremmer kommunikationen. PRIMÆR KLUB/DISTRIKT bens ID nummer Distrikt Primær kontakt: Land ----------------------------------------------------------------- Privat tlf. Job tlf. Fax. ---------------------------------------------------------------- Primær kontakt #2: Privat tlf. Job tlf. Fax. ----------------------------------------------------------------- Primær kontakt #3: Privat tlf. Job tlf. Fax.
INTERNATIONAL PARTNER Forklaring: Den internationale partner er klubben eller distriktet uden for projektlandet. Der skal etableres en komité på mindst 3 Rotarianere, som skal styre projektet. Den primære kontaktperson skal være medlem af den primære klub, som anføres herunder. Projektkomitéen skal være sammensat af medlemmer fra de Rotaryklubber, der er involveret ved såvel klubsponserede som distriktssponserede projekter. Komitéens medlemmer er tilknyttet projektet i hele dets løbetid. Anfør den adresse til hvilken komitémedlemmerne ønsker at få tilsendt alle informationer. Det er stærkt anbefalet, at den primære kontaktperson (som modtager alle informationer fra TRF) har en e-mail adresse det fremmer kommunikationen. PRIMÆR KLUB/DISTRIKT Distrikt Primær kontakt: bens ID nummer Land ----------------------------------------------------------------- Privat tlf. Job tlf. Fax. ---------------------------------------------------------------- Primær kontakt #2: Privat tlf. Job tlf. Fax. ----------------------------------------------------------------- Primær kontakt #3: Privat tlf. Job tlf. Fax.
PROJEKTBUDGET Forklaring: Med hensyn til detaljerede informationer om, hvad TRF støtter, se The Guide to Matching Grants (141- EN). Den officielle Rotary vekselkurs findes på www.rotary.org/newsroom/downloadcenter/support/rates.html eller Rotary Danmarks hjemmeside. Anvend den seneste valutakurs den reguleres hver måned. Budgetteret artikel på forhandler/leverandør Beløb Subtotal Omregningskurs 1 US$ = Total i US$
PROJEKTFINANSIERING Forklaring: Udarbejd en klar oversigt i US$ over hvilke midler, der indbetales i kontanter, og hvilke, der skydes til fra distriktets DDF-midler. Brugen af DDF-midler skal godkendes af DRFC (distriktets Foundation-formand). TRF matcher med 0,50 US$ for hver indbetalt US$ i kontanter og med 1 US$ for hver US$ fra DDF. Den primære hostpartner (klub eller distrikt) skal bidrage med mindst 100 US$. Bemærk: Ingen penge må sendes til TRF, før godkendelse af projektet fra TRF foreligger. En godkendelse af et projekt sendes fra TRF til begge partnere pr. brev, hvori der informeres om godkendelsen og med angivelse af detaljerede informationer om, hvordan og hvortil indbetalinger skal foretages. Host Rotaryklub eller distrikt i projektlandet (Den primære hostklub eller distrikt skal yde mindst 100 US$) Kontant (US$) DDF (US$) DRFC navn (med blokbogstaver) DRFC underskrift International Rotaryklub eller distrikt uden for projektlandet Kontant (US$) DDF (US$) DRFC navn (med blokbogstaver) DRFC underskrift Subtotal, kontant og DDF Samlede indbetalinger fra sponsorerne Totalbeløb, der ansøges om fra TRF (skal udgøre mindst 5.000 US$) Beløb fra andre sponsorer (kan ikke matches og skal ikke fremsendes til TRF) Projektets samlede finansiering (skal stemme overens med budgettet på side 4)
PLANLÆGNING AF PROJEKTET Forklaring: Før en ansøgning sendes til TRF, skal projektpartnerne diskutere de forskellige planlægningsdetaljer. Spørgsmålene nedenfor er en vejledning til hjælp for planlægningen. Bemærk, at hverken en Rotaryklub/distrikt eller en Rotarianer må komme til at eje noget, som er anskaffet for Grant-midler. Anfør, hvem der vil eje og vedligeholde, betjene og sikre det udstyr, der er anskaffet for Grant-midler. (En Rotaryklub eller en Rotarianer kan ikke eje udstyret). Er det nødvendigt med oplæring i brug og vedligeholdelse af det tekniske udstyr? I så fald, hvem vil forestå oplæringen? Er software nødvendigt for at anvende udstyret? I så fald, er softwaren anskaffet? Anfør hvilke aftaler, der er truffet med henblik på toldbehandling, hvis udstyret anskaffes og afsendes fra et andet land end projektlandet. VVS- og El-arbejder i bygninger, hvor personer bor eller arbejder, kan ikke anskaffes ved hjælp af Grant-midler og må derfor betales af andre midler. Har sponsorklubberne/distrikterne planlagt og aftalt VVS-arbejder eller El-installation af udstyr og maskiner i eksisterende bygninger (hospitaler, skoler, biblioteker, børnehjem osv.)? Større Grants Forklaring: Større Grants er projekter, som kræver mere end 25.000 US$ i støtte fra TRF. Disse ansøgninger behandles to gange om året ved bestyrelsens møder i oktober og april. Hvis ansøgningen er på mere end 25.000 US$, skal der vedlægges en Community Needs Assessment (en behovsskrivelse). Denne behovsbeskrivelse/analyse skal vise, hvordan projektet involverer det tilgodesete samfund er gennemførligt/levedygtigt og på langt sigt vil være til gavn for samfundet også efter at pengene er brugt. Der henvises til The guide to Matching Grants (144-EN) og RI s Web-side (www.rotary.org) for yderligere informationer.
AUTORISATIONER/UNDERSKRIFTER Forklaring: erne bekræfter, at begge partnere er opmærksomme på - og interesserede i - at gennemføre projektet, som beskrevet. Ved at underskrive nedenfor, bekræfter den nuværende klubpræsident for klubsponserede projekter og den nuværende DRFC for distriktssponserede projekter, samt komitémedlemmerne, at ansøgningen er i overensstemmelse med reglerne, og at de støtter projektet. Alle Rotarykluber, Distrikter og Rotarianere, som er involverede i projektet, er ansvarlige over for TRF for at gennemføre projektet og den efterfølgende rapportering. erne fra alle involverede parter bekræfter, at de har forstået og accepteret deres ansvar for projektet. Parterne kan enten underskrive her på arket eller vedlægge en særlig tiltrædelseserklæring. Ved vor underskrift nedenfor, tiltræder vi følgende: Alle informationer i denne ansøgning er - efter vor bedste overbevisning sande og nøjagtige, og vi har til hensigt at gennemføre projektet, som beskrevet i denne ansøgning. ben/distriktet forpligter sig til at gøre dette projekt til et klub/distriktsprojekt. Vi garanterer, at alle kontante bidrag (som anført i finansieringsplanen) vil blive indbetalt til TRF eller direkte til projektets konto, når TRF s tiltrædelse til projektet er modtaget. RI og TRF må bruge de informationer, der er i denne ansøgning, til omtale i forskellige udgivelser, såsom The Rotarian, the RI international convention, RVM (The Rotarian Video Magazine) m.fl. Partnerne er indstillet på at dele informationer bedst muligt, når det ønskes, og TRF kan videregive partnernes kontaktinformationer til andre Rotarianere, som kunne ønske rådgivning til gennemførelse af lignende projekter Efter min bedste overbevisning og tro dog med undtagelse af hvad her i ansøgningen er oplyst - vil hverken jeg eller nogen anden person, jeg har haft personlig eller forretningsmæssig forbindelse med, komme til at tjene fra fondsmidlerne ligesom ingen har nogen intensioner om at skabe konkurrence eller interessekonflikter omkring projektet. En interessekonflikt defineres som en situation, hvor en Rotarianer - i forbindelse med en anden organisation - er i en stilling, hvor han/hun har indflydelse på anvendelsen af fondsmidlerne, eller har indflydelse på beslutninger, som direkte eller indirekte kunne føre til økonomisk gevinst for Rotarianeren, en forretningsforbindelse eller hans/hendes familie, eller give upassende fordele til andre og til skade for TRF. (Bemærk: Enhver undtagelse skal beskrives/forklares i et vedlagt brev). Hostpartner præsident (klub-sponseret) DRFC (distrikts-sponseret) Stilling Rotaryklub Distrikt-# International partner præsident (klub-sponseret) DRFC (distrikts-sponseret) Stilling Rotaryklub Distrikt-# Primær kontakt Primær kontakt Projektkontakt #2 Projektkontakt #2 Projektkontakt #3 Projektkontakt #3
SAMARBEJDENDE ORGANISATIONER Forklaring: En samarbejdende organisation er en organisation, som er direkte involveret i gennemførelsen af projektet, yder teknisk bistand og projektkoordination. Et tilgodeset væsen/institution eller lign. er modtager af varer eller tjenesteydelser og er ikke at betragte som en samarbejdende organisation. Hvis dette projekt involverer en samarbejdende organisation (ikke en Rotaryklub eller en, der bliver tilgodeset ved projektet), skal følgende oplyses: på organisationen, stat/provins Telefon kontor Post-# Land Fax Web-adresse Desuden skal følgende vedlægges: Et brev fra den samarbejdende organisation, som bekræfter deltagelsen, og som specificerer dens ansvar og hvordan den vil samarbejde med Rotary organisationens tilsagn, hvis den deltager i et finansielt tilsyn med projektet. En bekræftelse fra hostpartneren om, at den samarbejdende organisation arbejder inden for projektlandets love og regler. SLUTRAPPORT Forklaring: Selv om begge partnere er ansvarlige for at udarbejde Fremskridtsrapporter og Slutrapporter, kræver TRF s bestyrelse, at én af partnerne påtager sig det overordnede ansvar for at indsende slutrapporten til TRF. Det anbefales, at den klub/distrikt, der modtager pengene, påtager sig det primære ansvar. Ved min underskrift accepterer vor klub/distrikt, at vi er hovedansvarlig for indrapportering. (trykte bogstaver) Rotaryklub Distrikt DFRC s eller DGSC s gennemsyn Forklaring: TRF s bestyrelse kræver, at Distriktets Matching Grant formand (DGSC) eller Foundationformanden (DRFC) fra enten hostpartneren eller den internationale partner bekræfter, at ansøgningen er fyldestgørende/komplet. Hvis ansøgningen ikke er fyldestgørende/komplet eller lovlig (inden for MG-regelsættet), vil den blive returneret til hostpartneren med en kort forklaring. På vegne af komitéen skal jeg hermed bekræfte, at denne ansøgning efter min bedste overbevisning og ringe evne er fyldestgørende/komplet, overholder alle regler i Guidelines og er lovlig i henseende til opnåelse af støtte fra TRF. DGSC-navn (med blokbogstaver) Distrikt
CHECKLISTE Før indsendelse af din Matching Grant ansøgning, brug venligst et øjeblik på at gennemgå denne checkliste. Hvis du har spørgsmål eller er usikker på noget, kontakt venligst TRF s Humanitarian Grant Koordinator for det pågældende område. Opfylder projektet alle love og regler (se The Guide to Matching Grants (144-EN) eller RI Web-siden på www.rotary.org ). Viser projektbeskrivelsen klart, hvordan projektet vil hjælpe dem, der i nød? Er aktiviteterne fra såvel hostpartneren som fra den internationale partner klart beskrevet? Vil Rotarianerne være aktivt involverede i projektet? Har både hostpartneren og den internationale partner nedsat en komité til at følge projektet? Er disse personer korrekt anført på ansøgningen med deres korrekte kontaktoplysninger/adresser? Er et detaljeret og udspecificeret budget udarbejdet/vedlagt ansøgningen? Er alle partneres økonomiske ydelser opført i ansøgningen med angivelse af hvilke ydelser, der er kontante, og hvilke, der er DDF-midler? Har DRFC (Distriktets Foundationformand) sat sin underskrift for at legalisere brugen af DDF-midler? Har klubpræsidenterne eller DGSC/DRFC fra både hostpartner og international partner ved deres underskrifter autoriseret ansøgningen? Har alle seks komité-medlemmer afgivet bindende underskrift? Hvis en samarbejdende organisation er involveret, er følgende breve da vedlagt denne ansøgning? Brev fra organisationen, som klart angiver dens ansvar, hvordan den vil samarbejde med Rotarianerne og at den er klar til at samarbejde omkring det finansielle tilsyn med projektet? Bekræftelse fra hostpartneren om, at den samarbejdende organisation er velkendt og arbejder inden for projektlandets love og regler. Hvis projektet involvere en kassekredit eller et kortvarigt lån, er Revolving Loan Fund Supplement og afbetalingsplan da vedlagt? Hvis TRF-støtten overstiger 25.000 US$, er da en Community Needs Assessment da vedlagt? Har DGSC/DRFC fra enten projektlandet eller den internationale partner bekræftet, at ansøgningen er fyldestgørende/korrekt udfyldt og lovlig? Er der mindst 9 autoriserende underskrifter på denne ansøgning? Har partnerne taget kopier af alle dokumenter til eget brug inden fremsendelsen til TRF? Den færdige ansøgning sendes til: Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation One Rotary Center 1560 Sherman Avennue Evanston, IL 60201-3698, USA Fax: 00 1 847 866 9759 : grants@rotary.org