v/asbjørn Isaksen, Landssekretær

Transkript

1 Sekretærkurset 2016 v/asbjørn Isaksen, Landssekretær

2 Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 66 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt Asbjørn Isaksen 2

3 Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) Tlf.: (+45) Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os Asbjørn Isaksen 3

4 Hvem er du? Navn Klub Funktion Har du været sekretær før? Asbjørn Isaksen 4

5 Dataudvekslingen mellem RI og RD 274 klubber af 276 klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser. Det betyder: At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat! Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0) Asbjørn Isaksen 5

6 Hvad skal Præsidenten huske? Asbjørn Isaksen 6

7 Præsidenten I forhold til Rotary Danmark Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines. Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i Rotary Club Central på Rotary.org Ellers intet Asbjørn Isaksen 7

8 Hvad skal en kasserer huske? Asbjørn Isaksen 8

9 Hvad skal en kasserer huske Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. juli. Skal betales fakturadato + 8 dage. Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli skal betales inden 120 dage fra fakturadato. Betale faktura udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. januar, skal betales fakturadato + 8 dage. Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo januar skal betales inden 120 dage fra fakturadato. * Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk. Asbjørn Isaksen 9

10 Regler for betaling til RI RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion! Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klub Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank. Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: Sæby RC Inv 8443 Asbjørn Isaksen 10

11 Hvad skal en sekretær huske? Asbjørn Isaksen 11

12 Hvad skal en sekretær huske 1. juli SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. Asbjørn Isaksen 12

13 Hvad skal en sekretær huske 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni (bestilles på SHOP) 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen. Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre! Asbjørn Isaksen 13

14 Årshjulet for sekretæren Asbjørn Isaksen 14

15 Årets gang træningsåret Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen, bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen Juni: Få overdraget fra forgænger Det er altså din forgængers ansvar! Asbjørn Isaksen 15

16 Årets gang i dit regeringsår juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv er nedlagt 1. juli 2014) September: Deltage i Distriktskonferencen Asbjørn Isaksen 16

17 Årets gang i dit regeringsår januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til Præsident og kassereren, når de udsendes ca. 25. juni. Asbjørn Isaksen 17

18 Årets gang i dit regeringsår maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde Så er du færdig med dit år Asbjørn Isaksen 18

19 Hvad spørger sekretærer meget om? Asbjørn Isaksen 19

20 Hvad er godt at vide? Hvordan anskaffer jeg en PHF Har man et medlemskort Kan man melde fra på mobiltelefonen Behandling af lister fra hjemmesiden Rotary International`s Brand Center Asbjørn Isaksen 20

21 Hvordan anskaffer man en PHF? Asbjørn Isaksen 21

22 Download Asbjørn Isaksen 22

23 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Kontingent 2. Rotary Norden 3. Dollarkursen RI 4. Medlemsstatistik 5. De Gule sider 6. PHF Asbjørn Isaksen 23

24 Downloads Asbjørn Isaksen 24

25 PHF - bestilling 1. Kontaktpersoner i Zürich 2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema 3. PHF ansøgningsformular 4. Bestilling af PHF medallion Asbjørn Isaksen 25

26 PHF skema sendes til Asbjørn Isaksen 26

27 Vejledning Asbjørn Isaksen 27

28 PHF skema Asbjørn Isaksen 28

29 PHF skema Asbjørn Isaksen 29

30 Downloads Emner: 1. Sekretærens opgaver 2. PowerPoint skabelon 3. Retningslinjer Asbjørn Isaksen 30

31 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Roll-Ups 2. Consil on Legislation 3. Rotary medlemskort 4. Vær en levende klub 5. Rotary Grants Asbjørn Isaksen 31

32 Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Emner: 1. Manualer Asbjørn Isaksen 32

33 Har man et medlemskort Asbjørn Isaksen 33

34 Download - Det nye medlemskort Kan downloades og udskrives Er gratis at bruge Asbjørn Isaksen 34

35 Kan man melde fra på mobiltelefonen Asbjørn Isaksen 35

36 Framelding/tilmelding til møder Og så kan den huske dit brugernavn og password Asbjørn Isaksen 36

37 Behandling af lister fra hjemmesiden Asbjørn Isaksen 37

38 Asbjørn Isaksen 38

39 Asbjørn Isaksen 39

40 Asbjørn Isaksen 40

41 Asbjørn Isaksen 41

42 Asbjørn Isaksen 42

43 Asbjørn Isaksen 43

44 Rotary International`s Hjemmeside Asbjørn Isaksen 44

45 RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary på Der findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind. Når du har adgang kan du slå Club Recognition Summary op vedligeholde klubmål på Club Central Anvende Brand Centret Og meget mere! Asbjørn Isaksen 45

46 Rotary International`s Brand Center Asbjørn Isaksen 46

47 Brand Center Asbjørn Isaksen 47

48 Brand Center Asbjørn Isaksen 48

49 Brand Center Asbjørn Isaksen 49

50 Brand Center Asbjørn Isaksen 50

51 Nu er det jeres tur til at arbejde Asbjørn Isaksen 51

52 Hands on den nye hjemmeside Nu er det jeres tur til selv at prøve det! Asbjørn Isaksen 52

53 Hands on den nye hjemmeside Gå til: Gå til : Og tryk på My Rotary Asbjørn Isaksen 53

54 Hands on den nye hjemmeside Gå til: Tryk på My Rotary Log ind med dit eget brugernavn og password Asbjørn Isaksen 54

55 Hands on den nye hjemmeside Så er du her! Asbjørn Isaksen 55

56 Hands on den nye hjemmeside Ændre I en medlemsprofil Oprette et nyt medlem Flyt et medlem til anden klub Genindmeld et tidligere medlem Ændring af gæstemedlem til aktivt medlem Oprette/editere klubledelsen Asbjørn Isaksen 56

57 Hands on den nye hjemmeside Oprette møder Tilmelde til møder Tilføje favoritter og fjerne dem igen Selektere i lister Udvalg Dokumenter Asbjørn Isaksen 57

58 Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! Asbjørn Isaksen 58