Projektmanual - Forretningsgange og registreringssystemer. Projektnavn: CIEL Copenhagen Innovation and Entrepreneurship Lab

Projektmanual - Forretningsgange og registreringssystemer Projektnavn: CIEL Copenhagen Innovation and Entrepreneurship Lab

Dokumenthistorik Dato Version Beskrivelse Forfatter 08-10-2011 1.0 Udkast Dennis Hansen/LXP 25-10-2011 1.1 Opdateret med ændringer fra CBS jf. mail af 25/10-11 28-01-2012 1.2 Opdateret på baggrund af fælles administrationsmøde den 18/1-2012 Dennis Hansen/LXP og Lise Damsgaard Jørgensen/CBS Dennis Hansen/LXP Side 2 af 26

Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION... 4 2. ANVENDTE FORKORTELSER OG DEFINITIONER... 7 3. BEKENDTGØRELSE, RETNINGSLINJER OG ØVRIGE KRAV... 10 3.1 KRAV FRA EBST VIA GODKENDT ANSØGNING... 10 3.2 KRAV FRA EBST VIA BEVILLINGSTILSAGNET... 10 3.3 BEKENDTGØRELSE OG RETNINGSLINJER... 10 3.4 ANVENDELSE AF LOGOER... 11 4. PROJEKTMEDARBEJDERE... 12 4.1 PERSONDATALOVEN, STILLINGSBESKRIVELSER OG FULDTIDSANSÆTTELSER I PROJEKTET... 12 4.2 TIMEREGISTRERING FOR PROJEKTMEDARBEJDERE... 13 4.3 DOKUMENTATION AF LØN... 13 5. INDKØB, KONTERING OG BETALING AF EKSTERNE PROJEKTUDGIFTER... 15 5.1 STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER OG IKKE-STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER... 15 5.2 PRINCIPPET OMKRING KOSTPRIS... 16 5.3 INDKØB OG SPARSOMMELIGHED... 17 5.4 INDGÅELSE AF AFTALE MED EKSTERNE LEVERANDØRER... 17 5.5 GODKENDELSE, KONTERING, BOGFØRING OG BETALING AF FAKTURAER... 17 5.6 INDIREKTE OMKOSTNINGER... 19 6. UPLOAD AF REGNSKABSMATERIALE TIL DEN EKSTERNE ADMINISTRATION OG UDARBEJDELSE AF PROJEKTREGNSKAB... 20 7. REGNSKABSMATERIALE OPBEVARING TIL ÅR 2020... 22 8. PROCEDURER FOR OPDATERING AF BUDGET... 23 Side 3 af 26

1. Introduktion CBS, Københavns Universitet og DTU har ansøgt om og fået bevilget socialfondsprojekt CIEL Copenhagen Innovation and Entrepreneurship Lab. Den bevilgende myndighed er Erhvervs- & Byggestyrelsen (EBST). Den støtteberettigede projektperiode, hvori projektet skal gennemføres, omfatter perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013. CIEL - Copenhagen Innovation & Entrepreneurship Lab, sigter på at skabe nye rammer for kreativitet, entreprenørskab og innovation gennem nye samspil mellem forskning, undervisning og erhvervsliv. CIEL vil styrke hovedstadsregionens innovationskapacitet og internationale konkurrencekraft. CIEL vil styrke innovationspotentialet i regionens virksomheder og skabe nye mødesteder for teori og praksis. CIEL repræsenterer et nyt og grænseoverskridende samarbejde mellem tre af landets førende vidensinstitutioner med forsknings- og uddannelsesmæssig kapacitet i topklasse. For udførlig beskrivelse projektets formål mv. henvises til den oprindelige ansøgning. Projektet består af følgende hovedaktiviteter / delprojekter: 1. Forskning 2. Uddannelse 3. Ekstracurriculære aktiviteter 4. Organisation (projektledelse og administration) Under disse hovedaktiviteter er der skitseret en række underaktiviteter/milepæle. For en uddybende gennemgang af disse henvises til den oprindelige ansøgning. CBS er tilsagnsmodtager og er dermed ansvarlig for gennemførelse af projektet over for EBST. Dette omfatter også den halvårlige rapportering til EBST, som danner grundlag for udbetaling af midler. I projektet er der endvidere en række partnere, som skal være med til at sikre gennemførelsen af CIEL-projektet. Følgende virksomheder/institutioner er pr. 1/6-2011 optaget som partner i projektet: Københavns Universitet (KU) Danmarks Tekniske Universitet (DTU) Side 4 af 26

Mikkel Trym Andersen er overordnet projektleder. Mikkel Trym Andersen har følgende kontaktinformation: Mikkel Trym Andersen CIEL, Green Lighthouse Tagensvej 16, 2200 København N Telefon: 5180 1566 Mail: mit@ciel-lab.dk CIEL-projektet er fysisk placeret på ovenstående adresse. Projektet er godkendt med følgende budget i den oprindelige tilsagnsskrivelse fra EBST dateret 27. juni 2011: Kto.nr. Kontonavn Budget (kr.) 20 Projektledelse 5.778.000,00 30 Administrativt personale 2.106.000,00 40 Andet (Løn) 2.184.500,00 50 Internt undervisningspersonale 14.703.000,00 55 Eksternt undervisningspersonale 1.550.000,00 70 Indirekte omkostninger 6.000.420,00 80 Husleje 907.600,00 90 Annoncering og erfaringsudveksling 190.000,00 110 Rejser, kost og logi 923.000,00 130 Materialer og forbrugsartikler 10.000,00 160 Ikke refunderbar moms 24.000,00 200 Køb af inventar og udstyr 50.000,00 210 Indretning af bygning 150.000,00 240 Køb af eksterne tjenesteydelser 1.366.000,00 260 Revisionsudgifter 60.000,00 Udgifter i alt 36.002.520,00 Finansiering EU-Socialfondsstøtte 18.001.260,00 EBST finanslovsbevilling 5.000.000,00 942 Kontante regionale tilskud 5.000.000,00 965 Heraf off.ligennde egenfinansiering 8.001.260,00 Finansiering i alt 36.002.520,00 Som det fremgår af ovenstående er projektet bevilget en EU-socialfondsstøtte på maksimalt kr. 18.001.260. EU-tilskuddet vil dog højst kunne udgøre 50 % af de Side 5 af 26

godkendte støtteberettigede udgifter. CIEL-projektet har udover tilsagn fra Socialfonden modtaget tilsagn fra: Region Hovedstaden (Regionale udviklingsmidler). Det maksimale støttebeløb er kr. 5.000.000 og udgør således 13,89 % af det samlede projektbudget. Erhvervs- og Byggestyrelsen (Finanslovsbevilling). Det maksimale støttebeløb er kr. 5.000.000 og udgør således 13,89 % af det samlede projektbudget De resterende 22,22 % af finansieringen skal komme fra partnerne i projektet, dvs. enten i form af kontante tilskud eller i form udgifter der afholdes i projektet, som den enkelte partner ikke vil modtage kompensation for. Der henvises til det internt udarbejdede projektbudget, hvoraf det fremgår, hvilke medfinansieringsforudsætninger, der ligger bag ovenstående. Som juridisk ansvarlig for projektet har CBS valgt at udlicitere de administrative opgaver til en ekstern leverandør. Efter udbud er LXP Consulting valgt til at varetage denne opgave. Opgaven opfatter blandt andet: Udarbejdelse af projektmanual, skabeloner og vejledninger mv. Kontrol og behandling af timeregistreringer for alle medarbejder i projektet Kontrol og behandling af lønsedler for alle medarbejder i projektet, herunder beregning af bruttoløn og timesats Kontrol af behandling af direkte udgifter afholdt i projektet Udarbejdelse af halvårlige perioderegnskaber til EBST, herunder indtastning af timer og løn for medarbejdere i de af EBST udviklede værktøjer Håndtering af kommunikation med EBST og PwC i forbindelse med godkendelse af perioderegnskaber Udarbejdelse af månedsrapporter til tilsagnsmodtager og partnere, hvori der løbende følges op på projektets økonomiske fremdrift ift. budget og hvor der kommenteres på den fremsendte regnskabsdokumentation Sparring med tilsagnsmodtager og partnere i projektet vedrørende regnskabsregler Assistance i forbindelse med opdatering af budgetter LXP Consulting har følgende kontaktinformation: LXP Consulting Ørestads Boulevard 61F, 3. th. 2300 København S Telefon: 96 330 340 Kontaktperson: Dennis Hansen (dh@lxp.dk) Side 6 af 26

2. Anvendte forkortelser og definitioner Anvendte forkortelser Forkortelse Fuldt navn Rolle Involvering EBST Erhvervs- & Byggestyrelsen PwC ESF VFH CBS Partnere Ekstern administration PriceWaterhous ecoopers Den Europæiske Socialfond Vækstforum Hovedstaden Copenhagen Business School De under afsnit 1 nævnte partnere LXP Consulting Kontrollerende (og teknisk bevilgende) myndighed Revisor på projektregnskaber Overordnet betegnelse for den del af EU s strukturfond, som bevillingen finansieres af Bevilgende myndighed via mandat fra Region Hovedstaden Tilsagnsmodtager (og støttemodtager) Partner i projektet (og støttemodtager) Varetager udarbejdelse af projektregnskabet Kontrollerer at projektet udføres som beskrevet i ansøgningen. Dette gøres via dels 1) udfærdigelse af tilsagn inkl. vilkår for projektet, dels 2) Gennemgang af perioderegnskaber og statusrapporter fra projektet i marts og september. Behandler og godkender projektændringer og budgetændringer i eventuel samarbejde med Region Hovedstaden. Kontrollerer projektets perioderegnskaber i forhold til tilsagn og gældende regler Fastsætter de gældende regnskabsregler for socialfondsprojekter. I Danmark repræsenteres ESF af EBST. Gennemgår og godkender projektansøgning og indstiller til EBST, at VFH vil tildele bevilling til projektet ud deres samlede rammebudget til ESF projekter. Vurderer og behandler anmodninger om projektændringer på indholdssiden og på budgetsiden, hvis dette vurderes relevant af EBST. Er den juridiske person, som har modtaget bevillingen og som overfor EBST er ansvarlig for at projektet udføres som beskrevet i ansøgningen samt de efterfølgende ændringer EBST har godkendt. Medansvarlig for gennemførelse af projektet. Først når en juridisk enhed er optaget som partner i projektet, vil denne på vegne af projektet kunne afholde og betale udgifter, som kan indgå i projektregnskabet og dermed danne grundlag for udbetaling af støtte. Leverer i henhold til indgået kontrakt med CBS økonomistyring af projektet, herunder support og assistance i forhold til at alle partnere i projektet så det sikres, at gældende regnskabsregler overholdes. Udarbejder projektregnskab og tilhørende styringsfiler. Udarbejder månedlig rapport til projektets partnere og til CBS om økonomistatus og status på regnskabsdokumentation. Side 7 af 26

Definitioner Begreb Definition Relevant regnskabsdokumentation Projektmedarbejder En medarbejder hos enten tilsagnsmodtager eller partner, som leverer en arbejdsindsats for projektets drift og gennemførsel. Erklæring vedr. persondatalov, timeregistrering (månedlig), lønseddel (månedlig) samt evt. projektstillingsbeskrivelse og ansættelseskontrakt. Projektudgifter Socialfondsstøtte Regionale udviklingsmidler Finanslovsmidler Egenfinansiering Projektregnskab En udgift som afholdes og betales hos tilsagnsmodtager eller partner. Fx lønudgifter projektmedarbejder, indirekte omkostninger eller en udgift til en ekstern leverandør i projektet. Er opgjort i bevilling (tilsagn) som en procentsats og som en max sum i overensstemmelse med projektbudgettet. Udbetales hvert halve år fra EBST på baggrund af godkendt perioderegnskab. Bevilling fra Region Hovedstaden til projektet. Er opgjort som en procentsats og som en max sum. Udbetales typisk i forbindelse med udbetaling af socialfondsstøtte efter socialfondsrevisionen har godkendt regnskabet. Typisk vil tilsagnsmodtager (CBS) skulle fremsende faktura til Region Hovedstaden på det godkendte beløb. Særskilt bevilling fra EBST til CIEL-projektet. Udbetales hvert halve år fra EBST på baggrund af godkendt perioderegnskab. Er en beregnet størrelse som EBST anvender i den finansieringsopgørelse de laver for projektet. Egenfinansieringen svarer til forskellen mellem projektudgifter og socialfondsstøtte, regionale udviklingsmidler samt finanslovsmidler Projektregnskabet kaldes perioderegnskab, når der refereres til de halvårlige (marts og september) indrapporteringer til EBST. Projektregnskabet kaldes det endelige projektregnskab, når Projektmedarbejder timeregistrering (månedlig) og lønseddel (månedlig), opgørelse af indirekte omkostninger samt fakturaer inkl. time- eller beløbsspecifikation m.m. fra eksterne leverandører. Dokumentation på tilbudsindhentning samt indgåede kontrakter med eksterne leverandører. N/A N/A N/A N/A N/A Side 8 af 26

Statsstøtte projektet er slut. Det endelige projektregnskab er det sidste perioderegnskab, da disse er akkumulerende. Et begreb som EU anvender ved overførsel af statsmidler til ikke statslige enheder. Bevillingen til CIEL-projektet udgør som udgangspunkt ikke statsstøtte jf. tilsagnsskrivelse fra EBST. N/A Side 9 af 26

3. Bekendtgørelse, retningslinjer og øvrige krav Dette afsnit beskriver overordnet de forskellige dokumenter, der tilsammen udgør de regler, der gælder for CIEL-projektet 3.1 Krav fra EBST via godkendt ansøgning Det ligger sig til strukturen for socialfondens finansiering af projekter, at tilsagnsmodtageren og projektpartnere selv har udtænkt og formuleret, hvad projektet skal bestå af. Således er det ene krav til projektet, at udføre de aktiviteter og inden for de økonomiske rammer, som er beskrevet i den godkendte projektansøgning. Det er som sådan ikke et krav, at projektet bliver en succes, men givetvis et håb og en forventning. Såfremt projektet ønsker at ændre på det indholdsmæssige i projektet, vil dette altid skulle godkendes af bevilgende myndighed inden sådanne ændringer iværksættes. De enkelte partnere i projektet er hver især eller i fællesskab ansvarlig for gennemførelse af en lang række forskellige aktiviteter i projektet. Alle partnere bør gennemgå ansøgning og gældende budget grundigt og sikre, at uklarheder bliver afdækket og at gennemførelse af aktiviteter bliver dokumenteret. Dvs. at selve processen og resultater bliver dokumenteret. Denne dokumentation opbevares hos den enkelte partner frem til projektafslutning. Såfremt en partner ikke har modtaget kopi af ansøgning, kan denne rekvireres hos projektleder Mikkel Trym Andersen. 3.2 Krav fra EBST via bevillingstilsagnet Bevillingstilsagnet understreger kravet i ovenstående punkt 3.1, men præciserer samtidig, at der findes en række regnskabsmæssige regler inden for hvilke projektet kan og skal rapportere de afholdte udgifter til projektet for at få udløst den bevilgede socialfondsstøtte. Den eksterne administration (LXP) assisterer projektet med at efterleve disse regnskabsmæssige regler. Dette dokument er udgangspunktet for at sikre en ensartet og korrekt tilgang til dokumentation og registrering af projektudgifter. Opmærksomheden skal dog også henledes til det i punkt 35 i tilsagnsbrevets vilkår, hvor følgende er beskrevet: 35. Det forudsættes, at Institutionerne i videst muligt omfang i forbindelse med projektet medvirker til at skabe større rummelighed på arbejdsmarkedet. Såfremt en partner ikke har modtaget kopi af tilsagn og vilkår, kan dette rekvireres hos projektleder Mikkel Trym Andersen. 3.3 Bekendtgørelse og retningslinjer Følgende bekendtgørelse indeholder gældende regler for socialfondsprojekter i Danmark: Side 10 af 26

Bekendtgørelse nr. 207 af 05/03/2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Endvidere har EBST udgivet følgende retningslinjer, som indeholder detaljeret gennemgang af regler for socialfondsprojekter: Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter pr. 01-08-2011 Alle projektpartnere i CIEL-projektet anbefales at gennemlæse ovennævnte to dokumenter. 3.4 Anvendelse af logoer Da projektet er støttet af Den Europæiske Socialfond og Region Hovedstaden, skal alle projektpartnere være opmærksomme på, at der er krav om, at logoer for disse påføres det materiale, der udarbejdes og udgives til eksterne parter. Eksempler herpå er udarbejdede rapporter, præsentationer, hjemmesider, visitkort, annoncer osv. Informationskrav og EU-logo kan ses her: http://www.ebst.dk/information Er projektpartnere i tvivl om hvorvidt eller hvordan logoer skal anvendes, anbefales det at kontakte projektleder Mikkel Trym Andersen eller LXP Consulting. Projektudgifter kan blive afvist af kontrolmyndigheder, såfremt informationskrav ikke vurderes opfyldt. Side 11 af 26

4. Projektmedarbejdere I dette afsnit redegøres for de procedurer og forretningsgange, der gælder for medarbejdere, der arbejder på CIEL-projektet. 4.1 Persondataloven, stillingsbeskrivelser og fuldtidsansættelser i projektet Alle projektmedarbejdere skal underskrive en erklæring om, at de har modtaget og læst en informationsskrivelse om Socialfonden og Persondataloven (udarbejdet af EBST) før projektet kan registrere projektmedarbejderen i projektregnskabet. Årsagen hertil er at der i rapporteringsværktøjerne registreres personfølsomme oplysninger. CIEL-projektet har udarbejdet en erklæringsskabelon, som ligger på www.campusnet.dtu.dk. Skabelonen hedder: 4.1.1 - CIEL - Medarbejderoplysninger - PDL Det er en forudsætning for indrapportering af timer og løn for en medarbejder, at erklæringen vedrørende udlevering af informationsskrivelse om persondataloven foreligger. For de projektmedarbejdere, der ikke arbejder fuld tid på CIEL-projektet, skal der endvidere udarbejdes en beskrivelse af de arbejdsopgaver, den enkelte medarbejder forventes at skulle udføre i projektet. CIEL-projektet har udarbejdet en skabelon til en sådan stillingsbeskrivelse, som ligger på www.campusnet.dtu.dk. Skabelonen hedder: 4.1.2 - CIEL - Stillingsbeskrivelse For de projektmedarbejdere, der er ansat 100% i CIEL-projektet, dvs. anvender al sin arbejdstid på projektet, skal ovennævnte stillingsbeskrivelse som udgangspunkt ikke udfyldes. Der skal i stedet foreligge ansættelseskontrakt eller tillæg til ansættelseskontrakt, hvori arbejdets art, tidsforbrug og aflønning er beskrevet. Medarbejdere, for hvem dette krav er opfyldt, skal ikke registrere timer som beskrevet nedenfor i afsnit 4.2. Det skal dog understreges, at medarbejderen skal være 100% tilknyttet projektet i en længere periode og arbejdets art skal være beskrevet udførligt i ansættelseskontrakt eller tillæg hertil. Endvidere skal ansættelseskontrakten eller tillæg hertil være dateret før medarbejderen starter sin fuldtidsansættelse i projektet. Løn udbetalt før dateringstidspunktet er ikke støtteberettiget. Som for al andet dokumentationsmateriale, er hver enkelt partner ansvarlig for at uploade ovennævnte, herunder også kopi af ansættelseskontrakter og tillæg for fuldtidsansatte på projektet. Dokumentationen uploades til www.campusnet.dtu.dk, som beskrevet i afsnit 6. Side 12 af 26

4.2 Timeregistrering for projektmedarbejdere Alle medarbejdere, der bruger timer i CIEL-projektet og som ikke tilknyttet projektet 100% af sin arbejdstid, skal løbende udarbejde timeregistreringer, der viser den forbrugte tid. CIEL-projektet har udarbejdet en skabelon til registrering af forbrugte timer for medarbejdere og den findes på www.campusnet.dtu.dk. Skabelonen hedder: 4.2.1 - CIEL Timeregistrering for medarbejdere skabelon CIEL-projektet har endvidere udarbejdet en vejledning til udfyldelse af timeregistrering, som med fordel kan udleveres til hver medarbejder i projektet i forbindelse med opstart af timeregistrering. Vejledningen findes på www.campusnet.dtu.dk og hedder: 4.2.A - CIEL - Vejledning til timeregistrering for medarbejdere Som for al andet dokumentationsmateriale, er hver enkelt partner ansvarlig for at uploade ovennævnte til www.campusnet.dtu.dk,som beskrevet i afsnit 6. 4.3 Dokumentation af løn På baggrund af udfyldte timeregistreringer vil der kunne medtages andel af afholdt løn i perioderegnskabet. For at kunne beregne timesats for hver enkelt medarbejder, skal tilsagnsmodtager og partnere uploade kopi af lønseddel til www.campusnet.dtu.dk, som beskrevet i afsnit 6. Som udgangspunkt skal der foreligge kopi af lønseddel for alle de måneder, hvori en medarbejder har brugt timer. Har en medarbejder således ikke forbrugt timer i en given måned, vil det ikke være nødvendigt at uploade kopi af lønseddel. For medarbejdere der tilknyttet projektet på fuld tid skal der uploades kopi af lønseddel hver måned. For at en udgift, herunder også lønudgifter, er støtteberettiget, gælder det som udgangspunkt, at de skal kunne dokumenteres betalt. Der skal være tale om ekstern betalingsdokumentation. EBST har dog skrevet følgende i vejledning: I forbindelse med kontrol af lønomkostninger og lønudbetalingen, vil lønsedlen som udgangspunkt i sig selv være tilstrækkelig dokumentation. Der vil dog i særlige tilfælde kunne være behov for yderligere betalingsdokumentation, således at alle lønkomponenter der indgår i støttegrundlaget(skat, arbejdsmarkedsbidrag, pension, ATP, etc.) skal dokumenteres på medarbejderniveau, ligesom det skal kunne dokumenteres, at beløbet faktisk er udbetalt/ afregnet overfor medarbejderen. Det er støttemodtagers ansvar at denne betalingsdokumentation opbevares frem til udgangen af 2020, dog altid mindst i 5 år Side 13 af 26

efter projektets endelige afregning. Tilsagnsmodtager (CBS) og projektpartnerne (DTU og KU) skal være opmærksom på formuleringen om, at lønudgifter i særlige tilfælde skal kunne dokumenteres betalt. Den eksterne administration (LXP) vil ikke i forbindelse med den løbende kvalitetssikring og behandling af løndokumentation forlange ekstern betalingsdokumentation for lønudgifter. Det skal bemærkes, at den enkelte partner ikke skal beregne bruttoløn eller timesats på lønsedlerne. Denne opgave varetages af den eksterne administration (LXP), for at sikre en ensartet og korrekt udregning, som altid følger gældende retningslinjer. Side 14 af 26

5. Indkøb, kontering og betaling af eksterne projektudgifter I bilag 1 er personer, der er godkendt til at foretage indkøb, godkende, bogføre og betale projektudgifter i CIEL-projektet oplistet. Listen er udfærdiget på baggrund af modtagne oplysninger fra hver enkelt projektpartner og vil løbende blive opdateret. Såfremt en projektpartner har ændringer eller rettelser til listen i bilag 1, bedes disse fremsendt til den eksterne administration (LXP) eller til projektleder Mikkel Trym Andersen. Udgangspunktet for den eksterne administrations kvalitetssikring af uploadet regnskabsmateriale, er den i bilag 1viste liste med personer og rettigheder/ansvar. 5.1 Støtteberettigede udgifter og ikke-støtteberettigede udgifter Jf. gældende regler, vil udgifter kun være støtteberettiget såfremt følgende er dokumenteret: Udgiften skal være relevant / nødvendig for projektet Udgiften skal være betalt, inden den kan indregnes Udgiften skal være afholdt i projektperioden Udgiften skal være omfattet af gældende budget Der skal være udvist økonomisk sparsommelighed I relation til det første punkt ovenfor er det vigtigt at relevansen/nødvendigheden af en udgift tydeligt fremgår af selve bilaget eller er påført bilaget. I den forbindelse anbefales det at anvende det fakturaforklæde, som er udarbejdet til CIEL-projektet. Fakturaforklæde findes på www.campusnet.dtu.dk. Her er der mulighed for øverst på formularen, at beskrive formål yderligere. Ethvert bilag, der fremsendes til den eksterne administration (LXP) og som projektpartner ønsker skal indgå i projektregnskabet, skal således kunne stå alene. En udefrakommende, skal kunne få en overbevisning om, at en konkret udgift vedrører CIEL-projektet og at der er tale om en nødvendig udgift. Praksis har vist, at kontrollerende myndigheder altid kigger nærmere på følgende udgiftsposter: 1. Gaver 2. Restaurationsregninger 3. Udenlandske rejser 4. Taxakørsel 5. Indkøb af udstyr Ad 1) Jubilæumsgaver, afskedsgaver, julegaver mv. er som udgangspunkt ikke Side 15 af 26

støtteberettiget, da projektet ikke modtager en modydelse. Ved gaver der gives til fx oplægsholdere, der vederlagsfrit, deltager i konferencer eller lignende, vil udgift kunne være støtteberettiget. Det kræver dog et dokument hvorpå 1) gaven beskrives, 2) hvorfor gaven ydes, 3) modtagerens navn og adresse fremgår og 4) underskrift og dato fra modtageren på modtagelse af gaven. Ad 2) Ved restaurationsbesøg skal der altid udvises sparsommelighed og på selve kvitteringen eller på særskilt dokument, skal der fremgå anledning og hvem (navn og ansættelsessted) der deltog. Bemærk i den forbindelse, at interne arrangementer for medarbejderne på projektet fx julefrokoster eller sommerfester etc., ikke er støtteberettiget. Ad 3) Til udgiftsbilag vedrørende udlandsrejser skal der altid påføres eller vedlægges dokument, der beskriver anledning samt fx konferenceprogram eller lignende der dokumenterer relevansen i forhold til projektet. Ad 4) Ved taxakørsel skal kvittering altid påføres anledning samt til og fra adresse. For de medarbejdere, der laver timeregistreringer i forbindelse med deres deltagelse i projektet, skal der være en overensstemmelse mellem registrerede timer og beskrivelse af det udførte arbejde og så den taxakvittering der fremsendes. Ad 5) I særdeleshed ved indkøb af IT-udstyr og telefoner, skal opmærksomheden henledes på punktet omkring sparsommelighed. Nødvendigheden af de nyeste/største modeller indenfor smartphones, tablets og laptops skal altid dokumenteres særskilt. Følgende udgifter bliver altid i et socialfondsprojekter betragtet som ikke-støtteberettiget jf. bekendtgørelse: Renter af gæld Refunderbar moms Afskrivninger på bygninger 5.2 Princippet omkring kostpris Der skal altid være tale om kostpris og derfor bør alle projektpartnere være opmærksomme på interne udgifter, som typisk ikke er eller kan dokumenteres til kostpris, fx: Trykkeriudgifter i eget trykkeri Support fra intern IT-afdeling, som bliver afregnet efter en intern sats Forplejningsbilag fra egen kantine Afregning af intern husleje vedrørende bygninger som projektpartner selv ejer Endvidere skal projektpartnere være opmærksom på de situationer, hvor der købes Side 16 af 26

ydelser eller varer hos andre projektpartnere eller hvor partnere viderefakturerer udlæg internt. Her gælder kravet om kostpris ligeledes. I forbindelse med fremsendelse af faktura, vil der som bilag til faktura skulle være fx lønsedler og timeregistreringer, oprindelige fakturaer og betalingsdokumentation, som dokumenterer, at viderefakturering sker uden avancetillæg. 5.3 Indkøb og sparsommelighed Den enkelte partner vil inden for det til enhver tid gældende budget kunne indkøbe varer eller tjenester hos en ekstern leverandør. Bemærk i den forbindelse, at midler budgetteret på konto 10 til 50 ikke kan anvendes ved indkøb af eksterne varer og tjenesteydelser. Disse konti er forbeholdt interne lønudgifter. Større indkøb, som i CIEL-projektet er vurderet til indkøb over kr. 20.000, foretages efter indhentning af tilbud, hvor minimum tre potentielle tilbudsgivere anmodes om tilbud på den beskrevne opgave i forhold til oplyste tildelingskriterier. Når tilbuddene (minimum 1) er indkommet laves der en gennemgang heraf, som sammenfattes i et notat, hvor tilbud vægtes i forhold til de oplyste tildelingskriterier. Herefter kan der indgås aftale med den i notatet valgte tilbudsgiver. Notat og dokumentation på tilbudsindhentning opbevares altid som del af regnskabsdokumentation. Indkøb i projektet på mindre end kr. 20.000 fordrer ikke indhentning af flere tilbud, men fordrer stadig udvisning af sund økonomisk fornuft, hvor det sikres, at prisen for den indkøbte vare eller ydelse står i mål med selve varen eller ydelsen. Ved større indkøb i projektet (over kr. 20.000), skal man være opmærksom på tilbudsloven og EU-udbudsdirektiv kan være gældende. Det anbefales derfor altid, at kontakte projektleder Mikkel Trym Andersen eller Dennis Hansen (LXP) ved større indkøb. 5.4 Indgåelse af aftale med eksterne leverandører Det aftales med projektets leverandører, at fakturering skal ske med tydelig reference til projektet, fx ved at CIEL fremgår i adressefelt, som reference eller i selve fakturateksten. Ved større indkøb, bør der indgås kontrakt. Såfremt der er tale om levering af timer fra ekstern leverandør, bør det aftales, at der sammen med faktura fremsendes specifikation af forbrugt tid. Dette muliggør en vurdering af hvorvidt den leverende ydelse står i et fornuftigt forhold til den betalte pris. Indgåede aftaler uploades til www.campusnet.dtu.dk og opbevares sammen med den øvrige regnskabsdokumentation hos hver enkelt partner. 5.5 Godkendelse, kontering, bogføring og betaling af fakturaer Alle eksterne fakturaer skal være påført godkendelse, dvs. underskrift. Se bilag 1 for Side 17 af 26

personer, som kan godkende udgifter i CIEL-projektet. Endvidere skal hver enkelt faktura være påført det kontonummer og det bilagsnummer, som er anvendt hos projektpartneren i eget bogholderi. Anvender en projektpartner elektronisk fakturahåndtering og elektronisk godkendelse af fakturaer, bør der som udgangspunkt udskrives en kopi af bilag, hvorpå der anføres godkendelse (underskrift), kontering og bilagsnummer i eget bogholderi. Alternativt kan der ved elektronisk godkendelse, udskrives skærmbillede, der viser godkendelse og kontoring. Anvendelse denne alternative dokumentation for godkendelse og kontering, skal dog godkendes særskilt af den eksterne administration (LXP). Ved småanskaffelser, som betales kontant, skal kvittering / bon gemmes og skal kopieres og uploades på samme måde som beskrevet nedenfor for almindelige eksterne fakturaer. Har medarbejdere haft udlæg som refunderes via kassefunktionen eller har medarbejderen fået et forskud fra kassen, skal kopi af kassebilag med underskrifter vedlægges. Refunderes udlæg via lønseddel skal medarbejderens lønseddel vedlægges som betalingsdokumentation. Refunderes medarbejdere direkte via overførsel af udlæg til medarbejdes bankkonto, skal overførslen dokumenteres på samme måde som ved betaling af eksterne fakturaer. Dette er beskrevet nedenfor. Den enkelte partner er ansvarlig for at sikre, at man i eget bogholderi har oprettet særskilt dimension, projektnummer, afdeling, gruppering eller lignende, hvor udgifter vedrørende CIEL-projektet registreres. Registrering af udgifter skal som minimum ske med samme detaljeringsgrad, som er anvendt i det godkendte budget. Dvs. det ikke er tilstrækkeligt at registrere alle afholdte udgifter på én konto i eget bogholderi, såfremt der i budgettet er anvendt flere konti. Ved afslutning af hver måned skal alle afholdte og betalte fakturaer uploades til www.campusnet.dtu.dk, som beskrevet i afsnit 6. Såfremt en faktura ikke er påført godkendelse, kontering og bilagsnummer, vil fakturaen ikke kunne medtages i projektregnskabet. Det anbefales, at projektpartnerne anvender det fakturaforklæde, som er udviklet i CIEL-projektet og som sikrer, at de nødvendige oplysninger vedrørende det enkelte bilag er tilstede i forbindelse med upload. Fakturaforklæde findes på www.campusnet.dtu.dk. Ved afslutning af hver måned skal der endvidere uploades en transaktionsliste/posteringsliste for måneden samt en resultatopgørelse (råbalance) for projektet. Disse anvendes i forbindelse med den eksterne administrations (LXP) afstemning af perioderegnskab til EBST og de hos partnerne registrerede eksterne udgifter. Det gælder, at alle udgifter skal være afholdt og betalt. I relation til dokumentation af betaling, skal hver partner sammen med fakturaerne uploade ekstern betalingsdokumentation. Som ekstern betalingsdokumentation anses kopi af kontoudtog Side 18 af 26

fra bank eller udskrift fra netbank, hvoraf hævning fremgår. Det anbefales, at den enkelte partner opretter en særskilt bankkonto, hvorfra eksterne fakturaer betales. Dette vil lette dokumentationsbyrden væsentligt. Såfremt en partner vurderer, at det ikke er muligt at fremskaffe ekstern betalingsdokumentation som beskrevet ovenfor, bør partneren hurtigst muligt kontakte den eksterne administration (LXP) for rådgivning og eventuel etablering af alternativ løsning for ekstern dokumentation af betaling. 5.6 Indirekte omkostninger Projektet er berettiget til at medtage en udgift i projektregnskabet, som modsat ovenstående ikke skal dokumenteres med fakturaer og betalingsdokumentation. Denne udgift benævnes indirekte omkostninger. Størrelsen af de indirekte omkostninger beregnes på baggrund af seneste eksterne årsrapport og specifikationer, hvorved en procentsats fremkommer. Denne procentsats kan anvendes på alle direkte udgifter i projektregnskabet og på den baggrund bogføres som en udgift i projektregnskabet. I projektbudgettet er en indirekte standardsats på 20% af de direkte udgifter anvendt. For alle projektpartnere er der i budgettet afsat indirekte udgifter og den eksterne administration (LXP) vil varetage beregningen og dokumentation heraf. Projektpartnerne vil blive kontaktet direkte af den eksterne administration (LXP) i forbindelse med udarbejdelse af perioderegnskabet hvert halve år. Side 19 af 26

6. Upload af regnskabsmateriale til den eksterne administration og udarbejdelse af projektregnskab Den eksterne administration (LXP) varetager udarbejdelse af projektregnskabet. Projektregnskabet udarbejdes månedligt på baggrund af uploadet regnskabsmateriale til webplatformen www.campusnet.dtu.dk. Hver projektpartner har på førnævnte webadresse et område, som kun den enkelte projektpartner, den overordnede projektleder og den eksterne administration (LXP) har adgang til. Er man som partner i projekt ikke blevet oprettet som bruger, skal man rette henvendelse til Mikkel Trym Andersen. Det anbefales, at der hos hver enkelt partner udpeges en medarbejder, som er ansvarlig for upload af regnskabsdokumentation og som kan fungere som kontaktperson for den eksterne administration (LXP). Der henvises i øvrigt til særskilt dokument, benævnt CIEL - Vejledning til månedlig rapportering ver. 1.0 som findes på www.campusnet.dtu.dk. Dette dokument indeholder en oversigt over det typiske regnskabsmateriale (projektdata), der skal afleveres hver måned. Det anbefales, at de dokumenter der er blevet uploadet til webplatformen, gemmes i en særskilt mappe hos den enkelte projektpartner. Disse dokumenter må under ingen omstændigheder smides ud. Er der spørgsmål i forbindelse med upload af regnskabsmateriale kan den eksterne administration (LXP) kontaktes. Der gælder følgende deadline for upload af månedsmateriale: Senest den 12. i måneden efter månedsafslutning uploades Regnskabsdokumentationen fra CBS Senest den 16. i måneden efter månedsafslutning uploades Regnskabsdokumentationen fra KU og DTU På baggrund af det modtagne regnskabsmateriale udarbejder den eksterne administration (LXP) en månedsrapport til hver enkelt partner og en samlet rapport til tilsagnsmodtager. Disse rapporter viser status på projektøkonomi (regnskab ctr. budget) samt dokumentationsstatus på det modtagne regnskabsmateriale. Dokumentationsstatus er relevant, da regnskabsmateriale, som ikke opfylder de gældende regnskabsregler for Socialfondsprojekter, ikke indarbejdes i projektregnskabet. En afhjælpning af eventuelle mangler ved dokumentationen vil medføre, at regnskabsmaterialet bliver indarbejdet i Side 20 af 26