Opgavens omfang og Kravspecifikation. Bilag 2 til udbud nr. 13/10715

Opgavens omfang og Kravspecifikation. Bilag 2 til udbud nr. 13/10715

Indhold Side2/10 Indledning... 3 Boligsager... 4 Rådgivers ydelser og samarbejde... 5

Indledning Frederikshavn Kommune ønsker at indgå et samarbejde med en ekstern rådgiver vedr. projektering og udførsel af tilbygninger/ombygninger i forbindelse med boligindretning efter serviceloven 116, stk. 1, samt i forbindelse med boligskift serviceloven 116, stk. 4. Side3/10 Frederikshavn Kommune skal yde hjælp til indretningen af boliger til personer med en varig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, når en ændret indretning er nødvendig for at gøre boligen bedre egnet som opholdssted for den pågældende. Boligændringerne kan være for at sikre adgang til/fra boligen, ændringer der muliggør dagligdagsaktiviteter og færdsel i den faste bolig eller opførelse af mindre tilbygninger. Hjælpen ydes uanset boligformen, men omfatter ikke almindelig vedligeholdelse /istandsættelse af boligen. Samarbejdet skal indgås med Hjælpemiddelenheden, i Center for Social og Sundhedsmyndighed ved Frederikshavn Kommune.

Boligsager Boligsagerne som skal varetages af rådgiver er af meget forskellig karakter og kompleksitet. Den økonomiske ramme for de enkelte projekter skal forventes at overstige 100.000 kr., før rådgiver involveres i de enkelte sager. Side4/10 Det skal forventes at der årligt vil være 5-10 boligsager, som udmunder i en egentlig byggesag. Endvidere skal rådgiver bidrage med råd og vejledning til øvrige mindre sager, samt sager som ikke bliver til en byggesag. Til sammenligning behandlede og udførte Frederikshavn Kommune 5 boligsager i 2011, som var inden for en samlet økonomisk ramme på 1,3 mio.kr. En ukompliceret boligsag ved Frederikshavn Kommen forløber som beskrevet i bilag 1, det skal dog bemærkes, at enhver sag beror på en konkret individuel vurdering. I hver boligsag forpligter rådgiver sig til at kunne stå til rådighed og udfærdige et byggeprogram indenfor 15 arbejdsdage. Det er nødvendigt for at begrænse sagsbehandlingstiden i sagerne. Boligsagerne skal udbydes i fag- eller hovedentreprise. Rådgiver skal anvende underhåndsbud for opgaver som beløber sig mellem 200.000 kr. og 3.000.000 kr. og der skal minimum være 2 tilbudsgivere, overstiger opgaven 1.000.000 kr. skal der altid være fire tilbudsgivere, hvoraf den ene skal have hjemme udenfor kommunen. Ved arbejder under 200.000 kr. og som oftest består af særlig akutte opgaver eller opgaver som er svære at beskrive, kan der forhandles med en enkelt eller to leverandører. Boligsagerne udbydes under hensynstagen til Kommunens Indkøbs- og udbudspolitik. www.frederikshavn.dk /Erhverv/ indkøb og udbud /Indkøb.

Rådgivers ydelser og samarbejde Kontraktens omfang omfatter følgende ydelser for bestiller/hjælpemiddelenheden: Side5/10 Indledende projektafklaring i samarbejde med Hjælpemiddelenheden inkl. overslag på anlægsopgaver. Deltagelse i boligmøder med borger og bestiller. Udarbejdelse af byggeprogram/skitser. Udarbejdelse af udbudsmateriale. Tidsplanlægning af opgaverne i dialog med bestiller. Deltage i midtvejsmøde Afklaring af myndighedsmæssige forhold f.eks. at søge byggetilladelse, dispensationer fra lokalplaner, afklaring af evt. ikke godkendte registreringer på de berørte parceller, dispensationer mv. samt videregivelse disse oplysninger til bestiller. Indhentning af tilbud og kontrahering med entreprenører samt afholdelse af nødvendige opstartsmøder, byggemøder mv. med disse. Rådgiver skal udarbejdes referater af alle møder. Udføre tilsyn med opgavernes gennemførelse, økonomistyring af projekter, herunder byggeregnskab, godkendelse af faktura inden betaling samt udarbejde tidsplan og á conto plan. Rådgiver skal varetage al kommunikation fra entreprenører og skal referere direkte til kontaktpersonen i Hjælpemiddelenheden. I boligsager hvor Borgeren ønsker tilkøb, som er udenfor bevillingen, skal Rådgiver sikre at der løbende indgås skriftlige aftaler mellem entreprenør og Borger, således der ikke kan være tvivl om hvilke udgifter Borger selv skal afholde ved byggeriets afslutning. Såfremt borgeren har valgt frit valg skal der føres 2 separate regnskaber for projektet, således at der både føres et frit valgs regnskab og et regnskab, der stemmer overens med bevillingen. Der skal desuden føres tilsyn med byggeriet. Afholdelse af afleveringsforretning og garantieftersyn Sikre at byggeriet er omfattet af sikkerheds- og sundhedsplaner og byggeriet kvalitetssikres samt at der udleveres drifts- og vedligeholdelsesplaner.

Alle forhold i boligen der skal afklares i forhold til boligforsikring, f.eks. sætningsskader, problemer med skimmelsvamp, råd, vandskade, ejerskifteproblematikker, olieforekomster i jorden mv., skal være juridisk afklaret, og aftaler skal være indgået med forsikringsselskabet om udbedring af skaden før arbejdet med boligindretning påbegyndes. Side6/10 Ved underskrivelse af kontrakten forpligter bestiller/hjælpemiddelenheden sig til at udføre følgende ydelser: Gennemgang af dokumenter, tegninger og økonomi med rådgiver med efterfølgende godkendelse til igangsætning af processen. Udarbejdelse af økonomisk skriftlig bevilling til opgaven. Afholdelse af opstartsmøde med rådgiver og borger hvor projekt og tidsplan gennemgås samt udarbejdelse af referat fra dette. Se bilag 2. Afholdelse af midtvejsmøder med rådgiver samt udarbejdelse af referat fra disse. Dialog med borger af ikke godkendte eller registrerede opførte bygningsanlæg på de berørte parceller m.v. på baggrund af henvendelse fra rådgiver. Detailliste over hjælpemidler fremsendes til rådgiver med angivelse af produktnavn og placering. Løbende dialog med borger omkring tidsplan og proces. Afsluttende møde (afleveringsforretning) med borger og rådgiver. Se bilag 1. Ved opgaver som udløser omkostninger der ikke er indeholdt i aftalen, skal godkendes af Hjælpemiddelenheden, hvorefter der træffes en fælles afklaring af opgaveløsningen, såvel økonomisk som teknisk. Eventuelle uoverensstemmelser drøftes løbende og forsøges afklaret via dialog mellem bruger, rådgiver og Hjælpemiddelenheden. Der må ikke forhandles eller indgås aftaler uden at disse er nedskrevne og underskrevet af alle parter. Både rådgiver og Hjælpemiddelenheden forbeholder sig ret til at indkalde til dialog, opfølgning eller evaluering, når et sådant behov er til stede. Rådgiver forpligter sig til at samarbejde således at opgaven løses på en, for alle parter, tilfredsstillende måde. Bestiller og rådgiver forpligter sig til at samarbejde, således at opgaven løses på en for alle parter tilfredsstillende måde. Eventuelle

uoverensstemmelser drøftes løbende og forsøges afklaret via dialog mellem bestiller, borger og rådgiver. Side7/10 Ved en kontraktindgåelse skal rådgiver, i samarbejde med Hjælpemiddelenheden, udarbejde en beskrivelse som gør rede for standardmaterialer og m2 priser, det skal medvirke til en vis standardisering i boligsagerne. Rådgiver skal journalisere alle dokumenter i de enkelte sager. Dokumenterne fremsendes endvidere til Hjælpemiddelenheden.

Ved afvikling af byggesagerne skal opgaverne følge nedennævnte faser. De bedes i Deres tilbud beskrive, hvorledes Deres firma vil gennemføre nedennævnte faser, samt beskrive den samarbejdsmodel de vi anvende til løsning af opgaverne. Der skal vedlægge CV på de medarbejdere, der skal rådgive kommunen. Beskrivelsen og CV indgå i evalueringen af underkriteriet Ydelserne og samarbejde. Side8/10

Side9/10 Beskrivelse af en standard boligsag over kr. 100.000 kr. i Hjælpemiddelenheden, Frederikshavn Kommune. Faser: Hvad sker der i de enkelte faser: 1. Henvendelse Borger henvender sig til kommunen med et boligproblem. Det undersøges om sagen er omfattet af Servicelovens 116 om indretning af egen bolig og om borger er målgruppen. Der aflægges hjemmebesøg for at bese matriklen og vurdere problemets størrelse. Hvis der er tale om en egentlig boligsag, tages der kontakt til en byggerådgiver og der aflægges endnu et besøg for at få en byggefaglig vurdering af forholdene. 2. Analyse / undersøgelsesfase 3. Byggeriets proces / igangsættelse Boligsagen udarbejdes i samarbejde med borger, som kan have sin egen mening om, hvad der er bedst. Ifølge frit-valg på boligsager har borger indflydelse på valg af materialer og håndværkere,- men ikke på selve løsningen. Ergoterapeuter og byggerådgiver mødes og udveksler ideer, skitser og løsningsforslag. Ergoterapeuterne finder frem til hvilke nagelfaste hjælpemidler der er brug for ( handicapvask, specialtoilet, loftlift m.m. ) samt laver indretningsforslag hvor der er taget højde for pladskrav, hjælpemidler og arbejdsmiljø. Ideerne skitseres. Byggerådgiver undersøger, om det er muligt at omsætte ergoterapeuternes forslag og rentegner løsningsforslagene. Borger holdes orienteret og der aflægges hjemmebesøg for at sikre sammenhæng i forløbet. Boligændring bevilges. Byggerådgiver laver udbudsmateriale og afholder licitation. Håndværkertilbud vurderes, og det bedste egnede udvælges i samarbejde. Der afholdes opstartsmøde på Kastaniegården med borger, terapeuter,

leder, byggerådgiver og hovedentreprenør. Her underskrives samarbejdsaftale om vilkår for byggeriet, pant m.v. og der aftales tidsplan, betaling og opstart. Side10/10 4. Byggefase Byggeriet startes op, og der afholdes løbende byggemøder. Bygherrerådgiver laver referat, som sendes til Hjælpemiddelenheden Der holdes løbende dialog med borger omkring tidsplan og proces. 5. Afslutning Der afholdes afleveringsforretning med gennemgang af fejl og mangler. Ergoterapeuterne laver et opfølgende besøg, hvor der laves en tilfredshedsundersøgelse på funktionaliteten af boligændringen.