Startguide kom godt i gang
Indholdsfortegnelse Installation af Autolog programmet At skrive kørebog er 100% tidsspilde når Autolog gør det 100% automatisk Autolog programmets funktioner Autolog Hardwaretyper Passiv Enhed Trådløs enhed Fastmonteret enhed Yderligere informationer
Installation af Autolog programmet Du finder et link til Autolog programmet i velkomstmailen. Dette skal installeres på din PC, før du kan udfærdige dit kørselsregnskab. Når installeret, vil der ligge en genvej til programmet på dit skrivebord, -og Autolog programmet er klar til brug. Bemærk at programmet skal køre i Windows. Er du Mac-bruger, skal du registrere dig til online versionen. Du finder et link hertil i velkomstmailen. Se separat vejledning. Opsætning Når du åbner programmet første gang, vil du blive spurgt om nogle basis informationer, såsom navn, adresse - og din produktkode, der findes i velkomstmailen. Det er vigtigt, at alle informationerne udfyldes, da disse skal figurere i kørebogen. De kan altid ændres under menupunktet Virksomhed. Har du købt din Autolog kørebog hos en forhandler, bliver disse informationer også brugt til at registrere dig som bruger i Ecofleets database. Dette er nødvendigt for at aktivere produktkoden og dermed programmet. Bemærk, at der som udgangspunkt er én licenskode pr. GPS enhed. Kontakt Ecofleet, hvis der er mere end 1 bruger, der benytter samme PC. Autolog programmets funktioner Hent data fra GPS 1 Tryk på Ruter 2 Vælge Hent fra GPS enhed. Alle ruterne vil så blive listet op. 1 Adressekartotek Har du importeret, indtastet eller overført dine kunder til adressekartoteket, vil Autolog automatisk vælge en af disse adresser og knytte den til en given rute, hvis de ligger indenfor 100 meter af destinationen (denne afstand kan ændres). Derved får du altid kundens eksakte adresse i kørebogen, uanset hvor bilen holder, og der skrives automatisk firmanavn på dine destinationer. 2
Efterbehandling af kørsel Det anbefales, at din Autolog ligger i bilen under al kørsel. Derfor skal du efterfølgende sortere i privat- og erhvervskørsel (medmindre dette sorteres med fjernbetjeningen i bilen - se afsnit om din enhed). Der er flere måder at sortere kørslen på: Som standard vil alle kørte ture listes op under Ruter. Her fjernes fluebenet ud for de ruter, der er private. Du kan definere dine destinationer i adressekartoteket som erhvervs- eller privatdestinationer. Kørsel mellem 2 private destinationer vil automatisk sorteres som privat. Husk at firmaadressen derfor skal være markeret som en privat destination. Du kan også indtaste dine arbejdstider under Funktioner / Indstillinger. Så vil al kørsel udenfor den definerede arbejdstid automatisk sorteres som privatkørsel. Det er vigtigt, at definere formålet for kørslen, så det kan retfærdiggøres over for SKAT, at kørslen er erhvervsmæssig. Definér dine ærinder under menuen Virksomhed og vælg et standard ærinde. Fremover vil dit standardærinde fremgå på ruten, hvor du også kan ændre eller uddybe det.
2 3 Lav kørselsrapporten Når dine ruter er sorteret og behandlet er du klar til at lave kørsels rapporten. 1 2 3 1 Klik på menupunktet Rapporter. Vælg rapport type og periode. Tryk på Vis rapport. Når rapporten er lavet Rapporten kan enten printes direkte ved at klikke på ikonet Print, eller gemmes og videresendes ved at klikke på ikonet Gem. Vælger du at gemme rapporten, skal du huske at vælge, hvilken filtype du ønsker at gemme som. Den står som standard til Crystal reports, men vælg med fordel enten PDF, Excel eller Word format. Ønsker du at foretage en ændring i en rapport, skal du blot tilbage til Ruter, foretage ændringen og dernæst lave rapporten igen som beskrevet ovenfor. Autolog Hardware Passiv enhed Autolog passiv GPS logger i bilen Det første du gør er at sætte batteriet i din Autolog, og enheden vil straks gå i gang med at søge satellitterne. Batteriet isættes på bag siden ved at skubbe bagbeklæd ningen af. Din Autolog er nu klar til brug. Brug de to vedlagte velcromærker til at montere din Autolog ved forruden i bilen (ved atermisk forrude, læs den udvidet brugervejledning i programmet). Når Autolog tænder vil den straks sige satellite positioning. Når den har fundet satellitten vil den sige satellite fixed, og du er klar til at køre. Fremover, vil bevægelsescensoren automatisk tænde for din Autolog, når du starter bilen og den vil selv gå i dvale, når bilen holder stille i mere end 15 min.
Stemmeindikator og lyssignaler Autolog har indbygget stemmeindikator, der indikerer: Satellite positioning når enheden tændes eller vågner. Den søger nu efter satellitten. (blinker grønt). Satellite fixed når satellitten er fundet, og den begynder at logge. (blinker rødt ved satellit forbindelse og hvidt når den logger kørslen). Battery low når batteriet skal oplades. For at slukke for lyssignalerne, holdes højre samt venstre knap nede sam tidigt i 2 sek. Batteri og opladning Batteriet har en kapacitet på op til 20 timers aktiv logning. Herefter vil stemmeindikatoren sige: Battery low. Der er tre måder, du kan oplade din Autolog på: Det kan gøres i bilen gennem bilens 12V stik/ cigarrettænder, via et permanent strømkabel i bilen (skal købes separat), eller gennem en alm. 220V stikkontakt. Knapper Enheden har 3 knapper, og det har forskellig betydning om du trykker hurtigt på dem eller du holder knappen inde i 2 sek. Venstre knap: Et hurtigt tryk hæver lydniveauet og et langt tryk laver et rutestop. Dette sker også automatisk, hvis bilen holder stille i over 5 min. (Denne indstilling kan ændres i programmet.) Midterknap: Et langt tryk tænder/slukker for enheden. Det anbefales, at enheden konstant er tændt, da den selv går i dvale og starter op igen ved bevægelse. Højre knap: Et hurtigt tryk dæmper lydniveauet (lavest niveau er lydløs) og et langt tryk laver rutestop og definerer den kørte tur som privat. Højre & venstre samtidigt: Tænder/slukker for lyssignaler. Hukommelse Dataloggeren kan lagre op til 5000 kørte km. Vær opmærksom på, at enheden ikke advarer, når den er ved at være fuld, så vi anbefaler, at du tømmer den jævnligt.
Autolog Hardware Enhed med SIM-kort Placering i bilen Denne enhed skal ikke tømmes ved pc en, så du kan med fordel give den en mere permanent placering i bilen. Bemærk, for at modtage bedst signal, skal oversiden vende mod himlen, og den må kun blive blokeret opad, af glas eller plastik. Undgå derfor at placere den under metal. Den kan eksempelvis lægges i handskerummet eller monteres permanent på bilens batteri (se særskilt monteringsvejledning). Bemærk også, at denne enhed kan have svært ved at fange signal ved en atermisk forrude. Alternativ placering kan være i bagagerummet. Skal enheden være forsikringsgodkendt og/eller opkobles alarmcentralen, skal den være fastmonteret skjult i bilen af en Ecofleet autoriseret montør. Dataopsamling Data sendes løbende via SIM kortet til Autologs server. Har enheden ikke dækning, gemmes data på enheden (op til 300 km) og sendes, når der igen er dækning. De kørte ruter kan efterfølgende downloades via Autolog programmet. Enheden virker i hele verden (hvor der er GSMdækning). Strømtilførsel Hvis ikke enheden er fastinstalleret til bilens batteri, skal enheden sidde til strøm via bilens cigarrettænder. Enheden registrerer kun kørslen, når der er strømtilførsel. Hvis bilens cigarrettænder leverer konstant strøm, når der ikke er tænding, skal stikket tages ud, når der ikke køres i bilen. Sporing Enheden kan til enhver tid spores via tracking.ecofleet.dk. Benyt dit Tracking nr. (imei nr.). Dette fremgår bl.a. i velkomstmailen, på kassen og evt. installationserklæring. Denne enhed er forsikringsgodkendt, hvis den monteres af en Ecofleet godkendt montør, og der tilkøbes et abonnement til en alarmcentral.
Fjernbetjening Med denne enhed kan du få en fjernbetjening, så du kan definere kørslen som privat eller erhverv allerede i bilen. B - (Business) Markerer nuværende/næste tur som erhverv. P - (Private) Markerer nuværende/næste tur som privat. Bil ikonet - (Parkeringsfunktion) Denne knap vil sende en SMS til din telefon med et link, der angiver bilens position på et kort (inden du forlader bilen). Kontakt Autologs support, hvis du ønsker denne funktion aktiveret. STOP ikonet - Denne knap kan fremtvinge et stop, selvom du eksempelvis ikke holder stille. Systemet husker din markering. Det betyder, at du kan nøjes med at trykke på fjernbetjeningen som det første og sidste på dagen, hvis hele dagens kørsel er erhvervsmæssig (eller privat). Har du glemt din fjernbetjening eller har du trykket forkert tidligere på dagen, så kan du manuelt rette sorteringen i programmet. Bemærk: Du skal sidde i bilen, med tænding, når fjernbetjeningen benyttes. Yderligere informationer For mere information og vejledning, læs vores udvidede brugervejledninger som kan findes via Hjælp i Autolog programmet samt på vores hjemmeside www.ecofleet.dk. Demonstrationsvideoer Demonstrationsvideoer, der gennemgår programmet og dets funktioner kan findes på vores hjemmeside www.autolog.dk/video, eller ved at scanne QR koden. Support Har du fortsat problemer kan du kontakte support på: support@ecofleet.dk. Flådestyring Vil du gerne kombinere din kørebog med flådestyring, eller rekvirere et tilbud på kørebøger eller flådestyring til resten af firmaet, kan du skrive til info@ecofleet.dk.
Autolog Systems ApS Blokken 19 3460 Birkerød support@ecofleet.dk