FAQ - AUTOLOG. Author: Stig Lyngsie FAQ v Side 1 af 28

Transkript

1 FAQ - AUTOLOG Author: Stig Lyngsie FAQ v Side 1 af 28

2 FAQ v Side 2 af 28

3 Frequently Asked Questions Autolog elektroniske kørebog Indhold Indledning... 5 Hardwaren AL-50 GPS enheden... 5 Spg: Hvad er en Autolog GPS enhed?... 5 Selve GPS enheden (dataloggeren)... 5 Dataloggeren opfanger vibrationer fra bilen Manuel aktivering ved tryk på midterste knap... 6 Automatisk start ved permanent strømforsyning (anbefales!)... 6 Opladning... 6 Bedste måde at bruge enheden på... 6 Dataloggerens funktioner... 7 SPG: Hvordan markerer jeg manuelt et stop?... 7 SPG: Hvordan markerer jeg en privattur?... 7 Dataloggerens tilkobling til computeren... 8 A-termisk forrude... 9 Spg: Hvornår er enheden klar til at jeg kan køre?... 9 Spg: Enheden fanger først GPS signalet sent?... 9 Softwaren Autolog programmet Installation og opsætning Installation af software Opsætning af software (første gang) Spg: Hvor finder jeg Autolog programmet? Spg: Jeg kan ikke logge på programmet Spg: Hvordan skifter jeg min kode til programmet Autolog Express Spg: Hvordan fjerner jeg Autolog Express menuen? Menuen: Virksomhed Spg: Hvorfor kan jeg ikke ændre mit navn? Spg: Hvad er Ærindeliste for noget? Spg: Det er ikke mit CPR nummer der står i CPR feltet? Spg: Jeg har fået ny bil, hvordan ændrer jeg nummerpladen i programmet? Spg: Hvorfor kan jeg ikke ændre kørselssatserne? FAQ v Side 3 af 28

4 Spg: Hvad er der for nogle kilometer der står angivet under fanebladet Satser? Menuen: Adresser Spg: Hvordan opretter jeg nye adresser i Adresse kartoteket? Spg: Hvordan sletter jeg en adresse i Adresse kartoteket? Menuen: Ruter Spg: Hvordan opretter jeg en rute manuelt? Spg: Nogle af mine ruter er forsvundet? Spg: Jeg har slettet en rute der ikke skulle slettes hvad gør jeg? Spg: Hvordan laver jeg en rute til privat/erhverv Spg: En eller flere ruter starter for sent på turen? Spg: Hvordan lægger jeg ruter sammen? Spg: Hvordan fjerner jeg et privat svinkeærinde? Spg: Hvorfor er den teoretisk beregnede rute længere end den faktisk kørte? Spg: Hvordan ser jeg en kørt rute på et kort? Spg: Hvorfor kan jeg IKKE se min rute på kortet? Spg: Kan jeg få en adresse fra menuen Ruter over i Adresse kartoteket? Spg: Hvorfor gemmer programmet ikke når jeg har lavet en ændring? Spg: Hvordan sender jeg min kørsel til godkendelse? Spg: Ingen ruter uploades, hvorfor? Menuen: Rapporter Spg: Hvorfor er mine ruter ikke med på kørebogen? Spg: Hvordan printer jeg en rapport? Spg: Kan jeg gemme rapporten på computeren? Spg: Pludseligt står det hele så stort, kan jeg zoome ud? Dages reglen FAQ v Side 4 af 28

5 Indledning Følgende tekst er en oversigt over de mest gængse brugerspørgsmål til Autolog hardwaren og PC softwaren. Hvis du er i tvivl om svaret eller hvis svaret ikke kan udledes af dokumentet kontaktes Brugerservice. Hardwaren AL-50 GPS enheden Spg: Hvad er en Autolog GPS enhed? Svar: Det er en GPS modtager, ikke at forveksle med fx en Garmin eller TomTom enhed. En Autolog GPS er udelukkende beregnet til at modtage GPS data for kørslen med henblik på at lave en kørebog Man kan IKKE bruge enheden til at finde vej som med en Garmin! Selve GPS enheden (dataloggeren) Dataloggeren har 3 tilstande. Aktiv, Passiv og Slukket. Tilstand Aktiv tilstand Passiv tilstand Slukket tilstand Beskrivelse Når loggeren aktiveres, giver den beskeden Satellites positioning, og grøn lampe blinker. Når satellitterne er fundet, giver den beskeden Satellites fixed, og rød lampe begynder at blinke, hvilket betyder, at dataloggeren begynder at logge din rute. Dataloggeren er i dvale og bruger derfor næsten ingen strøm. Ved Passiv (dvale) tilstand er alle lamper slukket. Enheden går automatisk i dvale når bilen har holdt stille i 10 min. Dataloggeren vil ikke reagere på bevægelse og bruger ingen strøm. Den skal aktiveres ved at holde den midterste knap inde i 3-4 sekunder. NB. Bluetooth funktionen er deaktiveret for at optimere batterilevertiden. Dataloggeren opfanger vibrationer fra bilen. Dataloggeren har en indbygget vibrationssensor. For at vibrationerne fra bilen kan opfanges og for at få det bedste GPS signalet, anbefales det at loggeren placeres på instrumentbrættet ved forruden. Da det ikke er alle biler, der vibrerer lige kraftigt ved start, kan det ikke garanteres, at dataloggeren altid kan aktiveres på denne måde, hvorfor manuel aktivering kan være nødvendig (Bemærk, at et lille puf ofte kan aktivere dataloggeren, hvis ikke bilens vibrationer klarerer opgaven) FAQ v Side 5 af 28

6 Manuel aktivering ved tryk på midterste knap Aktiver knappen (den midterste knap) - Aktiveres loggeren ikke ved vibrationer, kan den altid aktiveres ved at holde den midterste knap nede i 3-4 sekunder. Automatisk start ved permanent strømforsyning (anbefales!) Dataloggeren kan tilsluttes permanent strømforsyning via adapteren til cigarettænderen eller et 12 V. stik og vil herved altid starte når bilen startes. Autolog anbefaler denne løsning. Opladning Hurtigste opladningsmetode er ved at tilslutte enheden til 220V via den medfølgende 220V adapter. Alternativt kan enheden oplades i bilen via den medfølgende adapter til cigarettænderen. Er cigarettænderen optaget af andet hardware kan den udleverede splitter benyttes. Bedste måde at bruge enheden på For at opnå bedst mulig brug af enheden, anbefales det at enheden tændes ved dagens start og slukkes når man kommer hjem. I løbet af dagen bør enheden være tilslutter cigarettænderen via den medfølgende adapter. Er cigarettænderen optaget af andet hardware en splitter benyttes (medfølger ikke i pakken). Hvis enheden sidder til strøm i bilen og den er slukket, vågner den når bilen startes! Enheden bør ligge i forruden med forsiden opad for at have bedst mulige signal. Signaldæmpningen i bilen afhænger dog af biltypen og i nogle biler kan enheden ligger ved fx gearstangen, men brugeren skal være klar over at man risikerer huller i dataene hvis enheden dækkes til fx hvis den lægges i handskerummet. Disse data/tabte ruter kan IKKE genskabes automatisk og vil manuelt skulle skrives ind i programmet. Strømindikator status (grønt blink i midterste knap) 1. Pause tilstand - Strømlampen slukket: Lader : Strømlampe blinker 2 gange Opladet : Strømlampe slukket 2. Normal tilstand - Strømlampe blinker: Lader : Strømlampe blinker 2 gange Opladet : Strømlampe blinker 1 gang 3. Ved USB ledning tilsluttet: Lader : Strømlampe blinker 2 gange Opladet : Strømlampe blinker 1 gang GPS Indikator status (rødt blink) 1. Pause tilstand : GPS Fix lampen er slukket 2. Normal tilstand, når GPS signal aktiv : GPS Fix lampen blinker GPS datalogger lampe (Gult blink) Gult blink i midterlinien : Logdata indskrives Autologgeren FAQ v Side 6 af 28

7 Dataloggerens funktioner Funktion Tænd/Sluk Dataloggeren Aktiver datalogger Volumen op/ned Tænd/sluk indikator lamper Hvordan? Tryk og hold den midterste knap nede i 2 sekunder. Ved sluk høres 4 toners lydsignal. Ved tænd høres meldingen Satellite positioning Hvis loggeren ikke automatisk blev aktiveret ved vibrationer eller en permanent strømforsyning, kan det skyldes, at den er slukket. (Se oven for). Der skrues ned og op for lyden ved korte tryk på henholdsvis den højre og venstre knap. For at tænde eller slukke indikator lamperne, skal både venstre og højre knap holdes nede i 2 sekunder. Dette kan specielt være godt, hvis man kører om natten. SPG: Hvordan markerer jeg manuelt et stop? Dataloggeren registrerer automatisk en koordinat hvert 30 sekund når bilen er i bevægelse. Hvis du har ety stop hos en kunde der varer mindre end 5 min. Bliver stoppet ikke automatisk registreret, men ved tryk på en knap kan du tvinge en registrering af stop. Funktion Tving registrering af stop Hvordan? Dette gøres ved at trykke knappen til venstre ned i 3 sekunder. Knappen til venstre er markeret med et billede af en satellit (GPS fix lampen). SPG: Hvordan markerer jeg en privattur? Hvis den tur du lige har kørt er privat kan dette nemt markeres ved tryk på den højre knap på enheden. Husk, det skal være når du lige har kørt turen. Derved bliver turen automatisk registreret som privat når du henter dataene ind i programmet. Funktion Marker den sidst kørte rute som privat kørsel Hvordan? Dette gøres ved at trykke knappen til højre ned i 3 sekunder. Knappen til højre er markeret med bogstaverne BT (Bluetooth lampe) FAQ v Side 7 af 28

8 Dataloggerens tilkobling til computeren For at computeren kan kommunikere med dataloggeren, skal det tilhørende program være installeret. Driveren til enheden installeres automatisk. Dataloggerens tilkobling i bilen Dataloggeren sættes i forruden som vist på billedet til venstre. Den medfølgende velcro kan bruges til at fastlåse den et sted i forruden. Det gøres ved at sætte den ene del af velcroen fast på instrumentbrættet, og den anden del på undersiden af dataloggeren FAQ v Side 8 af 28

9 I tilfælde af at batteriet i dataloggeren er ved at løbe tør, kan loggeren køre på strøm fra cigarettænderen. Brug det medfølgende kabel. Når bilen bevæger sig, registreres kørslen i form af GPS koordinater. Disse lagres automatisk på dataloggeren, som har kapacitet til at registrere, hvad der svarer til ca km kørsel. Det anbefales dog at enheden tømmes en gang om ugen! A-termisk forrude Nogle nyere biler har termisk forrude, hvilket kan blokere signalet så meget, at dataloggeren kan miste dele af rute informationerne. Problemet kan løses på forskellige måder. Der er normalt ikke termisk gitter lige bagved bakspejlet (samme sted hvor f.eks. en brobizz anbringes). Så hvis man kan finde en måde at placere sin datalogger her, kan man få fuldt signal. Det kan f.eks. gøres ved at bruge velcroen til at sætte dataloggeren oven på bakspejlet. I nogle biler kan man få signal på alternative placeringer. Det er i nogle biler muligt at få signal fra handskerummet eller fra sidelommen i bildøren. Handskerummet virker også i en bil med termisk forrude, så signalet må gå under ruden. Evt. kan dataloggeren anbringes helt fortil på sideruden ved hjælp af velcrotapen. Spg: Hvornår er enheden klar til at jeg kan køre? Når enheden tændes om morgenen vil den være mellem 30 sek og 1 min. om at finde satellitterne. Stemmen indikerer at satellitterne er fanget og satellit knappen vil blinke rødt. Hvis man kører før enheden har fundet satellitterne mister man ikke nødvendigvis data. I så fald forsøger softwaren på computeren at korrigere for dette, men det forudsætter at man starter bilen fra samme punkt hvor man sluttede. Spg: Enheden fanger først GPS signalet sent? Min enhed ser ud til først at fange satellitterne når jeg har kørt et stykke tid, hvorfor? Svar: Hvor hurtigt enheden kan fange satellitforbindelsen afhænger af flere parametre. Hvis det er dårligt vejr er signalerne dæmpet, hvis bilen er udstyret med Atermiske vinduer (vinduer der dæmper solindstrålingen for at lave bedre indeklima) vil signalet blive kraftigt dæmpet og hvis enheden er lagt i fx handskerummet, ja så er signalet så svagt at det tager enheden lang tid at finde fixe sit GPS koordinat. Prøv at flytte enheden så den ligger i forruden, eventuelt ude i siden af forruden så det blivenemmere for enheden at få et fixpunkt. Men ud over det forsøger programmet også at tage højde for dette problem FAQ v Side 9 af 28

10 Programmet har, som default en 3 km grænse som gør at hvis du har nået at køre fx 2½ km inden der er signal fix, så regner programmet baglæns langs vejnettet til dit forrige stop og lægger den afstand oven i turen så du ikke bliver snydt for de kilometer. Ønsker du at sætte denne grænse på 3 km op eller ned gøres det således: Hvis du har nået at køre MERE end de 3 km, så kan du højreklikke på ruten og vælge funktionen Sidste rutes stop som start. Så vil programmet bruge koordinaten fra dit forrige stop og regne sig frem langs vejnettet til hvor lang turen har været FAQ v Side 10 af 28

11 Softwaren Autolog programmet Installation og opsætning Den medfølgende CD indeholder alt, hvad der er nødvendigt for at lave den automatiske kørebog. Installation af software Når CD en sættes i computeren, åbnes normalt et skærmbillede med installationen. Hvis dette skærmbillede ikke åbner automatisk, skal du åbne CD-drevet og dobbeltklikke på filen setup.exe, som ligger i folderen Autolog. Klik på Run setup.exe Hvis din PCs sikkerhedssettings kommer med en advarsel som nedenstående skal du trykke på Kør 1. Tryk på Next 2. Tryk på Next FAQ v Side 11 af 28

12 3. Systemet installeres 4. Tryk close Opsætning af software (første gang) Første gang du bruger Autolog, skal en række indstillinger sættes op. Dette gøres via en installations guide der starter automatisk, første gang du kører Autolog. Yderligere kan du finde guiden i Hjælp -> Installation Wizard. 1. Tryk på Next 2. Indtast produktkoden (står bag på CD coveret) og tryk Næste FAQ v Side 12 af 28

13 FAQ v Side 13 af 28

14 3. Tast dit medarbejdernummer og tryk på Søg 4. Vælg adgangskode. Når dit navn er fundet skal du vælge en adgangskode. Vælg en som du kan huske, idet du skal bruge den hver gang du starter programmet fremover. 5. Skriv dine info og tryk start 6. Programmet er klar til start. Tast din kode og login Skriv nummerplade, men undlad erhvervskilometer da den info hentes via serveren. Det kan anbefales at benytte arbejdstidsfilteret som automatisk vil sortere private ture fra baseret på tidspunkterne for kørslen. Programmet er nu klar til brug! FAQ v Side 14 af 28

15 Autolog programmet Autolog softwaren er opdelt i 5 basis moduler: Autolog Express, Virksomhed, Adresser, Ruter og Rapporter. Ud over basis modulerne er der forskellige menuer til Filer, Funktioner og Hjælp Spørgsmålene er derfor delt ind i underkategorier til de 5 moduler og 3 menuer. Spg: Hvor finder jeg Autolog programmet? Svar: Programmet er installeret på computeren central fra via ALM BRAND s IT-afdeling. Programmet bør ligge som et ikon på skriveordet, men kan også findes under Start menuen -> alle programmer -> Autolog. Hvis du IKKE har ikonet på skrivebordet så kontakt Brugerservice. Spg: Jeg kan ikke logge på programmet Svar: For at kunne starte programmet skal du logge ind. Brugernavn er dit medarbejder ID samt det kodeord du valgte under installationsprocessen. Kan du ikke huske kodeordet kontaktes Brugerservice som har adgang til brugerprofilerne. Kodeordet sendes dernæst via mail til brugeren. Spg: Hvordan skifter jeg min kode til programmet Svar: Som bruger kan du IKKE selv skifte koden. Ønsker du at skifte kode skal det rekvireres via Brugerservice. Autolog Express Autolog Express er en hurtig måde at lave din kørebog. Alle funktionerne du finder i Autolog Express findes også som selvstændige funktioner Autolog softwaret. 1. Importer ruter Denne funktion henter ruter fra din Autolog enhed ind i programmet 2. Rediger ruter Denne funktion åbner ruter modulet. Her kan du så redigere dine ruter. 3. Vis Rapport Denne funktion åbner rapportmodulet med det interval, du har valgt i vælg periode funktionen Spg: Hvordan fjerner jeg Autolog Express menuen? Svar: Ønsker du ikke, at Autolog Express skal starte op, når du starter programmet, men at det i stedet starter i Rute modulet, kan du fravælge dette ved at fjerne fluebenet under [Brug denne side som startside]. Menuen: Virksomhed FAQ v Side 15 af 28

16 Under menuen Virksomhed defineres brugeren med navn, nummerplade, kørte erhvervskilometer etc, alle punkter der er nødvendige for at lave en fyldestgørende kørebog. Spg: Hvorfor kan jeg ikke ændre mit navn? Svar: Navne feltet er låst fra administrators side. Det eneste du kan redigere er Nummerpladen og ærindelisten. Spg: Hvad er Ærindeliste for noget? Svar: Ærindelisten skal gengive de kørselsopgaver den enkelte medarbejder som standard udfører fx Kundebesøg eller Tilsynskørsel eller Møde. Det er et krav fra SKAT at der er et ærinde på hver kørte rute. Spg: Det er ikke mit CPR nummer der står i CPR feltet? Svar: ALM BRAND har ikke ønsket at benytte CPR numre, men i stedet Medarbejder ID. Derfor står brugerens Medarbejder ID i feltet CPR nummer. Spg: Jeg har fået ny bil, hvordan ændrer jeg nummerpladen i programmet? Svar: Du klikker blot på det blanke felt under nummerplade og skrive det nye nummer. Derefter klikker du på Standard Nummerplade under Bruger og vælger den nye nummerplade som standard. Spg: Hvorfor kan jeg ikke ændre kørselssatserne? Svar: Kørselssatserne er defineret efter statens takster og offentliggjort af SKAT. Feltet Satser er låst! Spg: Hvad er der for nogle kilometer der står angivet under fanebladet Satser? Svar: Det er de kilometer du som bruger allerede har modtaget kørselsgodtgørelse for inden du begyndte at bruge Autolog programmet. Tallet benyttes til at skelne mellem den høje og den lave kørselssats ved kørsel over km pr. år FAQ v Side 16 af 28

17 Menuen: Adresser Under menuen Adresser definerer brugeren de adresser som jævnligt vil blive besøgt. Programmet kan derved knytte et GPS koordinat til en adresse således at navnet på kunden/byggepladsen/projektet fremover vil komme frem automatisk når man kører til destinationen. Ved at knytte et koordinat til en kundeadresse, vil programmet automatisk kunne skrive kundens navn på en given kørt rute. Dette er det primære formål med Adresser. Menuen har nedenstående ikoner som betyder følgende: Find GPS til nye Finder GPS koordinater til de adresser, der ikke har fået tilknyttet en position endnu. Dette er nødvendigt for at få tilknyttet Firmaernes/personernes navne til en adresse. Find GPS til alle Nulstiller alle GPS opslag og slår dem op på nettet igen. Importer fra tekstfil Importerer adresser fra en semikolon-separeret(*.csv) fil. Filen skal indeholde følgende data og format: Navn;adresse;postnummer;by;Land;kunde-nummer Vis adresser på kort Viser alle adresser i dit adressekartotek i Google Earth. Spg: Hvordan opretter jeg nye adresser i Adresse kartoteket? Svar: For at oprette en ny adresse der måtte være hyppigt mål for kørsel, skal der indtastes Navn, Adresse, Postnummer, By og Land. I første kolonne sættes et flueben, hvis adressen er til firmakørsel. Derefter trykkes på en af de to Find GPS knapper, som knytter en GPS koordinat til adressen, og ændrer status fra GPS Opslag til GPS Fundet. Alternativt kan man overføre en allerede eksisterende kørt adresse til kartoteket inde fra menuen Ruter (se under menuen Ruter). Det anbefales kraftigt at du benytter adressekartoteket da et godt kartotek giver langt bedre overblik over de kørte ture end et uden. Spg: Hvordan sletter jeg en adresse i Adresse kartoteket? Svar: Du klikker med venstre musseknap på en række eller holder musen nede over flere rækker så bliver rækken(erne) røde og kan dernæst slettes ved at trykke på Delete knappen på tastaturet FAQ v Side 17 af 28

18 Menuen: Ruter En kørebog består af kørte ruter. Altså kørsel fra én adresse til en anden. Den mest almindelige måde at tilføje en rute til programmet, er ved import fra dataloggeren. Men det er også muligt at indtaste en rute manuelt hvis man har glemt GPS enheden på kontoret. Menuen har nedenstående ikoner som betyder følgende: Hent ruter fra GPS enhed For at hente ruterne fra dataloggeren trykkes Hent fra GPS. Ruterne hentes nu fra Autologs server. Hent Adresser Hvis adresserne ikke automatisk er fundet, når ruterne bliver hentet fra serveren, kan du hente dem ved hjælp af knappen Hent Adresser. Derved vil ruterne få opdateret deres registrerede GPS koordinater til rigtige adresser. Opdater adresser Hvis man tilføjer en ny adresse til sit adressekartotek (menuen Adresser ), er det muligt at opdatere de eksisterende ruter, så de også benytter de adresser, der er tilføjet efter ruten blev hentet. Hent fra fil Ved at trykke på knappen Hent fra Fil, får man mulighed for at gendanne data, som tidligere er hentet fra GPSen. Filerne er navngivet i forhold til den dato, hvor de blev hentet fra Autologgeren. Ved normal brug vil det ikke være nødvendigt at hente fra fil, men det er en ekstra sikkerhed mod at miste data. Send ruter Denne funktion sender ruterne til godkendelse. Der sendes KUN de ruter man har markeret med flueben som værende erhvervsruter. Spg: Hvordan opretter jeg en rute manuelt? Svar: Hvis en rute ikke er med i ruteoversigten, kan den oprettes manuelt. Dette gøres via Tilføj ny rute i bunden af skærmen under menuen Ruter. Du kan enten indtaste adresserne manuelt, eller vælge dem fra adressekartoteket ved hjælp af Find knappen FAQ v Side 18 af 28

19 Spg: Nogle af mine ruter er forsvundet? Svar: Brugeren har måske lige hentet ruter ind og så er de tidligere ruter forsvundet, eller de ruter som lige er hentet ind er ikke blevet vist, men lader til at være forsvundet. Svar: Hvis ikke brugeren har manuelt slettet ruterne, så er det typisk et visnings filter der skal redigeres. Autolog har 3 typer filtre som kan drille. Fjern eventuelle flueben og ret datoen og se om ruterne kommer frem. Spg: Jeg har slettet en rute der ikke skulle slettes hvad gør jeg? Svar: Alle data ligger altid backup på din computer. Hvis du har slettet en rute kan den altid hentes ind igen ved at klikke på Hent fra fil. Step 1: prøv først at højre-klikke med musen på en rute og vælg Fortryd sletning af ruter. Denne procedure kan kun gå et skridt baglæns så har brugeren lavet flere ændringer siden sletning gå da til step 2. Step 2: Klik på Hent fra fil. Vælg den logfil der indeholder den kørte rute (se på datoen på filen). Turen kommer nu ind igen. Hvis ikke gå da til step 3. Step 3: Hvis den slettede rute er af ældre dato (dvs. der ligger ruter med nyere dato end den slettede), hentes den ikke automatisk ind igen. For at få ruten ind skal man slette alle nyere data jævnfør nedenstående eksempel: Ruter for den 27/6 er slettet manuelt. For at få dem ind igen, skal alle yngre ruter slettes - marker alle ruterne med musen fra den 27 og frem og tryk på delete knappen på tastaturet. Klik dernæst på Hent fra GPS enhed og alle ruter inkl. Den slettede skulle komme ind igen. Spg: Hvordan laver jeg en rute til privat/erhverv Svar: En erhvervsrute markers ved blot at sætte et flueben ud for ruten. Alle ruter med flueben kommer med på kørebogen, alle ruter uden flueben er private og kommer ikke på rapporten og sendes dermed ikke til godkendelse. Spg: En eller flere ruter starter for sent på turen? Hvis GPS enheden først har fanget satellitterne efter der er kørt mere end 3 km fra sidste stop kordinat vil ruten have en anden start adresse end den forrige rutes stop adresse. Dette sene satellit fix forsøger programmet at tage højde. Programmet har, som default en 3 km grænse som gør at hvis du har nået at køre fx2½ km inden der er signal fix, så regner programmet baglæns langs vejnettet til dit forrige stop og lægger den afstand oven i turen så du ikke bliver snydt for de kilometer. Ønsker du at sætte denne grænse på 3 km op eller ned gøres det således: FAQ v Side 19 af 28

20 1. 2. Hvis du har nået at køre MERE end de 3 km, så kan du højre klikke på ruten og vælge funktionen Sidste rutes stop som start. Så vil programmet bruge koordinaten fra dit forrige stop og regne sig frem langs vejnettet til hvor lang turen har været. Spg: Hvordan lægger jeg ruter sammen? Svar: Hvis du ønsker at lægger ruter sammen, for at fjerne et irrelevant stop (fx stop på en tankstation), markeres ruterne og der højre klikkes på musen -> sammenlæg ruter -> Summer distance. Spg: Hvordan fjerner jeg et privat svinkeærinde? Svar: Har du kørt fra A -> B -> C, men B var en privat destination så du kun skal modtage kørselsgodtgørelse fra A -> C gør du følgende: Marker de 3 ruter og højre klik på musen -> sammenlæg ruter -> Beregn ny distance. Nu beregner programmet den teoretiske afstand fra A til C uden at besøge B. Spg: Hvorfor er den teoretisk beregnede rute længere end den faktisk kørte? Svar: Programmet bruger Google til at beregne den teoretiske distance og Google beregnet altid den hurtigste vej fra A til B, men den hurtigste vej kan godt være længere end den faktisk kørte. Et eksempel er hvis man kører fra Nordsjælland til Kastrup lufthavn, så kan man vælge at høre gennem København da det er den korteste vej til lufthavnen, men Google beregner distancen langs motorvejen uden om København, da det er den hurtigste vej, den er imidlertid mere end 10 km længere end gennem København FAQ v Side 20 af 28

21 Spg: Hvordan ser jeg en kørt rute på et kort? Svar: Kræver at der er installeret Google Earth på maskinen. I så fald markeres de ønskede ruter og der højre klikkes og vælges Vis på kort. Spg: Hvorfor kan jeg IKKE se min rute på kortet? Svar: Hvis ruten er oprettet manuelt eller hvis to eller flere ruter er lagt sammen kan de ikke vises på kortet da der ikke ligger nogen GPS koordinater bag ruten. Kun faktisk kørte og dermed loggede ruter kan visualiseres. Spg: Kan jeg få en adresse fra menuen Ruter over i Adresse kartoteket? Svar: Ja, hvis du allerede har kørt til en destination som du gerne vil give et kundenavn Step 1: Højre klik på ruten og vælge overfør til/fra. Step 2. Billedet skifter til menuen Adresser, og du kan nu give et navn til destinationen og eventuelt tilrette adressen. Step 3. Gå tilbage til menuen Ruter og klik på Opdater adresser, så vil den nye adresse komme ind med kundenavn. Spg: Hvorfor gemmer programmet ikke når jeg har lavet en ændring? Svar: Hvis du sætter eller fjerner et flueben eller laver en ændring til en rute fx ændre til eller fra adressen, skal du huske at klikke på et andet grid felt for at programmet gemmer din ændring. Dvs. hvis du fx fjerner et flueben ud for en rute og straks derefter klikker på Rapporter, så vil ruten ikke være fjernet i rapporten. Hvis du derimod klikker på et andet grid felt inden du klikker på Rapporter så er ruten fjernet. Alternativt kan du gemme dine ændringer under funktionsmenuen Filer. Spg: Hvordan sender jeg min kørsel til godkendelse? Svar: Tryk på knappen Send ruter og alle ruter den endnu ikke er uploaded og som har flueben ved, vil blive sendt til godkendelse FAQ v Side 21 af 28

22 Spg: Ingen ruter uploades, hvorfor? Svar: Hvis beskeden 0 sendt kommer frem, er det fordi der ikke er tilføjet nye ruter eller fordi de allerede er uploaded tidligere FAQ v Side 22 af 28

23 Menuen: Rapporter Alle de indsamlede data kan samles i en kørebogsrapport som lever op til SKATs krav. Kørebogen giver en liste over de kørte ruter, med fra, til, afstand og godtgørelsesbeløb. Kørebogen indeholder KUN de ruter som brugeren har sat flueben ud for under menuen Ruter. Spg: Hvorfor er mine ruter ikke med på kørebogen? Svar: Har du husket at trykke på Vis rapport knappen? FAQ v Side 23 af 28

24 Hvis JA - Svar: Har du set efter om du har sat de rigtige datoer i dato filteret? Hvis JA Svar: Er ruterne tilstede under menuen Ruter og i så fald, har du husket at sætte flueben ud for ruterne? Hvis der ikke er flueben bliver de ikke vist på rapporten da de så er private. Hvis JA Svar: Undersøg om din kørsel er fordelt på flere nummerplader. Gøres ved at klikke i feltet med nummerplade. Hvis der er flere nummerplader skal kørslen samles på én for at komme på den samme rapport. (fortsættes næste side) Man samler kørslen på én rapport under Ruter ved at skifte nummerpladefeltet. Det skal gøres for ALLE ruterne. Er problemet der stadig? Hvis JA kontakt Brugerservice. Spg: Hvordan printer jeg en rapport? Svar: Du laver først rapporten og trykker dernæst på Print ikonet Spg: Kan jeg gemme rapporten på computeren? Svar: Ja Du laver først rapporten og klikker dernæst på eksport knappen og kan der efter vælge at gemme rapporten i følgende formater: Crystal Report Adobe Acrobat Gemmer i.rpt formatet (frarådes kan kun læses i meget få systemer). Gemmer i.pdf formatet Microsoft Excel Gemmer i.xls formatet, som normalt bruges i MS Excel Microsoft Word Gemmer i.doc formatet, som bruges hvis rapporten skal åbnes i MS Word eller andre tekstbehandlingsprogramer FAQ v Side 24 af 28

25 Rich Text Format Gemmer i.rtf formatet Spg: Pludseligt står det hele så stort, kan jeg zoome ud? Svar: Ja - du klikker blot på zoom knappen FAQ v Side 25 af 28

26 60 Dages reglen Hvis din kørsel er omfattet 60 dages reglen (i den forstand som SKAT definerer den, læs mere her skal du aktivere funktionen i Autolog programmet. Indledningsvis Opsætning af 60 dages reglen sker under menuen Funktioner-> Indstillinger -> Program. I vinduet Program sættes flueben ved 60-dages reglen. Det anbefales at du rykker kolonnen 60 dages optælling op ved siden af kolonnen Firmatilknytning. Derved står de to kolonner ved siden af hinanden under menuen Ruter. Tryk OK for at afslutte. Når dette er gjort er det nu kommet en ny valgmulighed i menuen Funktioner. Denne nye funktion benyttes til at definere tidligere besøg som er omfattet af 60 dages reglen (læs mere nedenfor). Forberedende informationer Da 60-dages reglen holder styr på første og sidste besøg pr. dag for et løbende år (rullende 12 måneders periode), er det nødvendigt ved opstart at indtaste alle tidligere besøg i den forgangne 12 måneds periode. Til dette formål er der er en kalender der nu er synlig (Her er det vigtigt at det KUN er de relevante besøgsadresser man markerer i kalenderen). Inden man kan indføre tidligere besøg i kalenderen skal man dog først have oprettet disse lokaliteter i adressekartoteket. Dette gøres under menuen Adresser, se side 12 og side 17. I besøgskalenderen vælges de relevante kunder/adresser i toppen. Dernæst markeres de datoer hvor man har haft et første eller sidste besøg på adressen i de forgangne 12 måneder. Hvis du allerede har oversteget 60-dages reglen på en kunde, kan du vælge en samlet klods på 60 dage, som går fra sidste gang du var der og 60 dage bagud FAQ v Side 26 af 28

27 Løbende brug af systemet Hent nu alle dine kørte ruter ind. Dette gøres under menupunktet Ruter (se eventuelt side 13 til 18). Her er der nu kommet en knap til syne som hedder Genberegn 60-dages reglen. Tryk på den når du har redigeret dine ruter og alle dine erhvervsruter er sat med flueben i firmakørsel, og svinkeærinder er fjernet. Programmet vil nu regne på alle dine kørte ruter og hver dag vil første og sidste firmarute blive beregnet i forhold til 60-dages reglen. I det viste eksempel tæller systemet på stopadressen Alm Brand Odense. Hvis antal stop overstiger de 60 dage vil der stå 61 i feltet ved kolonnen 60-dages. Hvis det er en forkert adresse der er blevet tilknyttet kan dette ændres manuelt. Husk at alle private adresser i adressekartoteket skal have fjernet fluebenet i kolonnen Firma, da dette er vigtigt for 60-dages reglen. Samme sted på flere adresser Ved projekter der strækker sig over et større areal, som f.eks. et motorvejsprojekt, vil man opleve at det er umuligt at have en adresse i adressekartoteket, der kan dække over alle de steder man parkerer på projektet. I disse tilfælde er det muligt at sammenkoble flere adresser vha. Adresse kolonnen Reference under menuen Adresser. Derved tæller stoppet på en reference adresse på den samme 60-dages regel som projektet er tilknyttet. Brug af Adresse kartoteket Hvis stopadressen IKKE allerede findes i Adressekartoteket vil systemet automatisk oprette den med et kundenummer der hedder #1000 og fortløbende. Du skal derfor ikke blive nervøs over at der begynder at optræde adresser i dit adressekartotek som du ikke har selv oprettet, men det er nødvendigt for systemet at oprette dem for at kunne regne 60 dages reglen på disse stop. Kontor funktionen under Adresser Normalt vil Autolog angive skattepligtig godtgørelse for de ture der har oversteget 60-dages reglen. Hvis fast kontor eller andre adresser ikke skal tælle i 60 dages reglen og ikke skal give skattefri kørsel, så kan man under adresser sætte flueben ud for kolonnen kontor. Fluebenet i Kontor sørger så for, at ruten fra Kontor og videre til dagens første Kunde/erhvervsstop ikke tæller på 60-dages reglen FAQ v Side 27 af 28

28 Under Ruter skal man huske at fjerne fluebenet for disse ruter, så man ikke får kørepenge for kørslen fra Hjem til Kontor. Print rapport med 60 dages reglen Under menuen Rapporter kan du nu vælge rapporten Kørebog med 60-dages regel. Her præsenteres fordelingen mellem skattefri og skattepligtig kørsel. Al kørsel hvor destinationen er ramt af 60 dages reglen, vil blive sat i den Skattepligtige kolonne. Nulstilling af 60 dages reglen Hvis en destination er ramt af 60 dages reglen, skal der gå 60 på hinanden følgende arbejdsdage før end tælleren kan blive nulstillet. For at systemet kan lave denne beregning er det nødvendigt, at angive hvornår man har holdt ferie og haft fri i de forgangne 12 måneder Dette gøres fra menuen Funktioner. Her vælges Feriekalender og ferie/fridage tilføjes. Systemet vil så automatisk nulstille en destination ramt af 60 dages reglen, nå de 60 på hinanden følgende arbejdsdage er gået FAQ v Side 28 af 28