Lyngby Ældreboligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmødet onsdag den 31. august 2011 kl. 15.00 i fælleslokalet beliggende Lyngby Hovedgade 50 2. sal Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 3.4 Bestyrelsesforhold... 2 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.7 Revisionsprotokol... 4 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.10 Boligselskabets budget... 4 3.11 Årsregnskab for perioden 2009-2010... 5 3.12 Bestyrelsens forretningsorden... 5 3.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 3.14 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr... 5 3.15 Ny lovgivning valg af vedligeholdelsesordning... 6 3.16 Ny lovgivning - adgang til og stemmeret på afdelingsmøder... 6 3.17 Ny lovgivning - sammenlægning af boligafdelinger... 6 3.18 Personaleforhold Generel orientering... 7 4 Boligselskabets afdelinger... 7 4.1 Årsregnskaber... 7 4.2 Driftsbudgetter... 7 5 Mødeplanlægning... 8 6 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Birthe Rasmussen, formand Arne Filskov Christensen John C. Hansen Kaj Sørensen Kirsten Pontoppidan (Kommunen) Hanne Agersnap (Kommunen) udeblev Øvrige deltagere: Kjeld Skelmose, Domea Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 13. september 2011
1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 31. august 2010. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Lyngby-Taarbæk Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Ingen deltagende fra Domeas Bestyrelse. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. 3.4 Bestyrelsesforhold [eventuel orientering om ændringer i bestyrelsens sammensætning] Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Birthe Rasmussen Formand Repræsentantskabet 2012 Side 2 af 8
Arne Filskov Christensen Repræsentantskabet 2011 John C. Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011 Kaj Sørensen Medlem Repræsentantskabet 2011 Hanne Agersnap Medlem Kommunen 2013 Kirsten Pontoppidan Medlem Kommunen 2013 Medlem Domea 2011 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Arne Filskov Christensen, Kaj Sørensen og John C. Hansen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat : Bestyrelsen besluttede, at forsætte med intet honorar. 3.6 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. april 2010 til 31. marts 2011 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 2.992.- Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 3 af 8
3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. april 2010 til 31. marts 2011 vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. [Eventuelle bemærkninger eller ønsker fra afdelingsbestyrelsernes side vil blive forelagt på mødet.] Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 3.10 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. april 2012 til 31. marts 2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Side 4 af 8
Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter blev forelagt førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.11 Årsregnskab for perioden 2009-2010 Lyngby-Taarbæk Kommune har med brev af 07.10.2010 meddelt, at årsregnskab for perioden 2009/10 er taget til efterretning. 3.12 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Referat: Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 3.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Referat: Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 3.14 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr Som nævnt ovenfor skal der fra den 1. januar 2010 betales såvel opnoterings- som ajourføringsgebyr for at stå på både den almindelige (eksterne) venteliste og oprykningslisten (den interne venteliste). Ved manglende betaling af ajourføringsgebyr inden 6 uger fra forfald slettes opnoteringen og ancienniteten bortfalder. Bekendtgørelsens 3, stk. 3. Der kan med den boligsøgende aftales et flerårigt ajourføringsgebyr for at stå på ventelisterne dog højst 5 års forudbetaling (Bekendtgørelsens 3, stk. 3 og 9). Løbende hver måned fremsender administrationen opkrævninger vedrørende opnoteringsgebyrer i god tid til de boligsøgende, der nærmer sig udløbet af den betalte opnoteringsperiode. Der fremsendes enten indbetalingskort eller PBSopkrævning. Side 5 af 8
Senest 2 uger før udløbet af 6 ugers fristen fra forfaldsdato, fremsendes reminder om betaling til de boligsøgende, der endnu ikke har betalt - således at eventuelle forglemmelser ikke uden videre medfører sletning på ventelisterne. Referat: Bestyrelsen godkendte, at administrationen kan aftale op til 5 års forudbetaling med de boligsøgende. 3.15 Ny lovgivning valg af vedligeholdelsesordning Pr. 1. januar 2010 er det afdelingsmødet som vælger vedligeholdelsesordning for den enkelte afdeling (A- eller B-ordning), hvor det tidligere har været repræsentantskabets beslutning. Gældende beslutning og ordning er gyldig indtil afdelingsmødet træffer anden beslutning. 3.16 Ny lovgivning - adgang til og stemmeret på afdelingsmøder Pr. 1. januar 2010 har alle personer i husstanden over 18 år ret til at deltage i afdelingsmødet og er valgbare til afdelingsbestyrelsen. Det vil sige, at der er sket en udvidelse af adgangen til at deltage i beboerdemokratiet, idet alle i husstanden, der er over 18 år, vil kunne udøve stemmeretten, dog er der fortsat kun to stemmer pr. husstand. I nogle ældreafdelinger eller afdelinger for psykisk syge er det ikke muligt at finde kandidater til afdelingsbestyrelsesposterne. Hvis en afdeling ikke har en afdelingsbestyrelse, er det selskabets bestyrelse, som varetager afdelingsbestyrelsens opgaver. Dog er der med de nye regler åbnet op for, at kommunalbestyrelsen kan udpege medlemmer til afdelingsbestyrelsen, for eksempel blandt de pårørende. Domea har gode erfaringer med at aftale en generel kompetence med den pågældende kommune så valg kan ske naturligt på afdelingsmøderne med efterfølgende rapportering til kommunalbestyrelsen. Referat: Bestyrelsen tog de nye regler til efterretning og i samarbejde med Domea at drage omsorg for at de nye valgregler indføres ved førstkommende afdelingsmøder ved at tydeliggøre de nye muligheder på indkaldelser og dagsordener til afdelingsmøder. 3.17 Ny lovgivning - sammenlægning af boligafdelinger Pr. 1. januar 2010 skal kommunen ikke længere godkende sammenlægning af to eller flere boligafdelinger. Det betyder at en sammenlægning blot skal godkendes af afdelingsmøderne og af repræsentantskabsmødet. Yderligere gælder nu at huslejeforskelle, relateret til kapitaludgifterne, kan opretholdes ved sammenlægning af afdelinger. Det betyder, at afdelinger, der for eksempel har fælles ejendomsfunktion eller fælles afdelingsbestyrelse, kan lægges sammen uden at der skal gennemføres en udligning af udgifterne til lån optaget i forbindelse med opførelsen af byg- Side 6 af 8
geriet. Dette er særligt relevant for to afdelinger, som er opført på forskellige tidspunkter. Sammenlægning af boligafdelinger og hermed muligheder for styrkelse af beboerdemokratiet og afdelingernes driftsøkonomi er således blevet en del afbureaukratiseret og tidligere vægtige grunde mod sammenlægninger er delvist fjernet. 3.18 Personaleforhold Generel orientering Referat: Kjeld fortalte, at man havde fået ansat Yvonne og bestyrelsen fortalte, at dette var beboerne glade for 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. april. 2010 til 31. marts 2011 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 100-01: underskud på kr. 9.431,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 3 til 4. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. april. 2012 til 31. marts 2013 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 100-01: Side 7 af 8
Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.110.000 og indebærer en lejeregulering på 1,97 % pr. 01. april 2012. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 31. august 2011. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2012. September-2012 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. xx.xx på [mødested] 6 Eventuelt Referat: Kirsten fortalte at det var en god ide at sende kopier af klager (når det gælder beboere med psykiske problemer, så er kommunen orienteret hvis beboeren henvender sig på kommunen) Side 8 af 8