Valg af ordstyrer, godkendelse af dagsorden, mv. Med udgangspunkt i vedhæftede bilag, lægges der op til en drøftelse af Fremtidens Stab. Ifm. revisionen af regnskabet for 2011 manglede der regnskaber fra to børnebyer, hvilket DL mener er problematisk (se referat af DL-møde 15/2-2012). DL ønsker derfor at det drøftes på HB hvad der skal til for at dette ikke sker igen. Der var ved årets afslutning en udestående på ca. 4000kr for 2011, det er ca. 15-20% af vores omsætning, så det er et væsentligt beløb. Der er udsendt flere rykkere. Hvad er løsningen? Gebyr? Betaling før udlevering? Andet? Bruger vi den? Kunne den gøres bedre? Stefan Wachmann vil lægge op til en debat om CISV Danmarks Infofile ift. indhold, struktur, synlighed og brugbarhed. Michael Clausen, der er IT-specialist, og udstationeret som militærnægter hos os, vil fortælle om planen for identificering af behov og krav, valg af den rigtige tekniske løsning samt migrering af eksisterende data ift. implementeringen af et nyt medlems- og økonomisystem.
Stefan Wachmann vil komme med et oplæg om dette års tema. Selvevalueringsværktøjet blev præsenteret på stormødet i september 2011, og vi hørte på mødet i november tilbagemeldinger fra de første lokalafdelinger, der havde nået at gøre brug af det. Dette punkt er tænkt som en mulighed for at samle op og snakke om de konsekvenser beslutningerne på den nationale generalforsamling har. Med udgangspunkt i vedhæftede Risk Management Advisory, ønskes en debat om mulige problematikker ift. brug af sociale medier ifm. camps og risk management. Der er blevet efterspurgt et standardbudget for Summercamp, i lighed med det der eksisterer for Børnebyer. Landskasserer Bo Sørensen har lavet et udkast, som findes vedhæftet. JB støtter Anna Forrest og Tess Thurøe, der ønsker at være med til at hoste det Europæiske Junior Branch Møde (EJBM) i påsken 2013. I den forbindelse skal det besluttes, om HB støtter afholdelsen af EJBM i 2013, samt om der kan ske en evt. omflytning af YM i påsken 2013 (Amager), da arrangementet tænkes afholdt i samarbejde med Amager lokalforening. Michael Clausen og Susanne Gram-Hanssen kommer ca. 14:00 vedr. punkt 6.
Tilstede: Heidi Jensen (Vestsjælland), Zandra Wamberg (Vestsjælland), Natascha Iermiin (Aarhus), Mette Reimer (Aarhus), Alex Henriksen (Aalborg), Winnie Ramsing (Amager), Anna Terranella (Gladsaxe), Mette Liebst (DL), Jesper Lykking (DL), Bitten Warmdahl (H-v), Bettina Bröking (Nordsjælland), Bo Sørensen (DL), Stefan Wachmann (DL), Emilie Hellesøe (DL), Lærke Hetzner (Gladsaxe), Andreas Serup Olsen (Amager) Formalia Jesper Lykking vælges til ordstyrer. Anders Kristiansen vælges til referent. Hvis nogen ønsker at tage ordstyrer-posten ved næste HB-møde, må man gerne prikke Jesper på skulderen. Jesper Lykking informerer om at tidl. formand Susanne Gram-Hanssen kommer kl 14:00 for at fremlægge en bødesag. Dagsordenen blev herefter godkendt. Fremtidens Stab Økonomi: Kan vi betale for faste udgifter som eksempelvis husleje for stabe? Kan vi betale dem løn? At betale enten løn eller faste udgifter kan udløse en glidebane hvornår skal der betales? Hvem skal betales? Hvor meget? Der foreslås at der i konkrete tilfælde kan gives dispensation til at betale et vist beløb til faste udgifter, men at der på sigt skal åbnes mulighed for at enten DDDAF åbner for at stabe kan søge tilskud, eller at CISV DK laver en pulje hvor stabe kan søge om tilskud. Der gives rent undtagelsesvist dispensation til Amager i det konkrete tilfælde, men med betingelse om at der skal findes andre muligheder ift. fremtidige lignende ansøgninger. Derudover undersøger Winnie Ramsing fra Amager om virksomhedspraktik o.l. kan bruges ift. stabe. Finde Stabe:
Hvordan gør vi det til højstatus at være stab? Hvem skal finde og evt. sammensætte stabsgrupper? Der foreslås at man dels gør mere ud af at påskønne stabes arbejde gennem diplomer, postkort, middage, mv. Og dels at man gør mere ud af at profilere det at være stab som et stort plus på et CV. Endvidere foreslås det at CISV Danmark evt. kunne hjælpe de der har været stabe i Danmark med at komme ud som internationale stabe eller lign. Ift. hvem der skal finde og sammensætte stabsgrupper kan det være upraktisk at LF står for de, da det kan skabe konkurrence, især når det er lokalforeninger der ligger tæt på hinanden. Desuden kan det være meget ressourcekrævende for en LF at eftersøger og rekruttere stabe. På den anden side er det LF en der står for programmet, og derved på en måde er ansvarlig for staben, hvilket taler for at LF en skal være aktivt involveret i rekruttering og sammensætning af stabsgruppen. Det foreslås at der nedsættes et udvalg nationalt der skal stå for rekruttering og sammensætning af stabe. Her skal der overvejes hvor stort hensyn der skal tages til de der vil lave stabsgrupper baseret på personlige relationer, og hvad og hvor meget vi kan kræve af folk der frivilligt donerer deres tid. Derudover foreslås det at JB involveres aktivt i arbejdet, for at skabe en kultur i JB, hvor det at være stab er noget man stræber efter. HB beslutter at der skal nedsættes en taskforce, der skal arbejde videre med de nævnte spørgsmål og problemer. DL udfærdiger et kommisorie for taskforcen. Det kommenteres at et hovedmål for taskforcen bør være at der skal findes stabe til alle camps i 2013 senest i slutningen af 2012. Medlemmer af taskforce: Jesper Lykking, Bo Sørensen, Bitten Warmdahl og Stefan Wachmann. Derudover inviteres Kirsten Bak fra børnebysudvalget til at være med i taskforcen. Der udsendes i updaten en opfordring til at folk skriver til Jesper Lykking med input, feedback og kommentarer.
Revision og Regnskab for 2011 Regnskaber for begge børnebyer er nu modtaget af kontoret, men det er problematisk at de kommer så sent. Kontoret sørger fremover for at rykke for dem tidligere, med faste deadlines. Dårlige betalere i CISV-butikken Der besluttes at CISV butikken ikke må udlevere varer til private, før betaling er modtaget. LF er, arrangementer og programmer kan fortsat få udleveret en mængde merchandise, hvor der først afregnes efterfølgende. Det er desuden vigtigt at der er helt styr på kvitteringer, papirer og penge når CISV butikken er ude til arrangementer mv. Butikken skal have en pengekasse på kontoret, hvor kontantbeløbet ikke må overstige et rimeligt beløb, før det skal indsættes i banken. Ingen kredit til privatkunder, kun kontant betaling. Ved skyldnere rykkes der først per mail, så per telefon. Hvis betaling stadig ikke sker, så kontaktes den lokalforening skyldneren er indmeldt i, og dennes formand bedes ringe og rykke. Hvis der herefter stadig ikke er sket betaling, så kan der lægges gebyr på, og i yderste instans sendes til inkasso. DL indkøber aflåst skab. Info-file Stefan Wachmann præsenterede, at info-file er en samling af forretningsgange og informationer om foreningen. Det blev debatteret om strukturen på infofile om det skal være et samlet dokument, mange små, en wiki, eller andet. Der skal tages hensyn til at der både er en print-venlig og en web-venlig version. Der er pt. ikke mange der kender til infofile, så der skal også tænkes over hvordan kendskabet udbredes, og hvordan den gøres brugervenlig.
Der skal desuden overvejes grundigt hvilken information der skal være i infofile, og hvem der skal have ejerskab over hvilke dele. Skal udvalg eksempelvis have en sektion i infofile de har ansvar for at holde opdateret med deres kommisorie, arbejdsgange, eller andet? Det blev foreslået at man ifm. stormødet holdt workshops, hvor bl.a. udvalg kunne lave indhold til infofile. I udfærdigelsen af infofile skal der desuden holdes for øje at der er noget der er erfaringsudveksling, og noget der er fakta, og at det kun er fakta der skal i infofile. Det blev besluttet at informationsmedarbejderen får til opgave at kigge på infofile mhp. at komme med et oplæg på HB-mødet i maj, hvor diskussionen så kan fortsættes. Her opfordres HBs medlemmer også til at have læst den nuværende infofile og at have tænkt over ideer til en ny infofile. Ift. indholdet i infofile blev det foreslået at informationsmedarbejder bad region 1 om adgang til deres dropbox, for at få indsigt i deres arbejdsgange, som inspiration. Desuden blev der lagt vægt på at mere udførligt og opdateret årshjul, og evt. en tilføjelse af to årlige udvalgsmøder ved hhv. Generalforsamling og stormøde. 6. Medlemsdatabase Michael Clausen, som er udstationeret som militærnægter hos os, fremlagde en præsentation af de problemer der er ved det nuværende medlemssystem, de fordele og ulemper der er ved et skift, samt en foreløbig tidsplan. HB støttede varmt arbejdet med at finde en bedre løsning ift. medlems- og økonomisystem. Det blev foreslået at man afsatte en ramme på 400.000kr til indkøb af nyt medlems- og økonomisystem, det kan ikke vedtages nu, men det tages op på HB-mødet i maj, hvor der også burde foreligge nogle mere præcise tal. HB foreslår at man søger efter et system der har en personlig portal, hvorigennem man kan tilmelde sig arrangementer, men påpeger at dette indtil videre ikke er en absolut nødvendighed. Det vigtigste er at få et system der fungerer. Der lægges dog vægt på at økonomidelen også skal kunne udbydes lokalt til LF. Nationalsekretæren opfordres til at kigge sig omkring i DUF-kredse, og undersøge hvad andre foreninger bruger.
Michael efterspørger ønsker og indspark fra alle i CISV, om hvad der skal være i økonomisystem og medlemssystem. Feedback skal helst sendes senest slut marts, hvis det skal med i kravspecifikation. Derudover er man velkommen til at komme forbi og snakke med Michael det er dog en god idé lige at lave en aftale pr. mail først. På HB-mødet d. 13. maj vil Michael have et eller flere tilbud klar til fremlæggelse for HB. Michael lover desuden at stå til rådighed uden betaling til generel support og hjælp med implementering af nyt system. Betalt konsulentbistand skal dog søges gennem leverandør. Susanne Gram-Hanssen præsenterer en bødesag for HB som indskudt meddelelsespunkt Susanne Gram-Hanssen informerede om, at de til Frederiksberg Børnebyen havde M. til køkkenleder. M. havde søgt opholdstilladelse bl.a. for at kunne udføre frivilligt arbejde hos os. En meget langsommelig behandlingstid hos udlændingemyndighederne gjorde at vi ved børnebyens start fortsat ikke havde fået svar på ansøgningen, men besluttede at bruge M. alligevel. I slutningen af 2011 kontaktede Udlændingemyndighederne Susanne med spørgsmål om CISV var humanitært arbejde, og om køkkenarbejde kunne være frivilligt. CISV har nu fået en bøde, fordi udlændingemyndighederne har besluttet at CISV ikke laver frivilligt humanitært arbejde, og at køkkenarbejde ikke kan være frivilligt. Derfor har vi fået 2000kr i bøde. Susanne foreslår at vi i CISV bare betaler bøden, da andet vil være for dyrt. Men at vi beder DUF om at tage sagen, og forsøge at ændre lovgivning, da den klart ikke fungerer. De 2000kr betales og sættes på regnskabet for børnebyen. 7. Sustainable Development Stefan Wachmann præsenterer Sustainable Development som det internationale tema for 2012, og forklarer at det vil betyde at alle camps og aktiviteter bør/skal bære mere præg af dette tema.
Man kan læse mere om hvad der på internationalt plan er af tanker om det på flg. link: http://resources.cisv.org/education/categories/sustainabledevelopment Der er ved at blive udfærdiget en skabelon for en workshopweekend, Stefan sender det videre via updaten når den er færdig. Der er desuden en facebook-gruppe man kan tilmelde sig: Stop talking, start walking - http://www.facebook.com/groups/369407599736066/ 8. Status på selvevaluering v/ Mette Flere lokalforeninger fortæller kort om hvordan det går med deres arbejde. Mette Liebst lægger vægt på at det er godt at lokalforeningerne kan bruge det som en måde at få blik for deres prioritering af opgaver, og den retning de arbejder i på. Det giver en mulighed for at holde fokus på at der bliver trukket fælles i samme retning. 9. Opfølgning på GF Der skal nedsættes en vedtægtsforberedende arbejdsgruppe og indkaldes til ekstraordinær GF. Kontoret forbereder materialer, så frivillige kan komme tirsdag d. 13/3 for at hjælpe med at pakke breve. Kontoret står her for noget aftensmad. Den ekstraordinære generalforsamling fastsættes til 3. april 2012 kl 19:00 på kontoret i Bornholmsgade. Den vedtægtsforberedende arbejdsgruppe nedsættes og kommer til at bestå af Jesper Lykking, Anders Kristiansen, Emilie Hellesøe, Zandra Wamberg, Bo Sørensen, Bitten Warmdahl, og enten Mette Liebst eller Simon Ellehammer. Arbejdsgruppen opfordres til at bruge HB aktivt som referencegruppe.
10. RM - Sociale Medier Den udbredte brug af sociale medier kan give visse problemer på vores camps, og derfor er der enighed om at lave en fælles standard for danske camps omkring brug af sociale medier/netværk på vores camps. På baggrund af HBs diskussion laver Winnie Ramsing og Anders Kristiansen et oplæg om det til HBs maj-møde. 11. Standardbudget for Summercamp Bo Sørensen har på basis af standardbudget for børneby lavet Summer Camp standardbudget. HB bemærker at det problematiske er at SumC-deltagere spiser mere end BBdeltagere. De 85 kr pr. deltager pr. døgn er ikke nok for Summer Camp, men kan måske stadig godt gå for UW'er og BB. Dog har flere haft problemer med at få økonomien til at hænge sammen for alle programmerne, da madpriser mv. er steget. Det er især et problem på de større arrangementer (Børneby og Summercamp), hvor pengene skal dække andre ting end bare maden. HB pålægger Bo Sørensen som Landskasserer at regne på hvad der sker ved at hæve fra 85 kr til 100 kr pr. deltager pr. døgn i tilskud. Det slås fast at Skole under kategori 1 i standardbudgetterne, også kan dække rengøringsudgifter, køb/leje af køkkenredskaber, sengetøj, o.l. hvis skolens leje ikke koster det maksimale tilskud. 12. EJBM NJR stiller på vegne af Anna Forrest og Tess Thurøe et forslag om at holde EJBM i DK i 2013 på Amager. Vi skal bare sætte rammerne (de praktiske). Amager vil gerne tage det, men har et YM de gerne vil af med. Bettina Bröking bemærker at YM for de ældre grupper er ret nemt, da de kan tage en del af de praktiske opgaver selv. LF spørger derhjemme - YM kan evt. aflyses, da vi ikke har bundet os til at tage det.
HB støtter forslaget om at foreslå på EJBM 2012 at DK vil tage EJBM 2013. Der foreslås en deltagerpris på 100 euro. 14. Evt. Ifm. aftalen med Unitas Rejser er der en række tvivlsspørgsmål. Disse blev kort diskuteret af HB, og det blev aftalt at de skal afklares mellem landskasserer, kontor og børnebysudvalget. Informationsmedarbejderen vil blive bedt om at lave en FAQ baseret på de spørgsmål og svar der kommer frem. Organizational Review Bluesparks konsulenterne har analyseret alt det feedback de har fået fra LF, NA, udvalg, osv. På basis af det har de præsenteret en række tiltag der kan strukturere vores organisation bedre - det er lavet ud fra clean sheet, uden hensyn til hvordan vi før har fungeret, og med inspiration fra andre organisationer. Informationsmedarbejder har oversat og skrevet en del om det og lagt på hjemmesiden, så LF og udvalg kan se hvad det betyder for dem. Mette Liebst skal 13.-15. april til european trustee gathering, hvor det er blandt de ting der skal debatteres. Hun vil derfor sætte stor pris på at få feedback på analysen fra LF og udvalg et par dage før d. 13. Organisational Review skal på som punkt på maj-mødet. Stormøde Der er stormøde d. 15. september, og der er brug for at få nedsat en taskforce der står for det. Jesper Lykking forsøger at få samlet en, og skriver et indlæg til updaten med en opfordring om at komme med i taskforcen. Der mangler en LF til at stå for det praktiske. HB bemærker at der måske burde være et mere fast udvalg der står for det, så det ikke er en ny taskforce hvert år, der på en måde starter fra bunden hver gang.
Stormødet sættes på som punkt på HB-mødet i maj. Fremover skal der sættes tidsangivelser på punkterne til HB-møderne, så det er nemmere at bedømme hvor meget der kan nås, og hvordan tiden bedst bruges.