Helsinge Vandværk s.m.b.a.

Helsinge Vandværk s.m.b.a. Årsberetning 1. juli 31. december af 12. april 2011 Intern overvågning af indgåelse af aftaler 1

I overensstemmelse med bestemmelserne i Vejledning olm internt overvågningsprogram efter vandsektorloven Forsyningssekretariatet, april, skal der senest den 1. maj 2011 offentliggøres og indsendes en årsberetning til Forsyningssekretariatet om den foretagne interne overvågning af indgåelse af aftaler. Bestyrelsen Bestyrelsen for Helsinge Vandværk har altid haft øje for at indkøb af varer og tjenesteydelser sker ud fra forretningsmæssige perspektiver kort sagt få mest muligt ud af pengene. Der har derfor altid været fokus på at indgå aftaler på de bedst mulige vilkår laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud alt efter kompleksiteten i indkøbet og med tilbud fra flere virksomheder. Bestyrelsen har gennem har et fast punkt på den månedlige dagsorden Vandsektorloven og dens påvirkninger af drift mm. Det interne overvågningsprogram har været behandlet over mange møder og altså været i proces indtil den version, der her er vedlagt som bilag 1, blev vedtaget. Personale Personalet på Helsinge Vandværk består af 3 personer. 1 driftsleder og 2 driftsassistenter. Det vil under normale omstændigheder alene være driftslederen, der indgår aftaler og disponerer indkøb. Oftest efter at det pågældende indkøb har været behandlet på et bestyrelsesmøde. Intern information til medarbejdere Der har i andet halvår været holdt et møde mellem driftsleder, den eksterne administration samt den overvågningsansvarlige med drøftelse af det interne overvågningsprogram. Det blev her aftalt hvordan aftalerne skal registreres. 2

Indgåede aftaler Dato Emne Pris i kr. ekskl. moms 10-08- 10-08- 06-10- 10-08- 20-08- 07-10- 12-10- 12-11- 21-12- Antal tilbud Tildelingskriterie Udskiftning af 10 vinduer 25.440 3 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Udskiftning af tagrender 28.678 2 Laveste pris El til ny boring 0 1 Almindelig kundeaftale med eldistributør Nye pumper til 34.198 2 Laveste pris rentvandsudpumpning Grenreol til rør 19.210 2 Laveste pris 300 m hovedledning rør 22.650 2 Laveste pris Ledningsrenovering gravearbejde Rabataftale på affedtningsmidler mm. Aftale om hosting af dataog programmer på web-hotel af programmer til WebGraf kort og WebGraf lukkeplan 308.900 3 Laveste pris 15 % ved køb over 1.000 kr. 1 2-årig rammeaftale direkte tildeling er en kan aftale 14.000 1 Direkte tildeling Der har i perioden som det ses alene været en aftale af en størrelsesorden på over 100.000 kr. De øvrige aftaler har haft en væsentlig mindre størrelse. Kontrol af indgåede aftaler Aftalerne er kontrolleret til de indkomne tilbud samt med den efterfølgende foretagne bogføring. Nærværende årsberetning har været behandlet på bestyrelsens møde den 12. april, hvor den er godkendt til indsendelse til Forsyningssekretariatet. Helsinge den 12. april Bjarne Jørgensen formand for bestyrelsen Jørgen T. Skovsende overvågningsansvarlig 3

Bilag 1 Helsinge Vandværk Intern overvågning 4

Formål Dette program for Intern Overvågning er etableret i medfør af bestemmelserne i vandsektorloven. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at Helsinge Vandværk ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at Aftaler skal indgås på markedsvilkår Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet Helsinge Vandværk har med afsæt i ovenstående udarbejdet et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelse. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Helsinge Vandværk har iværksat følgende tiltag: Etablering af overvågningsprogram med en tilknyttet procesbeskrivelse for at sikre aftaleindgåelse sker på markedsvilkår Procedure for sikring af dokumentation for at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres Der udarbejdes på grundlag af programmet en årsberetning, som indeholder En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning vil årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. Nærværende program, dets efterlevelse og forankringen i organisationen er vedtaget og godkendt af Bestyrelsen for Helsinge Vandværk. Overordnet politik for indgåelse af aftaler Efter vandsektorloven skal selskabets aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal 5

varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomheden skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Interesseforbundne virksomheder er selskaber, der er økonomisk forbundet, eller virksomheder, der har en gensidig økonomisk interesse knyttet til deres aktiver, f.eks. ejendomme. Virksomheder med ledelsesmæssigt personsammenfald eller andre personalemæssige bindinger er ikke nødvendigvis direkte økonomisk interesseforbundne. Men ved indgåelse af aftaler kan det være relevant også at tage højde for sådanne forhold for at sikre sig imod varetagelse af uvedkommende hensyn. Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere end 100.000 kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi 6

af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Ovenstående skal ske således, at Helsinge Vandværk overfor Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet. For ikke-udbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100.000 kr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100.000 kr., skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og underlagt samme dokumentationskrav som aftaler der overstiger 100.000 kr. Politikker Aftaler indgås i henhold til gældende indkøbsprocedurer (se bilag 1) I henhold til programmet for intern overvågning skal der foreligge følgende dokumentation, førend en aftale kan godkendes: Specifikation af indkøbet - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår - Dokumentation for markedsvilkår - Hvis udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis ikke udbudspligtig, skal selskabet kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. - Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100.000 kr., så skal indkøbsansvarlig over for ledelsen sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. - Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100.000 kr., betragtes disse som en sammenhængende aftale. Skriftlig aftale 7

Politik for information om program for intern overvågning Helsinge Vandværk sikrer, at alle medarbejdere med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning informeres om programmet og er bekendt med deres ansvar, og for dets overholdelse. Rapportering og kontrol Halvårligt udarbejdes en rapport til ledelsen, som beskriver den aktuelle status på programmet for intern overvågning. Rapporteringen omfatter: Oversigt over godkendte aftaler Dokumentation af aftaler 8

Bilag 1 Indgåelse af aftaler (Intern Overvågning) Denne proces er den del af det interne overvågningsprogram. Procesbeskrivelsen omhandler indgåelse af aftaler vedr.: - varekøb - tjenesteydelser - bygge- og anlægsarbejder - finansielle ydelser Proces- og opgavebeskrivelse følges uanset beløbsstørrelse for den pågældende aftale. Ved indkøb under 100.000 kr. skal der foreligge en kort redegørelse, der sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår Ved indkøb over 100.000 og under 2.884.000 kr. (Forsyningsdirektivet tærskelværdi) skal aftaleindgåelsen dokumenteres. Ved indkøb over 2.884.000. kr. (Forsyningsdirektivet tærskelværdi) skal der foretages et EU Udbud af indkøbet. Proces- og opgavebeskrivelse 1: Definition af opgaven Beskrivelse af den konkrete opgave, som Helsinge Vandværk ønsker udført af en ekstern part. 2: Kravspecifikation Opgaven defineres og beskrives i en kravspecifikation. Endvidere skal der udarbejdes et budget for opgaven. Specifikation af indkøbet 9

Art Omfang Særlige specifikationer 3: Tilbudsindhentning Den skriftlige tilbudsindhentning evt. pr. mail - skal som minimum indeholde: - en beskrivelse af opgaven - kontaktoplysninger - frist for modtagelse af bud eller anmodning om deltagelse - adresse hvortil tilbud eller anmodning om deltagelse skal sendes - kriterier for tildeling af kontrakten 4: EU Forsyningsdirektiv EU s forsyningsvirksomhedsdirektiv: Direktivet gælder selskaber, der forsyner eller distribuerer drikkevand til offentligheden. Tærskelværdier jf. EU Forsyningsdirektiv kan ses på Konkurrencestyrelsens hjemmeside. Kilde: http://www.konkurrencestyrelsen.dk/udbudsomraadet/regler/taerskel vaerdier--og-2011/ 10

5: Udarbejdelse af udkast til aftale Der skal udarbejdes et skriftligt aftaleudkast vedr. pris, omfang og tidspunkt. Samt dokumentation for at man har sikret sig den bedste markedspris. 6: Gennemgang af aftaleudkast Den overvågningsansvarlige gennemgår aftaleudkast og tilhørende dokumentation. I samarbejde med den driftsansvarlige indarbejdes eventuelle rettelser og den overvågningsansvarlige godkender aftaleudkastet. 7: Udarbejdelse af aftale Den driftsansvarlige udarbejder den endelige aftale. 8: Aftale indgåelse Aftalen vedrørende den eller de pågældende leverancer indgås med leverandøren. 9: Leverance påbegyndes 10: Arkivering af aftale Den overvågningsansvarlige modtager kopi af den underskrevne aftale samt tilhørende dokumentation. Aftalen arkiveres. 11

Kontrol og opfølgning (Intern Overvågning) Kontrollen med overvågningsprogrammets etablering og overholdelse skal beskrives som en del af programmet, der typisk vil omfatte følgende tiltag: Udarbejdelse af en procedurebeskrivelse for selskabets kontrol med det interne overvågningsprograms etablering og ajourføring. Særskilt dokumentation for, at væsentlige aftaler om større anskaffelser og salg dokumenteres særskilt er indgået på markedsvilkår. Årlig kontrol med den faktiske overholdelse af overvågningsprogrammet i forhold til et udsnit af selskabets aftaler udvalgt ved stikprøve. Overvågningsprogrammet og kontrollen med dets gennemførelse i det forløbne år offentliggøres i en årsberetning og indsendes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj det følgende år. Systematisk indhentning af revisorerklæringer om overvågningsprogrammets etablering og administration. Løbende kontrol På aftaler med længerevarende løbetid, skal den overvågningsansvarlig foretage en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Den overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at pågældende aftale(r) er udtaget til kontrol. Kontrol og opfølgning finder sted, efter nærmere angivet terminer. Proces og opgavebeskrivelse: 1: Aftale udtaget til kontrol På aftaler med længerevarende løbetid, skal den overvågningsansvarlig foretage en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Den overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at pågældende aftale(r) er udtaget til kontrol. 2: Udarbejdelse af dokumentation Den aftaleansvarlige udarbejder dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses for at være indgået på markedstidssvarende vilkår. Herunder anbefales, om aftalen skal genforhandles eller opsiges med henblik på indgåelse af en ny aftale. Den aftaleansvarlige har 14 dage til at fremskaffe specifikationer og 12

dokumentation. 3: Ajourføre dokumentation Den overvågningsansvarlige ajourfører aftalens dokumentation. 4: Meddelelse til ledelsen Aftaleansvarlig meddeler skriftligt ledelsen om de afvigelser der måtte være mellem det faktisk leverede og det foreliggende aftalegrundlag. 13