Kontrakt mellem Helios Biografforening og Faaborg-Midtfyn Kommune vedr. Helios Film- og Kulturhus (version 12.2.2016) Aftale mellem Helios Biografforening og Faaborg-Midtfyn Kommune (FMK) om drift af Helios Film- og Kulturhus, Banegårdspladsen 7, 5600 Faaborg. 1. Udgangspunkt forudsætning målsætning 1.1 Helios skal være biograf, kulturhus og mødested for Faaborgs borgere, turister, studerende og erhvervsliv samt bidrage til kommunens generelle profilering og markedsføring. Målsætningen er, at der i Helios Film- og Kulturhus tilbydes en bred vifte af kulturelle tilbud til publikum. 1.2 Det er endvidere et mål, at en stor gruppe frivillige gennem Helios Biografforening bidrager til driften af huset og til at forskellige aktører kan skabe masser af aktivitet i huset. 2. Driften af Helios Film- og Kulturhus 2.1 Helios Biografforening står for den daglige drift af Helios Film- og Kulturhus. Foreningens hjørnesten er de frivillige medlemmer, som inddelt i forskellige arbejdsgrupper, varetager programlægning, rengøring, vedligeholdelse samt afvikling af arrangementer i huset. De frivillige er som ambassadører for Helios Biografforening medvirkende med til at skabe opbakning til og opmærksomhed omkring Helios Film- og Kulturhus og husets mange aktiviteter. Desuden bidrager de frivillige til at give publikum gode kulturelle oplevelser. 2.2 Filmprogrammet bliver lagt med henblik på at sikre et alsidigt, lødigt og kvalitetsbevist repertoire, som forventes at have interesse for et bredt publikum i Faaborg og omegn. 2.3 Hvis Helios Biografforenings bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan foreningen for egen regning og risiko ansætte eksterne kompetencer til varetagelse af specifikke ansvarsområder i forhold til husets drift. 2.4 Bestyrelsen for Helios Biografforening kan, hvis det skønnes hensigtsmæssigt, outsource afgrænsede funktioner i huset f.eks. cafedrift og kiosk. 2.5 Eventuelle drifts- og forpagtningsaftaler vedrørende café og kiosk skal etableres på markedsvilkår og skal sendes i udbud inden aftaleindgåelse. Biografforeningen udarbejder sammen med FMK en udbudsspecifikation. Parterne drøfter og afgør i fællesskab, hvem der indgås aftale med. Der skal kunne opnås enighed om valg af forpagter. 3. Andre kulturelle aktiviteter end biografdrift 3.1 I henhold til målsætningen (jf. punkt 1.1) skal Helios Film- og Kulturhus anvendes til en lang række forskellige kulturelle aktiviteter. Helios Biografforening varetager biografdriften, som udgør et væsentligt element af udbuddet af kulturaktiviteter i Helios Film- og Kulturhus. 3.2 En række andre foreninger og kulturaktører bl.a. Faaborg Musikforening afvikler koncerter, foredrag o. lign. i Helios Film- og Kulturhus. Helios Biografforening kan også selv stå som arrangør af andre arrangementer end biografdrift. 3.3 Helios Biografforening udlejer lokaler og tekniske faciliteter i Helios Film- og Kulturhus til andre kulturelle foreninger, uddannelsesinstitutioner samt til kommercielle og/eller private arrangementer.
3.4 For øvrige foreninger i kommunen samt kommunale institutioner skal lejen udelukkende dække, hvad der svarer til driftsomkostninger herunder udgifter til indvendig vedligeholdelse. 3.5 Helios Biografforening forpligter sig til at samarbejde, hvis skolerne ønsker at etablere Skolebio, så de har fordelagtige vilkår i forhold til at benytte biografsalene til den type aktiviteter. 3.6 Helios Biografforening udarbejder forslag til takster og betingelser for anvendelse af faciliteterne i Helios Teatret. Taksterne drøftes på det årlige møde med brugergrupperne i Helios Film- og Kulturhus (jf. punkt 6.7) og er først gældende, når de er godkendt af Kommunalbestyrelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der udarbejdes forskellige takster for henholdsvis a) kommunens frivillige og sociale foreninger, skoler og øvrige kommunale institutioner og b) kommerciel/privat anvendelse. Takterne for kommerciel/privat anvendelse af lokalerne skal afspejle de aktuelle markedspriser. Priserne i takstbladet følger den årlige prisfremskrivning. Taksterne kan genforhandles, når FMK eller Helios Biografforening ønsker det. I takstbladet fastsættes priser og betingelser for udlejning af: Biografsalene Andre lokaler Projektorer Mikrofon- og højttaleranlæg Scenelys og øvrige scenefaciliteter Eventuelle andre faciliteter Mandskab f.eks. teknisk bistand Takstbladet vedlægges som bilag. 3.7 Udlejningsvirksomheden skal fungere i samklang med den daglige drift af biografen i Helios Film- og Kulturhus. Helios Biografforening forpligter sig på, at udvise mest mulig fleksibilitet i forhold til at indgå aftaler med andre aktører om at benytte Helios Film- og Kulturhus til arrangementer, men udlejningsaftalerne skal tage hensyn til allerede planlagte aktiviteter bl.a. biografforestillinger. 3.8 Faaborg-Midtfyn Kommune forbeholder sig ret til at låne lokalerne til borgermøder, interne kurser eller lign. op til 4 gange årligt mod godtgørelse af udgifter til lys, varme og rengøring. 4. Ejendommen FMK ejer bygning og grund som stilles vederlagsfrit til rådighed for Helios Biografforening. 5. Ansvarsområder FMK 5.1 FMK har det bygningsmæssige ansvar og betaler ejendomsskatter og bygningsmæssige forsikringer. 5.2 FMK er ansvarlig for bygningens konstruktion og udvendige vedligeholdelse herunder i sin helhed afløb, vand-, ventilations- og elinstallationer. Endvidere husets fjernvarmesystem inklusive radiatorer og termostater samt drift og vedligeholdelse af lyskunstværk på facaden.
5.3 Reparation efter hærværk på bygningen samt vandskade eller lignende, der skyldes mangler ved bygningens konstruktion eller funktion påhviler FMK. 5.4 FMK sikrer vedligeholdelse af udendørs arealer herunder renholdelse og snerydning. 6. Ansvarsområder Helios Biografforening 6.1 Indvendig vedligeholdelse af bygningen i form af maling, tapetsering samt vedligeholdelse og fornyelse af gulvbelægning påhviler Helios Biografforening, idet det bemærkes, at faciliteterne var nyistandsat med nymalede vægge, lofter og træværk samt ny gulvbelægning ved aftalens indgåelse. 6.2 Helios Biografforening har ansvaret for almindelige vedligeholdelses- og reparationsopgaver herunder mindre reparationer som f. eks. udskiftning af lyskilder, dørhåndtag, låse og lignende. 6.3 Helios Biografforening står endvidere for rengøring, ind- og udvendig vinduespudsning, forsikring af foreningens inventar, lys-, lyd- og kinoteknisk udstyr samt computere, kasseapparat og andet, som foreningen har anskaffet til driften af Helios Film- og Kulturhus. 6.4 Helios Biografforening forsikrer ikke inventar, udstyr og andet, som tilhører andre foreninger, firmaer eller private brugere, mens det opbevares i Helios Film- og Kulturhus (f.eks. Faaborg Musikforenings flygel). 6.5 Helios Biografforening afholder driftsudgifter til telefon, internet, ABA, alle forbrugsomkostninger til varme, el og vand samt evt. tyverialarm. 6.6 Helios Biografforening kontakter navngiven kontaktperson i FMK inden igangsættelse af større vedligeholdelsesopgaver. Ved pludseligt opståede skader skal Helios Biografforening begrænse skadesomfanget ved at iværksætte nødvendige reparationer hurtigst muligt. Helios Biografforening har pligt til straks at underrette FMK, hvis der opdages forhold, der skal udbedres, som henhører under kommunens vedligeholdelsespligt. 6.7 Der afvikles mindst et årligt møde for brugergrupperne i Helios Film- og Kulturhus, hvor FMK deltager. Helios Biografforening indkalder FMK og de aktive foreninger til et brugermøde i marts måned med følgende dagsorden: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Valg af mødeleder og referent 3. Status på foregående periodes/års forløb 4. Takster for leje 5. Fælles drøftelse og koordinering af aktiviteter/tiltag i Helios Film- og Kulturhus det kommende år 6. Drøftelse af forslag til bygningsmæssige og inventarmæssige ændringer 7. Årskalender for kommende år særlige opmærksomhedspunkter fra foreningerne 8. Eventuelt Eventuelle tvister mellem brugerne af faciliteter i Helios Film- og Kulturhus afgøres af FMK efter partshøring. 7. Begge parter
7.1 Der afholdes et årligt møde mellem Helios Biografforening og FMK inden udgangen af februar måned, hvor erfaringerne fra det seneste år drøftes med henblik på at styrke samarbejdet. Helios Biografforening har ansvaret for mødeindkaldelse. Det første år efter renoveringen af bygningen, afholdes der minimum kvartalsvise møder mellem Helios Biografforening og FMK og i øvrigt efter behov. 7.2 For at bevare ejendommen i bedst mulig stand udarbejdes der inden det årlige møde i februar en rapport vedr. bygningens udvendige og indvendige tilstand. Ud fra denne rapport opgøres en status med anslåede priser på evt. tiltrængt bygningsvedligeholdelse og reparationsarbejder. Rapporten udarbejdes af FMK i samarbejde med Helios Biografforening ud fra parternes vurdering af bygningens stand. 8. Misligholdelse Såfremt en af aftaleparterne mener, at denne aftale ikke bliver overholdt, skal denne straks skriftligt underrette den anden part. Parterne skal derefter mødes og drøfte forholdet med henblik på en løsning, som sikrer mod gentagelser. Ved særlig grov og gentagen misligholdelse af aftalen kan aftalen opsiges af begge parter. 9. Ændringer og opsigelse af aftale 9.1 Denne aftale gælder til udgangen at 2026, hvorefter den ophører. Senest d. 1. januar 2025 skal forhandling vedrørende en ny aftale igangsættes. Hvis en af parterne ikke ønsker, at aftalen skal fortsætte ud over aftaleperioden, eller hvis en af parterne ønsker, at den skal genforhandles i aftaleperioden, skal dette meddeles den anden part med 6 måneders varsel. 9.2 Opstår der i aftaleperioden uenighed mellem parterne på afgørende punkter for stedets drift kan begge parter opsige aftalen eller kræve den genforhandlet. 9.3 Falder aktivitetsniveauet i Helios Biografforening drastisk, så biograferne ikke er i brug 5-6 dage om ugen i størstedelen af året, forbeholder FMK sig ret til at genforhandle aftalen. 9.4 Hvis Helios Biografforening bliver opløst i aftaleperioden tilfalder foreningens udstyr og inventar FMK. Bilag: Takstblad. Dato og underskrifter Svend Erik Andersen, formand for Helios Biografforening Kaj Foged, næstformand for Helios Biografforening Christian Thygesen, borgmester i Faaborg Midtfyn Kommune
Helene Bækmark, kommunaldirektør i Faaborg-Midtfyn Kommune