UDBUDSFORSKRIFT GENERELT HÅNDBOG I UDBUD December 2008 Vejregelrådet
INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1. TILBLIVELSE 3 1.1 Udarbejdelse 3 1.2 Forelæggelse 3 2. OVERSIGT OG ANVENDELSE 3 2.1 Anvendelse 3 2.2 Lovgivningsmæssige forhold 3 3. MODULOPBYGGET UDBUDSMATERIALE 4 3.1 Generelt 4 3.2 Hovedkomponenter 4 3.3 Almen del og særlig del 5 3.4 Opdeling i fag/entreprisedele 5 4. ANVENDELSE AF PARADIGME 7 5. UDBUDSMATERIALETS ENKELTE DELE 7 5.1 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) 7 5.2 Almindelige Betingelser (AB 92) 7 5.3 Særlige Betingelser (SB) 7 5.4 Almindelige Arbejdsbeskrivelser (AAB) 8 5.5 Særlige Arbejdsbeskrivelser (SAB) 8 5.6 Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) 10 5.7 Tilbudsliste (TBL) 10 5.8 Teknisk projektmateriale 11 5.9 Udbudskontrolplaner (UKP) 11 5.10 Tilsynshåndbøger (THB) 11 5.11 Rettelsesblade / Supplerende oplysninger (SUP) 12 5.12 Særlige Betingelser og Beskrivelser (SBB) 12 6. PROCES, UDBUD OG KONTRAHERING 12 6.1 Generelle forhold 12 6.2 Procesbeskrivelse 13
1. TILBLIVELSE 1.1 Udarbejdelse Håndbog i udbud er udarbejdet af arbejdsgruppe U.10 om struktur og jura, der har følgende sammensætning: Kontorchef Bo Tarp, Vejdirektoratet, Formand Akademiingeniør Henning Gaarde Larsen, Atkins Danmark A/S, Sekretær Akademiingeniør Per R. Persson, Vejdirektoratet Afdelingsingeniør Claus Nødgaard Hansen, Vejdirektoratet Afdelingsingeniør Gunnar Thomsen, Per Aarsleff A/S Afdelingsleder Albert Nielsen, Vejdirektoratet Civilingeniør Jonas Hammershøj Olesen, Randers Kommune indtil 15. september 2008. 1.2 Forelæggelse Håndbog i udbud er forelagt for Vejregelrådet den 5. december 2008. 2. OVERSIGT OG ANVENDELSE 2.1 Anvendelse Udbudsforskrifterne er udformet med henblik på anvendelse inden for vejsektorens entreprisearbejder, dvs. anlægsarbejder leverancer drifts- og vedligeholdelsesarbejder. Udbudsforskrifterne er udarbejdet under hensyntagen til, at Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 92) forudsættes lagt til grund for entreprisen. 2.2 Lovgivningsmæssige forhold Udbudsforskrifterne er udarbejdet på grundlag af lovgivning pr. november 2008 jf. nedennævnte: EU direktiver Forsyningsvirksomhedsdirektivet som implementeret ved bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004 Udbudsdirektivet som implementeret ved bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 Ændringsbekendtgørelser til ovennævnte bekendtgørelser. National tilbudsindhentningslovgivning Lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Bekendtgørelse nr. 817 af 23. august 2005 om visse udbyderes anvendelse af underhåndsbud efter lov om indhentning af tilbud i bygge- 3
og anlægssektoren Det anbefales at bruge Konkurrencestyrelsens hjemmeside for at tjekke aktuelt lovgrundlag http://www.ks.dk På hjemmesiden kan endvidere hentes forskellige vejledninger. 3. MODULOPBYGGET UDBUDSMATERIALE 3.1 Generelt I et udbudsmateriale for et bygge- og anlægsarbejde eller en leverance, i det følgende betegnet under ét som entreprise, fastlægger bygherren entreprisens art og omfang samt angiver vilkår for entreprisens udførelse. Udbudsmaterialet skal derfor være tilstrækkeligt entydigt til, at tilbud kan udarbejdes på grundlag af det. Endvidere tjener udbudsmaterialet til at sikre, at der afgives fuldt ud sammenlignelige tilbud. I vejregelregi er der udarbejdet modulopbyggede udbudsforskrifter for en række almindeligt forekommende entreprisedele. De modulopbyggede udbudsforskrifter indeholder dels nogle generelle dokumenter, som kan indgå direkte i det konkrete udbudsmateriale, dels paradigmer som tilpasses det specifikke udbudsmateriale. 3.2 Hovedkomponenter Udbudsmaterialet består principielt af 3 hovedkomponenter, som er beskrevet efterfølgende og illustreret i figur 1. En konsekvent skelnen mellem de 3 hovedkomponenter er nødvendig, hvis udbudsmaterialet skal være overskueligt. I praksis kan det dog være vanskeligt at trække en eksakt grænse mellem hovedkomponenterne. BETINGELSER JURA Denne del behandler det overordnede juridiske grundlag for entreprisen. I betingelserne fastlægges bl.a. det overordnede omfang, tidsfrister, overordnede principper for afregning samt det retslige forhold mellem bygherre og entreprenør. BESKRIVELSER TEKNIK Denne del behandler entreprisens tekniske grundlag, dvs. bygherrens specifikationer af entreprenørens ydelser, herunder krav til ydelsernes kvalitet. Beskrivelsen i tekst kan suppleres med tegninger, lister og tabeller mv. MÆNGDER OG AFREGNING ØKONOMI Denne del behandler det økonomiske grundlag for entreprisen, dvs. oplysninger om mængder, ydelsesomfang, mængdefastsættelse samt afregningsform. 4
Figur 1. Illustration af udbudsmaterialets 3 hovedkomponenter 3.3 Almen del og særlig del Betingelser og Beskrivelser opdeles i en Almen del og en Særlig del. DEN ALMENE DEL Nogle dele af udbudsmaterialets betingelser og beskrivelser varierer normalt ikke fra entreprise til entreprise. Den almene del indeholder almindelige betingelser og almindelige arbejdsbeskrivelser og er standardmateriale/-dokumenter. DEN SÆRLIGE DEL Nogle dele af udbudsmaterialets betingelser og beskrivelser vil variere fra entreprise til entreprise, eksempelvis arbejdets omfang, tidsfrister og bodsbestemmelser og entreprisespecifikke krav til udførelse. Den særlige del indeholder særlige betingelser, særlige arbejdsbeskrivelser, tilbuds- og afregningsgrundlag, udbudskontrolplaner samt tilbudsliste. Den særlige del beskrives af bygherren for den konkrete entreprise, og alle præciseringer og supplementer i forhold til de almindelige betingelser og almindelige arbejdsbeskrivelser beskrives. 3.4 Opdeling i fag/entreprisedele Arbejdsbeskrivelser, tilbuds- og afregningsgrundlag samt tilbudslister opdeles i fag/entreprisedele, eksempelvis jordarbejder. Principper for opdelingen er vist på figur 2. 5
FIGUR 2. ILLUSTRATION AF MODULOPBYGNING JURA TEKNIK ØKONOMI BUT ALMEN AB 92 AAB Styring og Samarbejde Arbejdsplads Jordarbejder Afvanding XXXX HÅNDBØGER Tilsynshåndbog for asfaltarbejder Tilsynshåndbog X UDBUDSMATERIALE KONTRAKTGRUNDLAG SÆRLIG SB SAB TAG Styring og Samarbejde Arbejdsplads Jordarbejder Afvanding XXXX TEKNISK PROJEKTMATERIALE Tegninger Tabeller Lister Billeder Visualisering Generelt Arbejdsplads Jordarbejder Afvanding XXXX TBL Samleside Arbejdsplads Jordarbejder Afvanding XXXX UKP Styring og Samarbejde Arbejdsplads Jordarbejder Afvanding XXXX 6
4. ANVENDELSE AF PARADIGME Paradigmer er opdelt i en venstrespalte og en højrespalte. Venstrespalte Tekst i venstre spalte (margentekst) er skrevet med petit og er vejledende stof, stikord m.v., som ikke skal med i udbudsmaterialet. Højrespalte Tekst i højre spalte medtages i relevant omfang og med den anførte formulering. Tekst som ikke ønskes medtaget fjernes. Paradigmer anvendes som manuskript ved at udfylde/rette/supplere højrespalten. Brødtekster bevares så vidt muligt med de angivne formuleringer for derved at gøre brug af den opsamlede erfaring. 5. UDBUDSMATERIALETS ENKELTE DELE 5.1 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Bestemmelser som anvendes i forbindelse med udbudsprocessen. Bestemmelserne må ikke indeholde kontraktstof, da dokumentet falder bort i forbindelse med kontraktindgåelsen. BUT paradigme foreligger. I den vejledende tekst er beskrevet bestemmelser i forbindelse med forskellige udbudsformer. 5.2 Almindelige Betingelser (AB 92) "Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed" (AB 92) er udfærdiget af Boligministeriet den 10. december 1992 som led i aftaler om arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed. De foreliggende udbudsforskrifter kan benyttes under den forudsætning, at udbudsmaterialet er baseret på AB 92. Udbudsforskrifterne kan benyttes under andre forudsætninger, når brugeren blot tager hensyn til disse forudsætninger, f.eks. benyttelse af ABT 93. 5.3 Særlige Betingelser (SB) Betingelser som beskriver præciseringer og supplementer til AB 92. De enkelte afsnit refererer til bestemmelserne i AB 92. SB paradigme foreligger. 7
5.4 Almindelige Arbejdsbeskrivelser (AAB) Arbejdsbeskrivelse som er gældende for sædvanligt forekommende arbejder. En AAB skal anvendes i sin helhed. Der foreligger AAB for Styring og samarbejde, Arbejdsplads og for de fleste almindeligt forekommende fag/entreprisedele. Indholdet i AAB Indholdet er opdelt i afsnittene: 1. ALMENT 2. MATERIALER 3. UDFØRELSE 4. KONTROL I 5.5 Særlige arbejdsbeskrivelser (SAB) er angivet en beskrivelse af indhold af de enkelte afsnit. 5.5 Særlige Arbejdsbeskrivelser (SAB) Arbejdsbeskrivelse som beskriver præciseringer og supplementer til den tilsvarende AAB. Arbejdsbeskrivelsen skal være entydig, og det skal klart angives, hvad fagdelen omfatter, og hvorledes den afgrænses mod tilgrænsende fagdele. SAB paradigmer foreligger for Styring og samarbejde, Arbejdsplads og for de fleste almindeligt forekommende fag/entreprisedele. Indhold af SAB Arbejdets generelle omfang er anført i AAB. I SAB suppleres med det specifikke omfang og eventuelle henvisninger til tegninger, tabeller, tilbudsliste samt arbejdsbeskrivelser for andre fag/entreprisedele. Indholdet i SAB opbygges og nummereres parallelt med AAB, dvs. opdelt i afsnittene: 1. ALMENT 2. MATERIALER 3. UDFØRELSE 4. KONTROL Kun relevante punkter medtages. Ad Alment Bestemmelser, der ikke klart hører til under de følgende afsnit, specificeres i dette afsnit: Teknik Teknisk betingede krav til fagdelens placering og dokumentation heraf (arbejdstegninger etc.). Detaljeringsgrad afhænger af, om der er tale om sædvanlige kravspecifikationer eller specielle krav. 8
Fremdrift Krav til arbejdets fremdrift, herunder krav til maskinel. Specifikation Normer, standarder og andre specifikationer, der er gældende for udførelsen af det beskrevne arbejde. Funktion Funktionskrav til fagdelen. Forudsætning Forudsætninger for arbejdet, f.eks. tidligere udførte arbejder, som der skal bygges videre på. Specielle forhold Forhold som forventes at optræde, samt alternative materialer og udførelsesmetoder, der på forhånd kan gives tilladelse til. Ad Materialer Her beskrives materialer, der indgår i fagdelen/entreprisedelen, og de tilhørende kvalitative og kvantitative krav angives. Endvidere skal det angives, såfremt entreprenøren før produktionens begyndelse skal forelægge særlige specifikationer for nogle materialer for bygherren. Indgår flere materialetyper i produktet, bør hvert materiale behandles færdigt for sig. Dette betyder, at det i visse tilfælde kan være hensigtsmæssigt at dele punktet i delmaterialer. Medmindre kontraktens genstand gør det berettiget, må de tekniske specifikationer ikke angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og de må ikke henvise til et bestemt mærke, et bestemt patent eller en bestemt type, til en bestemt oprindelse eller en bestemt produktion med det resultat, at visse virksomheder eller produkter favoriseres eller elimineres. En sådan angivelse eller henvisning er undtagelsesvis tilladt, hvis en tilstrækkelig nøjagtig og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand ikke kan lade sig gøre ved anvendelse af specifikationer eller funktionskrav; en sådan angivelse eller henvisning skal efterfølges af udtrykket eller tilsvarende. Ad Udførelse Her angives kvalitative og kvantitative krav til udførelsesaktiviteter. Der bør være et rimeligt forhold mellem de stillede krav og de nødvendige og tilstrækkelige krav til det ønskede produkt, og entreprenørens metodefrihed bør tilgodeses i videst muligt omfang. Hvor et projekt forudsætter usædvanlige udførelsesmetoder, skal der beskrives mulige udførelsesmetoder, men disse bør ikke beskrives som absolutte krav. Ad Kontrol Her angives, hvilken kontrol entreprenøren skal udføre over for materialer og af udførelsesmetoder, hvorledes den indhentede kontroldokumentation skal vurderes, samt alle øvrige nødvendige oplysninger. Omfang af og dokumentation for entreprisens kontrol skal anføres. Omfanget skal specificeres, når det drejer sig om særligt dyre prøvningsmaterialer. Herudover skal prøveudtagningsprocedure angives, og prøvemetoder skal specificeres. 9
Bygherrens ret til at udtage stikprøver af entreprenørens materiale og produktion er angivet i AB 92 11. 5.6 Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Ydelserne i en entreprise ordnes i hovedposter, poster og underposter. Nummerering i tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) skal stemme overens med nummereringen i tilbudslisten (TBL). Rækkefølgen i den tilhørende arbejdsbeskrivelse bibeholdes. TAG må ikke blive gentagelser af arbejdsbeskrivelserne og kun beskrive ydelsen i det omfang, TBL s post ikke er selvforklarende. TAG paradigme foreligger til afsnittet generelt, afsnit Arbejdsplads og de fleste almindeligt forekommende fag/entreprisedele. Indhold af TAG Indholdet er opdelt i: 1. Generelt 2. Tilbudslistens poster 1. Arbejdsplads 2. Entreprisedel 1 3. Entreprisedel 2 osv TAG for en entreprisedel skal udarbejdes således, at det omfatter alle forekommende ydelser i det omfang, de ikke er dækket af teksten i afsnittet Generelt. Det vil således kun være specielle forhold, der skal omtales, og disse kan være sammenfaldende for flere underposter eller poster, eller måske for hele entreprisedelen. Teksten sammenfattes under hensyntagen hertil. 5.7 Tilbudsliste (TBL) Tilbudsliste indeholder en kolonnevis opstilling af alle entreprisedelens ydelser ordnet efter postnumre og med identifikation angivet i TAG. Tilbudslisten består dels af forside med samlet tilbudssum og eventuelt supplerende oplysninger, dels af sider til specifikation af de enkelte ydelser (fagdele/ entreprisedele). TBL paradigme foreligger til samleside samt til sider med Arbejdsplads og de fleste almindeligt forekommende fag/entreprisedele. 10
Indhold af TBL TBL skal ikke være en ydelsesbeskrivelse, og hver underpost skal kun have en kort identifikationstekst. TBL udarbejdes til den konkrete entreprise, og heri skal alle væsentlige ydelser være anført. Tilbudslisten er i modsætning til det øvrige udbudsmateriale ikke fuldstændig på tidspunktet for udbuddet, men bliver det først, når den bydende har indført sin samlede tilbudssum med eventuelle tilhørende specifikationer samt øvrige oplysninger, som bygherren anmoder om, eller som den bydende finder af betydning for tilbudet. Særlige forhold Paradigme for tilbudslister anvendes som manuskript ved at slette poster, der ikke indgår i entreprisen, og eventuelt indføje nye poster. 5.8 Teknisk projektmateriale Til den konkrete entreprise udarbejdes teknisk projektmateriale, eksempelvis projekttegninger, afsætningstabeller og råjordstabeller, lister, visualiseringsmaterialer. 5.9 Udbudskontrolplaner (UKP) Udbudskontrolplaner indeholder en oversigt over krav til kontroller beskrevet i arbejdsbeskrivelserne. UKP paradigme foreligger for Styring og samarbejde, Arbejdsplads og de fleste almindeligt forekommende fag/entreprisedele. Hvor kontrolplaner er indeholdt i en Tilsynshåndbog, og denne indgår i udbudsgrundlaget, vil den som oftest kunne substituere udbudskontrolplaner. 5.10 Tilsynshåndbøger Tilsynshåndbøger anviser, hvorledes et effektivt tilsynsarbejde mest hensigtsmæssigt organiseres bl.a. ved brug af skemaer til de forskellige arbejdsprocesser. Der er lagt vægt på et effektivt samspil mellem bygherretilsyn og entreprenørens egenkontrol. Hvor kontrolplaner er indeholdt i en Tilsynshåndbog og denne indgår i udbudsgrundlaget vil den som oftest kunne substituere udbudskontrolplaner. 11
5.11 Rettelsesblade / Supplerende oplysninger Rettelsesblad anvendes, hvis det viser sig nødvendigt at præcisere udbudsmaterialet med udsendelse af supplerende oplysninger til de bydende. Dette udsendes i papirform eller elektronisk på hjemmeside, alt efter hvilken medieform der er valgt i det konkrete udbud. Det skal bemærkes, at hvis der er rettelser i tilbudslisten, skal en revideret side eller en helt ny revideret TBL udsendes på valgt medie. Ved EU-udbud I forbindelse med EU udbud skal eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelser og supplerende dokumenter meddeles af udbyderen senest 6 dage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af tilbud, forudsat at der er anmodet om dem i tide. 5.12 Særlige Betingelser og Beskrivelser (SBB) Udbyderen kan vælge at samle udbudsmaterialet i ét dokument, som kaldes Særlige Betingelser og Beskrivelser Vedr. indhold henvises til procesbeskrivelsen. 6. PROCES, UDBUD OG KONTRAHERING 6.1 Generelle forhold Udvælgelseskriterier Disse anvendes til at udvælge mulige tilbudsgivere, eksempelvis i forbindelse med prækvalifikation ved EU udbud. Kriterierne skal være objektive. Typisk er det kriterier, der vedrører virksomhedens organisatoriske formåen, dvs. egnethed til at løse den aktuelle type opgave. Udbyder udvælger de bydende på grundlag af oplysninger om disses økonomiske og tekniske formåen. Til brug herfor kan udbyderen kræve dokumentation for, at de bydende økonomisk og teknisk er i stand til at udføre opgaven. Krav om aktuel dokumentation skal fremgå af udbudsannoncen. Såfremt der er flere tilbudsgivere end ønsket, som har anmodet om prækvalifikation, skal udvælgelsen (shortlistningen) ske på en måde, der sikrer den bedste konkurrence. Det skal af udbudsmaterialet fremgå, hvorledes udbyderen vil tilgodese dette hensyn. Tildelingskriterier Disse anvendes i forbindelse med tildeling af entreprisen. Kriterierne, der skal vedrøre entreprisen, må kun inddrage relevante forhold. Kriterierne må ikke være formuleret således, at de giver udbyderen ubegrænset valgfrihed ved tildelingen. Kriterierne, der skal være indbyrdes vægtede, skal udtrykkeligt være omtalt i udbudsmaterialet. Kriterierne skal opfylde de grundlæggende principper om bl.a. ligebehandling, 12
proportionalitet og gennemsigtelighed. Kriterierne skal kunne anvendes objektivt på sammenlignelige tilbud. Håndbog i udbud Bemærk: Udvælgelses- og tildelingskriterierne må ikke sammenblandes. Har man således brugt et kriterium ved udvælgelse, må samme kriterium ikke bruges ved tildeling. Udelukkelsesgrunde Der henvises til vejledninger på Konkurrencestyrelsens hjemmeside: http://www.ks.dk/udbudsomraadet/ Udbyderen kan i særlige tilfælde udelukke bydende, dels efter de nationale regler (tilbudslovgivningen), dels efter EU reglerne (udbudsdirektiverne).eksempelvis kan udbyderen udelukke en tilbudsgiver, såfremt denne er i betalingsstandsning eller under konkursbehandling. Alternative tilbud Ved EU udbud skal udbyderen give tilladelse til, at der afgives alternative tilbud. Tildelingskriteriet skal være økonomisk mest fordelagtigt. Ved udbud efter tilbudsloven skal udbyderen omvendt udtrykkeligt fraskrive sig at modtage alternative tilbud, hvis han ikke ønsker alternative tilbud. Tildelingskriterierne kan være enten laveste pris eller økonomisk mest fordelagtigt. For udbud efter såvel EU s regler som tilbudsloven gælder, at der skal være fastsat mindstekrav, som alternative tilbud skal opfylde. Det anbefales altid at angive i udbudet, om alternative tilbud kan afgives. 6.2 Procesbeskrivelse Efterfølgende beskrives processerne i forbindelse med udbud. Processerne indeholder faktuelle oplysninger om lovgivning som skal overholdes. Derudover er angivet god praksis og gode råd til de enkelte trin. Bemærk i procesbeskrivelsen er oplysninger om entreprisesummer excl. moms. Aktivitet Procesbeskrivelse 1 Udbudsstrategi Strategi Lovgrundlag Strategiske valg og beslutninger vedrørende entreprisestørrelser, tidspunkter for større udbud, udbudsformer, tildelingskriterier mv. Der skal forud for et udbud tages stilling til, hvilket lovgrundlag der skal tages i anvendelse: EU udbudsdirektiver Dansk tilbudslovgivning Seneste versioner kan hentes på http://www.ks.dk/udbudsomraadet/ 13
2 Udbudsplan Ved starten af et projekt udarbejdes en projektspecifik udbudsplan (aktivitetsplan med angivelse af udbudstidspunkt og bodsbehæftede terminer). 3 Udbudsform Legale krav både nationale og EU s udbudsdirektiv samt bygherrens politikker vedrørende udbud fastlægger en række regler for hvilke valg, der kan foretages i forbindelse med fastlæggelse af udbudsformer. Valgmuligheder EU udbud skal anvendes, når opgavens størrelse overstiger tærskelværdien i EU s udbudsdirektiv, jf. konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk/udbudsomraadet/regler/. Når opgavens størrelse er under tærskelværdien, anvendes tilbudsloven. Tildelingskriteriet kan være laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud. Typisk kan anvendes følgende udbudsformer. Underhåndsbud Ifølge Tilbudsloven kan der indhentes underhåndsbud ved entreprisesummer på op til 3 mio. kr. Der kan indhentes maks. 3 underhåndsbud til en given opgave dog 4, såfremt bygherren i udbudsbrevet har forbeholdt sig ret hertil, og det fjerde tilbud indhentes fra en tilbudsgiver uden for lokalområdet. Nationalt udbud Begrænset udbud (begrænset licitation) Begrænset udbud kan anvendes, hvor markedet på forhånd er tilstrækkeligt, og bygherren derfor fra starten kan fokusere på bestemte entreprenører, som bygherren påregner vil byde på opgaven. Den objektivt anslåede værdi af entreprisen skal være mindre end EU s tærskelværdi for udbud, der fremgår af Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk/udbudsomraadet/regler/. Beløbet ændres hvert andet år. Der skal tilstræbes mindst 3 bydende, som så vidt muligt ikke børe være de samme ved hvert udbud. Det begrænsede udbud kan gennemføres med eller uden prækvalifikation. 14
EU udbud Offentligt udbud (offentlig licitation) Begrænset udbud Offentligt udbud Offentligt udbud kan anvendes, hvor bygherren ikke på forhånd ved, om der et tilstrækkeligt antal entreprenører, som vil byde på /kan udføre opgaven, eller hvor bygherren ønsker at afsøge markedet for nye virksomheder. Offentligt udbud kan tillige være begrundet i, at udbudsprocessen kan afkortes. Den objektivt anslåede værdi af entreprisen skal være mindre end EU s tærskelværdi for udbud, der fremgår af Konkurrencestyrelsens hjemmeside www.ks.dk/udbudsomraadet/regler/. Beløbet ændres hvert andet år. Begrænset EU-udbud kan (i modsætning til begrænset udbud efter tilbudslovgivningen) alene gennemføres med forudgående prækvalifikation. For så vidt angår begrundelsen for at anvende begrænset EUudbud henvises til bemærkningerne vedrørende begrænset udbud efter tilbudslovgivningen 4 Udbud 4.1 Generelt om annoncering/offentliggørelse Nationale udbud Annoncering/ For så vidt angår begrundelsen for at anvende offentligt EU-udbud henvises til bemærkningerne vedrørende offentligt udbud efter tilbudslovgivningen offentliggørelse Annonce skal indeholde et kort resumé af entreprisens hovedbestanddele. Endvidere skal det af annoncen fremgå, om der kræves oplysninger vedrørende teknisk og økonomisk formåen (med henblik på udvælgelse/afvisning af virksomheden), samt om tildelingskriteriet er laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud Annonce indrykkes på hjemmeside/i dagblade Udbudsmateriale udleveres hurtigst muligt efter annonceringen Ved EU-udbud skal man være opmærksom på tidsfrister og øvrige krav, der skal være opfyldt ved annoncering EU udbud Annoncering/ offentliggørelse Annoncering sker i form af en udbudsbekendtgørelse, der udarbejdes i henhold til udbudsdirektivets anvisninger se EUhjemmesiden Information om offentlige udbud. Onlineformularerne findes på enotices (elektronisk del af EU-tidende) Udbudsbekendtgørelsen fremsendes til EU-tidende Ved offentlige udbud er fristen for modtagelse af tilbud mindst 52 arbejdsdage regnet fra afsendelse af udbudsbekendgørelsen. Der kan i øvrigt annonceres på samme måde (hjemmeside, dagbladsannoncer mv.) som ved nationalt udbud, men først efter at udbuddet er bekendtgjort i EU-tidende 15
4.2 Prækvalifikation Annoncering efter interesserede entreprenører I udbudsannoncen skal angives en frist på mindst 15 arbejdsdage til at anmelde interessen i at deltage. Af annoncen skal fremgå: Nationale udbud Prækvalifikation) den dokumentation, der skal foreligge i forbindelse med anmodningen om tildelingskriteriet er laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud maksimalt antal entreprenører, der vil blive opfordret til at afgive bud. Vurdering og udvælgelse På grundlag af det materiale, som interesserede entreprenører fremsender, foretages udvælgelse af det ønskede antal entreprenørfirmaer, der skal prækvalificeres. Alle, der har anmodet om prækvalifikation, underrettes om resultatet af prækvalifikationsrunden. Kriterier for og beslutning vedrørende udvælgelse skal dokumenteres, men ikke offentliggøres. På anmodning fra en ansøger, skal denne skriftligt underrettes om årsagen til, at ansøgning er forkastet. Annoncering efter interesserede entreprenører Annoncering sker i form af en udbudsbekendtgørelse, der udarbejdes i henhold udbudsdirektivets anvisninger se EUhjemmesiden Information om offentlige udbud. Onlineformularerne findes på enotices (elektronisk del af EU-tidende). EU udbud Begrænset udbud (Prækvalifikation) Bemærk, at udbudsdirektivet udover krav mht. tidsfrister, formkrav til annoncer etc. fastlægger rammer for hvilke oplysninger, der kan anmodes om i forbindelse med prækvalifikation. Ved begrænset udbud er fristen for modtagelse af ansøgning om deltagelse 37 dage regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Der kan i øvrigt annonceres på samme måde (hjemmeside, dagbladsannoncer mv.) som ved nationalt udbud, men først efter at udbuddet er bekendtgjort i EU-tidende. Vurdering og udvælgelse På grundlag af materiale, som interesserede entreprenører fremsender, foretages udvælgelse af det ønskede antal entreprenørfirmaer, der skal prækvalificeres. Kriterier for og beslutning vedrørende udvælgelse skal dokumenteres, men ikke offentliggøres. På anmodning fra en ansøger, skal denne skriftligt underrettes om årsagen til, at ansøgning er forkastet. 4.3 Udbudsmateriale Udbudsmateriale til udsendelse Udbudsmaterialet omfatter typisk: 16
Udbudsbrev med afsnit Orientering (se ad Orientering ) Bestemmelser om udbud og Tilbud (BUT) Særlige Betingelser (SB) Særlige Arbejdsbeskrivelser (SAB) Tilbudsliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Tegningsliste og tegninger Udbudskontrolplaner (UKP) Tro- & loveerklæring vedr. gæld til det offentlige med henblik på tilbudsgiverens udfyldelse heraf Paradigme for sikkerhedsstillelse Udbudsmaterialet udarbejdes generelt i henhold til paradigmer i Vejreglernes udbudsforskrifter. Udbyder kan vælge at samle udbudsmaterialet i ét dokument, som kaldes Særlige betingelser og beskrivelser (SBB) Typisk indhold vil være: Udbudsmateriale samlet i en SBB Indholdsfortegnelse Orientering Bestemmelser om udbud og tilbud Særlige betingelser Særlige arbejdsbeskrivelser - entreprisedel 1 - entreprisedel 2 Tilbuds- og afregningsgrundlag Yderligere dokumenter: Fortegnelse over anvendte forkortelser Standardformular for sikkerhedsstillelse Standarformular for transportdokument Standardformular for sikkerhedsstillelse vedr. forudbetalte, ikke leverede materialer Paradigme PSS Dannes for det aktuelle dokument Se ad Orientering Tekst fra BUT overføres. Tekst fra SB overføres. Tekst fra de relevante SAB overføres. Tekst fra TAG overføres. Dokumenter som kan være en del af dokumentet eller hentes på udbyders hjemmeside. Fortegnelse isættes hvor det skønnes relevant. Bilag fra SB Bilag fra SB Bilag fra SB 17
ad Orientering Udbudsmateriale, der ikke udsendes Evt bilag SAB Udbudskontrolplaner xxxx Relevante UKP overføres Øvrige aktuelle dokumenter Orientering skal opfattes som vejledning for de bydende og hører ikke til grundlaget for entreprisens gennemførelse. Typisk vil det være orientering om helheden geografisk placering overordnet beskrivelse af arbejdet betydningsfulde tidsterminer hvem bygherren er hvem de projekterende er AB 92. Tilgængelig på https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=54914 AAB. Tilgængelig på http://www.vejsektoren.dk/udbud Tilsynshåndbøger. Tilgængelig på http://www.vejsektoren.dk/udbud 4.4 Trykning/udsendelse Udsendelse i valgt medie sker til de prækvalificerede entreprenører eller til rekvirenterne. Der udarbejdes udsendelsesliste 4.5 Rettelsesblade I udbudsmaterialet fastsættes tidsfrister for fremsendelse af forespørgsler og eventuel udsendelse af rettelsesblade til de bydende. Forespørgsler fra de bydende bør foreligge skriftligt. Rettelsesblade udsendes ved rekommanderet brev eller ved e-mail (mod kvittering) afhængig af, hvad bygherren har fastsat herom i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder bør rettelsesbladet placeres på bygherrens hjemmeside, såfremt udbudsmaterialet i øvrigt kan findes dér. 5 Åbning af tilbud Udpegning af licitationsleder Åbning af tilbud og oplæsning af tilbudssum, eventuelle alternativer og eventuelle forbehold. Udarbejdelse af en licitationsoversigt 18
6 Kontrahering 6.1 Indledende evaluering af tilbud Indledende evaluering af tilbud Vurdering af tilbud Såfremt tildelingskriteriet er laveste pris, vil resultatet af evalueringen normalt være givet, idet kun prisen har betydning. Såfremt tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtigt tilbud, kræves en gennemgang og evaluering på basis af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsmaterialet. Minimum 2 medarbejdere bør medvirke ved evalueringen. Vedlagte dokumenter Såfremt udbyderen har anmodet, om at tilbudsgiver vedlægger specifikke dokumenter ved afgivelse af tilbud, skal tilbudet erklæres ukonditionsmæssigt, hvis dokumenterne ikke er vedlagt. Vurdering af alternativer For EU-udbud med tildelingskriteriet laveste pris skal alternative tilbud afvises. For EU-udbud med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud samt nationale udbud kan alternative tilbud accepteres, men kun såfremt der i udbudsmaterialet er anført, at alternative tilbud modtages, og det alternative tilbud opfylder mindstekrav anført i udbudsmaterialet. Vurdering af forbehold Tilbud, hvortil der er knyttet forbehold, kan altid afvises af bygherren. For både nationale udbud og EU-udbud gælder: - at bygherren har pligt til at forkaste tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbestemmelser - at bygherren har ret til at antage tilbud med forbehold, hvis forbeholdene ikke vedrører grundlæggende udbudsbestemmelser Hvis forbehold kan antages, skal det altid kapitaliseres dvs. at forbeholdet skal prissættes. Prissætningen skal være sikker og konservativ. Først efter kapitalisering af forbeholdene er det muligt at vurdere licitationsresultatet. Entreprenøren må ikke involveres i kapitalisering af egne forbehold. 19
6.2 Evt. forhandling Nationale udbud EU udbud Der henvises til vejledninger på Konkurrencestyrelsens hjemmeside: http://www.ks.dk/udbudsomraadet/ Forhandlinger må kun gennemføres efter særlige retningslinier anført i hhv. Tilbudsloven og EU s udbudsdirektiv. Underhåndsbud Der kan forhandles med alle tilbudsgivere Begrænset og offentligt udbud tildelingskriterium laveste pris Der kan kun forhandles med lavestbydende Begrænset og offentligt udbud tildelingskriterium økonomisk mest fordelagtige tilbud Der kan forhandles med 3 tilbudsgivere, eller færre som ved licitationen har afgivet de økonomisk mest fordelagtige bud. Der skal foreligge en procedure for forhandlingen Der må ikke forhandles med de bydende. Der er særlige bestemmelser for udbud efter forhandling og om konkurrencepræget dialog i EU s udbudsdirektiv Kontraktudkast 6.3 Indstilling 6.4 Kontrakt Indgåelse af kontrakt ved kontraktmøde Sikkerhedsstillelse I god tid inden udløbet af vedståelsesfristen foretages endelig evaluering, hvorefter det besluttes, hvilken entreprenør, der skal tildeles arbejdet. Kontraktudkast udarbejdes. Der kan ske en teknisk afklaring af kontraktudkastet inden for rammerne af udbudsgrundlaget, dvs. uden væsentlige ændringer heri. Kontrakten, der reelt kun behøver at være på én side, skal henvise til tilbuddet, udbudsmaterialet inkl. Rettelsesblade. Inden der indkaldes til et kontraktmøde kan udbyderen anmode om, at Tro- & loveerklæringen bekræftes på ny af entreprenøren. To originaler af kontrakten underskrives af begge parter. De der underskriver kontrakten skal have prokura hertil. 7 Information, distribution af kontrakt, sikkerhedsstillelse mv. Det kontrolleres, at entreprenøren har fremsendt sikkerhedsstillelsen inden 8 dage efter kontraktens indgåelse, idet der ikke må foretages udbetaling til entreprenøren uden sikkerhedsstillelse. Meddelelser til ansøgere og tilbudsgivere Udbyderen skal samtidig underrette alle tilbudsgivere om, hvilken afgørelse der er truffet. Ved en EU-licitation udfærdiges der besked til EU om kontraktindgåelse. Dette kan ske på en formular, der kan findes på EU s webadresse. 20