20. februar 2013 Referat Mødedato og tid 20. februar 2013 19.00 Sted Mødeleder Referent Risdalsvej 59, 8260 Viby J Jannie Ditte Løgager Emne Formandsmøde - Tunø Festival Dagsorden 1. Velkomst 2. Valg af mødeleder 3. Orientering fra udvalgene 4. Orientering fra vore associerede 5. Eventuelt Deltagere Fraværende Referat sendes i øvrigt til
2 Ad 1. Velkomst Helle bød velkommen. Mødet blev indledt med at mindes to af vores gode kolleger Niels Madsen og Hanne Hannestad som vi har mistet. Ad 2. Valg af mødeleder Jannie blev valgt som mødeleder. a) Orientering fra Bestyrelsen Helle orienterede, på vegne af Niels Christian, der desværre var fraværende pga. sygdom. Der bliver ikke afholdt Forårsfest i Ridehuset i år. Der er ikke budget til at betale Aarhus kommune kr. 54.000 for leje af lokale, det er kedeligt for det plejer at være en god måde at promovere festivalen på. Der afholdes heller ikke arbejdsweekend på Tunø også den er fjernet for at spare på budgettet. Der er pt. ikke solgt ret mange billetter, så hver medarbejder skal i princippet afsætte 2 billetter for at grundlaget for festivalen kan hænge sammen. Kommentar til salg af billetter det er svært at gøre en indsats for at få solgt nogle billetter, så længe programmet ikke er kendt. b) Helle oplyste, at der på nuværende tidspunkt er solgt 53 billetter, der er budgetteret med 1200 der følges op på resultatet uge for uge. Sidste år solgte vi ca. 1100. Der er sendt pressemeddelelses ud desværre uden den helt store gennemslagskraft. Vi skal i højere grad benytte os at kommunikere via sociale medier og det store mailarkiv vi har (ca. 3000). I løbet af de næste par uger vil der blive tilføjet flere og flere navne til musikprogrammet, vi forventer at få en aftale med Stiften lignende den vi havde sidste år og dermed få noget annonceplads. Tina forslog opsætning af plakater på div. plakatsøjler rundt omkring på offentlige steder. Kristian oplyste, at vi får trykt de små plakater som vanligt og opfordrer alle til at hænge dem op så mange steder som muligt. Hjemmesiden vil blive mere målrettet for de betalende gæster og vil i højere grad beskæftige sig mere med musikindhold og festivalen generelt, samme gælder festivalens Facebookside og nyhedsbrev. Jørn Kildahl oplyste, at der endnu ikke er mange besøg på hjemmesiden, men interessen stiger naturligvis jo nærmere vi kommer festivalen alle blev opfordret til at få venner og frivillige til at gå ind på den officielle hjemmeside. Curt bad om at der fortsat er plads til personaleinformation på hjemmesiden, det skal ikke foregå på Facebook. Hjemmesiden splittes op i en målrettet officiel del samt en personaleinformationsdel. Annie/Camping det er godt med en opsplitning på hjemmesiden, og hun er enig i med Curt i at personaleinfo ikke skal foregå via Face-
3 book. Rikke spurgte om mulighed for på Facebook at går ind og markere like evt. at sætte et par fribilletter på spil Jørn mener det giver en masse bøvl og ballade. Heidi oplyste, at konkurrencer via Facebook ikke er lovlige. Ideen med en konkurrence er god, men det skal foregå på hjemmesiden. Ad 3. Orientering fra udvalgene Bar/Rikke har intet at tilføje. Curt efterlyste svar på spørgsmål fra Rikke fra evalueringsmødet den 15/9 om hun stadig ønsker at Transportholdet stiller noget personale til nedtagning af barer Rikke oplyste, at der mangler personale til at hjælpe med at køre barmaterialet væk. Emnet tages på skurvognsmøde efterfølgende. Journalist Hanne fra PR deltager her på mødet for at høre/efterlyse gode historier til hjemmesiden alle der har noget spændende/anderledes må rigtig gerne kontakte hende. Opsætning af pengebokse skal struktureres der har været usikkerhed om hvorvidt de reelt bliver brugt. Rikke oplyste, at de skal sættes op og at de benyttes. Børn/Sandra - Jacob oplyste på vegne af Sandra, at hun har udsendt brev til sit hold, men at børneudvalget skal finde en ny formand, da Sandra ikke længere har tid til at varetage posten. Kristian oplyste, at han har haft kontakt med Gøglerskolen i Aarhus ideen skulle være at få en flok gøglere over for at lave en workshop og optræde med gøgl i gadebilledet, men om det lykkedes er endnu uvist. Cartering/Brunch - Jacob oplyste på vegne af Majbritt, at der er skrevet ud til holdet og at hun afventer et besøg på AB. Skolemad ingen fremmødt men Frans har meldt ind at der er helt styr på opgaven. Det blev drøftet, hvorvidt man skal betale for at spise med på skolen eksempelvis kr. 20,-. Der skal under alle omstændigheder mere kontrol over tilmeldinger til skolemad Helle og Jannie finder en løsning. Kasper, mener ikke at maden skal koste noget når man arbejder for festivalen det er ikke de småpenge vi skal spare på. P-mad/Mette og Heidi - afventer møde med AB Catering Anders oplyste, at mødet holdes den 6. marts han sender en mail ud til de involverede. TeePee/Dennis ny formand for holdet kunne oplyse, at der er rimelig styr på opgaven. Han efterlyste en større varmtvandsbeholder, den nuværende har alt for lidt kapacitet og kan slet ikke følge med. Det blev aftalt at bytte varmtvandsbeholder med P-mad. Camping/Annie Camping skal ikke have Tenthouseområdet i år, så holdet er reduceret med 2 mand og på samme niveau som tidligere. Der er et stort ønske om en toiletvogn placeret ved Herrens mark. Det er aftalt at der vil blive sat fokus på billettering og teltmærkning.
4 Check-in/Annie ingen fremmødt, men der blev oplyst at der er styr på opgaven. Check-Point/Tonny Forespurgte om status på radioer og minilæssere emnerne tages på skurvognsmøde efterfølgende. Der stilles en person til rådighed til at gå med Festivalinfo/Kathrine rundt ved pengeindsamling på salgsstederne om natten. El/Søren der er intet nyt. Festival Info/Kathrine, festivalinfo s lokale er ved at blive sat i stand alle deres ting står pt. forsvarligt opmagasineret på dametoilettet. Læge/Lars holdet kører som det plejer der mangler en praktiserende læge og Lars skal finde en der kan være med fremadrettet så hvis der er nogen der kender en der kunne være interesseret, så vil Lars meget gerne kontaktes. Vedr. hjertestarter på havnen Lars har mulighed for at låne en i Horsens, men skal evt. have en stafet til at hente den op mod festivalen. Telekommunikation Lars spurgte, hvem der har kontakt til politiet han vil gerne vide hvem der kommer. Tina oplyste, at hun hvert år får besked i forhold hvem der stiller fra politiet og ligeledes besked om at booke færge. Det blev aftalt, at Lars kontakter Thomas, som var med fra Politiet sidste år. Lars spurgte om kontakten til brandstationen Helle oplyste, at det er Jesper Wedel. Det er vigtigt, at brandfolkene ikke forlader Øen før at festivalen er slut. Der starter en ny sygeplejerske på Tunø den 1. april og Dr. Ole er der som vanligt i sommerperioden. Curt ved godt at politiet kontakter Tina men det virker som om at der er flere der har kontakten. Forhåndsreservationen til politibilen og Odder Brandvæsen har Curt lavet, så hvis der skal laves ændringer skal han have besked. Reservationen til Odder Brandvæsen søndag, er fastsat til kl. 14.20. Merchandise/Anita har haft møde med Chris og har fået overdraget diverse materialer hun skal til at samle hold og kontakte leverandører. Musik/Program/Booking Kristian Programmet er næsten på plads, men ikke alle kontrakter er lukket. Kristian præsenterede et foreløbigt musikprogram, der både er lidt anderledes, men bestemt spændende og varieret, programmet vil blive offentliggjort på hjemmesiden snarest. Indkvartering/Tina der er intet nyt afventer første møde. Kristian orienterede om, at det ikke har været muligt at booke Blåkjærgaard i år. Backstage/Kasper - afventer tilbagemeldinger fra holdet, men kan allerede se at han kommer til at mangle en serviceminded person, hører gerne hvis der er nogen som kender nogen. Teknik/Jacob det er lykkedes ham og Kristian at spare på udgifterne til le-
5 verandør af Lyd & Lys (ca. 50.000 kr) ny leverandør er Aarhusfirmaet Victory. Jacob har kontaktet alle sine folk og der er to personer der ikke deltager, men han har venteliste og kan plukke herfra. Plads/Jesper - der er skrevet til alle medarbejdere på pladsholdet og ingen har meldt afbud regner med at det hele kører som sædvanligt. Ansøgning til Odder Kommune om opsætning af telt er afsendt. PR/Jørn er i fuld gang med at redesigne hjemmesiden plakater og programmer er i planlægningsfasen. Annoncer vælter ind. Renholdet ingen repræsentant fremmødt, men der skulle efter sigende være styr på det hele. Sanitet/Nicolaj holdet møder med sine 5 mand og der er styr på opgaven. Der vil kun være 3 mand under opsætningsfasen, de sidste 2 kommer først under festivalen. Curt bad Nicolaj huske at toiletvognen skal stå på pladsen til og med mandag, så der skal være en person, der kan demontere den mandag. Der kommer ikke en badevogn i år der henvises til bad på havnen og den officielle campingplads. Støtteforeningen/ikke repræsenteret, men som tidligere nævnt, så bliver der ingen forårsfest i år. Tele/Karsten holdet kommer med det samme tekniske udstyr som sidste år dog tilrettet efter ønsker fra evalueringsmødet. Fordeling af kanaler skal laves sammen med Jørn. Kanalplaceringen præsenteres på formandsmødet inden festivalen. Alle radioer kan benyttes fra tirsdag middag. Transport/Curt har afholdt Teamledermøde og gennemgået bemanding, vagtskema og arbejdsprocedure. Der indkaldes til møde sidst i april. Der er aftalt møde med JM Trykluft den 26. marts Curt håber, at han har mulighed for at låne endnu en gummihjulsfrontlæsser. Holdet låner 3 traktorer fra Ørting afregning foregår i fribilletter. Forventer budgettet bliver godkendt. Curt indskærpede overfor bestyrelsen, at man holder tæt med informationer fra bestyrelsesmøder det er ikke ok at man som formand bliver mødt med rygter fra bestyrelsesmøder. Lars oplyste at han havde set i en lokalavis, at der er samarbejdsproblemer mellem støtteforeningen og festivalen der fremsendes kopi af notits fra lokalavisen. Helle oplyste, at der ikke er samarbejdsproblemer, men at det hele bunder i økonomi. Udvikling udvalget ingen fremmødt. Økonomiudvalget ingen fremmødt Ad 4. Orientering fra vore associerede Curt oplyste, at han holder møde med Jacob fra havnen den 2. marts. Bjarne Mølgaard har oplyst, at der er udarbejdet nogle transportbure til campletter så de kan stables, det fungerer på samme måde som med bagage burene. Der skal laves et lille skriv til hjemmesiden om at der ikke må læsses en masse grej oven på campletten så de ikke kan stables. Burene kan kun benyttes til campletter og ikke til combicamp.
6 Det er vigtigt, at informere om at gæsternes campletter kommer i første række ved færgen - medarbejderne må køre egne campletter ned i god tid før festivalen for at være sikker på at få deres campingudstyr over. Ønske om mere varmt vand på badefaciliteterne løsningen bliver at man lukker for det varme vand ved håndvasken på toiletterne, så der kun er varmt vand i bruserummet. Der var stor tilfredshed fra havneudvalgets side med at Omøfærgen ikke kommer i år det giver ro i havnen, mange sejlere har ligget i flere dage før festivalen og så er det ikke ok at jage vi dem ud af havnen før tid. Der er fuld besætning på havneholdet. Kristian da vi i år ikke har Omøfærgen til at sejle om søndagen, har man fra Tunøfærgens side forslået, at indsætte M/S Tunø Helle oplyste, at vi skal være opmærksomme på at det ikke er en udgift som festivalen bliver opkrævet. Tina efterlyste en plan for hjemsejlads søndag. Ved 1200 billetter kan det sagtens lade sig gøre. Sidste år var der ikke nogen med på de sidste færgeture. Annie bad bestyrelsen om at huske at afmelde Valdemars mark. Ad 5. Eventuelt