Tilslutning til digital post og NemSMS Denne vejledning beskriver hvordan en myndighed tilslutter sig digital post, ligesom der gives en kort introduktion til digital post / NemSMS løsningen. Version: 2.0 Udarbejdet: november 2011 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen Vejledningen og andre med samme relevans ligger på http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post- NemSMS-og-fjernprint/Teknisk-dokumentation-ogvejledninger.
Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til vejledningen... 3 2. Begrebsafklaring, roller og hjælp... 4 2.1. Introduktion til digital post/nemsms... 4 2.2. Administrationsportalen som værktøj... 7 2.3. Roller og rettigheder... 8 2.4. Hjælp... 9 2.4.1. Hjælp til at komme på løsningen som borger... 9 2.4.2. Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed... 9 2.4.3. Hjælp til myndigheder og leverandører der skal tilslutte systemer til løsningen... 9 3. Overblik over hele tilslutningsprocessen... 12 3.1. Anmodning om tilslutning af myndighed... 12 3.2. Oprettelse af kontakthierarki... 13 3.3. Tilslutning af afsendersystemer... 13 3.4. Tilslutning af evt. portaler og registre... 13 3.5. Gennemfør test... 13 3.6. Drift... 13 4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed... 15 5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki... 17 6. Proces for tilslutning af afsendersystemer... 20 6.1. Tilslutte standard afsendersystem... 22 6.2. Tilslutning af ikke-standard-afsendersystem... 23 6.2.1. Tilslutning af afsendersystem... 24 6.2.2. Oprettelse af materialer... 25 6.2.3. Tilknytning af materialer til tilmeldingsgrupper... 25 7. Proces for tilslutning af portaler og registre... 27 7.1. Tilslutning af portal... 27 7.2. Tilslutning af register... 28
8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning... 30 9. Ændring af systemer der er i drift... 32 Bilag I begreber i digital post/nemsms... 33 S i d e 2
1. Introduktion til vejledningen Denne vejledning henvendt til offentlige myndigheder, der vil anvende digital post og NemSMS og derfor har brug for kendskab til hvilke tilslutninger og opsætninger, der skal foretages, før der kan kommunikeres digitalt med borgere og virksomheder. Vejledningen beskriver overordnet: Begrebsafklaring, roller og hjælp. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed Proces for oprettelse af myndighedens kontaktmuligheder. Processerne for oprettelse af myndighedens afsendersystemer. Processerne for ændringer af tilsluttede myndighedssystemer og opsætninger. Proces for bestilling af konsulentydelser fra e-boks. Proces for Teknisk bistand og kontakt. Dette er anden version af vejledning til tilslutning til digital post og NemSMS. Første version blev udarbejdet af e-boks, og det er input fra denne vejledning, der udgør størstedelen af denne vejledning. Imidlertid er vejledningen blevet begrebsmæssigt og indholdsmæssigt ført up to date, ligesom der henvises til andre vejledninger, hvor dette er hensigtsmæssigt. S i d e 3
2. Begrebsafklaring, roller og hjælp Dette afsnit søger at give en kort introduktion til digital post/nemsms-løsningen. Afsnittet består af: En overordnet beskrivelse af løsningen og det begrebsapparat der benyttes. En kort introduktion til brugerstyringen i digital post/nemsms. Henvisning til hvor man kan finde yderligere hjælp. 2.1. Introduktion til digital post/nemsms Digital post/nemsms er en samlet kommunikationsløsning, hvor borger og virksomheder sikkert kan kommunikere digitalt med offentlige myndigheder. Løsningen giver mulighed for, at myndigheden kan integrere deres systemer til digital post-løsningen og sende post og sms-beskeder til borgere eller virksomheder, så borgeren/virksomheden modtager sin post ét samlet sted. Digital post/nemsms opererer med en række centrale begreber. Disse er defineret i bilag I. Figur 1. S i d e 4
Figur 1 giver et samlet overblik over digital post / NemSMS løsningen. Den brugergrænseflade, som borgere og virksomheder møder, vil være en iframe, der som udgangspunkt vil være udstillet på borger.dk og virk.dk. Myndigheder kan imidlertid vælge at udstille digital post på deres egne hjemmesider. Odense Kommune har valg at benytte sig af denne mulighed. Dette er illustreret i figur 2. Figur 2. Der opereres med to typer forsendelser i digital post / NemSMS: 1. Meddelelser: et eksempel på en meddelelse er f.eks. Lønsedler. 2. Servicemeddelelser: et eksempel på en servicemeddelelse er f.eks. påmindelse om tid til en undersøgelse. Administrationsportalen er det sted hvor digital post / NemSMS-løsningen administreres: A) Profiloplysninger: Her angiver myndigheden sine generelle stamoplysninger, angiver en primær kontaktperson for e-boks samt uploader logo og beskrivelser af myndigheden hvilket vil være synligt for slutbrugeren. Heraf de grønne kasser, som angivet på illustrationen. B) Kontaktmuligheder: Her opretter myndighederne de postkasser der skal være synlige overfor borgere og virksomheder i adressebogen på brugergrænsefladen, S i d e 5
dvs. en myndigheds sikre postkasse, hvor myndigheden kan modtage post afsendt af slutbrugerne. Du kan læse mere om postkasser og hvordan disse oprettes i vejledningen. Sådan opretter du digitale postkasser. C) Tilmeldingsmuligheder: Her administreres de systemer, der udsender post til borgere og virksomheder. Den struktur der skal oprettes efter er følgende. o Afsendersystem (f.eks. KMD Løn), dvs. de systemer, der kan sende post til borgere og virksomheder. hvor der så knyttes nogle Tilmeldingsgrupper (f.eks. Lønsedler til ansatte i kommunen), som er de kategorier af post, som slutbrugeren kan vælge at modtage fra en myndighed. Som det fremgår af illustrationen, er tilmeldingsgrupperne synlige for borgere og virksomheder hvorfor den grønne kasse. Til de enkelte tilmeldingsgrupper kan der så tilknyttes de Materialer (f.eks. lønspecifikation), som er en indholdstype, der indgår i en tilmeldingsgruppe og som kan sendes til slutbrugere, der er tilmeldt tilmeldingsgruppen. Et materiale kan være en meddelelse eller en servicebesked. Du kan læse mere om dette i vejledningen. Skriv til digital post. D) Systemintegration: Her kan myndigheden angive en portal, der gør det muligt for slutbrugerne at få adgang til deres sikre boks fra en myndigheds hjemmeside (vha. en iframe) og tilslutte et register, der kan udveksle data om slutbrugerne med digital post/nemsms. E) Øvrige muligheder: Herudover findes der yderligere tre faneblade (sagsbehandling, brugerstyring og statistik) i administrationsportalen, som myndigheden herudover har adgang til i den daglige administration på følgende måde: o Sagsbehandling: her kan der oprettes bilag, som er en standardinformation uden personlige oplysninger, der kan vedlægges en meddelelse. Det er muligt at tilmelde/framelde modtagere til de enkelte tilmeldingsgrupper. Endelig kan der søges efter et dokument, som er sendt til en specifik slutbruger eller efter hvilke slutbrugere, der har modtaget et bestemt dokument. o Brugerstyring: her kan Administratoren oprette nye brugere af administrationsportalen og tildele dem en rolle, der bestemmer deres rettigheder på administrationsportalen. Dette punkt inkluderer også muligheden for at teste ens løsning vha. test-bruge. o Statistik: her kan myndighedens Administrator hente detaljeret statistik om forsendelser, henvendelser og tilmeldinger. S i d e 6
Integration til løsningen: Integrationen til løsningen gennemføres vha. de system-tilsystem snitflader, som digital post/nemsms stiller til rådighed. Disse snitflader giver bl.a. mulighed for at: sende meddelelser og servicebeskeder fra afsendersystemer som enkelt- eller masseforsendelser hos myndigheden, som borgeren tilmelder sig, via opsatte tilmeldingsgrupper, hvor der tilknyttes materialer. hente post sendt til postkasser via enten at videresende til eksisterende sikker e- mail-adresse eller direkte via et afhentningssystem (f.eks. et ESDH-system). udstille digital post/nemsms på myndighedens egen hjemmeside (iframe). Bemærk at et system hos myndigheden godt kan optræde som både et afsender- og et afhentnings-system. F.eks. et ESDH-system, der både afsender meddelelser og henter post sendt til postkasser direkte ind i ESDH-systemet. I afsnit 4. Hjælp kan du finde henvisning til, hvor du kan finde yderligere information og adgang til snitfladerne. 2.2. Administrationsportalen som værktøj Administrationsportalen er det værktøj, der anvendes til opsætning af en myndigheds digital post/nemsms baseret på den integration, der foretages af myndighedens systemer til løsningen gennem snitfladerne. Det bør understreges, at Administrationsportalen alene er værktøjet til at tilslutte de systemer, der skal integreres med løsningen. Myndigheden forestår i samarbejde med deres systemleverandører at foretage den nødvendige integration baseret på systemtil-system snitfladerne til løsningen. Forsiden af Administrationsportalen ser således ud for en administrator: S i d e 7
Figur 3. På forsiden af administrationsportalen findes alle relevante vejledninger om de tekniske snitflader og vejledninger i brug af løsningen. Link til administrationsportalen er: http://ekstranet.e-boks.dk/ 2.3. Roller og rettigheder Modellen for adgangskontrol til Administrationsportalen er rollebaseret. Den sikrer en nem administration og at en slutbruger kun opnår de rettigheder, der er nødvendige for det pågældende arbejdsområde. Modellen består af følgende elementer: Slutbrugere: slutbrugeren identificeres entydigt i forbindelse med login via Nem- Log-in / Virk BRS SSO. Roller: en slutbruger tildeles én rolle. Privatpersoner har altid rollen Borger. For medarbejdere i en virksomhed fremgår rollen af Virk.dk. For medarbejdere i en myndighed er rollen opsat i Administrationsportalen. Rettigheder: hver rolle har tilknyttet en eller flere rettigheder. Hver af disse rettigheder giver adgang til en eller flere operationer for et objekt. Eksempelvis har en myndigheds-medarbejder rettigheden til at tilmelde eller afmelde en borger til at modtage meddelelser fra myndigheden. De roller, der er relevante for myndighederne er beskrevet i vejledningen: Brugerstyring i digital post S i d e 8
Du finder vejledningen her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger e-boks global administrator: er en speciel rolle, da det kun er e-boks ansatte, der kan tildeles denne rolle. Disse har adgang til et særligt administrationsmodul, der er et internt e-boks værktøj, som giver adgang til følgende funktioner: Rolle Rettigheder e-boks global administrator Tilslutte myndigheder Oprette og nedlægge roller Oprette og nedlægge rettigheder Tildele og fratage rettigheder Figur 4. 2.4. Hjælp Der er flere måder at hente hjælp til arbejdet med digital post/nemsms: 2.4.1. Hjælp til at komme på løsningen som borger Se primært: www.borger.dk/post 2.4.2. Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed Se primært: www.virk.dk 2.4.3. Hjælp til myndigheder og leverandører der skal tilslutte systemer til løsningen Hjælpemateriale rettet mod myndighederne og de leverandører til myndighederne, der skal integrerer deres systemer til digital post/nemsms, findes to steder: 2.4.3.1. Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside Se: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-og-fjernprint/ Her henvises særligt til menupunkterne: Til myndigheder. Teknisk dokumentation og vejledninger. 2.4.3.2. Administrationsportalen Der er løbende mulighed for at få mere hjælp til de specifikke elementer under hvert af disse områder direkte på administrationsportalen ved at klikke på Hjælp ude til højre på portalen. Nedenfor et eksempel på en hjælpetekst for Postkasser: S i d e 9
Figur 5. 2.4.3.3. Hjælp hos e-boks e-boks kan yde assistance, når en myndighed skal kobles på digital post. Konsulentbistand: Bestillingen af e-boks-konsulentydelser kan foregå via e-mail til salg@e-boks.dk. En bestilling skal indeholde: Myndighedens navn, CVR-nr. og EAN-nr. Navn på kontaktperson hos myndighed Karakteren af den ønskede konsulentydelse Underskrift/signering og dato for myndighedens bestilling Myndigheden skal bestille konsulentydelse minimum 20 arbejdsdage før starttidspunktet for leverancen af konsulentydelsen. Hvis konsulentydelsen vedrører myndighedens anvendelse af digital post/nemsms efter tilslutning, er bestillingsfristen dog 5 arbejdsdage. Den komplette beskrivelse af e-boks-konsulentydelser findes i tilslutningsaftalens bilag 2. Teknisk bistand: e-boks tilbyder teknisk bistand til myndigheder, myndigheders systemleverandører og anden af myndigheden udpeget 3. mand. Denne bistand dækker spørgsmål af teknisk karakter, herunder anvendelse af snitflader. S i d e 1 0
Teknisk bistand faktureres efter medgået tid pr. påbegyndt ¼ time. Bistand kan rekvireres telefonisk eller skriftligt ved hjælp af en kontaktformular på administrationsportalen. Dette er oplyst nærmere nedenfor. Åbningstider og kontaktinformation: Telefoniske henvendelser: Tlf. 38 17 11 88. Bestilling og fakturering: Ved henvendelse til teknisk support skal myndighedens CVR-nr. og EAN-nr. oplyses sammen med henvenders navn og kontaktoplysninger. Henvendelse kan udelukkende ske ved oplysning af CVR-nr. og EAN-nr. på en myndighed, der er berettigede til at anvende digital post/nemsms. Ved henvendelsen oprettes en sag og der sendes en e-mail med sagsoplysninger til den angivne e-mail-adresse. Hvis myndigheden allerede er tilsluttet digital post/nemsms, sendes endvidere en kopi af bestillingen til myndighedens administrator, som angivet ved tilslutningen til digital post/nemsms. Teknisk bistand faktureres til det EAN-nr., som myndigheden har angivet ved tilslutningen til digital post/nemsms. Hvis der er tale om en myndighed, som endnu ikke er tilsluttet, faktureres teknisk bistand til det EAN-nr., som angives ved henvendelsen. S i d e 1 1
3. Overblik over hele tilslutningsprocessen Forud for tilslutning af en myndighed samt oprettelse af postkassestruktur og tilslutning af afsendersystemer bør der hos myndigheden foregå en afklaring af, hvordan digital post/nemsms muligheder skal anvendes. Dette arbejde omfatter afklaring af, hvordan borgere og virksomheder skal kunne kontakte myndigheden via løsningen, f.eks. hvor mange postkasser skal oprettes i løsningen og hvordan skal de struktureres. Myndigheden skal også overveje, hvilke typer af post, der skal gøres tilgængelig for borgere og virksomheder i løsningen og dermed hvilke afsendersystemer, der skal tilsluttes. Du kan finde vejledninger, der hjælper dig med disse overvejelser på: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-og-fjernprint/ Se under Myndigheder og Teknisk dokumentation og vejledninger Processen for at tilslutte en myndighed gennemføres i Administrationsportalen med følgende trin: Figur 6. For hvert trin findes yderligere dokumentation og vejledninger på administrationsportalen, ligesom det er muligt at tilkøbe konsulent og/eller teknisk bistand hos e-boks. Alternativt er det muligt at anvende egne konsulenter til eksempelvis opsætning af systemer eller integration baseret på snitfladerne i løsningen. Her gives en overordnet beskrivelse af de trin man skal igennem for at blive tilsluttet digital post/nemsms. 3.1. Anmodning om tilslutning af myndighed Første trin er, at myndigheden anmoder om tilslutning af myndigheden til digital post/nemsms ved at gennemføre en anmodningsproces. Anmodningsprocessen resulterer i, at myndigheden får tilsendt en tilslutningsaftale, som skal returneres i underskrevet stand, hvorefter myndighedens profil aktiveres af e-boks, og administrator får tilsendt en e-mail, og der kan arbejdes videre med opsætning i myndigheden. S i d e 1 2
Se afsnit: 4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed. 3.2. Oprettelse af kontakthierarki Næste trin er at oprette myndighedens kontaktmuligheder - også betegnet kontakthierarki. Det gennemføres ved at oprette sikre e-mail-adresser eller afhentningssystemer, som knyttes til postkasserne i den ønskede postkassestruktur. Som en del af denne opsætning oprettes emner, felter og nøgleord, der benyttes til at sikre, at borgere og virksomheder skriver de nødvendige oplysninger, så en henvendelse ender det rette sted i myndigheden. Se afsnit: 5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki. 3.3. Tilslutning af afsendersystemer Tredje trin er, at myndighedens afsendersystemer skal tilsluttes. Hvis myndigheden vil tilslutte et afsendersystem, som allerede anvendes af andre myndigheder i digital post/nemsms, kan afsendersystemet umiddelbart tilsluttes via administrationsportalen, og der kan gennemføres tilslutningsprøve. For afsendersystemer, der ikke optræder som standard afsendersystemer, skal den nødvendige tilpasning til digital post/nemsms fortages, før afsendersystemet kan tilsluttes. Se afsnit: 6. Proces for tilslutning af afsendersystemer. 3.4. Tilslutning af evt. portaler og registre Fjerde trin er at tilslutte A) Portaler til integration med iframe med henblik på at udstille løsningen på myndighedens hjemmeside og B) registre, der kan udveksle data om slutbrugerne, kan oprettes på Administrationsportalen. Se afsnit: 7. Proces for tilslutning af portaler og registre. 3.5. Gennemfør test Femte trin er at gennemføre en test, som skal verificere, at løsningen fungerer som tilsigtet. Her testes det om den integration, der er foretaget til løsningen med myndighedens systemer og den opsætning, der er foretaget i Administrationsportalen, fungerer efter hensigten. Se afsnit: 8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning. 3.6. Drift Sidste trin er at overgå til drift efter endt test. Dvs. gøre tilslutninger og opsætninger aktivt overfor slutbrugerne. Det er muligt at gennemføre processerne 2-6 igen, såfremt der skal foretages ændringer i tilslutningen eller tilsluttes yderligere systemer. S i d e 1 3
Se afsnit: 9. Ændring af systemer der er i drift S i d e 1 4
4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed Formål med processen: Anmodningen resulterer i, at administratoren får adgang til administrationsportalen og kan begynde at opsætte de nødvendige kontaktmuligheder og systemer, der skal anvendes til kommunikere med borgere og virksomheder. Vejledning i anmodningsprocessen findes her: http://ekstranet.e-boks.dk/, hvor myndigheden også udfylder anmodningen om tilslutning. Anmodningsprocessens forløb: Figur 7. Hvem kan anmode: Det er den person, der administrerer myndighedens OCES-certifikater, som kan udfylde anmodningen. Denne person kaldes en LRA og administrerer certifikater udstedt af DanID. LRA en kan se hvilke OCES-certifikater, der er i organisationen ved at logge på DanIDs hjemmeside: www.danid.dk/lra Forudsætning for tilslutning: Det skal afklares, hvem der skal være kontaktperson i myndigheden, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til anmodningen. Det skal afklares, hvem der skal være administrator på administrationsportalen. En administrator kan: Oprette, redigere og slette organisationens postkasser. Tilslutte afsendersystem, register og portal (dvs. oprette men ikke opsætte). Brugeradministration: se, oprette, opdatere og slette brugere. Se statistik for sin myndighed. Stamoplysninger om organisationen, kontaktperson og administrator skal være afklaret. Desuden skal medarbejdercertifikatet, der kan identificere administrator være tilgængelig. Hvordan dette gøres er beskrevet i vejledningen Brugerstyring i digital post se nedenfor. S i d e 1 5
Yderligere vejledning i hvordan du tilslutter dig Administrationsportalen kan findes i: Brugerstyring i digital post Se afsnit 4. I gang med Administrationsportalen Se afsnit 6. Medarbejdersignaturer og eksport til Base64-kodet X.509 Du finder vejledningen her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger/brugerstyring-og-rettigheder S i d e 1 6
5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki Formål med processen: Når denne proces er gennemført, er myndighedens kontaktmuligheder oprettet i digital post/nemsms, og myndigheden har taget stilling til, om henvendelser skal sendes videre til en sikker e-mail-løsning eller afhentes vha. et afhentningssystem. Kontaktmulighederne er herefter synlige i adressebogen for borgere og virksomheder i den offentlige digitale postløsning. Den brugergrænseflade, der møder borgere og virksomheder, er blevet navngivet myndighedens kontakthierarki, fordi digital post/nemsms giver forskellige muligheder for at opbygge mere eller mindre avancerede brugergrænseflader. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at rette henvendelse til myndigheden via digital post, som illustreret i figur 8. Figur 8. Figur 8 viser Bornholms Regionskommunes kontakthierarki. Ved at klikke på en postkasse som f.eks. Beskatning, får man adgang til at skrive til denne postkasse. S i d e 1 7
Hvem kan oprette: Administratorer eller superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: Inden man begynder at oprette myndighedens kontakthierarki, bør man havde overvejet, hvordan myndigheden bedst muligt styrer borgerne og virksomhedernes henvendelser. Alt efter myndighedens kompleksitet og borger- og virksomhedskontakt, vil den enten kunne klare sig med et meget enkelt kontakthierarki (f.eks. blot en enkelt postkasse) eller med fordel kunne opbygge mere komplekse brugergrænseflader som det f.eks. er tilfældet med Bornholms Regionskommune. Det skal afklares: Hvilke postkasser skal oprettes (f.eks. Miljø og Teknik eller Borgerservice ), og hvilken struktur skal de have? Skal der oprettes emner, som borgere og virksomheder kan vælge imellem, når de vil skrive til myndigheden? Kunne f.eks. være et emne med navn Renovation under postkassen Miljø og Teknik. Hvilke felter skal evt. udfyldes af borgeren og virksomheden? Felterne defineres pr emne men der kan højest være to felter pr emne. Dette kunne eksempelvis være angivelse at boligens størrelse, når der er valgt emnet Boligstøtte under en postkasse, der hedder Borgerservice. Skal der knyttes nøgleord til emnerne, som skal sikre at modtaget post dirigeres til den rette modtager, kunne f.eks. være, at der til emnet Renovation skulle tilknyttes en særligt sagskode som nøgleord, så beskeder kan dirigeres direkte ind i f.eks. et ESDH-system. Du kan læse mere om dette i vejledningen: Læs om kontakthierarki - fordele og ulemper Du finder vejledningen her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger/laes-om-kontakthierarki_fordeleog-ulemper Når man er afklaret omkring myndighedens kontakthierarki, kan man begynde at oprette postkasser og evt. mapper, emner og indtastningsfelter. Processens forløb: S i d e 1 8
Figur 9. Indtast postkassens navn og beskrivelse: til alle postkasser skal der tilknyttes et navn og en beskrivelse, som borgerne og virksomhederne kan se. Vælg en mappe den skal tilhøre: hvis myndigheden vælger at sortere postkasserne på mapper, vælges en mappe til den pågældende postkasse. Vælg om der skal gemmes en kopi af posten og sendes en kvittering: myndigheden kan vælge, om der skal gemmes en kopi af den post, der sendes til en given postkasse. Ligeledes kan myndigheden vælge, om der skal sendes en modtagerkvittering til borgeren eller virksomheden. Opret emner, indtastningsfelter og metadata: hvis man ønsker at benytte emner og indtastningsfelter oprettes de her. Videresend post til e-mail adresse eller hent afhentningssystem: myndigheden skal afklare om den post, som myndigheden modtager via digital post/nemsms, skal videresendes til en sikker e-mail eller hentes af et afhentningssystem. I praksis har stort set alle myndigheder i første omgang valgt at benytte sikre e-mailadresser som modtagersystem. Du kan læse mere om dette i vejledningen: Sådan opretter du digitale postkasser Du finder vejledningen her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger/saadan-opretter-du-digitalepostkasser S i d e 1 9
6. Proces for tilslutning af afsendersystemer Formålet med processen: For at kunne udsende post via digital post/nemsms kræver det, at der er tilsluttet mindst et afsendersystem. Processen for tilslutning af afsendersystem er således: Figur 9. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at tilmelde sig post fra myndigheden via digital post og fanebladet Tilmeldinger, som illustreret nedenfor: S i d e 2 0
Figur 10. Forud for tilslutning af afsendersystem undersøger administrator om afsendersystemet findes på listen over standard afsendersystemer. Et standardsystem er et, i forvejen, kendt system af e-boks, hvor leverandøren har meddelt, at systemet er klart til at afsende post via digital post/nemsms, og hvor tilhørende tilmeldingsgrupper og materialer automatisk bliver oprettet, når systemet tilsluttes. Denne liste findes på administrationsportalen ude til højre under fanebladet Tilmeldingsgrupper, som illustreret nedenfor: Figur 11. S i d e 2 1
Hvis afsendersystemet findes på listen, er det et standard afsendersystem og tilslutning samt tilslutningsprøve kan gennemføres i administrationsportalen. Hvis afsendersystemet ikke findes på listen over standard afsendersystemer, skal myndigheden i samarbejde med sin systemleverandør gennemføre den nødvendige systemtilpasning forud for tilslutning af afsendersystemet. Når tilpasningen er gennemført, tilsluttes afsendersystemet via administrationsportalen, hvorefter der gennemføres en integrationsprøve i testmiljøet, inden afsendersystemet overgår til driftsmiljøet, hvor der gennemføres tilslutningsprøve forud for udrulning til slutbrugere. En integrationsprøve er en test af, de af myndighedens opstillede, brugerscenarier og integrationer til systemer fungerer efter hensigten. Hurtig i gang med administrationsportalen Et eksempel på hvordan et afsendersystem tilsluttes kan finde i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til digital post Processerne er detaljeret beskrevet i vejledningen på forsiden af administrationsportalen: Du finder vejledningen her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger/saadan-skriver-myndigheder-tildigital-post De seks forskellige tilslutningsprocesser introduceres i de følgende afsnit. 6.1. Tilslutte standard afsendersystem Formål med processen: At tilslutte et afsendersystem med tilmeldingsgrupper i digital post/nemsms, som myndigheden anvender til at udsende post. Systemet er et standardsystem, som allerede anvendes af andre myndigheder i digital post/nemsms. De tilmeldingsgrupper som tilsluttes, er synlig for borgere og virksomheder i slutbrugergrænseflade. En tilmeldingsgruppe er de kategorier af post, som slutbrugeren kan vælge at modtage fra en myndighed. S i d e 2 2
Processens forløb: Figur 12. Hvem kan oprette: Administratorer og superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: For at tilslutte standardsystemet skal myndigheden tage stilling til følgende: skal tilmeldingsgrupperne være obligatoriske for slutbrugerne? Obligatorisk tilmelding er, når myndigheden tilmelder en slutbruger til en tilmeldingsgruppe. Det kan f.eks. være tilmelding af alle medarbejdere, som fremtidige modtagere af en lønseddel. Hvilken dato skal slutbrugerne kunne se og tilmelde sig tilmeldingsgruppen? Som absolut hovedregel vil tilmeldingsgrupperne ikke være obligatoriske. Der skal rettes henvendelse til leverandøren af et standard afsendersystem, såfremt der ønskes ændringer til opsætningen, så det sikres, at der fortsat kan sendes post til borgere og virksomheder med en ny opsætning. Vejledning i processen findes på forsiden af administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen 6.2. Tilslutning af ikke-standard-afsendersystem Formål med processen: At oprette og tilslutte et afsendersystem med tilmeldingsgrupper, der ikke er kendt i forvejen i digital post/nemsms. De tilmeldingsgrupper, som tilsluttes, er synlig for borgere og virksomheder i dennes slutbrugergrænseflade. Den struktur, som skal oprettes, er følgende: Afsendersystem o Tilmeldingsgruppe Materialer S i d e 2 3
Processens forløb: Figur 13. Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og superadministratorer. 6.2.1. Tilslutning af afsendersystem Formål med processen: At tilslutte det nye afsendersystem. Processens forløb: Figur 14. Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for tilslutning: Følgende oplysninger skal være afklaret: Navnet på afsendersystemet og leverandøren af systemet Anvendes systemet som organisationens standardsystem? Navnet og e-mail-adressen på kontaktpersonen, der står for drift af systemet i din organisation. Det virksomhedscertifikat, der anvendes til at udveksle data mellem din organisation og systemet. Skal uploades ved oprettelse. Hvilket mobil-nr. skal bruges til at afsende sms? (Dette vil være synligt for slutbrugeren). Hvilken snitflade der anvendes i integrationen med digital post/nemsms? Disse skal anvendes af e-boks til at opsætte de bagvedliggende systemer korrekt. Forsendelsestype: sendes posten som enkelt- eller masseforsendelse? Skal anvendes af e-boks til at opsætte de bagvedliggende systemer korrekt. S i d e 2 4
Desuden skal myndigheden tage stilling til følgende: Skal der gemmes en kopi af afsendt post i digital post/nemsms, så der efterfølgende kan søges efter det i administrationsportalen under fanebladet Sagsbehandling for de brugere, der har rettighed til dette? Skal tilmeldingslisten der udveksles være komplet eller en ændringsliste? Tilmeldingslisten indeholder data med de slutbrugere som er tilmeldt til at modtage post fra organisationens tilmeldingsgrupper. Skal der sendes en kvittering fra digital post/nemsms til myndigheden, når posten er leveret og hvem skal i så fald modtage kvitteringen? Vejledning i processen findes på forsiden af administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen 6.2.2. Oprettelse af materialer Formål med processen: At oprette de materialer, som skal udsendes til slutbrugeres digitale postkasse. Processens forløb: Figur 15. Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: Følgende oplysninger skal være tilgængelige: navnet på afsendersystemet (-systemer), som genererer materialet samt leverandøren af systemet Vejledning i processen findes på forsiden af Administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen 6.2.3. Tilknytning af materialer til tilmeldingsgrupper Formål med processen: At oprette de materialer, som skal lande i slutbrugeres digitale postkasse. S i d e 2 5
Processens forløb: Figur 16. Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: Følgende oplysninger skal være tilgængelige: Navnet på materiale (fast tekst sat foran dokumenter). Navnet på tilmeldingsgruppe Vejledning i processen findes på forsiden af administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at tilmelde sig post fra myndigheden via digital post, som illustreret nedenfor: Figur 17. S i d e 2 6
7. Proces for tilslutning af portaler og registre Under fanebladet systemintegration i administrationsportalen kan integration med portaler og registre sættes op. Figur 18. Portalintegration omhandler integration af digital post som en iframe i andre portaler - fx borger.dk eller virk.dk. Registerintegration omhandler opsætning af systemer hos en myndighed, der skal udveksle data med digital post. Formål med processen: At tilslutte en portal, der gør det muligt at integrere digital post i en iframe i en anden portal som fx borger.dk, virk.dk eller anden myndigheds hjemmeside. Processens forløb: Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og superadministratorer. 7.1. Tilslutning af portal Forudsætning for tilslutning: For at tilslutte en portal skal der tages stilling til følgende: Navn på portal og der skal tilsluttes? Navn på leverandør af portalen? Virksomhedscertifikatet, som anvendes til at udveksle data mellem din organisation og portalen? Skal uploades ved tilslutning. S i d e 2 7
Kontaktperson i egen myndighed, der er ansvarlig for drift af portalen, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til tilslutningen. Vejledning i processen findes på forsiden af administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at tilgå deres sikre boks via myndighedens hjemmeside, når denne er integreret med de snitflader, løsningen stiller til rådighed. Dette er illustreret nedenfor: Figur 19. 7.2. Tilslutning af register Formål med processen: tilslutte et register i digital post/nemsms, der kan udveksle data om slutbrugerne med digital post/nemsms. Registre er en fællesbetegnelse for interne systemer, f.eks. fagsystemer, sagsbehandlingssystemer m.m., som skal kunne synkronisere slut-brugeroplysninger med digital post/nemsms. Slutbrugeroplysningerne, der kan opdateres er: mobiltelefonnummer, e-mail-adresser samt hvilken post, slutbrugeren er tilmeldt til at modtage fra myndigheden. S i d e 2 8
Processens forløb: Figur 20. Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for tilslutning: For at tilslutte et register skal der tages stilling til følgende: Navn på register og leverandør, der skal tilsluttes? Interval for opdatering af slutbrugeroplysninger og om opdateringen skal være den fulde liste eller en ændringsliste. Virksomhedscertifikatet, som anvendes til at udveksle data mellem din organisation og registret? Skal uploades ved tilslutning. Kontaktperson i egen organisationer, der er ansvarlig for drift af registret, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til tilslutningen. Vejledning i processen findes på forsiden af administrationsportalen: Hurtig i gang med administrationsportalen, S i d e 2 9
8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning Myndigheden er ansvarlig for at kontrollere den opsætning af digital post, som er gennemført. Det gælder myndighedens stamdata, diverse beskrivelser, kontakthierarki og tilmeldingsmuligheder. Myndigheden er også selv ansvarlig for at afprøve, at de integrationer der er udviklet, virker efter hensigten. Kontrol af opsætning og interfaces kan gennemføres i testmiljøet eller i driftsmiljøet. Ved tilslutning af nye egne afsendersystemer anbefales det, at man først gennemfører kontrollen i testmiljøet, dvs. gennemfører en integrationstest, og efterfølgende gennemfører en lignende kontrol i driftsmiljøet: en tilslutningsprøve. For standardsystemer kan kontrollen gennemføres i driftsmiljøet, mens der for egne systemer gennemføres både en integrationsprøve i integrationstestmiljøet og en tilslutningsprøve i driftsmiljøet. Den generelle proces for prøve og test i begge miljøer er beskrevet nedenfor. Ved test i integrationstestmiljøet findes i administrationsportalen, under fanen Brugeradministration, 10 test-cvr-numre og 10 test-cpr-numre. Myndigheden kontrollerer opsætningen i digital post ved at oprette en post-boks til en eller flere testbrugere. Det er vigtigt at holde styr på, hvordan de enkelte test-brugere er brugt, hvad de er tilmeldt og hvad de har tilvalgt af privat visning osv. Allerede i udviklingsfasen, hvor myndighedens systemleverandør eller 3. part, som udvikler interfacet mellem digital post og afsendersystem, kan systemleverandøren efterspørge test-brugere. Myndigheden opretter i så fald testbrugere på det tidlige tidspunkt og informerer system-leverandøren om de anvendte CVR-numre eller CPR-numre. Myndigheden bør som minimum kontrollere opsætning af: Tilmeldinger: o Om myndigheden o Tilmeldingsmulighederne o Læs om meddelelsen o Under mine tilmeldinger kontroller at opsætning er korrekt Adressebog o Kontakthierarkiet o Opsætning af skriv besked emner og felter S i d e 3 0
Derudover bør myndigheden kontrollere de realiserede usecases. Du kan få adgang til de forskellige testmiljøer på nedenstående URL er. BEMÆRK: din myndigheds IP-adresse skal være godkendt af e-boks, før du kan få adgang, og adgangen kan kun ske fra den godkendte IP adresse. Administrationsportalen: https://demo-ekstranet.e-boks.dk Log på med CVR-nummer 10213231 - husk at sætte fluebenet i LRA Digital post Borger: https://demo-dkal.e-boks.dk/demo/borger/ Log på med borger CPR-nummer 0710671234 Digital post Virksomhed: https://demo-dkal.e-boks.dk/logon.aspx?logon=virksomhed&template=virk S i d e 3 1
9. Ændring af systemer der er i drift En myndighed kan via administrationsportalen ændre sin driftsopsætning. Der er dog altid nødvendigt at overveje det grundigt, før der ændres direkte i driftsmiljøet og det anbefales, at alle ændringer afprøves i testmiljø inden det løftes i drift. Det er dog muligt, direkte i drift, at ændre myndighedens stamdata, logo og beskrivelse, ændre navn på eksisterende tilmeldingsgrupper og postkasser samt oprette nye standard tilmeldingsgrupper. Når der oprettes nye postkasser og nye tilmeldingsgrupper, anbefales det lige ligeledes, at det testes i testmiljøet, før det sættes i drift. Det bør understreges, at slettes eksisterende tilmeldingsgrupper, der er overført fra myndighedens eksisterende opsætning i e-boks, slettes også alle tilmeldinger til denne gruppe. Det anbefales tillige altid at tage kontakt til sin leverandør af systemer, som er afsender til løsningen, inden enhver form for ændring foretages af tilsluttede systemer. Herunder tilmeldingsgrupper og materiale for at sikre styr på forløbet for en ændring. S i d e 3 2
Bilag I begreber i digital post/nemsms Begreb Definition Afhentningssystem System hos myndigheden (f.eks. ESDH-system), der kan hente post fra slutbrugere direkte til myndighedens egne systemer. Afsendersystem Et system hos myndigheden (f.eks. KMD Løn eller ESDHsystem), der afsender post til slutbruger. Administrationsportal Administrationsportalen er det værktøj, der anvendes til opsætning af en myndigheds digital post/nemsms, baseret på den integration, der foretages af myndighedens systemer til løsningen gennem snitfladerne. Dokument En fil, der kan vedhæftes en meddelelse. Kan eksempelvis være i formatet PDF, DOC, ODF, OOXML, GIF, JPG eller tilsvarende. E-mail adresse E-mail-adresser bruges til at modtage post, der er sendt til en postkasse i digital post. E-mail-adresserne er ikke synlige for slutbrugerne. Emne Emner, som slutbruger skal angive for at skrive meddelelser til myndighederne fra en postkasse i digital post/nemsms. Forudsætter, at myndigheden har valgt at give mulighed for at vælge emner. iframe En iframe er muligheden for at udstille digital post / NemSMS på offentlige hjemmesider, eksempelvis Borger.dk og Virk.dk Indtastningsfelt Felt, der kan rumme et spørgsmål eller oplysning, som brugeren kan eller skal udfylde ved henvendelse via en Postkasse. Et indtastningsfelt kan f.eks. være Angiv barns personnummer. Felterne kan opsættes som valgfrie eller obligatoriske for slutbrugeren. Materiale Materiale er en indholdstype, som indgår i en tilmeldingsgruppe og som kan sendes til slutbrugere, der er tilmeldt tilmeldingsgruppen. Et materiale kan være en meddelelse eller en servicebesked. Meddelelse Tekst, der sendes mellem afsender og slutbruger, som lagres i slutbrugerens sikker boks og som kan læses af slutbruger slutbrugergrænseflade. Meddelelsen kan indeholde 0 eller flere dokumenter. Meddelelser kan indeholde fortrolig personfølsom information. Myndighed Ved myndighed(er) forstås alle statslige myndigheder og institutioner, ATP og ordninger administreret af ATP, samtlige S i d e 3 3
Nøgleord Portal Postkasse Postkassemappe Register Rettighed Servicebesked Servicebeskedmodtager Sikker boks kommuner og regioner samt visse selvejende institutioner med bevilling på finansloven, der er berettiget til at blive tilsluttet. Myndighed er identificeret med CVR-nummer. For hver myndighed kan der være flere afsendersystemer, afhentningssystemer, -registre og portaler. Er metadata, som er skjulte for slutbrugeren. Det er ord eller tal, som letter kategoriseringen af meddelelsen, når den modtages. Et eksempel på metadata er modtaget via borger.dk. Metadata kan bestå af et ord med en tilknyttet talværdi, der kan genkendes i det sagsbehandlingssystem, som modtager meddelelsen. En hjemmeside, som er drevet af en eller flere myndigheder og som udstiller dele af eller hele digital post/nemsms. Myndigheds sikre postkasse, hvor myndigheden kan modtage meddelelser og dokumenter sendt af slutbruger fra slutbrugers sikre boks i digital post/nemsms via adressebogen i slutbrugergrænsefladen. Mappe (f.eks. Kultur), der kan oprettes til at strukturere mange postkasser (f.eks. Kulturansøgning) Registre er en fællesbetegnelse for interne systemer som f.eks. fagsystemer, sagsbehandlingssystemer m.m., som skal kunne synkronisere slut-brugeroplysninger med digital post/nemsms. En rettighed i digital post/nemsms betyder, at man kan udføre en given funktion. Det kan være en rettighed til at sende post videre, at kunne uddelegere rettigheder til andre, at kunne opsætte myndighedsafsenderprofil, at kunne læse indhold i anden slutbrugers mapper mv. Rettigheden er altid knyttet til en bruger med en given rolle. Tekst, der sendes fra afsender til slutbruger og som kan modtages af slutbruger på e-mail eller SMS på baggrund af præferencer registeret i slutbrugerprofil. Ved servicebeskedmodtager forstås en bruger, virksomheder eller privat juridisk enhed, der er registeret i digital post/nemsms til at modtage servicebeskeder på telefon eller e-mail fra digital post/nemsms uden dog at være slutbruger. Sted i digital post/nemsms, hvor slutbruger gennem en slutbruger-grænseflade har en sikret adgang til meddelelser, do- S i d e 3 4
kumenter og servicebeskeder. Slutbruger Borger, virksomhed eller myndighed der modtager forsendelser fra myndigheder. En borger er identificeret ved ét CPRnummer. En virksomhed og en myndighed er identificeret ved ét CVR-nummer. Slutbrugeren er beskrevet i en slutbrugerprofil og der oprettes én sikker boks pr. slutbruger. Slutbrugergrænseflade Digital post/nemsmss brugergrænseflade på internettet hvortil slut-bruger har adgang til sikker boks. Slutbrugerprofil Indeholder slutbrugers mobiltelefonnummer, e-mail-adresse samt samtykker og præferencer og er tilgængelig for slutbruger i slutbrugergrænsefladen. Standard afsendersysteheder til udsendelse af post, hvor tilhørende tilmeldings- Eksisterende afsendersystem, der benyttes af andre myndiggrupper og materialer automatisk bliver oprettet, når systemet tilsluttes. Systemer Myndighedens systemer, herunder afsendersystem, afhentningssystem, register og portal. Tilmelding Tilmeldingen af slutbruger/servicebeskedmodtager i digital post/nemsms i overensstemmelse med bestemmelser i kontrakten. Tilmeldingen fører til oprettelse af en slutbrugerprofil. S i d e 3 5