HELLO FAQ DANSK RACKPEOPLE

HELLO FAQ DANSK RACKPEOPLE

Indhold 1 SPØRGSMÅL VED BRUG AF HELLO 2 1.1 Q: JEG VIL GODT HAVE ANDRE DELTAGERE I MIT VIDEOMØDE END DEM JEG HAR SENDT EN MØDEINDKALDELSE TIL HVORDAN GØR JEG DET? 2 1.2 Q: JEG HAR LIGE TILFØJET FAVORITTER I LYNC, MEN DE VISES IKKE PÅ TILFØJ DELTAGER LISTEN? 3 1.3 Q: JEG KAN IKKE SE OM FOLK ER LEDIGE, DE ER ALLE GRÅ 3 1.4 Q: JEG VIL GODT DELE INDHOLD MED MØDEDELTAGERNE, HVORDAN GØR JEG DET? 3 1.5 Q: MINE GÆSTER BLIVER IKKE LUKKET DIREKTE IND I HELLO MØDELOKALET, HVORDAN KAN JEG ÆNDRE DET? 4 2 OFTE SETE FEJL 4 2.1 Q: HELLO VISER IKKE EMNET FOR MIT MØDE, I STEDET STÅR MIT MØDE BLOT TO GANGE. HVORDAN RETTER JEG DET? 4 2.2 Q: NÅR JEG SKAL TILFØJE DELTAGERE TIL ET EKSISTERENDE MØDE VIA HELLO, VISES MØDELOKALER IKKE I LISTEN ROOMS. 4 3 ANDET 6 3.1 Q: JEG HAR SKYPE FOR BUSINESS UI, MEN I SIGER JEG SKAL BRUGE LYNC UI HVORDAN GØR JEG DET? 6 3.2 Q: VI HAR IKKE AUTODISCOVER PÅ EXCHANGE, HVORDAN GØR VI SÅ? 7 3.3 Q: VI HAR EN IT POLITIK OM AT PC ER ALTID SKAL VÆRE DOMÆNE JOINET, SÅ HVORDAN HÅNDTERER VI DETTE, NÅR I ANBEFALER HELLO IKKE ER DET? 8 Side 1

1 Spørgsmål ved brug af Hello 1.1 Q: Jeg vil godt have andre deltagere i mit videomøde end dem jeg har sendt en mødeindkaldelse til Hvordan gør jeg det? A: Der er flere måder at tilføje deltagere på. a. Hvis du finder ud af det inden mødet er gået i gang, tilføjer du dem bare mødeindkaldelsen i Outlook, og sender en opdateret version. b. Hvis du allerede står i mødelokalet, så klik på Tilføj deltager knappen, inviter deltagere menuen vil åbne. Du skal nu vælge, hvordan du vil finde din deltager: 1. All contact persons Opslag i Organisationens Globale kontaktliste Vælg All contact persons fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search (eller enter på tastaturet)- Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Ring personen op ved at klikke på navnet eller på telefon ikonet. 2. Rooms Opslag i Rooms liste her finder du dine mødelokaler Vælg Rooms fanen. Tast så meget du kan/kender af mødelokalets navn Tryk search (eller enter på tastaturet). Søgningen henter de første 50. Hvis mødelokalet ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Ring lokalet op ved at klikke på navnet eller på telefon ikonet. Rooms dækker over de mødelokaler/ressourcer, som er defineret som sådan i Exchange, dvs. de lokaler du kan booke til møder, når du booker møder i Outlook. 3. Favorites Klientens Favoritter Vælg Favorites fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search (eller enter på tastaturet). Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Ring personen op ved at klikke på navnet eller på telefon ikonet. Favorites dækker over de kontakter, som er definere som favoritter i Lync. Det kan være en god idé at tilføje de kontakter, som man kan forvente at blive kaldt ind i mødet lokalet ofte, som Lync favorit. 4. Video call 1 Gruppe i klienten. Navn på gruppe indtastes i Settings Vælg Video Call fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search(eller enter på tastaturet). Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Ring personen op ved at klikke på navnet eller på telefon ikonet. 5. External 2 Giver dig mulighed for at ringe til et telefonnummer eller en SIP adresse. Vælg External fanen. I søgefeltet taster du enten telefonnummer eller SIP adresse. Tryk Search 1 Kun tilgængelig i Enterprise 2 Kun tilgængelig i Enterprise Side 2

(eller enter på tastaturet). Ring personen op ved at klikke på navnet eller på telefon ikonet. 1.2 Q: Jeg har lige tilføjet favoritter i Lync, men de vises ikke på Tilføj deltager listen? A: Vent et par minutter, da listen lige skal have mulighed for at opdatere. Alternativt genstart HELLO, hvis det tager for lang tid. 1.3 Q: Jeg kan ikke se om folk er ledige, de er alle grå A: Hvis det er en ny installation, kan det tage op til 24 timer for Hello at synkronisere med Globalt adressekartotek. Derfor kan det ved en ny installation tage tid (Mellem 1 min 24 timer iflg. Microsoft) før end at presence vises korrekt. 1.4 Q: Jeg vil godt dele indhold med mødedeltagerne, hvordan gør jeg det? A: Du kan vælge at deltage selv via din egen computer (du skal ikke tilslutte den skærmen med kabler blot vælge at deltage i Lync/Skype For Business møde på din egen laptop). Du har nu alle standard Lync funktionaliteter og delingsmuligheder via Lync vinduet, og kan f.eks. vælge at præsentere en PowerPoint, som alle deltagere kan se. Side 3

1.5 Q: Mine gæster bliver ikke lukket direkte ind i HELLO mødelokalet, hvordan kan jeg ændre det? A: Start Outlook, Gå i kalender og åbent dit møde. Gå ind i mødeindstillinger. Her kan du ændre på hvem der venter i lobbyen, og hvem der lukkes direkte ind i mødet. Som standard er den sat til mit dedikerede mødested, dette betyder at personer internt i organisationen lukkes direkte ind. Vil du have mere kontrol over, hvem der skal vente i lobbyen og hvem der lukkes direkte ind, vælg da Et nyt mødested, dropdown listen med, hvem der ikke behøver at vente bliver aktiv. 2 Ofte sete fejl 2.1 Q: HELLO viser ikke emnet for mit møde, i stedet står mit møde blot to gange. Hvordan retter jeg det? A: Hvis møder ikke er præsenteret korrekt i HELLO i.e. ens navn er vist to gange, skal man benytte sig af følgende powershell kommando: Set-CalendarProcessing -Identity meetingroom@domain.com -AddOrganizerToSubject $false - DeleteComments $false -DeleteSubject $false 2.2 Q: Når jeg skal tilføje deltagere til et eksisterende møde via Hello, vises mødelokaler ikke i listen rooms. A: Der er ikke generet en liste over mødelokaler. Gør følgende: Side 4

In the Exchange Admin Center, navigate to Recipients > Resources. To create a room mailbox, click New > Room mailbox. Use the options on the page to specify the settings for the new resource mailbox. * Room name Use this box to type a name for the room mailbox. This is the name that's listed in the resource mailbox list in the Exchange Admin Center and in your organization s address book. This name is required and it can't exceed 64 characters. * Email address A room mailbox has an email address so it can receive booking requests. The email address consists of an alias on the left side of the @ symbol, which must be unique in the forest, and your domain name on the right. The email address is required. Location, Phone, Capacity You can use these fields to enter details about the room. However, as explained earlier, you can include some or all of this information in the room name so users can see it. When you're finished, click Save to create the room mailbox. Once you ve created your room mailbox, you can edit your room mailbox to update info about booking options, MailTips and mailbox delegation. Check out the Use the Exchange Admin Center section below to change room mailbox properties Use Exchange PowerShell to create a room mailbox This example creates a room mailbox with the following configuration: The room mailbox resides on Mailbox Database 1. The mailbox's name is ConfRoom1. This name will also be used to create the room s email address. The display name in the Exchange Admin Center and the address book will be Conference Room 1. The Room switch specifies that this mailbox will be created as a room mailbox. New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name ConfRoom1 - -DisplayName "Conference Room 1" - Room How do you know this worked? You can make sure you ve created the room mailbox correctly a couple of different ways: In the Exchange Admin Center, navigate to Recipients > Resources. The new room mailbox is displayed in the mailbox list. Under Mailbox Type, the type is Room. In Exchange PowerShell, run the following command to display information about the new room mailbox. Get-Mailbox <Name> FL Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress Create a room list If you re planning to have more than a hundred rooms, or already have more than a hundred rooms created, use a room list to help you organize your rooms. If your company has several buildings with rooms that can be booked for meetings, it might help to create room lists for Exchange Admin Centerh building. Room lists Side 5

are specially marked distribution groups that you can use the same way you use distribution groups. However, you can only create room lists using the Exchange Management Shell. 3 Andet 3.1 Q: Jeg har Skype For Business UI, men I siger jeg skal bruge Lync UI hvordan gør jeg det? A: Afhængigt af om det drejer sig om hele virksomheden, En liste brugere (f.eks. alle dine møderum) eller en enkelt bruger (Kun 1 møderum), skal du gøre brug af følgende: Hvis du kører Skype For Business via Office365: https://support.office.com/en-us/article/switching-between-the-skype-for-business-and-the-lync-clientuser-interfaces-a2394a4c-7522-484c-a047-7b3289742be0?omkt=en-us&ui=en-us&rs=en-us&ad=us To allow a single user in your organization to use the Skype for Business (Lync) client, open the Remote PowerShell and type the following: Grant-CsClientPolicy -PolicyName ClientPolicyDisableSkypeUI -Identity <username> If you set the policy right, you will see: To allow multiple users in your organization to use the Skype for Business (Lync) client, open the Remote PowerShell and type the following: $users = @("sip:bob@contoso.com","sip:fred@contoso.com") $users Grant-CsClientPolicy -PolicyName ClientPolicyDisableSkypeUI To allow a group of users in your organization to use the Skype for Business (Lync) client, open the Remote PowerShell and type the following: Get-CsOnlineUser -Filter {Department -eq Sales } Grant-CsClientPolicy - PolicyName ClientPolicyDisableSkypeUI Side 6

The user's name is the name of the user's account that the policy should be assigned to. The user's account name can be entered in one of the following formats: SIP address of the user User Principal name (UPN) of the user Domain\username of the user Active Directory display name of the user Hvis du kører Lync 2013: You can specify the client experience the users in your organization will see by using the Set- CSClientPolicy cmdlet with the EnableSkypeUI parameter. The following command selects the Lync client experience for all users in your organization affected by the Global policy (remember, site or user-specific policies override the Global policy): Set-CsClientPolicy -Identity Global -EnableSkypeUI $false Hvis du kører Skype For Business Server: You can specify the client experience the users in your organization will see by using the Set- CSClientPolicy cmdlet with the EnableSkypeUI parameter: Set-CsClientPolicy [-Identity <XdsIdentity] [-EnableSkypeUI <$true $false>] where XdsIdentity refers to the Global policy or a named site policy. The next command selects the Lync client experience for all users in your organization affected by the Global policy: Set-CsClientPolicy -Identity Global -EnableSkypeUI $false If you want to configure the client experience for specific users within your organization, you can create a new user policy by using the New-CsClientPolicy cmdlet, and then assign the policy to specific users by using the Grant-CsClientPolicy cmdlet. For example, the following command creates a new client policy, SalesClientUI, that selects the Skype for Business client experience: New-CsClientPolicy -Identity SalesClientUI -EnableSkypeUI $true The next command assigns the policy, SalesClientUI, to all members of the Sales department: Get-CsUser -LDAPFilter "Department=Sales" Grant-CsClientPolicy -PolicyName SalesClientUI 3.2 Q: Vi har ikke autodiscover på Exchange, hvordan gør vi så? A: Gå i settings og indtast din EWS streng. Hvis du ikke kender den, så er her lidt hjælp: For Microsoft Exchange Online / Office 365 1. Access your journaling mailbox account using Outlook Web App (OWA) 2. Click Options > See All Options > Account > My Account > Settings for POP, IMAP, and SMTP access Side 7

3. In the list of entries, locate the server name. The URL of exchange web service for the mailbox is the URL: https://<online_url>/ews/exchange.asmx For Microsoft Exchange (on premise) The URL can be composed using the following syntax: https://<exchange_server_hostname>/ews/exchange.asmx Using Microsoft Exchange Management Shell 1. Open Exchange Management Shell and run the following command. 2. Get-WebServicesVirtualDirectory Select name, *url* fl The output will be similar to the following: Name : EWS (Default Web Site) InternalNLBBypassUrl : https://server name/ews/exchange.asmx InternalUrl ExternalUrl : https://server name/ews/exchange.asmx : https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx 3.3 Q: Vi har en IT politik om at PC er altid skal være domæne joinet, så hvordan håndterer vi dette, når i anbefaler Hello ikke er det? A: Ud fra en generel betragtning bør en Hello-PC altid være tændt og online. Dette indebærer at strømstyring af CPU og Monitor skal være slået fra. AD Group Policies bør afspejle dette. Active Directory konfiguration: 1. Opret en OU til Hello-PC ComputerAccounts, f.eks. Hello-PC. 2. Slå Policy Inheritance på ovenstående OU fra. 3. Flyt Hello-PC computer accounts til Hello-PC OU en. 4. Tilføj relevante Group Policies, f.eks. Windows Update etc. Hello-PC konfiguration: Opret AutoLogon med en lokal brugeraccount. Side 8