Bedre udbud Bedre udbud Udbudsloven hvad er nyt? Hvad skal du være opmærksom på, når du køber ind på vegne af en offentlig myndighed? Få her en kort oversigt over, hvad de nye regler betyder.
Indhold 3 Hvad er nyt? 4 Brug fleksible procedurer 5 Tal med leverandører bliv skarp på dine krav 6 Køb på rammeaftaler 7 Opdel store kontrakter - eller forklar 8 Innovationspartnerskaber tænk udvikling og løsning sammen 9 Enklere dokumentation ESPD 10 Light-regimet enklere regler inden for social-, sundheds- og uddannelsesområdet 11 Enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne 12 Bæredygtige indkøb og livscyklusomkostninger 13 Mærkning særlige krav om mærker 14 Beskriv evalueringsmetoden i udbudsmaterialet 15 Ændring af ansøgere og tilbudsgivere præcisering 16 Ændring af kontrakter 17 Ophør af kontrakter 18 De forskellige udbudsprocedurer Kolofon Folderen er udgivet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen 2
Hvad er nyt? Med udbudsloven, som trådte i kraft 1. januar 2016, er der både kommet nye muligheder og mere klare rammer for, hvordan du tilrettelægger et udbud. I denne folder kan du få et hurtigt overblik over, hvad der er nyt i forhold til, hvordan reglerne har været hidtil. For dig som ordregiver betyder loven blandt andet, at der nu er kommet et samlet regelsæt. Der vil være enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne, og så vil der være bedre adgang til at bruge såkaldt fleksible procedurer, der giver mulighed for mere dialog mellem ordregiver og leverandør. På de følgende sider kan du se, hvad de nye regler betyder, og hvad du skal være særligt opmærksom på. "Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne" fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen giver en samlet gennemgang af udbudsloven ud fra et praktisk perspektiv. 3
Brug fleksible procedurer Udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog er eksempler på fleksible procedurer og kan bruges ved flere typer indkøb store OPP-projekter og mindre indkøb. Dermed er der rig mulighed og klare rammer for dialog om løsningen af opgaver mellem ordregivere og virksomheder undervejs i udbudsprocessen. Bredere adgang til at anvende de fleksible procedurer. Fleksible procedurer kan bruges til køb, der ikke er hyldevarer. Større mulighed for at anvende fleksible procedurer, når der er behov for at undersøge, hvilke løsninger, der bedst kan opfylde dine konkrete behov. Vær opmærksom på omkostningerne ved forhandlinger. Tilpas proceduren til størrelsen og kompleksiteten af dit indkøb. Tænk over, hvad du vil forhandle om, og præciser det i dit materiale. 4
Tal med leverandører bliv skarp på dine krav Dialog med markedet inden udbudsproceduren er med til at sikre et godt udbudsmateriale. Dialogen kan foregå, før du skriver udbudsmaterialet, imens og helt frem til, at du offentliggør udbudsbekendtgørelsen. Det er fuldt ud tilladt, og ofte givtigt, at gå i dialog med. virksomheder, når du udformer udbudsmaterialet. Markedsdialogen kan bruges til at få nye idéer til, hvordan du kan løse din opgave og udbyde den bedst. Viden fra dialogen kan bruges til at udarbejde et materiale, der gør det muligt for flere virksomheder at byde på opgaven. Husk, giv alle potentielle leverandører lige adgang til viden om udbudsmaterialet. Tal med flere virksomheder på markedet for at undgå favorisering. Alle nødvendige oplysninger skal være tilgængelige for alle interesserede virksomheder. De fastsatte krav skal gøre det muligt for flere virksomheder at byde, så der sikres konkurrence om kontrakten. 5
Køb på rammeaftaler Udbudsloven præciserer, hvordan direkte tildeling og tildeling på baggrund af genåbning af konkurrencen (miniudbud) på samme rammeaftale skal foregå. Du kan tildele direkte på en rammeaftale. Du kan afholde miniudbud på en rammeaftale. Du kan kombinere direkte tildeling og miniudbud. Direkte tildeling kan ske efter en forudgående rangordning af leverandørerne, eller ved at ordregivers objektive behov er klart beskrevet i udbudsmaterialet. Miniudbud skal ske på baggrund af oplyste kriterier for tildeling. Ved kombination af direkte tildeling og miniudbud skal der være fastsat objektive kriterier for valget mellem de to tildelingsformer. 6
Opdel store kontrakter - eller forklar Offentlige kontrakter skal være tilgængelige for små og mellemstore virksomheder. I planlægningen af et udbud skal du derfor overveje, om det er hensigtsmæssigt at opdele en kontrakt i delkontrakter. Som ordregiver skal du kunne forklare, hvis en kontrakt ikke opdeles i mindre delkontrakter. Du skal fra start overveje, om din kontrakt kan opdeles, så mindre virksomheder kan byde på den. Du skal i udbudsmaterialet oplyse, hvorfor en stor kontrakt ikke opdeles i mindre kontrakter. Værdien af din kontrakt er styrende for, hvor høje krav du fastsætter til en virksomheds omsætning. Som udgangspunkt må du ikke kræve en højere omsætning end det dobbelte af kontraktens anslåede værdi. Kravene til en virksomheds omsætning har direkte betydning for, hvem der kan byde på opgaven. 7
Innovationspartnerskaber tænk udvikling og løsning sammen Det er blevet enklere at indkøbe innovative varer og tjenesteydelser. Med udbudsloven er der indført en ny procedure, hvor udvikling af en løsning og indkøbet er tænkt sammen i ét samlet udbud. Udbudsformen hedder innovationspartnerskaber. Du kan anvende proceduren innovationspartnerskaber til at indgå aftaler om at udvikle innovative varer eller tjenesteydelser. Der skal være tale om reel innovation, dvs. at der skal være tale om løsninger, der ikke er tilgængelige løsninger på markedet. Efter et forhandlingsforløb kan du indgå kontrakt om udvikling og køb af den endelige løsning. Udviklingssamarbejdet og købet af den endelige løsning skal være beskrevet i kontrakten. Et køb kan kun gennemføres, hvis løsningen opfylder de resultatniveauer, der er beskrevet i kontrakten. Rettighederne til det, der bliver udviklet, skal være beskrevet i kontrakten. 8
Enklere dokumentation ESPD Ordregiver skal kræve, at virksomheder, der byder på en offentlig opgave, skal bruge det fælleseuropæiske udbudsdokument - også kaldet ESPD en. ESPD en erstatter certifikater, der er udstedt af offentlige myndigheder eller tredjeparter. Fra 1. januar 2016 skal virksomheder anvende ESPD en som egenerklæring. ESPD en fungerer som foreløbigt bevis for, at en ansøger eller tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Kun vinderen skal fremsende fuld dokumentation før kontraktens tildeling. Som ordregiver må du gerne bede om dokumentation før tildelingen, hvis det er nødvendigt for den videre proces. 9
Light-regimet enklere regler inden for social-, sundhedsog uddannelsesområdet Light-regimet er tænkt til tjenesteydelser, der leveres i en bestemt sammenhæng, og som typisk er vidt forskellige fra medlemsstat til medlemsstat. Disse tjenesteydelser har derfor som regel en begrænset grænseoverskridende interesse. Udbudsloven indeholder særlige regler for disse ydelser. Light-regimets regler er lempeligere end reglerne for offentlige indkøb over tærskelværdien. Du kan frit tilrettelægge din egen procedure eller fremgangsmåde for det enkelte udbud. Der er krav om offentliggørelse af fremgangsmåde og tildelingskriterier. Proceduren skal dog være i overensstemmelse med de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling. Light-regimet svarer ikke direkte til de tidligere bilag II B-tjenesteydelser. 10
Enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne Indkøb under EU tærskelværdierne kan foregå enklere og mere direkte. Indkøbet kan forberedes fx via dialogmøder med flere leverandører. Der er ikke nær så mange formkrav til indkøbet, som ved indkøb over tærskelværdien. Du skal altid starte med at vurdere, om en kontrakt har klar grænseoverskridende interesse. Kontrakter, der ikke har klar grænseoverskridende interesse, kan tildeles uden særlige procedurekrav på markedsmæssige vilkår. Kontrakter, der har klar grænseoverskridende interesse, skal annonceres på www.udbud.dk. Kontrakter med klar grænseoverskridende interesse skal overholde principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Kontrakter, der tildeles på markedsmæssige vilkår, skal overholde de danske forvaltningsretlige regler. 11
Bæredygtige indkøb og livscyklusomkostninger Som offentlig indkøber kan du vælge at fremme miljøhensyn og sociale forhold. Det er muligt at udelukke tilbudsgivere fra et bestemt udbud, hvis de ikke lever op til miljø- social- eller arbejdsretlige forpligtelser. Det er også muligt at tildele opgaver efter en beregning af livscyklusomkostninger. Det vil sige, at der udover omkostninger i brugsperioden også inddrages omkostninger, der ligger uden for brugsperioden og omkostninger, fx ved klimapåvirkning og miljøbelastning. Du har mulighed for at indkøbe produkter, der har de laveste livcyklusomkostninger. Du har mulighed for at udelukke ansøgere eller tilbudsgivere, som har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljømæssige-, sociale- og arbejdsretlige område. Ved anvendelse af livcyklusomkostninger skal omkostningerne kunne værdisættes og verificeres. 12
Mærkning særlige krav om mærker Du kan kræve, at et indkøb er forsynet med et specifikt mærke som dokumentation for specifikke egenskaber. Mærket skal fungere som dokumentation for, at indkøbet svarer til de specifikke miljømæssige, sociale eller andre egenskaber, som ordregiver efterspørger i forbindelse med de tekniske specifikationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse. Du kan stille krav om, at det du køber, skal leve op til særlige krav specificeret i en mærkningsordning. Du kan også henvise til de relevante mærkekrav, som skal opfyldes. Du skal også acceptere andre mærker og anden passende dokumentation. 13
Beskriv evalueringsmetoden i udbudsmaterialet I udbudsmaterialet skal du beskrive den evalueringsmetode, du vil bruge, når du skal vurdere tilbud på din opgave. Evalueringsmetoden skal hjælpe ordregiver til at evaluere og identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det skal være gennemsigtigt for tilbudsgiverne, hvad der lægges vægt på ved evalueringen, og hvordan evalueringen skal foregå. Du skal offentliggøre din evalueringsmetode i udbudsmaterialet. Det er frit for ordregiver at vælge en passende evalueringsmetode. Der findes forskellige modeller, der kan være velegnede til forskellige indkøb. 14
Ændring af ansøgere og tilbudsgivere præcisering Udbudsloven præciserer, hvornår en ordregiver må acceptere ændringer af ansøgere eller tilbudsgivere. Du har mulighed for at ændre eller udskifte en ansøger eller tilbudsgiver, hvis der er omstændigheder, der gør det nødvendigt - fx en virksomhed bliver opkøbt eller fusionerer. Du kan tillade den type ændringer, så længe principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet overholdes. 15
Ændring af kontrakter Det kan af og til være nødvendigt at foretage ændringer i indgåede kontrakter. Udbudsloven præciseres, hvornår ændringer kan foretages, og hvornår de vil kræve et nyt udbud. Du må ikke ændre på grundlæggende elementer i kontrakten. Det er muligt at foretage mindre ændringer i kontrakten. Ændringer af grundlæggende elementer kræver et nyt udbud. Du kan anvende ændringsklausuler i kontrakten, der tager højde for visse ændringer i kontraktperioden. 16
Ophør af kontrakter Bliver din tildelingsbeslutning annulleret af Klagenævnet for Udbud eller domstolen, skal kontrakten (eller rammeaftalen) bringes til ophør. Du har pligt til at bringe en indgået kontrakt til ophør med et passende varsel. Hvis du gennemfører et nyt udbud, har du pligt til at bringe kontrakten til ophør senest, når den nye udbudsprocedure er afsluttet. Er en tildelingsbeslutning annulleret, må kontrakten ikke videreføres, medmindre særlige forhold gør sig gældende. 17
De forskellige udbudsprocedurer Procedure Antal bydende Offentligt udbud Ubegrænset Begrænset udbud Mulighed for begrænset felt af tilbudsgivere på mindst 5 Udbud med forhandling Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere Konkurrencepræget dialog Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere Innovationspartnerskab For begrænset antal tilbudsgivere Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse Projektkonkurrence For begrænset antal tilbudsgivere Åben eller begrænset konkurrence 18
Bedre udbud Opgavens karakter Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er et begrænset antal virksomheder Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er mange virksomheder Opgaver, hvor der konkret skønnes at være behov for at forhandle om forskellige tilbud Opgaver, hvor der føres dialog om forskellige løsningsmuligheder på et behov Udvikling af innovative løsninger, som ikke er tilgængelige på markedet Situationer hvor der kun er én tilbudsgiver Opgaver, hvor der ønskes konkurrence om løsningsforslag, fx arkitektkonkurrence 19
Bedre udbud Udbudsloven, som trådte i kraft fra den 1. januar 2016, giver nye muligheder. Men den rejser naturligvis også nye spørgsmål. Står du overfor at skulle tilrettelægge et udbud efter de nye regler, kan du i denne folder få et overblik over, hvad der er nyt i forhold til tidligere. På bedreudbud.dk har vi samlet alt det, du behøver at vide om udbudsloven, når du begiver dig i kast med et udbud. Her kan du få vejledning om reglerne, og du kan få svar på spørgsmål om udbudsloven af juridiske eksperter fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Bedreudbud.dk indeholder også værktøjer, som du kan bruge i forbindelse med dit udbud. Udbudsloven kort fortalt Udgivet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, februar 2016, 1. oplag Design: Operate A/S Foto: Istockphoto.com ISBN: 978-87-7029-614-4