Forretningsorden for bestyrelsen i Foreningen af Fodbold Divisionsklubber i Danmark
Forretningsorden for bestyrelsen i Foreningen af Fodbold Divisionsklubber i Danmark 1 Konstitution 1.1 Bestyrelsen, herunder formand, næstformand og kasserer, vælges af generalforsamlingen. Formand, næstformand og kasserer vælges for en periode af 2 år ad gangen, således at formand og kasserer er på valg i ulige år og næstformanden i lige år. De øvrige medlemmer af bestyrelsen samt suppleanter vælges for 1 år ad gangen. 1.2 Bestyrelsen træder sammen umiddelbart efter afholdelse af den ordinære generalforsamling. Formanden og direktøren repræsenterer bestyrelsen udadtil. 1.3 I tilfælde af forfald overtager næstformanden formandens pligter og rettigheder. 2 Bestyrelsesmøder og generalforsamling 2.1 Bestyrelsen afholder møde, når dette bestemmes af formanden. Formanden er pligtig at indkalde til bestyrelsesmøde, når det er nødvendigt, eller det begæres af mindst tre bestyrelsesmedlemmer eller af foreningens direktør. Såfremt formanden undlader at indkalde efter begæring fra tre bestyrelsesmedlemmer eller foreningens direktør, har de pågældende bestyrelsesmedlemmer eller foreningens direktør ret til selv at indkalde til et bestyrelsesmøde. 2.2 Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden med mindst otte dages skriftligt varsel samtidig med, at dagsordenen sendes. Varslet kan forkortes af formanden, når der foreligger sager, der kræver hurtig afgørelse. Formanden afgør stedet for bestyrelsesmødernes afholdelse, der dog tilstræbes afholdt i foreningens lokaler i Livjægergade 17, 2100 København eller en lokalitet tæt herpå. - 2 -
2.3 Dagsordenen udarbejdes af formanden. Ethvert bestyrelsesmedlem eller foreningens direktør kan forlange, at særlige spørgsmål optages på dagsordenen. 2.4 Forud for bestyrelsesmøderne skal der i videst muligt omfang til bestyrelsesmedlemmerne sendes det fornødne skriftlige materiale vedrørende sager, der skal behandles, herunder løbende periodiske opgørelser og oplysninger af væsentlig betydning. 2.5 Foreningens direktør har ret og pligt til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøderne, medmindre bestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. 2.6 Generalforsamlinger afholdes mindst én gang årligt i august eller september måned efter indkaldelse fra formanden på bestyrelsens vegne og med mindst fjorten dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt formanden, et flertal af bestyrelsen eller ¼ af foreningens medlemmer begærer det. Såfremt formanden undlader at indkalde til ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, har et bestyrelsesmedlem ret til selv at indkalde til generalforsamling. 2.7 Vintermøde afholdes en gang årligt i januar eller februar måned forud for DBUs repræsentantskabsmøde efter indkaldelse fra formanden på bestyrelsens vegne. For indkaldelse og afholdelse af vintermøde gælder de for generalforsamlinger fastsatte regler med de nødvendige tilpasninger. 3 Bestyrelsens beslutningsdygtighed og kompetence 3.1 Formanden leder bestyrelsesmøderne. 3.2 Bestyrelsen må ikke træffe beslutning, uden at samtlige bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Har behørig indkaldelse fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i pkt. 2, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mindst fem af dens medlemmer er til stede. Beslutninger kan træffes på skriftligt grundlag. - 3 -
3.3 Beslutninger træffes med to-tredjedeles stemmeflerhed. 3.4 Et bestyrelsesmøde kan ved formandens beslutning og foranstaltning etableres som telefon- eller videokonference (elektronisk bestyrelsesmøde). Dette gælder dog ikke, hvis afviklingsformen ville være uforeneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv, eller såfremt et medlem af bestyrelsen eller foreningens direktør inden mødets begyndelse har meddelt formanden, at de modsætter sig denne afviklingsform. Det er en forudsætning for afvikling af bestyrelsesmødet som telefon- eller videokonference, at alle deltagere samtidig kan deltage aktivt i drøftelserne. Beslutninger og forhandling på sådanne møder indføres i forhandlingsprotokollen, jf. pkt. 4, der underskrives på det førstkommende møde. 3.5 Bestyrelsen kan beslutte, at visse nærmere afgrænsede anliggender ved formandens foranstaltning kan behandles skriftligt ved cirkulation af dokumenter i det omfang, det er foreneligt med emnernes karakter. Dette gælder dog ikke, såfremt en sådan fremgangsmåde ville være uforenelig med en forsvarlig behandling af det eller de pågældende emne(r) eller såfremt et af bestyrelsens medlemmer eller foreningens direktør meddeler formanden, at beslutningen ønskes udskudt til et egentligt bestyrelsesmøde. 4 Bestyrelsens forhandlingsprotokol 4.1 Formanden drager omsorg for, at der bliver ført en forhandlingsprotokol indeholdende referat af de stedfundne forhandlinger og de trufne beslutninger. Forhandlingsprotokollen underskrives af bestyrelsens medlemmer. Ikke-tilstedeværende medlemmer har pligt til at gøre sig bekendt med det i protokollen under deres fravær indførte, og til at notere i protokollen, at de har læst det indførte. 4.2 Et bestyrelsesmedlem eller foreningens direktør, der ikke er enig i en af bestyrelsen truffet beslutning, har ret til at få sine bemærkninger tilført protokollen. - 4 -
4.3 Snarest muligt efter hvert bestyrelsesmøde sendes referatet til samtlige medlemmer af bestyrelsen og foreningens direktør. 5 Bestyrelsens opgaver 5.1 Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter foreningens forhold er af usædvanlig art eller større betydning. 5.2 Henvendelser til og fra offentligheden behandles af formanden og direktøren eller den, bestyrelsen måtte bemyndige hertil blandt bestyrelsens medlemmer. 5.3 På hvert bestyrelsesmøde aflægger forretningsudvalget og foreningens direktør beretning om foreningens virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. På bestyrelsesmøderne har hvert bestyrelsesmedlem ret til af forretningsudvalget og foreningens direktør at fordre sig meddelt de oplysninger og den dokumentation, som er nødvendig til opfyldelse af bestyrelsens hverv. 5.4 Såfremt et bestyrelsesmedlem udenfor et bestyrelsesmøde ønsker sig meddelt oplysninger og dokumentation af ovenfor nævnte karakter, herunder fra foreningens revisor, skal begæring herom rettes til formanden. 5.5 Bestyrelsen påser, at der om nødvendigt udarbejdes budgetter for perioder, der fastsættes af bestyrelsen. 6 Forretningsudvalg 6.1 Forretningsudvalget består af bestyrelsens formand, næstformand og kasserer. Forretningsudvalget træder sammen umiddelbart efter afholdelse af den ordinære generalforsamling. 6.2 Forretningsudvalget behandler og afgør sager, hvis afgørelse enten ikke kan udsættes til næste bestyrelsesmøde eller er af mindre vigtighed. - 5 -
7 Foreningens direktør 7.1 Bestyrelsen kan ansætte og afskedige en direktør. Direktørens ansættelsesvilkår, og kompetenceområder i øvrigt, fastsættes af bestyrelsen. 7.2 Direktøren er ansvarlig for den daglige ledelse af foreningen og kan herved på foreningens vegne afholde sådanne udgifter og foretage sådanne dispositioner, der må anses for sædvanlige for foreningen. For dispositioner over 500.000 kr. indhenter Direktøren forud herfor forretningsudvalgets godkendelse. 7.3 Direktøren udarbejder udkast til fordelingsnøgler bl.a. til TV-midler for så vidt angår 1. og 2. division samt solidaritetsmidler til godkendelse af bestyrelsen. Når bestyrelsen har godkendt fordelingsnøglerne er direktøren, medmindre bestyrelsen konkret træffer beslutning om andet, berettiget til på foreningens vegne at fortage udlodninger i overensstemmelse hermed. 7.4 Direktøren varetager den daglige administration af de aftaler, som foreningen har indgået samt sådanne aftaler, som foreningen administrerer på medlemmernes vegne f.eks. TV-midler for så vidt angår Superligaen. 7.5 Direktøren er pligtig at sikre en ansvarlig kapitalanbringelse af foreningens midler samt midler som foreningen i øvrigt har i sin besiddelse. Investering eller anden risikofyldt placering kræver bestyrelsens godkendelse. 7.6 Foreningens kasserer gennemgår hver anden uge foretagne dispositioner. 7.7 Direktøren er inden for afgrænsede områder berettiget til mundtligt eller skriftligt at videredelegere sin kompetence til andre ansatte i foreningen herved særligt den praktiske varetagelse af økonomiske udlodninger, men er ansvarlig for de dispositioner, der bliver foretaget. - 6 -
8 Udvalg 8.1 Bestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg og arbejdsgrupper til behandling af konkrete opgaver til varetagelse af særlige interesser. 9 Tavshedspligt m.v. 9.1 Alle oplysninger, såvel mundtlige som skriftlige, herunder dokumentmateriale, som et bestyrelsesmedlem modtager, er fortrolige. 9.2 Bestyrelsens medlemmer er pligtige at opbevare det til foreningen vedrørende materiale på en sådan måde, at uvedkommende ikke får adgang til det. 9.3 Fratræder et bestyrelsesmedlem, skal han/hun destruere eller til bestyrelsens formand tilbagelevere alt fortroligt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af, og som han/hun har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, samt eventuelle genparter og kopier heraf. 9.4 Afgår et bestyrelsesmedlem ved døden, påhviler tilbageleveringspligten hans/hendes bo. 9.5 Bestyrelsens møder er lukkede. 9.6 Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen. Tavshedspligten omfatter ikke blot forretnings- og driftshemmeligheder, men i øvrigt alt, hvad der er passeret på et bestyrelsesmøde, medmindre der efter bestyrelsens beslutning eller gældende lovregler er tale om forhold, der umiddelbart er bestemt til offentliggørelse. 9.7 I det omfang foreningens direktør eller revisor deltager i bestyrelsesmøder eller bliver orienteret om det på bestyrelsesmøderne passerede, er foreningens direktør eller revisor underlagt tavshedspligt efter samme betingelser som bestyrelsen i henhold til pkt. 9.1-9.6. - 7 -
10 Bestyrelsens forhold til foreningen 10.1 Et bestyrelsesmedlem eller foreningens direktør må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem foreningen og ham/hende selv eller om søgsmål mod ham/hende selv eller aftaler mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun har en væsentlig direkte eller indirekte interesse heri, der kan være stridende mod foreningens interesser. 10.2 Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Meddelelse skal gives til formanden, der underretter de øvrige bestyrelsesmedlemmer. 10.3 Ophører et bestyrelsesmedlems hverv før udløbet af valgperioden tiltræder suppleanten. Såfremt der ikke er tilstrækkelige suppleanter, påhviler det bestyrelsen at foranledige valg af et nyt bestyrelsesmedlem på en ekstraordinær generalforsamling, medmindre bestyrelsen fortsat er beslutningsdygtig, jf. pkt. 3. I så fald kan valg af nyt bestyrelsesmedlem udskydes til næste ordinære generalforsamling eller vintermøde, hvor bestyrelsesvalg skal finde sted. 10.4 Ophører formandens, næstformandens eller kassererens hverv før udløbet af en valgperiode, er bestyrelsen bemyndiget til at konstituere stedfortrædere. Dog gælder, at såfremt bestyrelsen ikke længere er beslutningsdygtig, jf. pkt. 3, påhviler det bestyrelsen at foranledige valg af et nyt bestyrelsesmedlem på en ekstraordinær generalforsamling. 11 Regnskab, revision m.v. 11.1 Forretningsudvalget udfærdiger forslag til årsregnskab og årsberetning. Årsregnskabet afgives til den generalforsamlingsvalgte revisor, der afgiver beretning om regnskabet, som derefter sammen med forslag til årsberetning og revisionspåtegning forelægges for bestyrelsen til behandling og vedtagelse. 11.2 Bestyrelse, forretningsudvalg og foreningens direktør skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og - 8 -
skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som han/hun anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. 11.3 Udkast til årsregnskab med tilhørende balance, resultatopgørelse og noter samt udkast til årsberetningen skal tilsendes de enkelte bestyrelsesmedlemmer senest otte dage inden det bestyrelsesmøde, på hvilket regnskaberne endeligt skal behandles. 11.4 Revisionsprotokollat og revisionspåtegning skal være bestyrelsen i hænde senest tre uger før den ordinære generalforsamling. 11.5 På hvert bestyrelsesmøde skal revisionsprotokollen være til stede og forelægges. De eventuelle indførsler, som måtte være foretaget, siden bestyrelsen sidst afholdt møde, underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 11.6 Revisionen er berettiget til at deltage i det bestyrelsesmøde, i hvilket regnskabet er til behandling. Formanden er også i andre tilfælde berettiget til at anmode revisionen om at være til stede på et bestyrelsesmøde. Formanden har pligt til at anmode foreningens revisor om at deltage, såfremt blot ét medlem af bestyrelsen anmoder herom. 11.7 Det skal pålægges revisionen løbende at sende genparter af de i revisionsprotokollen indførte bemærkninger til samtlige bestyrelsesmedlemmer. 11.8 Revisionen har ved sin fratræden pligt til at oplyse grundene til fratrædelsen til den nye revision og til bestyrelsen. 12 Tiltræden af forretningsorden 12.1 Ethvert nyt bestyrelsesmedlem skal med sin underskrift tiltræde denne forretningsorden på eller forud for det første bestyrelsesmøde efter bestyrelsesmedlemmets valg til bestyrelsen. 12.2 Enhver ny direktør skal med sin underskrift tiltræde denne forretningsorden på eller forud for det første bestyrelsesmøde efter, at vedkommende er valgt som direktør. - 9 -
13 Ændring af forretningsorden 13.1 Denne forretningsorden kan ændres af bestyrelsen med to-tredjedeles stemmeflerhed. ---oo0oo--- Således vedtaget på bestyrelsesmødet den 14. maj 2009 I bestyrelsen: Thomas Christensen Allan K. Pedersen Jørn Kønig Claus Christensen Jens Jørgen Møller Nielsen Torben Oldenborg Teddy Pedersen Søren Poulsen Foreningens direktør: Claus Thomsen - 10 -