Område: Økonomi Afdeling: Sundhedsøkonomi Journal nr.: 13/1434 Dato: 17. januar 2013 Udarbejdet af: Anita Nygaard Junker E-mail: Anita.Junker@regionsyddanmark.dk Telefon: 76631037 Håndtering af likvide midler samt habilitet 1. Indledning Formålet med dette notat er et forsøg på, at give overblik over de regler der er gældende i Region Syddanmark i forhold til modtagelse af likvide midler og lignende. De tilskudsmidler som bliver omhandlet i nærværende skrivelse er tilskud fra offentlige myndigheder, tilskud fra private virksomheder, fonde, personer eller lignende og tilskud fra puljer i Region Syddanmark samt fondslignende arv, som er gældende for Region Syddanmarks enheder. Hovedreglen er at: Likvide midler modtaget, uanset formål, skal anbringes på bankkonto tilhørende regionen og registreres i regionens regnskab. Herved sikres synligheden af disse midler indenfor revisionens rækkevidde. Notatet omhandler de overordnede retningslinjer for følgende emner: Forskningsmidler og donationer Arv Sponsorater Indkøb Habilitet Gaver og andre fordele Bibeskæftigelse 2. Forskningsmidler og donationer Donationer kan gives direkte til en afdeling eller til lokale forskningspuljer. Disse pengestrømme er ønskværdige for regionen, og skal ske i fuld åbenhed. Alle forskningsprojekter skal godkendes af en sygehusledelse, eller en som sygehusledelsen har delegeret kompetencen til, med underskrift på ansøgningen til den interne/eksterne tilskudsgiver sammen med den forsker, der søger om tilskud. Sygehusledelsen har ansvaret for at reglerne overholdes. Aftaler om forskning indgås altid med en forsker som leder og som ansvarlig for projektet. Dette betyder, at selvom det er sygehuset, der er garant over for tilskudsgiver, så er det samtidig forskeren, som er ansvarlig for, at projektet gennemføres på sygehuset i overensstemmelse med den indgående aftale. Det er sygehuset, der har ejerskabet af såvel forskningsresultater samt indkøbt udstyr. Sygehuset kan dog, efter forudgående accept fra tilskudsgiver og modtagende institution sammen med Syddansk Universitet, godkende at resultater og udstyr overføres til anden institution i forbindelse med en forskers skift af arbejdssted. En ansøgning som fremlægges til sygehusets godkendelse, skal være ledsaget af et budget over de forventede omkostninger ved forskningsprojektets gennemførelse og finansiering. Budgettet
udarbejdes efter Region Syddanmarks retningslinjer. Den projektansvarlige er ansvarlig for økonomistyringen i projektet og skal løbende foretage budgetopfølgning. Ved ændringer i tilskud i forhold til det ansøgte, foranlediges udfærdigelse af et revideret budget, som skal godkendes af sygehusledelsen, eller af den som sygehusledelsen har delegeret kompetencen til. Et forskningsprojekt med eksternt støtte kan igangsættes, når der foreligger et juridisk bindende tilsagn om tilskud fra tilskudsgiver, projektet er godkendt og tilskudsbeløb til projektets igangsætning er modtaget. Ved kontering af eksternt finansieret forskning i drift på sygehusene er det vigtigt, at de enkelte projekter adskilles. Der skal således kunne rapporteres på den samlede forskning for en afdeling, et sygehus og for forvaltningen som helhed. Midlerne til finansiering af forskning skal kunne udskilles fra den øvrige drift, da ikke forbrugte midler i et regnskabsår ikke kan anvendes til andre formål, men skal kunne identificeres og overføres til efterfølgende regnskabsår via status. Kontering af omkostninger og indtægter skal ske på de autoriserede arter inden for løn, varekøb, tjenesteydelser og indtægter. Ved afslutning af et projekt skal der ske udarbejdelse af faglig afrapportering, samt regnskab i overensstemmelse med Region Syddanmarks retningslinjer. Viser det afsluttende projektregnskab, at der er uforbrugte tilskudsmidler returneres disse til tilskudsgiver. I forskningsprojekter er det forskeren der er ansvarlig for budgettet. I de tilfælde hvor der også er forskeren der disponerer, skal der etableres ledelsestilsyn af en overordnet budgetansvarlig. De generelle principper er beskrevet i: Regler for økonomistyring og registreringspraksis.: Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse, institutioner og driftsområder. 3. Arv til institutioner, afdelinger m.v. Som institution, afdeling mv. er det muligt at blive begunstiget i testamente (arv). Arv til offentligt ansatte personligt i kraft af deres stilling sidestilles med pengegaver, jf. afsnit 6 nedenfor. For at sikre en enkel og smidig procedure i sager om modtagelse af arv har Regionsrådet den 5. november 2007 vedtaget, at institutionslederne er bemyndiget til at modtage arv til anvendelse inden for institutionens formål. Det er desuden forudsat at arvens anvendelse umiddelbart er forenelig med den måde institutionen drives på, og at dette kan ske indenfor institutionens ordinære driftsbudget. Modtagelse af arv med særlige vilkår eller driftsmæssige konsekvenser udover institutionens ordinære budget skal forelægges til politisk godkendelse som enkeltsag. Med hensyn til de bevillingsmæssige forhold må der skelnes mellem arv af fondslignende karakter, og anden arv som umiddelbart fuldt ud kan anvendes i det budgetår, hvor arven modtages. Arv af fondslignende karakter skal optages i status samt anbringes og administreres i overensstemmelse med Region Syddanmarks retningslinjer for administration af tilskudsmidler. De fornødne budgetmæssige reguleringer vedrørende modtagelse af arv forelægges politisk i forbindelse med den generelle budgetregulering. Proceduren gælder kun for Region Syddanmarks egne institutioner, og eksempelvis ikke hospicer, som er selvejende. Modtagelse af arv er omfattet af bogføringsreglerne og likviditetsstyring. Side 2 af 7
4. Sponsorater Region Syddanmark finder generelt sponsorering positivt, såfremt det understøtter regionens forretningsmål og renommè. Ved sponsorering forstås en persons, virksomheds eller organisations støtte i form af penge eller naturalier til en aktivitet på Region Syddanmarks virksomheder, idet støtten som hovedregel ydes under forudsætning af, at sponsoren får sit navn eller logo vist eller nævnt i forbindelse med aktiviteten. Sponsorering forudsætter således en konkret aktivitet med deltagelse fra regionen (virksomheden), hvor sponsor giver et helt eller delvist tilskud til finansieringen. En sponsorpolitik er under udarbejdelse som et bilag til Regionens Regler for Økonomistyring og Registreringspraksis. Sponsorpolitikken gælder sideløbende med de øvrige bestemmelser, der regulerer samarbejdet mellem Region Syddanmark og private virksomheder, borgere m.fl. (indkøbspolitik m.m.) Den udarbejdede sponsorpolitik indeholder bl.a. oplysninger om, at sponsorering kan komme på tale i forbindelse med arbejde med patientinformation og patientsikkerhed, forebyggende og sundhedsfremmende tiltag, personalets videreuddannelse, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø samt ny teknologi. Det fremgår endvidere af politikken, at sponsorering alene kan anvendes til arrangementer, som har et klart fagligt sigte, og ikke til arrangementer, som alene eller overvejende er af social karakter. Regionens virksomheder skal sikre, at det er åbent og synligt både internt og eksternt, hvilke sponsorater der indgås. I politikken er endvidere fastlagt nogle betingelser, som skal være opfyldt. Sponsoraftaler skal være godkendt af sygehusledelsen, og sponsors indbetaling skal tilgå Regionens bankkonto, registreres i sygehusets bogføring, og revideres af Regionens revisor. Der kan ikke indgås sponsoraftale med sponsorer, som repræsenterer et sundhedsskadeligt produkt. Der må ikke sendes signaler i retning af, at Regionen anbefaler en bestemt sponsors produkt. I sponsorpolitikken er endvidere anført forhold omkring habilitet og patienters medvirken. 5. Indkøb I forbindelse med udbud i Indkøbsafdelingen skal brugergruppen fremadrettet indarbejde krav til i, hvilket omfang der i kontrakten alene skal beskrives omfang og behov for oplæring/uddannelse af personalet i forhold til det indkøbte, samt nødvendig efteruddannelse relateret hertil. Brugergruppen skal derfor i kontrakten indarbejde en formulering om, at vinderen af en kontrakt skal sørge for, at regionens personale kan håndtere de produkter der er omfattet af kontrakten og at denne viden opdateres i hele kontraktperioden. Især i kontrakter vedrørende medicoteknisk udstyr samt IT udstyr bør det ligeledes være beskrevet, hvad der tilbydes af uddannelse til relevante medarbejdere, således at de kan betjene udstyret optimalt. Fremadrettet skal Indkøbsafdelingen sikre adskillelse af regionens optimale indkøb og generelle uddannelsesmidler. Adskillelsen af indkøb og generelle uddannelsesmidler sikrer, at det vil være gennemskueligt, hvad der konkurreres på. Indkøbsafdelingen og den faglige brugergruppe skal således kun forholde sig til at kravspecificere og evaluere på de tilbudte produkter og således sikre, at der udelukkende konkurreres Side 3 af 7
på, hvilket firma der bedst kan levere de produkter, som regionen ønsker i henhold til udbuddets specifikationer. Den efterfølgende kontraktopfølgning skal sikre, at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt virksomhederne har opfyldt deres forpligtelse til oplæring og uddannelse og vurdere om den pågældende leverandør lever op til sine aftaleretlige forpligtelser. I udbud indgår ikke forhold omkring generelle uddannelsesmidler, kongresrejser, kurser samt forhold omkring afdelinger etc. Eftersom almindelig efteruddannelse af regionens ansatte tages ud af udbuddene forventes det, at skabe en ekstra besparelse for sygehusene, som følge af lavere priser. Det er herefter de enkelte sygehusledelser der har forpligtelsen til, at afsætte midler til de ansattes øvrige efteruddannelse, studierejser, konferencer mm. Det er ligeledes sygehusledelsen der skal prioriterer hvilke af regionens ansatte der skal have tildelt uddannelses midler. 6. Habilitetskrav Offentligt ansatte er underlagt regler i forvaltningsloven, der skal sikre, at der i den offentlige myndighed træffes beslutninger, der ikke er påvirket af personlige hensyn og relationer eller andre uvedkommende interesser. De forvaltningsretlige principper gælder alle offentlige ansatte, uanset stilling og ansættelsesform. Som offentlig ansat må man derfor ikke deltage i beslutninger, hvis der kan være risiko for, at der vil blive inddraget uvedkommende hensyn. Samarbejdsaftaler eller andre relationer mellem en offentligt ansat og aktuelle eller potentielle leverandører af f.eks. medicin, medicoteknisk udstyr m.v. må ikke kunne skabe tvivl om den pågældende ansattes habilitet i forhold til varetagelsen af opgaveløsningen for den offentlige forvaltning, eksempelvis ved valg mellem flere leverandører m.v. Offentligt ansattes bibeskæftigelse er beskrevet nærmere nedenfor. En offentlig ansat, der er inhabil i forhold til behandlingen af en konkret sag eller er i tvivl herom, har pligt til at underrette sin overordnede om det. Hvis den offentligt ansatte er inhabil, må den pågældende ikke træffe afgørelse i sagen, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. 7. Gaver og andre fordele til offentligt ansatte Ved gaver forstås både fysiske genstande, eksempelvis vin, chokolade m.v., og andre fordele, eksempelvis tilbud om rabatter, rejser, kurser m.v. pengegaver, herunder arv, er ligeledes omfattet. Ydelser i form af eksempelvis et par flasker vin for at holde et foredrag, som en offentligt ansat holder i kraft af sin ansættelse og særlige viden, falder normalt udenfor gavebegrebet. Offentligt ansatte skal generelt være tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere eller samarbejdspartnere, idet det kan skabe tvivl om den ansattes upartiskhed og saglighed i forbindelse med varetagelsen af den offentlige opgaveløsning, fordi gaven gives i kraft af den pågældendes stilling i det offentlige. Side 4 af 7
Modtager den offentlige ansatte gaver eller andre fordele, er den offentligt ansatte forpligtet til at gøre sin overordnede opmærksom herpå, således at det kan vurderes, om modtagelsen strider imod de forvaltningsretlige principper. Det vil altid være tilfældet, hvis den ansatte er involveret i køb af varer eller tjenesteydelser for det offentlige fra den virksomhed, der har tilbudt fordelene, ligesom den offentligt ansatte personligt kan ikke modtage pengegaver. I nogle tilfælde kan offentligt ansatte på trods af ovenstående modtage gaver. Det kan være lejlighedsgaver fra borgere eller virksomheder i forbindelse med arrangementer af personlig karakter, eksempelvis fødselsdage, jubilæer og afsked. Herudover kan det i visse tilfælde være tilladeligt at modtage beskedne taknemmelighedsgaver, hvor det vil være uhøfligt overfor giveren at afslå gaven. Der kan på det enkelte ansættelsessted være fastsat retningslinjer for ansattes modtagelse af gaver mv., der fastsætter strengere regler end de ovenfor beskrevne. I så fald skal den ansatte overholde de retningslinjer, der er fastsat på ansættelsesstedet. 8. Bibeskæftigelse Udgangspunktet er, at en offentlig ansat kan påtage sig bibeskæftigelse ved siden af sin hovedbeskæftigelse. Bibeskæftigelse skal dog kunne varetages indenfor visse rammer, der beskrives nedenfor. For tjenestemænd er fastsat særlige regler for bibeskæftigelse i tjenestemandsregulativet 15. Heraf følger, at en tjenestemand kun kan have beskæftigelse ved siden af sin tjenestemandsstilling for så vidt og i det omfang, at bibeskæftigelsen efter sin art og karakter er forenelig med en samvittighedsfuld udøvelse af de til tjenestemandsstillingen knyttede pligter og med den for stillingen nødvendige agtelse og tillid. Det betyder, at bibeskæftigelsen ikke må indebære risiko for interessekonflikter i forhold til hovedbeskæftigelsen, ikke må optage for meget af tjenestemandens arbejdstid og ikke må stride mod det såkaldte værdighedskrav (dekorum-kravet). For overenskomstansatte fastsætter funktionærloven i 15 tilsvarende, at funktionæren ikke uden samtykke fra arbejdsgiveren kan påtage sig hverv uden for tjenesten, hvis hvervet ikke kan varetages uden ulempe for arbejdsgiveren. Også overenskomstansatte er som offentligt ansatte underlagt krav til adfærd svarende til værdighedskravet for tjenestemænd. Betingelserne for at kunne påtage sig bibeskæftigelse gælder, uanset om den offentligt ansatte har bibeskæftigelse indenfor det offentligt eller i den private sektor. Forvaltningsloven fastsætter endvidere det grundlæggende princip, at alle offentligt ansatte er forpligtet til at oplyse ansættelsesmyndigheden om eventuel bibeskæftigelse, der indebærer mulighed for interessemodsætninger i forhold til hovedbeskæftigelsen, jf. forvaltningslovens 6, stk. 1, jf. 3, stk.1. Dette har tæt tilknytning til de generelle forvaltningsretlige principper om habilitet, jf. ovenfor. Særlig regulering af lægers bibeskæftigelse På sygehusområdet har der været en tradition for, at læger i en vis udstrækning har bibeskæftigelse, f.eks. arbejde på privathospitaler, arbejde for medicinalindustrien, undervisning af medicinstuderende, udstedelse af attester i forsikringssager m.v. Med henblik på at gøre opmærksom på risikoen for uhensigtsmæssigheder og minimere risikoen for konflikter og kritik har de centrale parter indgået Aftale om oplysningspligt ved bibeskæftigelse Side 5 af 7
(herefter Aftalen). Aftalen omfatter lægelige chefer, overlæger og afdelingslæger i regionerne og supplerer de generelle regler for offentligt ansattes bibeskæftigelse. Aftalen fastsætter overordnede krav til lægers bibeskæftigelse, herunder at bibeskæftigelsen ikke må påvirke lægens indsats i hovedbeskæftigelsen negativt hverken tidsmæssigt eller indholdsmæssigt. Bibeskæftigelsen må ikke vanskeliggøre arbejdstilrettelæggelsen eller forringe fleksibiliteten på hovedarbejdsstedet. Oplysningspligten omfatter alle former for bibeskæftigelse, inklusive vikararbejde for andre sygehuse indenfor eller udenfor regionen. Herudover fastsætter Aftalen, at lægerne har en generel orienteringspligt i forhold til ansættelsesmyndigheden om karakteren og omfanget af bibeskæftigelse. Aftalen fastsætter endvidere en oplysningspligt for læger i forhold til økonomisk støtte fra private virksomheder, fonde, patientforeninger m.v. til gennemførelse af forskningsprojekter, og om den pågældende i øvrigt har en økonomisk interesse i forskningsprojektet. Det bemærkes, at oplysningspligten ikke omfatter forskningsprojekter m.v., der administreres af kliniske enheder ved sygehusene eventuelt i form af fondsdannelser eller lignende - medmindre den ansatte i den forbindelse modtager personlige honorarer og vederlag eller i øvrigt har økonomisk interesse heri. Endelig præciseres, at Aftalen ikke ændrer den generelle oplysningspligt vedrørende bibeskæftigelse, der indebærer mulighed for interessemodsætninger i forhold til hovedbeskæftigelsen, jf. forvaltningslovens 6. Regionale retningslinjer for lægers bibeskæftigelse Med hjemmel i Aftalen har Koncern HR udarbejdet regionale retningslinjer vedrørende lægelig bibeskæftigelse. De regionale retningslinjer blev godkendt af Det Overordentlige Råd 1 (DOR) primo 2009 og udsendt februar 2009. Retningslinjerne fastsætter en forudgående pligt for de læger, der er omfattet af Aftalen, til mundtligt at orientere sygehusledelsen om lægefaglig bibeskæftigelse. Orienteringen skal blandt andet omhandle følgende: bibeskæftigelsens karakter/indhold, forventet omfang i tid, konsekvenser for arbejdstilrettelæggelsen på hovedarbejdsstedet, tilrettelæggelse af afspadsering, samt bibeskæftigelsens forenelighed med efterlevelsen af mål, krav og forventninger formuleret i ledelsesgrundlag, funktions- og opgavebeskrivelse m.v. Ud over en mundtlig orientering skal lægen udfylde et skema for hver bibeskæftigelse. Skemaet skal opbevares på lægens personalesag. 1 Det Overordentlige Råd blev nedsat i 2007 og er et koordinerende forum mellem HR og sygehusene vedrørende eksempelvis overenskomstmæssige opgaver. Rådet har ingen kompetencer men kan aftale og tilkendegive holdninger og arbejde videre med det indenfor deres organisation. Side 6 af 7
Det følger ligeledes af retningslinjerne, at lægerne har pligt til at udfylde et skema, uanset at lægen ikke har bibeskæftigelse, og at sygehusledelsen en gang årligt kan indhente ajourført bilagsmateriale, der kan danne grundlag for en årlig drøftelse af bibeskæftigelse mellem ledelsen og de læger, der har oplyst at have bibeskæftigelse. En årlig opfølgning skal fremadrettet ske i overensstemmelse med retningslinjerne, således at de enkelte HR-afdelinger årligt indhenter et skema vedrørende bibeskæftigelse fra alle læger. Skemaet skal følges op af en samtale med de læger, der har oplyst at have bibeskæftigelse med henblik på en drøftelse af om bibeskæftigelsen fortsat er forenelig med de hensyn, der ligger til grund for aftalen. Det anbefales, at den ansattes bibeskæftigelse gøres til en del af dialogen på den årlige udviklingssamtale (MUS), således at drøftelsen ikke nødvendigvis kræver indkaldelse til en særskilt aftale. Side 7 af 7