T ennissportens Dag er Dansk Tennis Forbunds årlige landsdækkende event, der har til formål at gøre danskerne opmærksomme på tennissporten og skaffe nye medlemmer til de danske tennisklubber. Konceptet er ganske enkelt: 1. Tennisklubberne landet over holder åbent hus på samme dag. 2. DTF støtter klubberne i markedsføringen og planlægningen af lokalarrangementerne, ligesom DTF markedsfører Tennissportens Dag på landsplan. Denne minimanual giver et kort overblik over, hvad man som klub kan gøre for at optimere sit arrangement, så I som klub og deltagerne får mest ud af arrangementet. De første to sider handler om planlægningen af dagen, mens de sidste tre sider handler om, hvordan I kan markedsføre arrangementet. Til sidst findes en tjekliste, hvor man får et overblik over indholdet i denne manual. Planlægning Det er en god idé at starte planlægningen af klubbens arrangement i god tid. Det er især vigtigt for klubber, hvor der ikke er aktivitet i vinterhalvåret. Det anbefales, at man finder to ansvarlige i klubben, der sammen kan stå for planlægningen og herved dele arbejdsopgaverne imellem sig. Disse to personer behøver ikke nødvendigvis være medlemmer af bestyrelsen, men bør som minimum have en kontaktperson i bestyrelsen, der har det overordnede ansvar. Læg en handlingsplan for forberedelserne af arrangementet, hvor I uddelegerer ansvaret for arrangementet og sætter deadlines for de forskellige forberedelser. Inddrag og informér trænere, frivillige og andre personer om jeres forberedelser, så de er klar over, hvad deres rolle bliver i planlægningen og afvikling af arrangementet. Skab et samarbejde med naboklubberne, da dette kan give flere ressourcer til at løfte omkostningstunge tiltag. Det kan ikke understreges nok, hvor vigtigt det er, at man gør sit Tennissportens Dagarrangement til en social aktivitet for alle klubbens medlemmer. Der er primært tre årsager til dette: 1. Klubben bliver mindre afhængig af et stort opbud af nye mennesker i klubben, førend at arrangementet kan betragtes som en succes. 2. Giver et større deltagerantal. Medlemmerne vil have en større motivation for at invitere familie og venner med til et arrangement i klubben. 3. Viser den sociale side af tennissporten og klubben, hvis deltagerne i Tennissportens Dag-arrangementet er der sammen med klubbens medlemmer. Pga. Tennissportens Dags placering tidligt i sæsonen er det oplagt at kombinere andre klubaktiviteter med Tennissportens Dag. Det mest oplagte er at kombinere klubbens standerhejsning med Tennissportens Dag, da der dermed Standerhejsning og Tennissportens Dag i Birkerød Tennisklub 1
allerede er aktivitet i klubben. Det giver en stor fordel i forhold til, at frivillige, trænere og bestyrelsesmedlemmer vil være til stede. Optimalt lægger I første træningstime på et Voksenintroduktionsforløb på Tennissportens Dag. Derudover kan I lave et Skoletennisforløb i måneden op til, så en masse skoleelever bliver introduceret til tennis. I forlængelse af dette kan man give dem mulighed for at komme ned i klubben til et sjovt arrangement. Et Tennissportens Dag-arrangement er en oplagt mulighed for at gøre noget for klubbens sponsorer og eventuelt forsøge at tiltrække nye. Tennissportens Dag er også en oplagt mulighed for at skabe kontakt til lokalpolitikere og andre personer, som er af interesse for klubben. Mange klubber går med tanker om at udvide deres anlæg eller lignende, hvorfor et godt forhold til lokalpolitikerne er vigtigt. Annette Vilhelmsen (SF) og Henrik Klitvad (DTF) til FTU Event i Rosengårdcentret Aktiviteter på dagen Det er helt op til klubben selv, hvad man vil lave af aktiviteter på Tennissportens Dag, så længe de personer, der møder op, får en god og gratis tennisoplevelse. Man kan planlægge mange andre aktiviteter ud over tennis det vigtigste er bare, at det er sjovt for deltagerne. I kan eventuelt lade jer inspirere af sidste side i denne guide. Det anbefales, at tennisaktiviteterne er i overensstemmelse med Play & Stay-principperne, og at man benytter spilbaserede øvelser. Dette vil sikre, at deltagerne får en god oplevelse med tennis på dagen. Derudover er det vigtigt, at deltagerne er aktive, og at man undgår for meget instruktion og ventetid. Selvom de fremmødte givetvis er nybegyndere, skal de hurtigst muligt i gang med pointspil. Derudover er det vigtigt, at man laver specifikke aktiviteter til henholdsvis børn og voksne. Det anbefales altid at benytte Play & Staybolde, baner og øvelser. Det er vigtigt, at deltagerne kommer til at spille med de rigtige bolde, der passer til deres størrelse og niveau, således de herved får succesoplevelser ifm. arrangementet. Ud over det tennismæssige indhold er det vigtigt, at deltagerne også bliver introduceret til klubben generelt. Det er en rigtig god idé at introducere dem for klubbens faciliteter og nogle af nøglepersonerne i klubben. Især de personer, som de kommer til at have kontakt med, hvis de melder sig ind i klubben, f.eks. bestyrelsesmedlemmer, trænere og breddeog elitespillere. Spil med Play & Stay-bolde i Vedbæk Tennisklub 2
Vi kan desværre ikke kontrollere vejret, og det kan have en indflydelse på deltagerantallet både positivt og negativt. Hvis man har indendørsfaciliteter til rådighed, kan det være en rigtig god idé at have en alternativ plan klar. Hvis man kun har en almindelig idrætshal til rådighed, kan man sagtens gennemføre et Tennissportens Dag-arrangementet med fokus på minitennis. Efter en god gang tennis er det rigtig godt med noget at spise og drikke. Det skaber en rigtig god stemning, at der måske tændes op i grillen, og at der er mulighed for at få en sodavand. Klubber med kantiner kan også holde åbent og dermed skabe noget omsætning. VIGTIGST AF ALT! Hav et godt tilbud til alle deltagere på dagen. Alle skal kunne melde sig ind i klubben på dagen og vide præcis, hvilke tilbud klubben har til dem som medlemmer. Grillen er tændt i Niverød Tennis Markedsføring Dansk Tennis Forbund markedsfører Tennissportens Dag via landsdækkende medier. DTF s kampagne er med til skabe kendskab i befolkningen generelt og dette genererer et par hundrede deltagere hvert år. Den klart mest effektive markedsføring er dog klubbens egen. Hvis man ikke gør folk opmærksomme på sit arrangement, så får man ikke mange deltagere. Dette er en gennemgang af nogle af de forskellige muligheder, klubben har for at promovere sin egen event. Dette er ikke en facitliste og tiltag, hvor man tænker ud af boksen er typisk dem, der giver de bedste resultater. Så brug fantasien og find gerne alternative og interessante måder at skabe opmærksomhed på. Man bør i forberedelserne til sit Tennissportens Dag-arrangement lægge en plan for, hvordan man vil gøre folk opmærksomme på sit arrangement. I planen bør indgå: 1. Hvor mange ressourcer man vil afsætte til arrangementet. 2. Hvor meget der skal gå til markedsføringen. 3. Hvilke tiltag man vil satse på. 4. Hvem der skal stå for de enkelte opgaver. Netværk En af de bedste metoder til at sikre deltagere til sit arrangement er at sprede budskabet i klubbens og medlemmernes netværk, da personlige anbefalinger er et af de bedste argumenter for at deltage. Få medlemmerne til at invitere deres familie og venner til arrangementet. Da man har gjort Tennissportens Dag til en social aktivitet for klubben, har medlemmerne en grund til at deltage og medbringe deres netværk. Husk at markedsføre Tennissportens Dag-arrangementet over for klubbens sponsorer og samarbejdspartnere. 3
Plakater og flyers Ved deltagelse i Tennissportens Dag modtager klubben plakater og flyers fra DTF, hvorpå klubben kan tilføje detaljer omkring egne arrangementer. Plakaterne er gode til at hænge op på diverse aktivitetstavler i lokalområdet. Det kan f.eks. være i supermarkeder og uddannelses- eller fritidsinstitutioner. Flyers er gode til at lægge i f.eks. venteværelser hos læger og tandlæger eller i fitnesscentre. Det kræver kun en tur rundt i byen, hvor man har gjort sig nogle tanker om, hvorledes man kan fange folks opmærksomhed. Plakat og flyer fra 2013 Hvis man vil være rigtig effektiv på dette område, kan klubben få trykt egne flyers, som klubben kan dele ud f.eks. i byens gågade eller husstandsomdele. Derudover har nogle klubber valgt at benytte ressourcer til at få lavet bannere og andre store tryksager. Lokalpresse Pressedækning af Tennissportens Dag og Standerhejsning i Gilleleje Tennis Klub Helt grundlæggende kan man gøre lokalpressen opmærksom på arrangementet ved at udsende en pressemeddelelse. DTF stiller en pressemeddelelses-skabelon til rådighed samt en guide til, hvordan man kontakter lokalmedierne. Som med mange andre initiativer kan man med fordel slå sig sammen med naboklubberne og samlet gøre opmærksom på klubbernes arrangementer. Jo flere man er om det, desto større indsats kan man lave, hvilket skaber større interesse fra medierne. Mange lokalaviser er meget begrænsede i forhold til ressourcer. Derfor kan man ved at gøre noget af arbejdet for dem få redaktionelt indhold i avisen. En metode kan være at skrive en artikel for lokalavisen. Hvis man skriver artiklen og skaffer billedmaterialet, er det nemt for dem at trykke. Det skal selvfølgelig være relevant for avisens læsere, så hvis man kan finde en interessant vinkel på historien og har en i klubben, der skriver godt, er det værd at forsøge. 4
Sådan gør du En lille uge før begivenheden:find e-mailadresser på alle lokalmedier i nærområdet. Send en kort mail, der ridser situationen op. Arrangement, dato, tid etc. Ring og følg op dagen efter. Plag på den pæne måde og stop ikke før en navngiven journalist/et kamerahold har lovet at kigge forbi.tænk i at kunne fortælle noget spændende over telefonen: Revolutionerende initiativer i det kommende år; ambitionen om flere grusbaner, der dog kræver lidt velvilje fra kommunen. Lok med forfriskninger. Få potentielt arrangeret, at I selv tager billeder fra arrangementet. Efterfølgende: Send reportage og billeder rundt til et udvalgt lokalmedie. Til fri redaktionel brug. Der findes ingen trylleformular i ønsket om lokal pressedækning. Metoden med selv at lave det hårde slid hjælper til gengæld ofte. Endeligt kan man også sætte en annonce i diverse lokalmedier. Her er det igen rigtig effektivt at slå sig sammen med naboklubberne. Med flere ressourcer er det muligt at købe en større annonce, og det er måske muligt, at betale en grafiker til at lave annoncen. DTF stiller en annonceskabelon til rådighed, som man kan benytte, men hvis man har en god idé til en anden udformning, kan det være en god idé at benytte ressourcer til dette. Internet og sociale medier Internettet rummer mange muligheder for at markedsføre klubbens arrangement. Arrangementet skal fremgå tydeligt på klubbens hjemmeside både som nyhed og i klubbens kalender. Det gør besøgende på hjemmesiden opmærksomme på arrangementet, og det minder medlemmerne om, at de kan tage deres pårørende og bekendte med ned i klubben på dagen. DTF stiller logoer til rådighed til brug i elektronisk markedsføring. 1. Påfør arrangementet i kalenderen i god tid. 2. 1-2 måneder før arrangementet kan man annoncere, at man holder arrangementet og sætte logoer på hjemmesiden. 3. Ca. 1 uge før kan man minde folk om arrangementet samt afsløre det fulde program for dagen. Hvis klubben tilhører en idrætsforening, er det oplagt at få sit arrangement fremhævet der. Kommunerne har også deres egne hjemmesider, hvor der bringes nyheder om aktiviteter i kommunen. Som med andre lokalmedier kan det være en fordel at have et indlæg færdigskrevet og klar til at blive sat på hjemmesiden helst med billeder. Stort set alle lokalområder har derudover hjemmesider, der holder øje med og reporterer om lokalområdet. De er også værd at kontakte, da de ofte er interesseret i at skaffe indhold til deres side. De sociale medier er også en god måde, hvorpå man for få ressourcer kan nå ud til mange mennesker. Hvis klubben har en facebookside, er det oplagt at sætte en nyhed på siden og oprette en event. Her er det vigtigt, at man opfordrer medlemmerne til at dele det, man ligger på de sociale medier. Hvis man har en person i klubben, der står for klubbens digitale 5
kommunikation, kræver det ikke meget tid og ressourcer at skabe opmærksomhed omkring arrangementet på facebook og lignende. Derudover kan man for et relativt lille beløb få vist en annonce på facebook, som er henvendt specifik til folk, som bor i området. Det samme gælder med annoncer på google. Events En lille opvarmningsevent kan være en rigtig god mulighed for at gøre et personligt indtryk på folk og vise dem, hvad de kan opleve til klubbens arrangement på Tennissportens Dag. Det kan være i forbindelse med en byfest eller andre arrangementer i lokalområdet, men det kræver ikke en speciel begivenhed. Nogle minitennisbaner, Play & Stay-bolde og nogle ketsjere på byens torv eller andre steder, hvor mange mennesker samles, kan gøre rigtig mange interesseret. Opvarmningsevent i Hvidovre Konkurrencer og tilbud En konkurrence kan også være med til at tiltrække opmærksomhed til arrangementet. Kun fantasien sætter grænser for, hvordan man vil udforme konkurrencen, og en eventuel præmie kan afstemmes med de ressourcer, klubben har til rådighed til arrangementet. Hvis man har en aftale med den lokale sportsforretning omkring udstyr, kan de også reklamere med et tilbud i forbindelse med klubbens arrangement. Ud over en konkurrence er det en rigtig god idé at annoncere med et tilbud til nye medlemmer i forbindelse med Tennissportens Dag-arrangementet. Det kan eventuelt være, at personer der deltager i arrangementet og som melder sig ind i klubben, kan spare indmeldingsgebyret eller få rabat på kontingentet. Det vil især være medvirkende til at folk, som måske har overvejet at begynde til tennis, vælger at tage med til arrangementet. Derved vil de ud over at møde menneskerne bag klubben kunne spare lidt i forhold til de omkostninger, der er ved at starte til tennis. 6
Tjekliste Find ansvarlige Læg en plan for arrangementet i god tid. o Hvilke personer skal inkluderes i planlægningen, og hvem har en rolle på selve dagen? o Hvilket socialt arrangement kan vi kombinere med Tennissportens Dag? (standerhejsning, sociale turneringer, første træningssamling) o Hvilke aktiviteter skal foregå på dagen? (f.eks. undervisning, konkurrencer, turneringer, mad og drikke, proshop, andet?) o Hvem skal inviteres? (f.eks. sponsorer, lokalpolitikere, andre?) o Skal der planlægges et Voksenintroduktions-forløb i forlængelse af arrangementet? o Skal der planlægges et Skoletennis-forløb op til arrangementet? Læg en plan for markedsføringen o Hvor mange ressourcer har vi til rådighed? (økonomiske/menneskelige) o Hvilke tiltag vil vi benytte? (netværk, plakater og flyers, lokalpresse, annoncer, hjemmeside, facebook, andet?) o Hvornår skal de forskellige tiltag effektiviseres, og hvordan passer de sammen? o Find ansvarlige for de forskellige markedsføringstiltag. Afrunding Formålet med denne guide er at videregive den erfaring, som DTF har indsamlet i de seneste år i forbindelse med afviklingen af Tennissportens Dag. Vi håber, at I føler jer inspirerede til at få skabt nogle gode klubarrangementer, så vi i samlet flok gør Tennissportens Dag til en succes landet over. DTF står til rådighed i forhold til spørgsmål og vejledning under hele processen med at planlægge, afholde og evaluere jeres Tennissportens Dag-arrangement. Hvis I som klub har spørgsmål eller input til Tennissportens Dag, som DTF og andre klubber kan have gavn af, hører vi meget gerne fra jer. I er altid velkomne til at kontakte os. Vi håber, at I får nogle gode arrangementer med mange glade deltagere. Med venlig hilsen Dansk Tennis Forbund Idrættens Hus - DK-2605 Brøndby Tel: +45 4326 2660 - Fax: +45 4326 2670 Mail: dtf@tennis.dk - Web: www.tennis.dk 7
Låneketsjere Instruktion Play & Stay Lokalpresse Vind en ketsjer Opvisningskamp Frit spil Familietennis Handicapturnering Taler Begynderturneringer Boldmaskine Reklamestande Grillarrangement Præsentation af klubtilbud Pro-Am Minitennis Konkurrencer Kåringer Præmier Mad og drikke Servemåler Videofilmning Frokost Netværk Førsteholdet træner motionister Quiz Firmatennis