REFERAT Dialogmøde 2013 Kalundborg almennyttige Boligselskab Dato: 10. juni 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Richard Poulsen Bestyrelsesmedlem Kirsten Hansen Forvaltningskonsulent Jakob Murning Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligorganisationens kommentarer: Udlejningsvanskeligheder giver organisationsbestyrelsen udfordringer. Boligorganisationen vurderes at foretage passende initiativer på de udfordringer, som opstår. Organisationsbestyrelsen handler generelt proaktivt og løsningsorienteret. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : Planer om renoveringsprojekt og kloakering i afd. Klosterparken og Det boligsociale projekt i afd. Sct. Olaiparken. Se punkt 2 C. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: De fremtidige udlejningsvanskeligheder forventes forværret i de kommende år. De økonomiske konsekvenser ved øget ledighed ønskes tilrettelagt i samarbejde med kommunen. Her ønskes et fortsat og stigende samarbejde mellem Projekt Tryghed og Trivsels forebyggende koordinator og relevante forvaltninger og afdelinger i kommunen vedrørende hjælp til beboere og borgere som har det svært mentalt eller økonomisk. Der er allerede skabt en række samarbejdsrelationer. Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 1/6
Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Den udsættelsesforebyggende koordinator i Projekt Tryghed og Trivsel forsøger igennem opsøgende arbejde og vejledning til beboere på Klosterparkvej at undgå, at for mange beboere kommer i huslejerestance samt generelt at undgå udsættelser. Richard Poulsen orienterede om Projekt Tryghed og Trivsel på Klosterparkvej. Der er 4 ansatte til projektet, og de har en god kontakt med beboerne, og de laver meget opsøgende arbejde. I afd. Absalonsparkens fælleslokaler er der en gang om ugen en medarbejdere fra projektet til stede, hvor beboerne kan henvende sig. Der søges nu om at ændre fordelingen af midlerne til projektet, således at der bliver flere midler til ungeprojekter. Der planlægges ligeledes forskellige arrangementer for de unge til sommerferien, ligesom der planlægges en fælles sommerfest for alle beboerne den 31. august 2013. Richard Poulsen konkluderer således, at projektet er en succes, og at det allerede har medvirket til gode resultater. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 3.604 3.889 3.105 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 1.980 4.564 3.828 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 851 2.015 694 Der har i regnskabsåret i alt været 13 sager i Beboerklagenævnet, hvoraf 4 sager er helt eller delvist tabt. Nøgletal for administrationsbidrag er pænt, dispositionsfonden og arbejdskapitalen er lidt i underkanten. Selv om stamdata for boliger, erhverv og garager/carporte og dermed lejemålsoplysninger er rettet i Landsbyggefonden, så har vi noteret os, at de endnu ikke har slået igennem ved beregningen af nøgletallene, dette kan iflg. Landsbyggefonden skyldes, at de først er rettet af boligselskabet efter regnskabsåret 2012 er afsluttet. Se mere om stamdata i punkt 5. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Samarbejdet med afdelingsbestyrelsen i afd. Sct. Olaiparken har udfordret organisationsbestyrelsen. Værdigrundlaget er så forskelligt, at parterne vil få svært ved at samarbejde. Se dog under punkt 2 C. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Organisationsbestyrelsen vurderer, at bestyrelsesarbejdet generelt fungerer godt. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. - Vedr. afd. Sct. Olaiparken se dog punkt 2 C. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 72,53 % (sidste år: 73,02 %) Kommunal anvisning 25,75 % (sidste år: 23,81 %) Fleksibel udlejning 1,72 % (sidste år: 3,17 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 2/6
Annoncering 0 % (sidste år: 0 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0,61 % (sidste år: 0,10 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Boligorganisationen forventer intet nybyggeri. En eventuel kommende helhedsplan vil vise behovet for istandsættelse af bebyggelsen i afd. Klosterparken. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Der udarbejdes en helhedsplan for afd. Klosterparken. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd. 001, Klosterparken: påtænkes kloakering og helhedsplan/renoveringsstøttesag via LBF Afd. 007, Rosenhaven: påtænkes udskiftning af terrassedøre og vinduer Afd. 008, Skibbrovænget: afsluttet udskiftning af flere vinduer og påtænkes køkkenmodernisering via kollektiv råderet. Afd. 009, Absalonsparken: afsluttet facade- og tagistandsættelse og inddækning af altaner til udestuer. Afd. 013, Cæcilieparken: afsluttet renovering af kvistvinduer, nye tagrender og nedløbsrør samt renovering af skurer i afdelingen. Afd. 017, Jernholtparken: påtænkes isolering af elevatortårne. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Afd. 001 Klosterparkenj: Væsentlige problemer til drøftelse/orientering: Der er en række større vedligeholdelsesmæssige udfordringer i afd. Klosterparken. Der planlægges p.t. gennemført en større kloakrenovering, som er pålagt af kloakforsyningen. Herudover pågår undersøgelser vedrørende igangsættelse af større fysisk helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden. Afd. 006 Sct.Olaiparken: Væsentlige problemer til drøftelse/orientering): Afdelingsbestyrelsen har haft svært ved at tilpasse sig. Flere konflikter med organisationsbestyrelsen har haft væsentlig indflydelse på samarbejdet. Der har generelt været en begrænses dialog mellem afdelingsbestyrelsen og boligorganisationen samt administrationen. Boligorganisationen tilføjer, at afdelingsbestyrelsen for nylig har nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, hvorfor organisationsbestyrelsen varetager de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Det er herefter bestilt hovedrengøring til alle opgange samt at trappevask fremover klares af rengøringsselskab. Herudover er der planlagt nyt vaskeri m.v. i afdelingen. Ledige boliger (gul markering): (Opgjort ultimo regnskabsåret, dvs. pr. 31/03-2012) Afdeling Benchmark Almene familieboliger 1,81 % 0,00 % Procenten svarer til 5 boliger. Boligselskabet tilføjer, at der p.t. også er 5 ledige boliger. Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 3/6
Flerårige overskud 7,30 % (gul markering): (Tallet er maskinelt beregnet af afdelingens overskud i forhold til afdelingens samlede udgifter som den laveste faktor indenfor de seneste 3 regnskabsår.) Afd. 008 Skibbrovænget: Ledige boliger (gul markering): (Opgjort ultimo regnskabsåret, dvs. pr. 31/03-2012) Afdeling Benchmark Almene familieboliger 1,45 % 0,00 % Procenten svarer til 1 bolig. Afd. 009 Absalonsparken: Opsamlet underskud (gul markering) Se yderligere under punkt 3 Afd. 014 Kystparken: Væsentlige problemer til drøftelse/orientering): Jordskredssagen er endt i forlig med entreprenør. En storm i efteråret 2011 har på ny taget en bid af stranden. Kystsikring iværksættes så snart vejret tillader det. Kystsikringen er blevet forsinket af en indsigelse fra Naturfredningsforeningen om at kystsikringen ville betyde forringet adgang til kystarealet ud for Kystparken. Transportministeriet har senest i februar 2013 afvist klagen. Kystsikringen påbegyndes snarest muligt. Der er konstateret en række kalkspringere. Facadepuds, som springer af pga. frostskader. Det konstateres, at facader på bygninger ud til vandet er konstrueret med mursten beregnet til indendørs brug. Sagen er i øjeblikket under behandling ved Byggeskadefonden. Afd. 017 Jernholtparken: Væsentlige problemer til drøftelse/orientering: Huslejeniveauet er generelt højere end andre plejehjem i kommunen. Kommunen ønsker at blive inddraget tidligt i forløbet om helhedsplan for afd. Klosterparken. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Aftalerne er overholdt. 3. Regnskab 2012 (01.04.2011 31.03.2012) Regnskab 2012 (01.04.11 31.05.12) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 7.553 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2011/2012 (01.04.2011 31.03.2012) Klosterparken 483.277 561.843 582 Nyvænget -54.518-65.844 681 Skydebanevænget 627.818 0 585 Sct. Olaiparken 1.079.034 0 652 Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 4/6
Rosenhaven 208.986 0 754 Skibbrovænget 170.593 268.133 785 Absalonsparken -64.264-237.544 840 Cæcilieparken 88.945 122.041 829 Kystparken 191.463 43.960 815 Lundevej 10.129 15.875 954 Jernholtparken 70.342-150.055 1.312 Revisor har telefonisk (04.06.2013) tilkendegivet, at underskud afvikles efter reglerne, dvs. over 3 år. Revisor har samtidig tilkendegivet overfor kommunen, at dette fremover vil fremgå af spørgeskemaet. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor bemærker dog, at henlæggelser til tab ved fraflytninger i afd. Jernholtparken vurderes utilstrækkelige til at dække de forventede tab på tilgodehavender ved fraflytning pr. 31. marts 2012. Revisor vurderer dog ikke, at det har væsentlig betydning ved bedømmelse af afdelingens økonomi. Revisor oplyser, at afdelingerne i indeværende år har henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser i overensstemmelse med udarbejdede 10-årige vedligeholdelsesplaner. Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning uden yderligere bemærkninger. 4. Skimmelsvamp Boligselskabet oplyser, at alle selskabets ejendomsfunktionærer har gennemgået uddannelse vedrørende skimmelsvamp. Der har været 3 tilfælde af skimmelsvamp i afd. Sct. Olaiparken og 1 i afd. Klosterparken. Alle er udbedret. 5. Stamdataoplysninger for boligorganisationen og afdelinger / lejemålsoplysninger Antal lejemålsenheder, som beregnes af antal familieboliger, ældreboliger, ungdomsboliger, erhverv, institutioner, garager/carporte, skal være ens i det indberettede regnskab og i LBF-stamdata. Det er boligselskabets ansvar, at oplysningerne begge steder er korrekte. Forkerte lejemålsenheder i LBF-stamdata medfører forkerte nøgletal i styringsrapporten. Såfremt boligselskabet benytter forkerte lejemålsoplysninger i selve regnskabet, medfører dette ligeledes forkerte beregninger her. Boligselskabets antal lejemålsenheder er ikke ens i regnskabet og LBF-stamdata. Lejemålsenheder i regnskabet er oplyst som 1006,4 (svarende til 1.053 boliger, 1 erhverv og 67 garager/carporte) og i LBF-stamdata 1.070,8 (svarende til 1.053 boliger, 1 erhverv og 89 garager/carporte). Boligselskabet oplyser, at stamdata er de korrekte. Boligselskabet sørger for, at de kommende regnskaber indeholder de rigtige oplysninger. 6. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Boligselskabet har haft 12 udsættelser indenfor det seneste år. Mærkbar nedgang pga. Trykhed og Trivsel. Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 5/6
7. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder samt afdelingsbestyrelsesmøder alle er tilgængelige på boligselskabets hjemmeside. 8. Eventuelt Boligselskabet oplyser, at der ikke er planer om fusion. 9. Næste dialogmøde - 2014 Kalundborg almennyttige Boligselskab har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2013) til LBF den 31. august 2013, men styringsrapporten kan tidligst indberettes medio februar 2014. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 15. marts 2014. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk.. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 10. Aftaler 1. Boligorganisationen foranlediger, at kommunen inddrages tidligt i forløbet om helhedsplan i afd. Klosterparkvej. 2. Boligselskabet sørger for, at de kommende regnskaber indeholder de rigtige oplysninger. 3. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2014 aftales til den 15. marts 2014. Nærværende referat og bilag godkendes af Kalundborg almennyttige Boligselskab Kalundborg Kommune den 22 / 6-2013 den 14 / 6-2013 Formand Richard Poulsen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Kalundborg almennyttige Boligselskab 6/6