Boligselskabet Domea Vordingborg 1

Transkript

1 Boligselskabet Domea Vordingborg 1 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 9. december 2010, kl på Nyråd Kro, Nyråd hovedgade, 4760 Vordingborg Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 9.november Aflæggelse af bestyrelsens beretning. 3. Godkendelse af boligselskabets regnskab 2009/ Godkendelse af boligselskabets budget 2011/ Fremlæggelses af revisionsprotokollen. 6. Fastsættelse af honorar fordeling. 7. Orientering om driftsforhold og eventuelle spørgsmål. 8. Forvaltningsrevisionen. 9. Ny lovgivning udlejningsregler 9.a. Fortrinsretten for familier med børn til boliger med 3 eller flere rum bortfalder. Skal den fastholdes? 9.b. Boligorganisationen skal beslutte, om personer, der indgår en lejeaftale forsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten. 9.c. Boligorganisationen kan beslutte, at lejere, der står på den eksterne venteliste, kan få anciennitet på den interne venteliste fra det tidspunkt, hvor de er opnoteret på den eksterne venteliste. 9.d. Boligorganisationen skal beslutte, om fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold/skilsmisse skal være gældende. 9.e. Boligorganisationen skal beslutte, om der forsat skal være karenstid på fortrinsretten til en anden bolig i boligorganisationen. 9.f. Boligorganisationen kan for nye lejere forhøje beboerindskuddet uden for kommunalbestyrelsens godkendelse, hvis forhøjelsen ikke overstiger 216,- kr.m2. 9.g. pr. 1.januar er det afdelingsmødet som vælger vedligeholdelsesordning for den pågældende afdeling( A eller B- ordning) 10. Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea. 11. Eventuelt Deltagere fra Organisationen 1800: Lars Henriksen Jens Gormsen Bent Maigaard Jens Klokhøj Maria Engel Vibe Bøgvad - afbud. Øvrige deltagere: Dorte Jørgensen - Domea. Jesper Heien - Domea.

2 Boligselskabet Domea Vordingborg 2 Pkt. 1: Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den. 9. november Referatet blev godkendt. Pkt. 2: Aflæggelse af bestyrelsens beretning. Formand Lars Henriksen fremlagde bestyrelsens beretning. Afdeling Strandgården. Afdelingen har gennemgået og afsluttet en badeværelsesrenovering. I forlængelse af renoveringssagen er der isat nye døre i enkelte opgange, samt branddøre i kælderen. Afdeling Troldeparken. Afdelingen har gennemgået og afsluttet en renovering af badeværelser, nye fjernvarmerør, samt nye døre og vinduer i ca. halvdelen af bebyggelsen. Samlet set var budgettet på 35 millioner, med tilskud fra Landsbyggefonden via 1/5 ordningen. Afdelingen skal have fokus på, at øge henlæggelserne, for at imødegå fremtidige økonomiske udfordringer. På seneste afdelingsmøde blev der rejst kritik, at seneste års antenneregnskab. Nogle beboere er af den opfattelse, at de har betalt for meget i antennebidrag og der er derfor iværksat udfærdigelse af specifikke opgørelser for alle beboere, hvoraf afdrag, underskud og fremtidige bidrag vil fremgå. Sagen forventes afsluttet ultimo december Afdeling Kirsebærplantagen. Det undersøges om, der via udskiftning af dele af varmeforsyningen kan opnås besparelser på driftsøkonomien. Der er desuden sket stor udskiftning af medlemmer i afdelingsbestyrelsen og den nye bestyrelse efterspørger noget historik for bestyrelsesarbejdet, de kan arbejde videre på. Afdeling Havnefronten. Afdelingen lider fortsat under dårlig økonomi og fejl og mangler fra Skanskas side. Byggeriet har grundet fejl og mangler fået et dårligt omdømme, hvilket med stor sandsynlighed har vanskeliggjort muligheden for fuld udlejning. Derudover har ældreboligerne i den ene blok været ramt af skimmelsvamp og det har været nødvendigt, at genhuse beboerne. På afdelingsmødet blev der vedtaget et budget, med en huslejestigning på 1,86 %. For at bringe balance i økonomien var budgetudkastet på 10,36%, hvilket bestyrelsen mener ville føre til endnu større lejeledighed på meget kort sigt. Grundet den meget kritiske økonomiske situation er Landsbyggefonden ansøgt om kapitalstøtte til afdelingen.tilbagemeldingen fra Landsbyggefonden vil ske i første halvår af Afdeling Kuskevej. På afdelingsmødet blev der fremlagt et budget med en huslejestigning på 25%, hvilket afdelingsmødet afviste. Afdelingen er fortsat ramt af en kritisk økonomi og udlejes nu til alle beboere, uanset uddannelse eller ej.

3 Boligselskabet Domea Vordingborg 3 Derudover er der opstået problemer omkring utætte facader og fliser på badeværelserne der falder ned. Generelt: Afdeling Strandgården, afdeling Havnefronten og afdeling Kollegiet har fælles ejendomsmester. Fordelingen er på nuværende tidspunkt 1/3 del hver og det stiller nogle krav til hvordan vi ønsker, at ejendomsmesteren bruger sin tid. Ejendomsmesteren har ikke tid til tilsyn af byggesager, som vi har betalt Domea for. Aftalen med kommunen om arbejdsprøvning bør ophøre, idet ejendomsmesteren ikke har den fornødne tid til dette. Det har vist sig, at der forbruges flere ressourcer, end der tilføres. Driftschefen skal sørge for, at kontakten til ejendomsmesteren foregår mere optimalt, der bliver sendt et utroligt antal mails, ejendomsmesteren kan med fordel ringes op, så afklares mange spørgsmål straks. Der må ikke tages emner op på beboermødet, uden at de relevante bestyrelser er delagtiggjort forinden. Beretningen blev taget til efterretning. Pkt. 3: Godkendelse af boligselskabets regnskab 2009/2010. Regnskabet for hovedselskabet udviser et overskud på kr ,- der er overført til arbejdskapitalen. Arbejdskapitalen udgør pr. 30. juli kr ,-. Bent Maigaard stillede spørgsmål til revisionens kommentar om, at regnskabet ikke giver et retvisende billede af økonomien i afdeling 1808 og Dette ønskes uddybet og ført til referat. Årsagen til revisionens kommentar om, at regnskabet ikke giver et retvisende billede, skyldes følgende: Der er ikke sammenhæng mellem indtægter og udgifter i afdelingen, hvilket har medført at afdelingen har et opsamlet underskud på kr Underskuddet skyldes primært afdelingens tab ved lejeledighed. Afdelingen har pr. 1. januar 2010 fået yderligere støtte til betaling af prioritetsydelserne, men besparelsen herpå er ikke tilstrækkelig til at dække afdelingens underskud som følge af øget tab ved lejeledighed. Afdelingen har pr. 30. juni 2010 væsentlige skyldige terminer, lån hos boligorganisationen problemer med udlejning af boliger og kun begrænsede midler på grund af de opsamlede underskud, hvorfor der er risiko for, at afdelingen ikke kan opfylde sine fremtidige forpligtelser. Afdelingens forsatte drift er derfor betinget af, at alle lejemål udlejes, at den opsamlede underskudsaldo kan afvikles over 10 år, samt at der opfamlede driftsunderskud forsat kan finansieres.

4 Boligselskabet Domea Vordingborg 4 Revisionen tager forbehold for værdiansættelsen af tilgodehavende hos fraflyttere, idet en væsentlig del af tilgodehavende er sendt til inkasso ligesom der ikke er hensat til imødegåelse af tab herpå. Regnskabet blev taget til efterretning. Pkt. 4: Godkendelse af boligselskabets budget 2011/2012 Budgettet blev fremlagt for alle afdelinger med følgende stigninger: budget 2,03 %, godkendt af beboermødet budget 6,31 %, godkendt af beboermødet budget 2,23 %, godkendt af beboermødet budget 1,89 %, godkendt af beboermødet budget 25,57 %, er ikke godkendt af beboermødet. Budgetterne er godkendt i 1801,1802,1806 og 1808, men ikke i sendes til Vordingborg kommune til godkendelse da stigningen er over 15 %. Pkt. 5: Fremlæggelse af revisionsprotokollen. Bemærkninger i revisionsprotokollatet. Afdeling 1801 Strandgården. Det specificerede henlæggelsesbudget danner grundlag for de årlige henlæggelser. Afdeling 1802 Troldeparken. Tidligere års henlæggelser er anvendt og der er herudover udgiftsført kr ,- Afdelingen har igennem flere år konstateret faktiske forbrug, der har overskredet de budgetterede forbrug. Afdeling 1806 Kirsebærplantagen. Der er en risiko for, at der igen i 2010/2011 vil fremkomme en overskridelse på tab ved fraflytninger, som ikke er budgetteret. Det henstilles til bestyrelsen, at henlæggelserne til tab ved fraflytning forøges i de kommende budgetter. Afdeling 1808 Havnefronten. Afdelingen har fortsat stor lejeledighed og der henlægges ikke tilstrækkeligt til dækning af tab. Afdelingens fortsatte drift er betinget af, at alle lejemål er udlejet. Derudover er afdelingens henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning og tab ved lejeledighed ikke tilstrækkelige. Pr. 30. juni 2010 er der ingen hensættelser. Afdelingen har en opsamlet underskudssaldo på tkr pr. 30. juni, svarende til 2,2 måneders lejeindtægt. Afdeling Kuskevej.

5 Boligselskabet Domea Vordingborg 5 Der er ikke budgetteret med afvikling af opsamlet underskud, da boligorganisationen havde bevilget afdelingen et driftstilskud på tkr. 850, såfremt Vordingborg kommune ville overtage anvisningsretten. Dette har Vordingborg kommune afvist. Afdelingens henlæggelser til istandsættelse ved fraflytninger og tab ved lejeledighed og fraflytninger har endnu ikke nået et tilstrækkeligt niveau. Afdelingen har en opsamlet underskudssaldo på tkr. 850 pr. 30. juni 2010 svarende til 8,3 måneders lejeindtægt. Der er endnu ikke budgetteret med afskrivning heraf. Den normale afskrivningsperiode er 3 år, men skønnes det påkrævet for boligorganisationens videreførelse, kan underskuddet dog afvikles over højst 5 10 år. Sluttelig opnår afdelingen ikke det fulde ungdomsboligbidrag, idet en del af lejemålene udlejes til beboere, som ikke er studerende. Revisionsprotokollen blev taget til efterretning. Pkt. 6: Fastsættelse af honorar fordeling. Det blev vedtaget at, det samme fordeling som tidligere: 2 portioner til formanden og en portion til fordeling, til øvrige medlemmer. Pkt. 7: Orientering om driftsforhold Afd Toiletter og faldstammer er renoveret, der er igangsat en undersøgelse omkring dræn om bygningen pga. vand i kælderen. Byggesagen er afleveret og der vurderes nu, om de sidste 12 lejligheder skal i gang med en fremtidssikringsplan eller om de skal renoveres løbende over driften. Afd.1802 Toiletter og forsynings rør er renoveret og der er lavet nye toiletter i alle 119 lejligheder. Der har været luft i budgettet, så alle ståltegls overlæggere er udskiftet og ligeledes er der lavet en plan, for ca. 50 % vindues og terrassedørsudskiftning på syd - syd vest siden, dette forventes, at være færdigt før jul. Afd.1806 Udskiftning af gaskedler foregår i det nye år 2011, aftalen går ud på, at de næste 3-4 år bliver alle 40 stk. gaskedler udskiftet, i henhold til DV-planen. Der udskiftes ligeledes ca. 33 partier / terrassedøre på grund af råd. Afventer vejret, men forventes færdigt før jul. Afd DV-planen er i denne afdeling reduceret kraftigt, så omkostningerne kan holdes minimale. Skanskas aflevering: Der er efterisoleret i 66 lejligheder oven på altanjernbæringer på grund af kulde i lejlighederne. Øvrige fejl og mangler er udbedret, men det har vist sig, at være

6 Boligselskabet Domea Vordingborg 6 fejl i gavllejlighederne, pga. utætheder. Skanska kigger på disse lejligheder, når vejret tillader dette. Der er udbetalt en sum på kr ,-med moms fra Skanska, til en konto til udbedringer, af de sidste små fejl og mangler. Disse ting vil blive udbedret til foråret 2011, i et tæt samarbejde med bestyrelsen 1808 og Domea. Der har også vist sig en utæthed i tagetagen på Askøvej 2, som har været mere omfattende end beregnet, så TRYG Forsikring varetager denne renovering af skimmel i tagets konstruktion. Skude & Jakobsen A/S, bygherrerådgiver fører tilsyn med dette forløb og Domea varetager genhusningerne af 4-5 lejligheder. Indeklimaundersøgelser har været foretaget, men beboer klager stadigvæk over udsugningen, så der vil blive iværksat en undersøgelse omkring dette med et eksternt firma. Det er aftalt, at når det sidste finish er lavet og de sidste fejl og mangler er udbedret til foråret, så vil der blive lavet et åbent hus arrangement og pressemeddelelse omkring udbedringerne. Afd Facader på Kuskevej er utætte og der er vand indtrængninger i både vinduer og døre. CASA arkitekter har fået en reklamation fra Domea, som de varetager, og der afholdes møder for, at finde løsninger med entreprenøren, som har udført arbejdet. Swedoor har tidligere udskiftet alle hoveddørene, som en reklamation fremsendt af Domea. Orienteringen omkring driftsforhold blev taget til efterretning. Pkt. 8: Forvaltningsrevision. Bestyrelsen har tidligere tiltrådt Domeas standardkoncept. Det blev besluttet, at fortsætte med Domeas standardkoncept. Pkt. 9: Ny lovgivning udlejningsregler. 9.a. Fortrinsretten for familier med børn til boliger med 3 eller flere rum bortfalder. Skal den fastholdes? For afdelingerne 1801,1806,1808 og 1809, bortfalder fortrinsretten. 1. juni For afdeling 1802 fastholdes fortrinsretten for familier med børn. 9.b. Boligorganisationen skal beslutte, om personer, der indgår en lejeaftale forsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten. Man kan ikke stå på den eksterne venteliste og bevare ancienniteten.

7 Boligselskabet Domea Vordingborg 7 9.c. Boligorganisationen kan beslutte, at lejere, der står på den eksterne venteliste, kan få anciennitet på den interne venteliste fra det tidspunkt, hvor de er opnoteret på den eksterne venteliste. Det blev besluttet ikke at tage denne mulighed i anvendelse. 9.d. Boligorganisationen skal beslutte, om fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold/skilsmisse skal være gældende. Det blev besluttet at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold/skilsmisse skal være gældende. 9.e. Boligorganisationen skal beslutte, om der forsat skal være karenstid på fortrinsretten til en anden bolig i boligorganisationen. Karenstiden på 30 dage fortsætter. 9.f. Boligorganisationen kan for nye lejere forhøje beboerindskuddet uden for kommunalbestyrelsens godkendelse, hvis forhøjelsen ikke overstiger 216,- kr.m2. Det er besluttet, at hæve beboer indskuddet i alle afdelinger til 200,- kr. pr. m2, ved nye lejere. Det er gældende for afdelingerne, 1801,1802 og 1806 og iværksættes med det samme. 9.g. pr. 1.januar er det afdelingsmødet som vælger vedligeholdelsesordning for den pågældende afdeling (A eller B- ordning) Der blev orienteret om denne mulighed. Pkt.10: Tilslutning til fællesdispositionsfond i Domea. Det blev besluttet, at tiltræde Domeas fælles dispositionsfond. Pkt.11: Eventuelt. Der blev fastlagt følgende datoer til følgende ordinære møder i 2011: Organisationsbestyrelsesmøde den 30. november 2011, kl Repræsentantskabsmøde den 14. december 2011, kl Domea, Boligcenter Nykøbing Falster, den 28. februar 2011

8 Boligselskabet Domea Vordingborg 8 Godkendt af organisationsbestyrelsen: