ROTARY INTERNATIONAL Rotary Danmarks Ungdomsudveksling Student Protection Policy I Undervisning af studenter og værtsfamilier - Sikkerhed og omsorg for udvekslingsstudenter i Danmark. Indhold Student Protection Policy eller på dansk Sikkerhed og omsorg for udvekslingsstudenter Klub-counsellors funktion i løbet af året Værtsfamilier Student Protection Policy Distrikt og klubber Distrikt: Protection Officer (DPO) eller YEP-auditor Ansvarlig overfor DG DPO/D-YEP-auditor er direkte ansvarlig overfor DG mht. implementeringen og vedligeholdelsen af risikoprocedurer og risikobeskyttelse, samt sundheds- og sikkerheds politikker. D-YEP-auditor skal ligeledes sikre, når det er nødvendigt, at rotarianere modtager tilstrækkelig træning i implementeringen af disse politikker. Der kan udpeges specialister til at hjælpe med løsningen af disse opgaver! DPO/D-YEP-auditor er ansvarlig for at klubber, der deltager i programmerne, afgiver overensstemmende erklæringer! DC kan udføre opgaven som DPO/D-YEP-auditor! Klub: Udpege Protection Officer (CPO) eller ansvarlig YEP-auditor Ansvarlig overfor DG med reference til DPO Tilsvarende udpeger de klubber der deltager i YEP en Club Protection Officer/C-YEP-auditor! Denne har de tilsvarende opgaver på klubniveau og skal derfor overfor DG garanterer at alle involverede har modtaget tilstrækkelig træning til at løse opgaven. CC kan ikke samtidig være CPO/C-YEP-auditor! Erklæring Alle i programmerne involverede voksne skal underskrive en erklæring på: 1. At man har læst den danske Student Protection Policy 2. At man forstår sit ansvar 3. At man aldrig har været dømt for nogen form for misbrug af unge mennesker 4. At man er indforstået med en evt. skriftlig dokumentation af Pkt. 3 5. At man er enig i at overholde regler, bestemmelser og politikker udstukket af RI og RDU 6. At man tiltræder en Skadesløserklæring. Rotary Danmarks Ungdomsudveksling marts 2014 1
Erklæringen underskrives af CPO som godkendelse af den afgivne erklæring. Denne underskrevne erklæring sendes til og opbevares af DPO Sikkerhed og omsorg for udvekslingsstudenter i Danmark Udrejsende studenter (Outbounds) Alle studenter interviewes Alle forældre interviewes Evner og kvalifikationer vurderes Udtalelser fra ansøgerens skole Fagligt standpunkt Alle studenter briefes og trænes inden afrejsen Her skal vi alle lægge os i selen for at sikre så godt et materiale som muligt. Central interview af studenter / forældre kan komme på tale. Der skal lægges afgørende vægt på det faglige standpunkt, da det er et års skoleophold og ikke en ferie der er tale om. Der arrangeres en bríefing for hhv. studentens familie såvel som en grundig afrejsebriefing af studenten. Minimering af risici Outbound students Alle studenter gøres opmærksomme på Enhver form for misbrug eller chikane er uacceptabel overalt Enhver bekymring i den forbindelse skal han/hun tage kontakt til Counsellor Alle studenter vil blive gjort opmærksomme på deres forpligtelser overfor Rotary og programmet Alle studenter er forsikret med dækning svarende til RI-krav (vær opmærksom på særlig forhold i relation til ekstremsport) Studenterne og deres forældre orienteres om, at ingen form for misbrug eller chikane kan accepteres og er uacceptabel overalt. Enhver bekymring skal straks rapporteres. Alle studenter informeres om deres ansvar overfor Rotary og udvekslingsprogrammet. Alle studenter er forsikret gennem EUROPÆISKE. Indkommende studenter (Inbounds) Alle modtager 1 måned før ankomst oplysninger om 1. værtsfamilie. Studenten skal oplyses om han/hun skal dele værelse med nogen og med hvem! Studenterne informeres detaljeret om forsikringskrav i god tid før ankomst til DK Alle studenter deltager i modtagebriefing umiddelbart efter ankomst til distriktet Vi holder meget på at vi fra YEC har en tæt kontakt til den enkelte student Alle studenter vil modtage detaljerede oplysninger om første værtsfamilie senest en måned før udvekslingen starter. Studenten er berettiget til at vide, om han/hun skal dele værelse med andre og i givet fald med hvem. Detaljerede informationer om krav til studentens forsikring sendes i god tid, før udvekslingen starter. Rotary Danmarks Ungdomsudveksling Marts 2014 2
Der arrangeres et orienteringsmøde for alle indkommende studenter så hurtigt efter ankomsten som muligt. Dette orienteringsmøde inddrager personlig sikkerhed. Studenterne gøres opmærksom på forskelle i landenes kulturer. Inbound students Alle studenter får mindst en Counsellor og hvis muligt får piger en kvindelig- og drenge en mandlig Counsellor Alle aktive Counsellor`s vil modtage træning Alle studenter modtager skriftlig orientering om Counsellor og 1. værtsfamilie inden ankomsten. (incl. E-mail og telefon) Vi er allerede langt takket være etableringen af distriktets YEC eller ungdomsudvalg er det lykkedes at få en god kontakt til student, KC & VF Alle studenter skal have tilknyttet en Counsellor. Hvis det er muligt, bør en kvindelig student have en kvindelig Counsellor og en mandlig student en mandlig Counsellor, Counsellor vil løbende modtage information om sine pligter, og han/hun vil følge studenten tæt under hele forløbet. Alle studenter vil modtage skriftlig information om Counsellor og første værtsfamilie inden ankomst. Denne information vil omfatte e-mail adresse og telefonnummer. Værtsfamilier Alle nye værtsfamilier skal interviewes af 2 rotarianere Værtsfamilierne skal modtage skriftlig/digital orientering om deres rolle og ansvar Har studenten sit eget værelse? Er der direkte adgang til badeværelse? Back up værtsfamilie! Forholdene omkring værtsfamilierne skal fremover tages mere alvorligt og en seriøs information skal fremover bibringes disse. Alle familier, som ikke tidligere har fungeret som værtsfamilier, vil blive interviewet af 2 rotarianere fra den modtagende klub. Alle værtsfamilier vil modtage materiale, der beskriver deres ansvar og pligter som værtsfamilie. Alle studenter vil inden ankomst blive gjort bekendt med forholdene for indkvartering. Det vil blive taget i betragtning, om studenten har sit eget værelse, eller om det skal deles med andre, og om der er mulighed for et sted til at læse og skrive personlige papirer i fred og ro. Det vil blive taget i betragtning, om der er direkte adgang til badeværelse uden at skulle passere andres soveværelse. Der vil blive udpeget en back-up værtsfamilie, hvis en student skal flyttes hurtigt. Denne back-up familie kan være counsellors familie. Generelt 1. Rotarianere 2. Frivillige 3. Enhver risiko 4. Regler 5. Kvalifikationer hos professionelle 6. Planer for nødsituationer 7. Hvor befinder studenten sig netop nu? Rotary Danmarks Ungdomsudveksling Marts 2014 3
8. Alle involverede gøres bekendte med de foreliggende procedurer. 9. Procedurer ved behandling af anklager Ad. Generelt: 1. Alle rotarianere, som arbejder med programmet, og alle voksne (18+) medlemmer af værtsfamilierne, skal afgive en skriftlig erklæring om accept af RDU s og Rotary International s retningslinjer for ungdomsudveksling. Godkendelse sker ved Protection Officers underskrift. 2. Alle voksne (18+) frivillige, såvel Rotarianere som ikke Rotarianere, samt voksne medlemmer af værtsfamilien, vil som led i Student Protection Policy blive interviewet af 2 Rotarianere før godkendelse som medarbejdere i Ungdomsudvekslingen. 3. Enhver risiko ved aktiviteter, der kan betragtes som farlige, vil blive vurderet, og studenten vil blive informeret om evt. ekstra forsikring. 4. Det bemærkes, at samtlige regler er medtaget for at beskytte rotarianere og andre medvirkende såvel som de unge mennesker. 5. Hvis en professionel organisation medvirker ved en aktivitet, må arrangørerne være sikre på, at organisationen og de involverede har de nødvendige kvalifikationer. 6. Der eksisterer planer for, hvorledes der reageres i tilfælde af, at der opstår en nødsituation forårsaget af naturkatastrofer eller menneskeskabte ulykker inkl. terrorisme. Planerne skal omfatte alvorlig tilskadekomst eller en students død. 7. Det er vigtigt, at man altid ved, hvor studenten er, og hvorledes han/hun kan kontaktes. Studenten skal selv give denne information. 8. Alle personer, som er involveret i programmerne, studenter, counsellorer og værtsfamilier gøres bekendt med alle procedurer, der skal benyttes. Undervisninge af studenter finder sted på multidistrikt basis. Udrejsende studenter vil modtage undervisning ved 2 orienteringsmøder inden udrejsen og indkommende studenter vil modtage undervisning umiddelbart efter ankomst. Undervisningen af Counsellor`s og værtsfamilier vil ske på distriktsplan og vil blive organiseret af Distrikts Counsellor og Protection Officer. Undervisningsmaterialet er på dansk og er baseret på Training Manual fra Rotary International. Guvernøren, Distrikt Counsellor og Protection Officer vil ved selvstudium sætte sig ind i Training Manual 9. Der findes procedurer, der skal benyttes ved behandling af anklager for misbrug eller chikane (Se Student Protection Policy 2). Rapportering og behandling af anklager om misbrug eller chikane Definitioner Misbrug benyttes om fysisk, seksuel eller emotionel misbrug Chikane omfatter enhver stødende handling eller kommentar, som virker nedsættende, og som forårsager personlig ydmygelse Ved Seksuel chikane forstås enhver uønsket og ikke velkommen adfærd af seksuel karakter, som kan få en person til at føle sig krænket eller truet. a. Ved fysisk misbrug forstås bevidst brug af vold, som resulterer i skade på offeret. b. Ved seksuel misbrug forstås upassende og uønsket udsættelse for seksuel kontakt, aktivitet eller adfærd. Det omfatter enhver form for seksuel berøring, samleje eller udnyttelse. c. Ved emotionel misbrug forstås en kronisk udsættelse for alkohol eller stoffer, verbale angreb på en person, gentagen afvisning eller ydmygelse. Isolation eller et liv i frygt og angst. Rotary Danmarks Ungdomsudveksling Marts 2014 4
d. Chikane omfatter, men er ikke begrænset til: En opførsel, som nedbryder ofrets værdighed, f.eks. baseret på farve, race, etnisk oprindelse, alder, sex, fysiske eller mentale handicaps. Nedværdigende bemærkninger, practical jokes, hentydninger til race, religion, alder, nationalitet, farve eller handicaps. Brug af eller udbredelse af racistisk, pornografisk eller andet nedsættende skriftligt materiale. Verbale trusler. Upassende eller anstødelige fagter. e. Seksuel chikane omfatter, men er ikke begrænset til: Uønsket berøring. Uønsket omfavnelse eller kys. Grove og seksuelle jokes eller kommentarer. Seksuelt baserede fornærmelser, hån eller drilleri. Foretage seksuelt uanstændige eller obskøne fagter. Intens stirren på en person eller på dele af en person. Give løfter eller udstede trusler for seksuelle ydelser. Sørger om sex. Gentagne invitationer til sex trods afslag. Uønsket seksuel flirt eller uanstændigt tilbud. Vedholdende spørgsmål, antydninger og tilbud samt kommentarer til en persons privatliv. Anstødelige telefonopringninger. Seksuel vold. Revideret marts 2014 Rotary Danmarks Ungdomsudveksling Marts 2014 5