Mødereferat 4 Byggeudvalg Projekt Udvikling Kulturcenter Mariehøj Møde: Byggeudvalgsmøde 4 Tid: Mandag den 10. oktober 2011 kl. 11.00 12.30 Sted: Kulturcenter Mariehøj, Kulturs mødelokale Deltagere: Birgit Hoé Knudsen (BHK), Kultur, Charlotte Kristensen (CHK), Byplan, Mona Gaever Larsen (ML), Ældreområdet, Sophus Søbye (SS), Sophus Søbye Arkitekter, Pernille Langkjær (PEL), Kultur referent Afbud: Henrik Bengtsson (HB), Byggeinspektoratet, Tove Røy (TR), Rudersdal Ejendomme, Helle Lehrmann (HLEH), Kultur og Hanne Blom (HAB), repræsentant for Brugerrådet på Kulturcenter Mariehøj 10. oktober 2011 Kultur Kultur Administration Tlf. 46 11 56 24 pel@rudersdal.dk Dagsorden: 1. Status for projektet Orientering vedr. økonomi herunder status for yderligere bevilling og fondssøgning Orientering vedr. planer om evt. flytning af Ældreområdet Opfølgning på styregruppens sidste møde og de opdrag, som styregruppen har sendt videre til byggeudvalget 2. Status for lokalplansarbejdet 3. Status for planerne omkring udvidelse af Helsingørmotorvejen 4. Videre drøftelse af projektomfang med udgangspunkt i konkurrenceprojekt drøftes forskellige forslag til konkretisering (indsatsområder) 5. Drøftelse af foreløbig tids- og procesplan herunder drøftelse af inddragelsesproces/workshop med borgere, brugere, samarbejdspartnere etc. 6. Evt.
Ad.1. Status for projektet Orientering vedrørende økonomi herunder status for yderligere bevilling og fondssøgning Yderligere bevilling I budgetoplægget for 2012 har Kommunalbestyrelsen tilført "Projekt 2M Udvikling Kulturcenter Mariehøj" yderligere 30 mio. kr. Budgettet forventes vedtaget på Kommunalbestyrelsens møde onsdag den 12. oktober 2011. Beløbet skal dels bruges til at maksimere kvaliteten i projektet og dels bruges til at finansiere udmøntningen af konklusionerne i den tilstandsrapport, som er blevet udarbejdet henover sommeren. Tilstandsrapporten viser et omfattende renoveringsbehov, der forventes udført henover en periode på 5 år og beløber sig til i alt ca. 19 mio. kr. Fondssøgning Status på fondssøgningen er, at samtlige af de 8 fonde, der indtil nu er ansøgt om støtte til projektet, har givet afslag. Der resterer endnu to ansøgninger ansøgningen til Lokale- og Anlægsfonden (som har tilkendegivet interesse i projektet) samt ansøgningen vedrørende handicapløsninger (stiles bl.a. til Bevicafonden) - som endnu ikke er afsendt. Begge ansøgninger foranlediges, når der foreligger et endeligt skitseret projekt. Orientering vedrørende planer om evt. flytning af Ældreområdet For nuværende tegnes der på et projekt, hvor planen er at flytte Ældreområdets Administration og Hjemmeplejens aften- og nattevagt til Skættekæret. En flytning der ikke kun er konstruktiv i forhold til skabelsen et egentligt kulturcenter i bygning F på Mariehøj, men som også vil skabe synergi i Ældreområdets egen virksomhed. Dagdistriktet for Gl. Holte/Trørød flyttes ikke umiddelbart, da den nuværende placering er meget central i forhold til det område, distriktet betjener. Hvis flytningen af Ældreområdet bliver en realitet, vil lokalerne der flyttes til, også skulle bygges om. Et forhold der naturligvis vil have ind- 2
virkning på udviklingen i projektet om Mariehøj. På nuværende tidspunkt er det uvist, hvornår afgørelsen kan forventes, men den er forhåbentligt truffet inden for et par måneder. Opfølgning på styrgruppens sidste møde Dette punkt flyttes og behandles under punkt 4. Ad.2. Status for lokalplansarbejdet orientering ved CHK Udkast til lokalplan ligger klar og "produktet" har været til udtalelse i de relevante forvaltningsområder. Lokalplanen fremlægges til vedtagelse for Byplanudvalget, når det er sikret, at der er sammenhæng mellem ønskerne for og de konkrete ideer til udvikling af området (ombygningen af Mariehøj og bearbejdningen af de omkringliggende udearealer) og indholdet i lokalplanen. Efter politisk behandling skal lokalplanen sendes i høring en proces der tager 8 uger. Det besluttes, at BHK og PEL afklarer nærmere med Rudersdal Ejendomme, hvorvidt det er muligt for CHK at gå videre med lokalplanen allerede nu. CHK sender endvidere det nyeste udkast til SS, som undersøger nærmere, om lokalplanen vil kunne give problemer i forhold til projektet ud fra de nuværende kendte forudsætninger. Ad. 3. Status for planerne omkring udvidelse af Helsingørmotorvejen Projektet er i gang, og det vil komme til at have stor betydning for byggeprojektet på Mariehøj. For Kultur er det i hvert fald helt nyt, at Øverødvej også skal udvides via det, der kaldes "en asymmetrisk udvidelse". Denne detalje får betydning for området nord for Mariehøj det nuværende parkeringsområde foran huset. Ad. 4. Videre drøftelse af projektomfang med udgangspunkt i konkurrenceprojekt drøftes forskellige forslag til konkretisering (indsatsområder) BHK indleder punktet med at uddele et forslag til kommissorium for processen vedrørende konkretiseringen af projektet, der på forhånd er godkendt af formanden for styregruppen, Henning Bach Christensen. 3
Af dette kommissorium fremgår det, hvilket opdrag styregruppen ved sidste møde har besluttet at lade gå videre til byggeudvalget. Opdraget er gennemførelsen af en interessentworkshop med deltagelse af udvalgte interessenter - borgere, brugere, husets forskellige aktører, relevante kommunale fagområder og institutioner, samarbejdspartnere, byggeudvalg og styregruppe. Med udgangspunkt i konkurrenceprojektet har styregruppen fast en ramme for workshoppen; at der skal arbejdes med forslag til 3 udvalgte områder i kulturcentret: 1. Forslag til indretning af bygning F (det nuværende område ved kantine og Ældreområdet) 2. Forslag til indretning af bygning A (den ældste del af komplekset) 3. Udearealer Herudover er det nødvendigt, at der på workshoppen også kigges på, hvordan gangarealerne, der forbinder hele komplekset, kan gøres mere levende med aktivitetszoner og opholdsrum, så afstandene i den enorme bygningsmasse forkortes. SS anfører, at ordet byggeprogram i kommissoriet ændres til et revideret skitseforslag eller et dispositionsforslag, da der IKKE er tale om et byggeprogram endnu. Derudover er det nødvendigt med en afklaring dels på økonomi hvad er renovering kontra ombygning? og dels vedrørende flytning af Ældreområdet. Begge dele er så væsentlige elementer i forhold til det endelige projekt, at afklaring er nødvendig inden et revideret skitseprogram kan udformes. Byggeudvalget beslutter, at der også er et behov for, at den overordnede tidsplan revideres, så detaljerne vedrørende konkretiseringsprocessen bliver lagt ind. PEL og TR er ansvarlige for dette. Slutteligt ser byggeudvalget et behov for at revidere projektorganiseringen. Af to grunde: 1. Projektet kommer til at gå på to ben renovering og ombygning. Det bliver en stor udfordring at få sammenhæng i projek- 4
tet, hvis der opereres med 2 rådgivere, der ikke har noget med hinanden at gøre en for renovering og en for ombygning! 2. Hvis Ældreområdet flyttes ud af Mariehøj, og det derfor ikke længere er oplagt, at området er repræsenteret i byggeudvalget, bør projektorganisationen revurderes. Det besluttes, at BHK afklarer muligheden for en revidering af projektorganiseringen. Ad.5. Drøftelse af foreløbig tids- og procesplan herunder drøftelse af inddragelsesproces/workshop med borgere, brugere, samarbejdspartnere etc. Byggeudvalget beslutter, at SS og Kulturområdet arbejder videre med den konkrete planlægning af en interessentworkshop medio november 2011, og byggeudvalgets medlemmer bistår arbejdsgruppen med kontakt til relevante interessenter i forbindelse med udsendelse af indbydelser. Ad. 6. Evt. Byggeudvalgets næste møde er mandag den 7. november 2011 kl. 11.00 12.30 og foregår som sædvanligt i Kulturs mødelokale på Kulturcenter Mariehøj. 5