1. Status på proces herunder orientering vedr. interessentworkshop

Transkript

1 Mødereferat 7 Projekt 2M Udvikling Kulturcenter Mariehøj Møde: Styregruppemøde 7 Tid: Onsdag den 14. december 2011 kl Sted: Deltagere: Dagsorden: Kulturcenter Mariehøj, Kulturs mødelokale Jean Becker (JB), Brugerrepræsentant udpeget af Folkeoplysningsudvalget, Birgitte Kofoed (BIKO), Rudersdal Kommune Byplan, Henning Bach Christensen (HBC), Rudersdal Kommune Direktionen, Birgit Hoé Knudsen (BHK), Rudersdal Kommune Kultur, Tove Røy (TR), Rudersdal Kommune Ejendomme, (PEL - referent), Rudersdal Kommune Kultur, Sophus Søbye (SS), Sophus Søbye Arkitekter 1. Status på proces herunder orientering vedr. interessentworkshop den 15. november Kort orientering vedrørende samarbejdet med LOA 3. Status på økonomi tilrettet budget (udleveres ved mødet) og opfølgning på analyse vedr. tilstandsrapport 4. Konkretisering af projekt herunder drøftelse af overordnede prioriteringer i relation til det reviderede skitseforslag, som arkitektteamet skal udforme 6. Evt. 5. Status på tids- og procesplan: Opfølgning fra sidste møde (revideret plan uddeles på mødet) herunder drøftelse af formidlingsstrategi i forbindelse med den logistikplan, der skal udarbejdes, når det reviderede skitseoplæg foreligger hvordan og hvornår orienteres/involveres følgegruppe, byggeudvalg og brugere? 21. december 2011 Kultur Kultur Administration Tlf pel@rudersdal.dk

2 Ad.1. Status på projekt herunder orientering vedr. interessentworkshop den 15. november 2011 Interessentworkshop Interessentworkshoppen var en succes med bred repræsentation af forskellige brugere og interessenter. Antallet af deltagere var tilpas, og såvel udbytte som proces var generelt tilfredsstillende. SS påpegede, at den efterfølgende opsamling er et godt fundament for det videre arbejde med det reviderede skitseforslag. Det indeholder mange gode og nye ideer, som vil blive bearbejdet videre frem. Byggepladsvej og koordinering med Vejdirektoratet Motorvejsbyggeriet forventes igangsat i foråret 2013 og vil dermed have sammenfaldende byggeperiode med Mariehøj. Det er vigtigt, at forholdene omkring byggepladsvej afklares så tidligt i forløbet som muligt, så der ikke skabes unødig tvist herom. TR og SS er obs. på problematikken! Derudover har der været afholdt et statusmøde med Vejdirektoratet vedrørende koordination mellem byggeriet i forbindelse med udvidelse af Helsingørmotorvejen og ombygningen af Mariehøj. Et positivt møde, hvor det blev besluttet, at de to projekter forsøger at koordinere relevante opgaver omkring f.eks. vandafledning, cykelparkering etc. Vejdirektoratet er nu så langt med det samlede motorvejsprojekt, at det forventeligt vil blive udbudt om ca. 6 mdr. Der vil i perioden frem til udbuddet være en løbende koordinationsproces med Rudersdal Kommune. Næste møde vil blive afholdt i februar Renoveringsplan TR og SS arbejder videre med plan for renovering af eksisterende bygningsmasse. Efter indeværende styregruppemøde projekteres del 1 af Mariehøjprojektet (de forberedende/ydre renoveringsarbejder). BIKO pointerer, at alt, hvad der kræver særlige godkendelser fra Byplan (store som små ændringer, hvor der ikke skiftes til tilsvarende standard eller opfyldes nye energikrav), skal indsendes til behandling i afdelingen så tidligt som muligt! 2

3 I marts 2013 vil arbejdet med den store trykvandsledning langs motorvejen være tilendebragt, hvorefter forberedelserne til motorvejsudvidelsen går i gang. Det er nødvendigt, at al renovering af bygning A, der kræver stillads (udskiftning af sålbænke, facadepuds, lydisolerende vinduer etc.), skal være færdiggjort senest i april Logistikplan og formidling til brugerne I forbindelse med renovering af bygning A og senere under byggeperioden vil lokalernes anvendelsesmuligheder blive begrænsede f.eks. i forbindelse med vinduesudskiftning. Derfor er det vigtigt med tidlig information til brugerne. I februar/marts 2012 tilrettelægger Kultur lokalefordelingen for resten af dette kalenderår og i relation hertil er det nødvendigt med et overblik over, hvilke lokaler der evt. ikke er til disposition og i præcis hvilke periode/r lokalerne ikke er tilgængelige. I forlængelse heraf er det også vigtigt at pointere, at anvendelse og lokalefordeling på Mariehøj indgår i en større logistisk sammenhæng med de øvrige lokaler rundt om i kommunen, der bruges til kultur- og fritidsformål. På nuværende tidspunkt er det kendt, at Kajerødskolen er forslået nedlagt, og Bistrupskolen i en længere periode vil være under renovering, hvilket vil have stor indflydelse på kulturområdets fordeling af lokaler til kultur- og fritidsformål herunder også på den logistikplan, der skal udarbejdes for Mariehøj i byggeperioden. Renoveringen af bygning A vil blive en test på, hvordan arbejdet med logistikken skal tilrettelægges. Ad. 2. Kort orientering vedrørende samarbejdet med LOA LOA har på nuværende tidspunkt fået tilsendt opsamlingen fra workshoppen og næste skridt er at finde ud af, hvor og hvordan LOA kan/vil ind i den videre proces frem mod den endelige ansøgning til fonden. Ansøgningen vil bestå af det reviderede skitseforslag samt en motivering. Sidstnævnte produceres i et samspil mellem Kultur, Ejendomme og Søbye Arkitekter. 3

4 Det besluttes, at Kultur tager telefonisk kontakt til LOA for nærmere afklaring af det videre forløb. Ad.3. Status på økonomi tilrettet budget og opfølgning på analyse vedrørende tilstandsrapport TR gennemgår budgetestimat for den samlede projektøkonomi, der uddeles på mødet. TR foreslår, at der arbejdes med et "fleksbudget", der kan tage højde for de prioriteringer, som styregruppen løbende foretager og som også tager højde for den rækkefølge, opgaverne prioriteres i. I forbindelse med drøftelsen af, hvilke opgaver der skal i licitation, foreslår HBC, at en omvendt licitation overvejes. Det vil betyde, at en samlet sum til projektet udbydes, og buddene vil vise, hvad der fås for pengene. Endelig beslutning vedrørende dette punkt udskydes til senere i processen. Ad. 4. Konkretisering af projekt herunder drøftelse af overordnede prioriteringer i relation til det reviderede skitseforslag, som arkitektteamet skal udforme Projektets udfordringer Projektet er med den ekstra kommunale bevilling blevet større, men samtidig er der også et behov for renovering af eksisterende bygninger og mange ønsker til, hvad om - og tilbygning skal kunne tilføre huset. Derfor er det nødvendigt med prioritering af den afsatte økonomi. Behov for disponering af økonomi SS og det øvrige arkitektteam har for at komme et revideret skitseoplæg nærmere - behov for prioriteringer af økonomien i relation til følgende 4 emner: Den nye bygning/gennembrydning plus ombygning Renovering og omflytning i bygningerne C/E/F Landskabsprojektet Generel opretning af eksisterende bygninger (varme, el, maling etc. hvilket niveau fastsættes pr. m2) 4

5 Når styregruppen har tilkendegivet, hvordan økonomien fordeles i forhold til de 4 ovenstående emner, udformes skitseprojektet under hensyn til dette. SS gennemgår forslag til projektestimat, der udleveres på mødet. Tallene i estimatet er "de gamle beregninger" fra konkurrenceoplægget fremskrevet med 6 %. Projektelementerne er der flyttet rundt på, og nogle elementer fra konkurrenceprojektets fase 2 er medtaget. Dette for at imødekomme nogle af de ønsker, der i styregruppen er blevet drøftet i relation til at skabe et projekt med helhedsløsninger. På baggrund af SS' gennemgang beslutter styregruppen, at følgende dele ikke kan undværes i det kommende skitseforslag: 1. Nybygning 2. Sammenhæng og bearbejdelse i forbindelse med gennembrud til eksisterende bygninger (bagvedliggende lokaler og gangarealer) 3. Teatersalen 4. Gangarealerne skal bearbejdes, så der er et gennemgående tema, en rød tråd gennem komplekset. Gangarealerne er essentielle i relation til at skabe en helhed ud af Mariehøj. I bygning A bearbejdes de mange gangarealer, men rummene renoveres som udgangspunkt kun, hvis der er økonomi til det Derudover besluttes det, at arbejdet med hvilke konkrete rum, der skal renoveres, forankres i byggeudvalget, idet den konkrete prioritering og afklaring foranlediges af BHK. Styregruppen godkender den overordnede budgetfordeling i projektestimatet, som SS har fremlagt, og SS samt det øvrige arkitektteam tegner en foreløbig skitse til næste styregruppemøde. Ad. 5. Status på tids- og procesplan 5

6 TR omdeler på mødet en revideret tids- og procesplan, der tillader mindre justeringer på de forskellige deadlines med undtagelse af fristen for aflevering af byggeprogram. Planen er blevet lidt strammere end først beregnet, da KFU blev orienteret om projekt og proces lidt tidligere end arkitekterne havde ønsket. Det besluttes, at en logistikplan skal lægges ind i processen så tidligt som muligt! Ad.6. Eventuelt PEL opdaterer styregruppens mødeplan for foråret 2012 i alle out-look kalendere! 6