Vejledning i ny skrivemåde

Vejledning i ny skrivemåde

Indholdsfortegnelse Forord Modtagerorienteret skrivning hvordan griber du det an? 1. Dit indledende afsnit 2. Underoverskrifter 3. Emnesætninger 4. Sådan kan dit sprog støtte dit budskab 5. Modelnotat Side 3 Side 4 Side 5 Side 7 Side 8 Side 9 Side 11 2

Forord Vejledningen skal være med til at sikre, at vores tekster målrettes modtagerne. De skal være lette at læse. Budskabet skal være i centrum uafhængigt af om modtageren er andre internt i departementet og koncernen, andre ministerier eller borgerne. Vejledningen kan bruges til alle tekster, der udarbejdes i Forsvarsministeriet. Det gælder interne notater såvel som eksternt rettede tekster som rapporter, artikler til hjemmesiden eller kronikker til aviserne. Vi skal skrive i et klart, præcist og korrekt sprog. Det er et af principperne for god kommunikation i vores kommunikationspolitik. Kommunikation er en integreret del af opgaveløsningen, også her i departementet. Det er alle medarbejderes ansvar at skrive præcist, kortfattet og overskueligt for at sikre, at vores budskaber når klart ud til modtagerne. Derfor har vi udformet denne skrivevejledning inspireret af blandt andet Udenrigsministeriets ny skrivemåde. God skrivelyst! Anders Troldborg 3

Modtagerorienteret skrivning Hvordan griber du det an? Modtagerorienteret skrivning går først og fremmest ud på, at du organiserer det, du skriver, så det bliver mere overskueligt og lettere at læse for din modtager. Du skal målrette teksten til modtagerne og tilpasse den til den måde, de læser teksten på. Det, du skriver, skal løbende hjælpe din læser til at forstå, hvad der er væsentligt og hvorfor det er det. Denne vejledning gennemgår fire centrale grundelementer, som hjælper dig til at gøre din tekst let tilgængelig for din læser: dit indledende afsnit, underoverskrifter, emnesætninger og dit sprog. Der er mange måder at læse på: Skimme teksten for at få en idé om indholdet Skanne teksten for at finde noget bestemt Koncentrere sig om et enkelt aspekt Fordybe sig for at få en bedre forståelse af indholdet Gå kritisk igennem alle argumenter og konklusioner Din tekst skal tilpasses den måde, din modtager læser teksten på. Skriv, så det passer til situationen: HVEM er modtagerne? HVAD er indholdet? HVORDAN regner du med, det bliver læst? HVILKE signaler ønsker du at sende? Indhold Centralt budskab Punktopstilling Analyse Fakta Bilag Læserkreds 4

1. Dit indledende afsnit Det indledende afsnit er det første afsnit af for eksempel et notat. Det skal indeholde hovedbudskabet til din læser. Det indledende afsnit giver et resumé af hele notatet. Først giver det et rids af situationen. Dernæst skitserer det den problemstilling og analyse, som der gøres nøjere rede for længere fremme i notatet. Endelig munder det indledende afsnit ud i en konklusion eller indstilling, som opsummerer hele notatets behandling af problemstillingen. Når du præsenterer hovedbudskab og konklusion allerede i første afsnit, giver du læseren et hurtigt og umiddelbart overblik. Det er tilstrækkeligt for de fleste læsere. Konklusion/indstilling Konklusion/indstilling bruger du til at fortælle din læser, gerne i én sætning, om resultatet af analysen, som du behandler i den efterfølgende tekst. Det er den vigtigste sætning, fordi den fortæller læseren enten hvad, der skal ske, eller hvilke muligheder, der er. Du skal gøre det klart, at der er tale om en anbefaling og ikke fakta. Hvis du skriver om en større, kompliceret sag med flere indstillinger, kan du eventuelt stille indstillingerne op i punktform. Alle dine konklusioner eller indstillinger skal fremgå af det indledende afsnit. Den efterfølgende analyse skal fuldt ud underbygge alle dine konklusioner eller indstillinger. 5

Indledning i modelnotat NOTAT Bilag: x Sagsbehandler: XXX J.nr.:.kt. 04- x. md. 200x DEN GLEMTE HÆR - BORGERHENVENDELSE OG EVENTUELT DIIS STUDIE Forsvarsministeriet har fået to nye borgerhenvendelser vedrørende Den Glemte Hær (danskere i britisk tjeneste efter 1945). Henvendelserne giver anledning til at genoverveje spørgsmålet om Forsvarsministeriets muligheder for at støtte et studie i Den Glemte Hær. Der er flere ting, som gør sig gældende: Flere forskere og deres støtter har ansøgt Forsvarsministeriet om økonomisk støtte til forskning i Den Glemte Hær. Ministeriet vurderer, at det fortsat vil være relevant at gennemføre denne opgave. DIIS har tidligere gennemført et historisk studie af denne art med publikationen Jutlandia-ekspeditionen. Der er i det nye forsvarsforlig afsat en forhøjet ramme på 7 mio.kr. til forsvars- og sikkerhedspolitiske studier. Situation Problem Analyse Det indstilles, at Forsvarsministeriet: aftaler med DIIS, at der inden for rammen til de forsvars- og sikkerhedspolitiske studier afsættes et beløb i samme størrelsesorden som til Jutlandia-studiet fra 2001 til gennemførelse af et historisk studie om Den Glemte Hær Konklusion / Indstilling overlader til DIIS at fastlægge de nærmere betingelser for studiets gennemførelse, herunder identifikation af hvem, der skal gennemføre studiet afviser anmodningen fra to specialestuderende om økonomisk støtte til rejse til London som anmodet orienterer borger Niels Nielsen om status for sagen 6

2. Underoverskrifter Underoverskrifter er de overskrifter, der løbende gennem et notat fortæller om indholdet af de enkelte afsnit. Underoverskrifterne gør det muligt for læseren hurtigt at orientere sig i notatet og prioritere sin læsning. Du skal typisk skrive en underoverskrift for hvert af de temaer eller problemstillinger, du behandler i notatet. Skriv hellere flere underoverskrifter end få. Der kan sagtens være syv til otte underoverskrifter i et notat på tre sider. Hvis det er svært at finde på en dækkende underoverskrift, kan det være tegn på, at afsnittet kan deles op i flere afsnit med hver deres underoverskrift. Underoverskrifterne bør være mellem et og fem ord lange og markeret med fed. Eksempel (s.3 i modelnotat ) Mulighed for studie hos DIIS Nylige kontakter til DIIS har vist, at DIIS ser mulighed for at gennemføre et sådant studie inden for rammerne af de forsvars- og sikkerhedspolitiske studier. Der skal i den forbindelse peges på, at DIIS tidligere har gennemført et historisk studie inden for disse rammer: vedlagte publikation om Jutlandia-ekspeditionen fra 2001, som DIIS (dengang DUPI) udførte efter anmodning fra Forsvarsministeriet. Den samlede pris for publikationen var på ca. 390.000 kr. Underoverskrift I det nye forsvarsforlig er afsat 7 mio. kr. pr. år til gennemførelse af konkrete forsvars- og sikkerhedspolitiske projekter ved DIIS altså en forhøjelse på 2 mio. kr. pr. år. DIIS har tidligere haft et underforbrug af de afsatte 5 mio. kr. årligt. I lyset af behovet for en vis accelerationsperiode med henblik på udvidelse af projektet (for eksempel ansættelse af nye forskere) er det vurderingen, at der inden for denne ramme til et projekt om Den Glemte Hær vil kunne findes det nødvendige beløb til gennemførelsen heraf i samme størrelsesorden som til studiet om Jutlandia. Det indstilles derfor, at Forsvarsministeriet laver en aftale med DIIS om at gennemføre et historisk studie om Den Glemte Hær. DIIS rolle Der skal gøres opmærksom på, at DIIS i sin tilbagemelding pegede på følgende, som vil være relevant i tilfælde af gennemførelse af et sådant studie: de historikere, som på daværende tidspunkt havde ar- Underoverskrift 7

3. Emnesætning Emnesætningen er den første sætning i hvert af de afsnit, som udgør din analyse. Den fortæller, hvad hele afsnittet handler om. For at hjælpe for eksempel din chef til hurtigt at orientere sig, skal hvert afsnit kun behandle én central idé. Teksten efter emnesætningen i afsnittet skal udbygge, underbygge eller forklare baggrunden for den gennem eksempler, fakta og data. Eksempel (s.2 og 3 i modelnotat) Fornyede overvejelser om støtte Ovenstående fornyede henvendelser om Den Glemte Hær giver dog anledning til at genoverveje spørgsmålet om Forsvarsministeriets muligheder for at støtte et studie om Den Glemte Hær. Emnesætning I foråret 2003 forholdt daværende forsvarsminister Svend Aage Jensby sig som nævnt positivt til spørgsmålet om støtte. Statsministeren fremhævede i august samme år i forbindelse med 60-års dagen for ophøret af samarbejdspolitikken betydningen af et aktivt bidrag til forsvar for fred, frihed og menneskerettigheder. Også i det lys kunne det være interessant at få belyst den indsats, som danskere spillede under tjeneste i den britiske hær i årene efter Anden Verdenskrig. Samtidig kan det ikke udelukkes, at et studie også vil bringe handlinger for dagens lys, der i tilbageblik vil fremstå som mindre prisværdige. Det bør dog ikke være et argument for ikke at udarbejde et sådant historisk studie snarere tværtimod. På baggrund af ovenstående og de gentagne henvendelser fra forskere om økonomisk støtte til arbejdet med spørgsmålet om Den Glemte Hær vurderer ministeriet, at det fortsat vil være relevant at gennemføre denne opgave. Mulighed for studie hos DIIS Nylige kontakter til DIIS har vist, at DIIS ser mulighed for at gennemføre et sådant studie inden for rammerne af de forsvars- og sikkerhedspolitiske studier. Der skal i den forbindelse peges på, at DIIS tidligere har gennemført et historisk studie inden for disse rammer: vedlagte publikation om Jutlandia-ekspeditionen fra 2001, som DIIS (dengang DUPI) udførte ef- 8

4. Sådan kan dit sprog understøtte dit budskab b. Skriv klart og overskueligt Skriv kortfattet og oplysende Skriv klart og overskueligt Skriv læseligt Skriv objektivt og konkret Skriv korrekt Kun et budskab pr. afsnit Vigtigste informationer først Brug underoverskrifter, der nøgternt slår indholdet af afsnittet fast Undgå for lange afsnit Undgå sætninger med mange indskud Undgå sætninger på mere end 25 ord. Gennemsnitlig sætningslængde på cirka 15 ord. Gerne punktopstillinger a. Skriv kortfattet og oplysende At skrive kortfattet er ikke det samme som at skrive informationsfattigt Teksten bør være klar, uformel, mundret og konkret Fx Også i det lys kunne det være interessant at få belyst den indsats, som danskere spillede under tjeneste i den britiske hær i årene efter Anden Verdenskrig. Typiske overskrifter er på tre til syv ord En god overskrift giver et klart signal om, hvad budskabet er Brug egnede danske ord i stedet for fremmedord Fx nærmere betingelser i stedet for konkrete modaliteter Skift formelle udtryk ud med dagligdags ord og formuleringer. Fx nævne i stedet for anføre, eller ifølge i stedet for i henhold til I mange sammenhænge vil det være en fordel at bruge aktive ord frem for passive. Passivformer slører, hvem/hvad teksten handler om. Fx Forsvarsministeriet vil lade DIIS.. i stedet for det overlades til DIIS.. Det ligger dog i departementets nødvendige sagsgange, at en passivform alligevel ofte vil være hensigtsmæssig, fordi aktørerne ikke altid er defineret på forhånd. Undgå verbalsubstantiver som fx udførelse, udvidelse. Din læser kan komme i tvivl om hvem, der gør hvad. 9

c. Skriv læseligt Læs teksten højt for dig selv - hvis du går i stå på grund af en tung sætning, så lav den om Hvis du bruger modeord, skal du give eksempler på, hvad det betyder i sammenhængen fx bæredygtig og forandringsparathed d. Skriv korrekt Løb teksten igennem og sørg for, at den lever op til normerne for korrekt sprogbrug Tjek for stavefejl, kommaer og grammatiske fejl e. Skriv objektivt og konkret Brug konkrete eksempler. De er med til: at gøre formidlingen mere levende at forklare en ellers abstrakt problemstilling eller et begreb at overbevise modtager om rigtigheden af en påstand eller oplysning Brug sammenligninger, noget kendt, at måle op mod Fx DANCONs ansvarsområde dækker et område på størrelse med Fyn Pas på med adjektiver (tillægsord) Fx meningsmålingerne har flyttet sig 20% til fordel for i stedet for der er nu stor tilslutning til... 10

5. Modelnotat - ny skrivemåde Modelnotat: side 1 NOTAT Bilag: x Sagsbehandler: XXX J.nr.:.kt. 04- x. md. 200x DEN GLEMTE HÆR - BORGERHENVENDELSE OG EVENTUELT DIIS STUDIE Forsvarsministeriet har fået to nye borgerhenvendelser vedrørende Den Glemte Hær (danskere i britisk tjeneste efter 1945). Henvendelserne giver anledning til at genoverveje spørgsmålet om Forsvarsministeriets muligheder for at støtte et studie i Den Glemte Hær. Der er flere ting, som gør sig gældende: Flere forskere og deres støtter har ansøgt Forsvarsministeriet om økonomisk støtte til forskning i Den Glemte Hær. Ministeriet vurderer, at det fortsat vil være relevant at gennemføre denne opgave. DIIS har tidligere gennemført et historisk studie af denne art med publikationen Jutlandia-ekspeditionen. Der er i det nye forsvarsforlig afsat en forhøjet ramme på 7 mio.kr. til forsvars- og sikkerhedspolitiske studier. Det indstilles, at Forsvarsministeriet: aftaler med DIIS, at der inden for rammen til de forsvars- og sikkerhedspolitiske studier afsættes et beløb i samme størrelsesorden som til Jutlandia-studiet fra 2001 til gennemførelse af et historisk studie om Den Glemte Hær overlader til DIIS at fastlægge de nærmere betingelser for studiets gennemførelse, herunder identifikation af hvem, der skal gennemføre studiet afviser anmodningen fra to specialestuderende om økonomisk støtte til rejse til London som anmodet orienterer borger Niels Nielsen om status for sagen 11

Modelnotat: side 2 Borgerhenvendelser vedrørende Den Glemte Hær Forsvarsministeriet har fået to borgerhenvendelser (vedlagt) vedrørende Den Glemte Hær (danskere i britisk tjeneste efter 1945). Begge henvendelser henviser til daværende forsvarsminister Svend Aage Jensbys udtalelser i TV2 i februar 2003, hvor Jensby angiveligt forholdt sig positivt, for så vidt angik støtte til en udredning om Den Glemte Hær. Den ene henvendelse er fra to specialestuderende ved Syddansk Universitet, der skriver speciale om emnet. De søger i den forbindelse om økonomisk støtte til en rejse til London, hvor de vil undersøge arkiverne på det britiske rigsarkiv. Den anden henvendelse er fra Niels Nielsen, der skriver fra Institut for Historie, Kultur og Samfundsbeskrivelse ved Syddansk Universitet. Han gør opmærksom på, at han ligger inde med en samling breve fra et familiemedlem, der gjorde tjeneste i Den Glemte Hær. Niels Nielsen spørger om status for den forudsete udredning. Tidligere henvendelser Det er ikke første gang, at Forsvarsministeriet får henvendelser vedrørende Den Glemte Hær. Siden foråret 2003 har flere forskere (særligt fra Syddansk Universitet) og deres støtter søgt om støtte til belysning af spørgsmålet om unge danskere i britisk tjeneste i årene umiddelbart efter Anden Verdenskrig. Fra ministeriets side har man generelt set positivt på henvendelserne om støtte til et sådant projekt. Forsvarsministeriet har imidlertid ikke selvstændigt midler til at yde den ønskede finansielle støtte (primært løn). Der ses heller ikke at være hjemmel i Finanslovens 12 til direkte støtte til et sådant projekt af historisk karakter, herunder til finansiering af løn. Forsvarsministeriet har tidligere undersøgt muligheden for, at der eventuelt kunne ydes støtte fra Dansk Institut for Internationale Studier (DIIS) eller Forsvarsakademiet (FAK). Ingen af stederne har der dog hidtil været mulighed for at yde økonomisk støtte til et projekt af den art. I lyset af ovenstående indstilles, at Forsvarsministeriet afviser de to specialestuderendes anmodning om økonomisk støtte til rejse til London, mens Niels Nielsen orienteres om status for sagen. Fornyede overvejelser om støtte Ovenstående fornyede henvendelser om Den Glemte Hær giver dog anledning til at genoverveje spørgsmålet om Forsvarsministeriets muligheder for at støtte et studie om Den Glemte Hær. I foråret 2003 forholdt daværende forsvarsminister Svend Aage Jensby sig som nævnt positivt til spørgsmålet om støtte. Statsministeren fremhævede i august samme år i forbindelse med 60-års dagen for ophøret af samarbejdspolitikken betydningen af et aktivt bidrag til forsvar for fred, frihed og menneskerettigheder. 12

Modelnotat: Side 3 Også i det lys kunne det være interessant at få belyst den indsats, som danskere spillede under tjeneste i den britiske hær i årene efter Anden Verdenskrig. Samtidig kan det ikke udelukkes, at et studie også vil bringe handlinger for dagens lys, der i tilbageblik vil fremstå som mindre prisværdige. Det bør dog ikke være et argument for ikke at udarbejde et sådant historisk studie snarere tværtimod. På baggrund af ovenstående og de gentagne henvendelser fra forskere om økonomisk støtte til arbejdet med spørgsmålet om Den Glemte Hær vurderer ministeriet, at det fortsat vil være relevant at gennemføre denne opgave. Mulighed for studie hos DIIS Nylige kontakter til DIIS har vist, at DIIS ser mulighed for at gennemføre et sådant studie inden for rammerne af de forsvars- og sikkerhedspolitiske studier. Der skal i den forbindelse peges på, at DIIS tidligere har gennemført et historisk studie inden for disse rammer: vedlagte publikation om Jutlandia-ekspeditionen fra 2001, som DIIS (dengang DUPI) udførte efter anmodning fra Forsvarsministeriet. Den samlede pris for publikationen var på ca. 390.000 kr. I det nye forsvarsforlig er afsat 7 mio. kr. pr. år til gennemførelse af konkrete forsvars- og sikkerhedspolitiske projekter ved DIIS altså en forhøjelse på 2 mio. kr. pr. år. DIIS har tidligere haft et underforbrug af de afsatte 5 mio. kr. årligt. I lyset af behovet for en vis accelerationsperiode med henblik på udvidelse af projektet (for eksempel ansættelse af nye forskere) er det vurderingen, at der inden for denne ramme til et projekt om Den Glemte Hær vil kunne findes det nødvendige beløb til gennemførelsen heraf i samme størrelsesorden som til studiet om Jutlandia. Det indstilles derfor, at Forsvarsministeriet laver en aftale med DIIS om at gennemføre et historisk studie om Den Glemte Hær. DIIS rolle Der skal gøres opmærksom på, at DIIS i sin tilbagemelding pegede på følgende, som vil være relevant i tilfælde af gennemførelse af et sådant studie: de historikere, som på daværende tidspunkt havde arbejdet med emnet, må ud fra en rimelighedsbetragtning have en vis førsteret til emnet, hvis man vurderer, at de besidder de fornødne kvalifikationer. Det indstilles, at DIIS får frihed til at fastlægge de nærmere betingelser for at gennemføre studiet, også med hensyn til hvem, der skal gennemføre det. Til resolution 13