Referat af ordinært bestyrelsesmøde d. 26.01.2011 kl. 15.00. Mødested: Århusvej 22 C, 8500 Grenaa. Sag nr.: 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmøde d. 15.12.2010. 2. Redegørelse fra direktøren om selskabets virksomhed. 3. Betalingsvedtægt, fastsættelse af vejafvandingsbidrag. 4. Betalingsvedtægt, redaktionel tilføjelse om vilkår for tilslutning af byggemodninger. 5. Optagelse af lån i 2011 til anlægsfinanciering. 6. Forvaltningsrevision. 7. Orienteringssager. 8. Eventuelt. Fraværende: Ingen. Side 80.
1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra best.møde d. 15.12.2010. Beslutning: Referatet blev godkendt. 2. Redegørelse fra direktøren om selskabets virksomhed. Nyt ang.: - Investeringer / drift, - Administration / økonomi, - Andet relevant. Beslutning: Direktørens redegørelse blev taget til efterretning. 3. Betalingsvedtægt, fastsættelse af vejafvandingsbidrag. Norddjurs Kommunes Miljø- og Teknikudvalg har anmodet AquaDjurs bestyrelse om at ændre betalingsvedtægten med tilbagevirkende kraft fra d. 01.01.2010, idet vejafvandingsbidraget ønskes nedsat fra 7 % af anlægsinvesteringer til en %-sats svarende til, at kommunens bidrag nedsættes med ca. 1 mio. kr. / år i årene 2011, 12, 13 og 14. Der har været afholdt et møde d. 01.12.2010 med deltagelse af repræsentanter fra Norddjurs Kommune, hvor problemstillingen blev drøftet. Formanden vil redegøre for mødets forløb. Da der er tale om en principiel sag, har formanden bedt advokat Pernille Aagaard Truelsen fra advokatfirmaet Energi & Miljø udarbejde en juridisk redegørelse vedrørende vejbidrag. Til sagen vedlægges nedenstående bilag, som indgår som en del af beslutningsgrundlaget: NB.: Bilag er tidligere udsendt: - Redegørelse vedr. vejbidrag, Advokatfirma Energi og Miljø d. 01.12.2010. - Notat vedr. vejbidrag, Rådg. Ingeniørfirma Orbicon d. 04.11.2008. - Internt notat om kommunalt vejafvandingsbidrag, F.F. d. 03.12.2010. Indstilling: Sagen fremsættes uden indstilling. Beslutning på møde d. 15.12.2010 pkt. 2: Sagen udsættes til behandling på bestyrelsesmøde d. 26.01.2011. Det tages til efterretning, at en ændring af betalingsvedtægtens bestemmelser herefter tidligst kan få virkning fra d. 01.01.2011. Beslutning: Udsættes pga. igangværende drøftelser mellem KL og Konkurrencestyrelsen om fortolkningen af regelsættet for området. 4. Betalingsvedtægt, redaktionel tilføjelse om vilkår for tilslutning af byggemodninger. Som følge af den generelle stagnation på jordforsyningsområdet for både fritids- og helårsboliger har finansiering af forsyningsledninger i nye byggemodningsprojekter sammenholdt med selskabets ubetingede forsyningspligt i de i Spildevandsplanen udlagte kloakoplande givet anledning til overvejelse om at indføre et forbehold omkring forsyningspligten. Side 81.
Formålet med et forbehold skulle dels være at begrænse selskabets udestående tilgodehavende tilslutningsbidrag ved ikke-solgte parceller i nye udstykningsområder, og dels sikre konsensus mellem udstykker og selskabet omkring etapedeling af udstykningsområdet og afregning af tilslutningsbidrag. Forslag til redaktionel tilføjelse i Betalingsvedtægt for AquaDjurs as spildevandsforsyning i 2 Vedtægtens område, nyt afsn. 5: AquaDjurs as kan i forbindelse med nykloakering af større sammenhængende områder stille vilkår omkring rækkefølgen af udstykningen med henblik på, at kloakeringen af ejendommene kan ske etapevis. NB.: Bilag: Side 3/16 med tilføjelse i Betalingsvedtægten er tidligere udsendt. Indstilling: Direktøren indstiller, at Betalingsvedtægten ændres med den ovenfor beskrevne redaktionelle tilføjelse med virkning fra d. 01.01.2011. Beslutning: Direktørens indstilling tiltrædes. 5. Optagelse af lån i 2011 til anlægsfinanciering. I forbindelse med vedtagelse af budget samt investeringsplan for 2011 på bestyrelsesmøde d. 03.11.2010 blev det besluttet at indhente lånetilbud ved KommuneKredit til delvis finansiering af anlægsprogrammet i 2011 på henholdsvis vand- og spildevandsområdet. Lånebehov ud fra forventet likviditet: Spildevand: likviditet ultimo august på kr. 8,0 mio til 10,5 mio. Vand: likviditet ultimo december kr. 1,0 mio til 1,5 mio. Jævnfør Lånepolitik for AquaDjurs as optages lån med kommunegaranti således, at lån kan effektueres senest 31. marts. Nuværende låneportefølje i AquaDjurs as: År fast/var. rente Hovedstol, Låneinstitut % mio kr. 2009 fast 3,71 55,5 KK 2009 var. 1,05 37,0 KK 2010 var 1,30 (10,0) KK 2010 fast 3,64 10,0 Nordea (x x: Variabelt forrentet lån i KommuneKredit konverteret ved SWAP til fast forrentet lån via Nordea. Kommunekredit har d. 06.01.2011 fremsendt forslag til låneoptagelse som følger: - 20 års aftalelån, fast forrentet med 5, 10 og 20 års renteaftale, - 20 års aftalelån, variabelt forrentet Model A og Model C. Bilag: Låneforslag fra KK. Side 82.
Indstilling: Direktøren indstiller, at der sendes ansøgning til Norddjurs Kommune om kommunegaranti for lånoptagelse i KommuneKredit til anlægsfinanciering, henholdsvis kr. 1,5 mio til vandforsyning og kr. 10,0 til spildevandsforsyning. Endvidere anmodes bestyrelsen om for de 2 lån at træffe beslutning om låntype samt evt. aftaleperiode for fast forrentet lån eller model for variabelt forrentet lån, og om lånene skal konverteres til en SWAP. Beslutning: Direktørens indstilling vedr. ansøgning om kommunegaranti tiltrædes. Stillingtagen til låntype og evt. SWAP-aftale udsættes til bestyrelsesmødet d. 23.02.2011. 6. Forvaltningsrevision januar 2011. Den årlige forvaltningsrevision omfatter: A: Forretningsgangsbeskrivelser for administrative økonomirelaterede aktiviteter med tilknyttede kontrolfunktioner, og B: Kontrol af forsikringer. An. A: Materialet omfatter - Forretningsbeskrivelser for bogholderiet, - Forretningsbeskrivelse for FAS. An. B: Jævnfør pkt. 8 B på bestyrelsesmøde d. 03.11.2010 er selskabets forsikringsportefølje gennemgået og forsikringsaftaler fornyet med virkning fra d. 01.01.2011. En Forsikringspolitik for AquaDjurs as er under udarbejdelse. Bilag: Forretningsbeskrivelser for Bogholderiet og FAS. Indstilling: Direktøren indstiller, at Forvaltningsrevisionen godkendes og status for Forsikringer tages til efterretning. Beslutning: Direktørens indstilling tiltrædes. 7. Orienteringssager. A: Der har været uanmeldt revision i selskabet d. 6.-7.12.2010. Det fremgår af Revisionsprotokollen, at det uanmeldte kasseeftersyn ikke gav anledning til bemærkninger, at den løbende revision ikke gav anledning til væsentlige bemærkninger, og at den gennemførte kontroloptælling af varelager ikke gav anledning til bemærkninger. Der er endvidere i Revisionsprotokollen særligt beskrevet sammenhængen mellem Prisloft 2011 og Budget for 2011 og de afledte konsekvenser. Revisoren inviteres til at uddybe de beskrevne forhold på bestyrelsesmødet d. 23.02.2011. B: Årsmøde og generalforsamling i DANVA afholdes d. 26.-27.maj på Radisson Scandinavia Hotel i Århus. Tilmelding kan foretages fra d. 1. februar. Er der ønske fra bestyrelsesmedlemmer om at deltage? Side 83.
C: Rekruttering af ny direktør: Der er rettet henvendelse til konsulentfirmaerne ANKERHUS A/S og RAMBØLL A/S med anmodning om at afgive tilbud på konsulentbistand til rekruttering af en ny direktør. Tilbud med forslag til processen skal afgives senest d. 7. februar med henblik på behandling på bestyrelsesmødet d. 23. februar. An. A:Revisionsprotokollat eftersendes til bestyrelsen, når den foreligger. An. B: Der udsendes program primo februar til bestyrelsen med frist for tilmelding. An. C: Til efterretning. 8. Eventuelt: Intet. Næste møde: Den 23.02.2011 kl. 14.00. Underskrifter (sign.): Frede Frandsen Mogens Hvid Jytte Schmidt Inger K. Andersen Eigil Henriksen Allan Stig Helgren Jensen Brian Pedersen Side 84.