Praktiserende Landinspektørers Forening Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA
02 Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA Om minimaks og MIA minimaks er Kort & Matrikelstyrelsens nye matrikulære ajourførings- og kvalitetssikringssystem. Systemet er et nødvendigt skridt for teknologisk at modernisere de hidtidige matrikulære systemer i styrelsen. Samtidig er det en vigtig brik i opbygningen af digital forvaltning i de matrikulære processer, hvor minimaks giver grundlaget for en fuld digital matrikulær sag. minimaks håndterer alle matrikulære data i én database og i én applikation. Med minimaks XML-standardiseres udveksling af matrikulære ajourføringsdata. minimaks understøtter, at såvel formel som teknisk sagsbehandling foretages af én og samme medarbejder. MIA er et system til udarbejdelse af matrikulære data hos praktiserende landinspektører. Ved hjælp af MIA og et CAD-program er det muligt i en interaktiv proces at udarbejde de centrale data i en sag og sende disse digitalt til kommunen og minimaks.
03 På forkant med fremtiden I december 2006 tager Kort & Matrikelstyrelsen minimaks i brug. Det nye matrikulære ajourførings- og kvalitetssikringssystem bygger på data fra MIA, og erstatter de eksisterende matrikulære systemer for kort og register i Kort & Matrikelstyrelsen. Sammen med Kort & Matrikelstyrelsen får landinspektørerne derfor muligheden for at komme med helt i front, nu når regeringens målsætning om digital forvaltning i den offentlige sektor skal realiseres. Det kræver dog omstillingsparathed at komme på forkant med udviklingen. Derfor må det også forventes, at overgangen vil stjæle ekstra tid, indtil de nye arbejdsgange er blevet indarbejdet. I samme anledning har Kort & Matrikelstyrelsen og Praktiserende Landinspektørers Forening i samarbejde udarbejdet denne folder. Den skal hjælpe landinspektørerne med at få indblik i, hvad minimaks og det nye MIA kommer til at betyde for det daglige arbejde.
04
Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA 05 Konsekvenser af minimaks Lanceringen af minimaks betyder, at MIA ændrer sig en del. Også måden hvorpå sagerne afleveres til Kort & Matrikelstyrelsen vil forandre sig. Til gengæld bliver den matrikulære sagsgang mere effektiv. Kort & Matrikelstyrelsen arbejder på at gøre ændringerne så let overskuelige som muligt. Matriklen omlægges fra System 34/45 til UTM/EUREF89 svarende til UTM/ETRS89 Der vil blive givet besked ved udtræk fra distributionsserveren, hvis en anden landinspektør allerede har udtrukket en af de ønskede ejendomme Konkrete ændringer Den formelle sagsdokumentation som for eksempel erklæringer og attester skal fremover sendes digitalt som PDF-filer sammen med MIA-sagerne. Det betyder, at landinspektørerne skal kunne skanne dokumenterne ind digitalt Alle sagsdokumenter skal indsendes digitalt dog undtaget skøder Sagerne skal sendes med en digital signatur Matrikelkortet skifter udseende, fordi alle kosmetiktekster placeres automatisk ved udtræk Der kommer nye definitioner for temaerne klitfredningslinier, strandbeskyttelseslinier, jordforurening og fredskov Der indføres nye kvalitetsklasser på skelpunkterne Der vil være behov for ændringer i CAD-opsætning
06 Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA Vigtige værktøjer For at kunne sende sagerne digitalt til Kort & Matrikelstyrelsen, er det nødvendigt at have en bredbåndsforbindelse på mindst én PC, hvor MIA er installeret. Med en upload-hastighed på 1 Mb/s kan sager, der fylder op til 38 MB indsendes på under 5 minutter. Normale sager forventes at fylde mellem 15 og 25 MB, når MIA har gjort sagspakken klar til indsendelse. Anbefalet minimumskrav til PC Hvis den nye version af MIA skal køre acceptabelt, anbefales det, at computeren har følgende minimumskrav: Pentium 4 processor 512 MB RAM Digital signatur Hvert firma skal selv sørge for at anskaffe medarbejdersignaturer for alle landinspektører med beskikkelse. Derudover skal alle medarbejdere, som skal kunne sende sager til Kort & Matrikelstyrelsen have medarbejdersignatur. Den digitale signatur er et lille program, som installeres på brugerens computer. I forbindelse med bestillingen af medarbejdersignaturer skal der for hvert firma udpeges en lokaladministrator, som kan tilføje og slette medarbejdere inden for firmaet. Bestillingen sker på TDCs hjemmeside (http://erhverv.tdc.dk). Kort & Matrikelstyrelsen vil udarbejde en særskilt vejledning for installation og brug af medarbejdersignaturer. Krav til skanning Med minimaks indføres en fuldstændig digital sagspakke. Erklæringer fra landinspektør, parter, myndigheder m.m. skal derfor skannes i landinspektørfirmaet, inden sagen sendes til Kort & Matrikelstyrelsen. Dokumenter skal skannes med mindst 300 DPI og gemmes i PDFformat. Der ændres ikke på regler for skanning af måleblade.
07 Skiftet til System 2000 System 2000 er en fællesbetegnelse for: DVR90, som er et nyt dansk højdesystem UTM/ETRS89, som er et internationalt anvendeligt plant koordinatsystem Kp2000, som er et specielt dansk plant koordinatsystem I forbindelse med indførsel af minimaks omlægges matrikelkortet til koordinatsystemet UTM(32/33)/ETRS89. Den nye MIA-version vil arbejde i UTM/ETRS89 og MIA tilrettes i den forbindelse til at håndtere UTM s areal- og afstandskorrektioner. Kort & Matrikelstyrelsen og Praktiserende Landinspektørers Forening drøfter i øjeblikket den praktiske implementering af System 2000 i den matrikulære sagsudarbejdelse. Nærmere information om det følger. Regler for håndtering af fikspunkttilknytning og fikspunktetablering ændres samtidig med at minimaks tages i brug. Kort & Matrikelstyrelsen samarbejder med Praktiserende Landinspektørers Forening om udarbejdelse af vejledninger om dette i løbet af efteråret.
08 Nye arbejdsgange med minimaks Med minimaks etableres en automatisk kontrol, hvor en matrikulær sag kontrolleres for aktualitet, fejl og mangler i forbindelse med indsendelse til Kort & Matrikelstyrelsen. Den kontrol vil ikke være komplet fra start, hvorfor nogle kontroller vil blive udført af sagsbehandlerne. Dog vil matrikulære sager der indsendes med åbenlyse fejl, som for eksempel manglende erklæringer, automatisk blive afvist efter ibrugtagning af minimaks. Landinspektøren vil modtage en mail der oplyser, hvorfor sagen er blevet afvist. De sager, der kommer igennem kontrollen, vil Kort & Matrikelstyrelsen efterfølgende foretage en juridisk og teknisk gennemgang af. Når det nye MIA træder i kraft sammen med minimaks forudsætter Kort & Matrikelstyrelsen stadig en høj kvalitet i de matrikulære sager, hvor der er sammenhæng mellem de matrikulære ændringer og den formelle dokumentation. Indsendte matrikulære sager skal så vidt muligt være udarbejdet på opdateret grundlag, da det er landinspektørens data, der anvendes til opdatering af de matrikulære databaser.
Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA 09 Håndtering af sager på ikke-opdateret grundlag I første omgang vil der ikke blive ændret ved den nuværende praksis, hvor Kort & Matrikelstyrelsen opdaterer den matrikulære sag for landinspektøren, der hvor sagens grundlag er blevet ændret ved en mellemkommende sag. Dette vil kun være tilfældet, når det ikke har været muligt for landinspektøren at afvente Kort & Matrikelstyrelsens ekspedition og godkendelse af den sag, der ændrer det matrikulære grundlag for sag nr. 2. Hovedsageligt gælder det ved: Sager som i MIA er udarbejdet som sag-på-sag Parallelle sager på samme matr. nr. Parallelle sager på samme ejendom Store, langvarige sager herunder jordfordelinger og strækningsanlæg, hvor der benyttes løbenumre Jordfordelingssager m.m. For jordfordelingssager og strækningsanlægssager med løbenumre vil der ske ændringer i MIA, som gør det muligt at udarbejde sagerne i MIA. For ældre sager af nævnte typer, som ikke er udarbejdet i MIA, vil Kort & Matrikelstyrelsen og landinspektøren i hvert enkelt tilfælde aftale, hvordan sagen skal ekspederes. Forandringerne sker løbende Over de kommende år skal landinspektørerne forvente, at den nuværende praksis ændres gradvist, så landinspektøren vil få et større ansvar for at sager indsendes på opdateret grundlag. Værktøjerne til at gøre dette let for landinspektørerne vil blive udarbejdet i takt med denne udviklingspraksis. Praktiserende landinspektører vil i starten af december 2006 have et stort antal sager under udarbejdelse i den gamle MIA version. Disse data skal konverteres til ny MIA version for at kunne anvendes til minimaks. Kort & Matrikelstyrelsen udarbejder et konverteringsprogram, som bliver tilgængeligt i MIA, hvor landinspektøren skal konvertere til den ny MIA version. Dette vil ske næsten automatisk og uden væsentligt ekstraarbejde for landinspektøren.
10 Fremtidens matrikulære sagsgang minimaks og MIA Information og vejledning Denne folder er starten på en længere kommunikationsproces frem til den forventede driftsstart af minimaks 4. december 2006. Der er planlagt gå-hjem-møder vedrørende minimaks og det nye MIA. På gå-hjem-møderne vil Kort & Matrikelstyrelsen præsentere de ændringer, som indføres i MIA og den servicesnitflade til minimaks, som landinspektørfirmaerne vil skulle kommunikere igennem. Gå-Hjem-Møder om minimaks og MIA 29. august i Ringsted, kl. 14.30 til 18.00 30. august i Middelfart, kl. 14.30 til 18.00 31. august i Viborg, kl. 14.30 til 18.00 Informationsmøder i efteråret Kort & Matrikelstyrelsen vil tæt på ibrugtagningen af minimaks arrangere en række regionsvise informationsmøder, hvor de tekniske ændringer i MIA vil blive gennemgået på storskærm. Kort & Matrikelstyrelsen vil derudover udarbejde de vejledninger, som er nødvendige for at ændringerne kan håndteres i landinspektørfirmaerne. Meddelelsesbladet vil blive brugt til at bringe overordnet information. CAD-programmerne Kort & Matrikelstyrelsen har afholdt møde med CAD-leverandørerne for at orientere om, hvilke ændringer der bliver behov for i CAD-programmerne i forhold til ændringerne i MIA. Nogle landinspektørfirmaer vil løbende blive inddraget i test af den tilrettede MIA version og herunder test af integrationen til CAD-programmerne. Der vil blive udarbejdet særskilt vejledning for forberedelse af CAD til det nye MIA. Lukket for sagsbehandling I en periode på 3-4 uger op til driftsstart af det nye MIA og minimaks vil der være lukket for almindelig sagsbehandling. Det vil dog være muligt at ekspedere meget specielle og særligt hastende sager ved henvendelse til den relevante distriktsleder i Kort & Matrikelstyrelsen. Det skal understreges, at den nuværende distributionsserver vil være i drift helt frem til idriftsættelsen af minimaks, så landinspektørfirmaerne uændret vil kunne udarbejde sager. MIA hotline Kort & Matrikelstyrelsens hotlinie vil stadig være til rådighed. Er der et øget antal forespørgsler, vil der blive suppleret med personale.
11 Grafisk design & produktion: Mette Brix GD + Hr.Hansen cph Tekst: FreeStyla Foto: Mads Armgaard Tryk: Schultz Grafisk Oplag: 1.000
Kontakt Kort & Matrikelstyrelsen Udstykningschef, Søren Fauerholm Christensen Tlf.: 3587 5580 Mail: sfc@kms.dk Praktiserende Landinspektørers Forening Landinspektør, Sune Iversen Tlf.: 8662 6188 Mail: si@viborgland.dk