Referat 10. marts 2013 af Grundejerforeningen s ordinære generalforsamling onsdag den 27. februar 2013 kl. 19.30 i FritidsCentret, lokale 2. 1. Valg af dirigent. Formand Finn Bjørnholdt bød forsamlingen velkommen og foreslog Erik Hansen til hvervet som dirigent. Erik valgtes ved akklamation. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at indkaldelse og dagsorden var udfærdiget ifølge vedtægterne og udsendt rettidigt, og dermed erklærede han generalforsamlingen lovlig og beslutningsdygtig. Ingen indsigelser. Under gennemgang af de fremmødte viste det sig, at 22 parceller var repræsenteret og nogle med 2 repræsentanter. Kassereren oplyste, at alle havde betalt kontingent, hvorefter alle i forsamlingen blev erklæret stemmeberettiget. K119 medbragte en fuldmagt for K117, som blev godkendt. På opfordring af bestyrelsen blev der indføjet et ekstra punkt i dagsordenen lige efter formandens beretning: 2a Plan for de grønne områder. Dirigenten overgav derefter ordet til Formanden. 2. Formandens beretning. Finn Bjørnholdt startede med at meddele, at punkt 2a ville blive gennemgået af Henning Bramsen. Formandens skriftlige oplæg til beretning medtages her i sin fulde ordlyd: Velkommen til grundejerforeningens årlige generalforsamling. Der står lidt forfriskninger på bordene til fri afbenyttelse. Desværre er Jens Ovesen på forretningsrejse og Ole Thagaard har meldt afbud. Anonym anmeldelse af bestyrelsen til Skat: Bestyrelsen er blevet anmeldt for at have modtaget ulovlige penge. Det er sket ved henvendelse fra anonyme beboere i lystenlund til Skat. I brevet til Skat oplyses der bl.a. (citat): Det drejer sig om kr. 4.000,- om året pr. bestyrelsesmedlem Der cirkulerer rygter om at de får boner til køb i den lokale brugsforening (citat slut) Hvis de omtalte rygter involverer mere end èn person i vores grundejerforening, betragter bestyrelsen denne anmeldelse som en kraftig mistillid til bestyrelsen. Bestyrelsen modtager naturligvis ikke ulovlige penge og boner! Til orientering kan det oplyses, at bestyrelsen administrerer efter gældende regler/love, og vi gør det bedste og billigste for foreningen, altså tænker på foreningens ve og vel. Landsskatteretten har afsagt dom i sager om dækning af private omkostninger i forbindelse med frivilligt arbejde i foreninger og udtalt følgende: (citat) Er du medlem af en helt eller delvist skattefri forening som eksempelvis en grundejerforening eller sportsklub, må den skattefri udbetale godtgørelser på op til kr. 3.200,- om året. (citat slut) Beløbet bestyrelsen modtager hvert år, er en godtgørelse på kr. 2.000,- som dermed ligger langt under de beløb der er fastsat af Skat og langt under det skud i tågen der kom fra den/de anonyme anmelder/e. 1
Vi har bedt Skat om at vurdere foreningens økonomi og bestyrelsens forhold og beslutninger, og de har i brev af den 15.6.2012 meddelt, (citat) at Skat foretager sig ikke yderligere i sagen (citat slut) Grønne områder: Grundejerforeningen har indgået ny kontrakt på vedligeholdelse af vore grønne områder med Aarhus Kommune for årene 2012-2015. Aftalen indebærer græsklipning, beskæring af busket, fritrums-beskæring på oversigtshjørner og langs stier, vedligeholdelse af solitære træer samt sprøjtning. Prisen herfor er kr. 98.400,- + moms (kr. 123.000,-). Der er foretaget vintervedligehold i form af beskæring i Lystenlund ved stien og FDF. Naboerne er blevet kontaktet, for at høre deres ønsker. Da der var divergerende meninger, måtte bestyrelsen beslutte, at forslaget fra vores gartner skulle udføres, ved at der skulle skæres ind i beplantningen til ca. 30 cm højde dette blev ikke udført. Fældning af træer mellem stien og Lystenlund/kælkebakken blev foretaget af et bestyrelsesmedlem samt en kammerat som tilbød at foretage nedskæringerne/fjerne træerne, efter information fra vores gartner, hvorved foreningen sparede ca. kr. 14.000,- + moms (kr. 17.500,-). Denne nedskæring blev fortrinsvis foretaget på hverdage og tog ca. 1 uge. Denne beslutning gav respons fra nogle beboere med udtalelser som selvtægt, betale for ny beplantning, ser forfærdeligt og sørgeligt ud samt ikke med i referatet fra sidste generalforsamling. Derudover blev foreningen igen kontaktet med hensyn til nedskæringerne som ødelægger fuglelivet i området. Idet denne mail ikke efter afsenderens mening, blev besvaret hurtigt nok, modtog foreningen en ny mail, hvori afsenderen beskylder formanden for at ignorere henvendelser og være arrogant og formanden burde overveje om han burde sidde hvor han sidder. Mailen blev besvaret med, at hun burde møde op på generalforsamlingen, så hun kunne få indflydelse på bestyrelsens sammensætning. Til vintervedligehold er der kr. 25.000,-(2012) inkl. moms tilbage, som vi er i gang med at sætte arbejde i gang for. Den planlagte arbejdslørdag i 2011 blev udsat til 2012, idet der ikke var interesse blandt flertallet af naboparcel ejerne. Når datoen for i år er fastsat kan den ses på hjemmesiden hvis der stadig er stemning/behov for en arbejdslørdag. Vi har som vanligt udlånt festpladsen til cirkus og de har allerede planlagt en forestilling i 2013. Stien mellem blokkene og legepladsen har fået ny belægning, denne er udført af kommunen som bl.a. efter henvendelse fra grundejerforeningen har erkendt, at flise stien er kommunens og absolut ikke foreningens ansvar. Som illustration af det dilemma bestyrelsen af og til står i, så har vi i årets løb fået et par henvendelser om nedskæring af træer og buske, hvoraf den ene ønskede nedskæring og den anden absolut ikke ønskede mere nedskæring. Så sidder vi der som Kong Salomon og vurderer, om vi skal hugge barnet midt over eller give det til den ene eller den anden. Bestyrelsen tager alle henvendelser seriøse og forsøger at løse dem bedst muligt. Henning Bramsen vil fremlægge plan for fremtiden efter beretningen. Veje stier: Revneforseglingen af vore veje, som blev foretaget sidste år ser ud til at virke efter hensigten. Dog har nogle af bestyrelsens medlemmer efterfølgende selv foretaget nogle asfalt reparationer. Bestyrelsen holder løbende øje med vejenes tilstand. Vi har ikke indhentet tilbud for nylig, men anslår at vores vejfond ikke slår til, hvis alt skal lægges om. Den nye anlagte indkørselsvej til Lystenlund som var for høj er udbedret af kommunen. Vejene er fejet i oktober måned. Snerydningen foretages stadig af Martin Balskilde Andersen. Beplantning: Spejderskovens tilsyneladende døde træer er begyndt at live op igen, derfor fældes ingen træer for nuværende. Træerne i vores område besigtiges af såvel fagfolk som bestyrelsen 1 gang om året for at opfylde bl.a. forsikringsbetingelserne. Lokalplan 854: I forbindelse med ovennævnte lokalplan, er der udstedt en deklaration om spildevandsledning og elkabel som betyder, at der er nedgravet et elkabel og en spildevandsledning på fællesarealet mellem Kærgårdsparken 131 og 133. Denne deklaration mangler at blive tinglyst men foretages efter denne generalforsamling. Kommunens tilsynsførende har accepteret foreningens skrivelse med påmindelse om at få etableringen gjort ordentlig færdig som tidligere aftalt. Ved kraftig regn fosser der vand fra den nye udstykning ned i foreningens eng område. Vandet skal ledes ned i den nyanlagte sø. 2
Legeplads: Fodbold målene er renoveret. Forslag modtages gerne til nye anskaffelser, men der er ikke i budgettet afsat midler til decideret at etablere en legeplads i grundejerforeningens område. Parcelhusejernes Landsforening: Bestyrelsen har undersøgt muligheden for at blive medlem af Parcelhusejernes Landsforening - et medlemskab koster kr. 16.000,- årligt. Bestyrelsen har vurderet behovet og besluttet at vi bl.a. af økonomiske grunde ikke ønsker medlemskab. Solbjerg Fællesråd: Foreningen er medlem, og vores repræsentant er Henning Bramsen. Hjertestartere: Plan over hjertestarterne der findes i Solbjerg kan ses på vores hjemmeside og i Solbjerg Nu. Nyhedsbreve og mailadresser: Bestyrelsen fortsætter med at udsende nyhedsbreve og vi opfordrer stadig vore medlemmer til at oplyser deres mailadresser til foreningen. Visioner og fremtiden: Videreføre stien kommunen har lavet rundt om den nye sø til vores eng område, hvorved den bliver mere attraktiv og derved benyttes af flere beboere samt måske give en besparelse på foreningens udgifter. Bestyrelsen er blevet indkaldt til stiftende generalforsamling i den nye grundejerforening for udstykningen øst for GKL, men har ikke deltaget. Når den nye grundejerforening begynder at fungere, vil bestyrelsen kontakte den nye bestyrelse for afholdelse af møde om fælles interesser. Tak for opmærksomheden. /Finn Bjørnholdt Efterfølgende kommentarer: Aftalen med kommunen medfører åbenbart ikke, at der skal sprøjtes for brændenælder og de generer os gevaldigt de bør væk. Svar: Kommunen har meddelt, at det er deres mest påpasselige og kompetente person på området, der sprøjter hos GKL. Bestyrelsen vil undersøge sprøjtemuligheder for brændenældeområdet. Skal GKL slås sammen med en grundejerforening på den nye udstykning øst for os. Svar: Nej, men bestyrelsen har besluttet at kontakte den nye forening, når den er blevet etableret. Hullerne ved stamvejen bør udbedres ser herrens ud. Svar: Det er ikke GKL s opgave, men firmaets/kommunens, og bestyrelsen har været i kontakt med dem for at få det retableret, og det kunne have været gjort inden frosten gik i jorden på daværende tidspunkt, men nu må det afvente foråret og bestyrelsen følger det op. Kommunen har forpligtelsen til at slå græsset langs stamvejen, men GKL gør det, for at det skal se pænt ud for vore medlemmer langs denne indkørsel. Brosten ligger højt og som en generende kant ved overgangene fra asfalt og til brostensbelægningerne. Svar: Bestyrelsen følger op på det ved forårsgennemgangen, men foretager sig intet før frosten er helt væk. 3 store træer over mod blokkene er til fare og svineri. Svar: GKL s store træer vurderes en gang årligt bl.a. af sikkerhedsmæssige årsager og bestyrelsen er naturligvis også opmærksom på disse træer. 3
Fejning hvordan og hvornår. Svar: Der fejes 2 gange årligt, og den ene gang bliver lige før konfirmationerne da skal det se pænt ud. Vi fejer når NCC er ude i området. Kan fejning og klipning koordineres. Svar: Det forsøger vi, men kan være svært, når vi samtidig vil gøre det til den bedste pris. Har bestyrelsen et tal på hvor meget salt og grus, der bliver strøet ud over vore veje i løbet af vinteren. Svar: Nej, det har vi ikke. Men en beboer fejede for nogle år siden ud for egen grund og vejede alt det sammenfejede. Det var forbavsende meget. Entreprenøren foretager en vurdering og salter og gruser i det omfang, han finder nødvendigt. GKL betaler pr. gang der bliver saltet/gruset. 1 døgns rydning koster ca. 1000 kr. plus moms. Efter en god og konstruktiv debat satte dirigenten beretningen til afstemning. BERETNINGEN VEDTAGET. 2a - Plan for de grønne områder. Henning Bramsen orienterede om de grønne områder ud fra et par plancher for henholdsvis områderne ved Lystenlund og Kærgårdsparken. De er indlagt her som en del af referatet: Efterfølgende kommentarer: Hvordan tynder man ud. Svar: Når man spørger gartnerne i Århus Kommune, som forestår arbejdet for GKL, så siger de, at der bør skæres ned til knæhøjde, og så vil man om et år have underskoven oppe i en meters højde. Gartnerafdelingen anbefaler, at kvas og smågrene bliver liggende til formuldning. Deres anvisninger følger GKL. Vi er nogle der gerne vil hjælpe med at fælde bl.a. ammetræer. Svar: Det er bestyrelsen glade for at høre, da det vil spare GKL for udgifter. Men det skal foregå efter retningslinjer udstukket af bestyrelsen og i samtale med vores gartnerentreprenør. Er der interesse for en arbejdsweekend i forbindelse med udtynding. Meld tilbage til bestyrelsen, hvis man er interesseret i at hjælpe med en beskæring. Syrenbedet er blevet udtyndet. 4
Æbletræerne ved stamvejen rager lidt langt ud over cykelstien kan de ikke beskæres lidt. Svar: I sin tid, da vi beskar dette bed, var der en interesse fra naboerne til træerne om at beholde de fleste af disse træer det fulgte vi, men nu er tiden nok inde til at foretage en mindre tilretning der. Skal vi flise det fældede eller ej? Svar: Når kommunen foretager en beskæring/udtynding kommer de med en flismaskine. GKL bestemmer selv, om de større stammer skal blive liggende til afhentning. Hvis vi selv foretager en beskæring lejer GKL en flismaskine, hvis der er brug for det. Gartnerafdelingen anbefaler, at vi lader kvas og smågrene bliver liggende til formuldning. 3. Indkomne forslag. A) Kontingentet hæves med 50 kr/år., som specifikt skal gå til af få fingerklippet langs stamvejen? Bestyrelsen kan ikke anbefale det. Afstemningen viste, at der ikke var nogen der stemte for kontingentforhøjelsen, men fulgte bestyrelsens anbefaling. B) Legepladsfonden nedlægges, og midlerne sættes ind på vejfonden. Bestyrelsen anbefaler det. Det blev oplyst, at der ville blive afsat et mindre beløb til reparationer af de eksisterende rekvisitter. Afstemningen viste, at der var 22 der stemte for nedlæggelsen og dermed blev forslaget vedtaget. Fra et medlem er der indkommet disse 4 forslag: 1. Stop for fældning af træer/stop ødelæggelser af grønne områder. 2. Vedr. valg til bestyrelse, - genvalg 1 gang. 3. Velkomst nye ejere! 4. Sociale arrangementer. Forslagsstilleren (K94) var heldigvis til stede og kunne fremlægge alle 4 forslag, som vedkommende ikke ønskede sat til afstemning, men til diskussion/orientering. Ad 1) Bestyrelsen opfordres til at være meget opmærksom på problematikken. Ad 2) Der kunne blive problemer med at bestyrelsesmedlemmer sidder for længe. Der har aldrig været den store interesse for at gå ind i bestyrelsesarbejdet. Det er rart, at der er nogle, der gider at gøre arbejdet for os. Historisk set kunne Lystenlundafdelingen i sin tid ikke fremskaffe emner nok til deres kvote, dengang det eksisterede. Ad 3) Hvad med et velkomstbrev til nye ejere. God ide, men det er svært, kommunen oplyser intet, og ejendomsmæglere er blevet spurgt og ikke særlig interesserede. Bestyrelsen har ikke kendskab til køb/salg. Hvad med oplysninger fra naboer. God ide, det opfordres der til. Ad 4) Det kunne f.eks. være Sct. Hans bål/fest eller fastelavnsfest. Kom med ideer og tilbud om, hvem der vil stå for det, for det bliver på nuværende tidspunkt ikke bestyrelsen, men vi vil naturligvis bakke initiativerne op. Efter en god udveksling af ideer, synspunkter og oplysninger gik forsamlingen over til næste punkt. 4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab, samt godkendelse af budgettet for 2013. Herunder fastlæggelse af kontingent. Kasserer Brian Bjørnholdt fremlagde regnskabet i overensstemmelse med de udsendte bilag, hvoraf det fremgår, at Grundejerforeningens samlede indtægter og udgifter er henholdsvis 420.955,41 kr. og 419.799,31 kr. Grundejerforeningens aktiver er i alt på 1.912.856,02 kr. 5
Foreningens midler er godt placeret i bundne og frie midler. Bestyrelsen er meget opmærksom på garantiordningen, så GKL bliver dækket ind, hvis et pengeinstitut går konkurs. Kommentar: Hundetoiletterne bør nedlægges må sættes op til næste år som forslag. Regnskabet blev herefter godkendt ved akklamation. Budget 2013 balancerer med 384.100- kr. og indeholder et forslag til forhøjelse af årskontingentet fra 2.700 kr. til 2.800 kr. Kommentar: Kontingentforhøjelsen skal bruges til henlæggelse i vejfonden Kan regnskab og budget udformes anderledes, så det er nemmere at forstå for nye folk. Budget 2013 blev herefter godkendt ved akklamation. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg til bestyrelsen: Brian Bjørnholdt (genopstiller og valgt) Kjeld Lyngsø (genopstiller og valgt) Henning Bramsen (genopstiller og valgt) Finn Hansen (genopstiller og valgt) til bestyrelsessuppleant: Rune Andersen (genopstiller og valgt) Alle valg foregik ved akklamation. 6. Valg af revisor og revisorsuppleant. Revisor: Gert Malmquist (genopstiller og valgt) Revisorsuppleanter: Er ikke på valg før i 2014. 7. Eventuelt. Der har været indbrud i den sidste tid i Lystenlund. Kan nabohjælp være noget GKL skulle beskæftige sig med. Prøv at tale med Grundejerforeningen Birkevangen, de har haft indbrud og sat nogle dummyvideooptagere op. Det har hjulpet mærkbart. Et medlem havde en skrivelse med til bestyrelsen om emnet. Bestyrelsen takker for det og retter henvendelse til Birkevangen.. Kunne GKL arbejde for at få lagt nye fliser hele vejen op mellem blokkene og den offentlige legeplads til vejen, der går ind mod FDF s bygning. Svar fra bestyrelsen: Det er kommunens fortov, og GKL s medlemmer opfordres til at rette henvendelse direkte til kommunen om ønsket. Hundelort i vores område er der mange af, og det sviner. Folk smider også poserne rundt i hegn og haver. Kunne der komme en mail rundt, når der kommer væsentlig opdateringer på hjemmesiden. Man kunne oplyse sin nabo om at det er en god ide at sende sin mailadresse til GKL (kelyng@live.dk) Måske kunne et par bestyrelsesmedlemmer gå rundt og putte en seddel i postkasserne med en opfordring om at sende mailadresser ind. Der er væltet et vejskilt i Lystenlundområdet. Bestyrelsen har aftalt opretning/opsat nyt til foråret. Dirigenten sluttede herefter generalforsamlingen. Finn Bjørnholdt takkede de fremmødte for god og konstruktiv debat og overrakte Erik Hansen et par flasker vin for endnu en god indsats på dirigentposten. 6
Generalforsamlingen sluttede med kaffe, vand, øl og ostemad. Kjeld Lyngsø Sekretær 7