Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. juni 2014, kl. 15.00 på Hotel Svendborg, Centrumpladsen 1,. Dagsorden 1. Velkomst - orientering ved formanden 2. Udlejningssituationen 3. Boligsociale Helhedsplan 4. Tekniske Helhedsplan 5. Status på skiltning 6. Pilotprojekt 7. Forretningsorden 8. Fælles virksomhedsnævn 9. Port mellem afd. 7502 og 7504 10. Voksenlærling 11. Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen 12. Tilskud fra dispositionsfonden til Hjerteparken 13. Lån til Bryghuset 14. Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen (formand) Lis Neumann (næstformand) Erik Langkilde Flemming Petersen Karsten Berg Britt Berthou - Afbud Leo Jørgensen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Øvrige deltagere: Klavs Hedelund (Markedschef) Henning Larsen (Kundechef) Pernille Poulsen (Servicekoordinator) Martin skytte (Kundechef)
Punkt 1: Velkomst - orientering v/formanden Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og syntes også, at det var lidt vemodigt, da det var sidste gang med deltagelse af Henning Larsen. Der var afbud fra Britt Berthou. Der er 2 punkter mere til dagsordenen, punkt 12 og 13. Mette Østerberg kommer og fortæller om den Boligsociale Helhedsplan under punkt 3. I øjeblikket arbejdes der på at få aftaler på plads med SSG, Wandallshaven er pt. ikke interesseret i aftalen. Lars Ole Møller er ansat som driftsleder, Svend Erik Johansen opfordrede til, at få det informeret rundt til afdelingsbestyrelserne, administrationen laver brev og sender ud. I 7516 Pistolstræde og Skt. Peder Stræde er det ved skriftlig afstemning blevet vedtaget, at der må holdes husdyr. Erhvervskontrakten mellem Domea og BSB Svendborg er nu endelig på plads, og underskrives senere på aftenen. Der var indkaldt til et formandsmøde, mødet blev aflyst pga. for få deltagere. 13. august bliver der afholdt seminar for BSB Svendborgs bestyrelse. Der afholdes først et formøde hvor Lis Neumann og Svend Erik Johansen deltager sammen med Jesper Marcussen. Der er blevet ansøget om fritagelse for dispositionsfondsdækning af afdelingernes udgifter til tab som følge af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen ved Kommunen, hertil er der kommet afslag. Det er muligt at søge for en enkelt afdeling, hvis der måtte blive behov. Vedtægterne for selskabet er tilrettet og uploadet til hjemmesiden. Svend Erik Johansen overrakte på bestyrelsens vegne vin til Klavs Hedelund i anledningen af hans 50 års fødselsdag. Svend Erik Joansen har bragt opgaven omkring logo på autosignaturer med til hovedkontoret i Høje Tåstrup, der har lovet, at der bliver arbejdet hen i mod en løsning, så BSB Svendborgs logo fremover også kommer med i autosignaturen i mails. Der er et bestyrelsesmedlem i afd. 7511 Fruerlunden/Fruerparken, der har trukket sig, det betyder, at der skal indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde. Mødet vil blive indkaldt efter sommerferien. De nye beboere er begyndt at flytte ind på Ryttervej. Fundamentet til det nye kunstværk er støbt. Punkt 2: Udlejningssituationen Der annonceres tomgangsboliger i Ugeavisen for Jægermarken og Femte Maj Plads hver uge og frem til sommerferien. Der er henvendelser på annoncerne. Pt. er der 4 i tomgang i Jægermarken og 1 i Fruerstræde. Der er dog hele tiden bevægelse i Jægermarken. Umiddelbart er der ikke kommet mange opnoteringer retur fra messen. Pernille Poulsen tjekker, hvor mange der er aktive fra listerne fra messen. Der er allerede taget billeder af mange afdelinger, i de sidste afdelinger venter vi på, at en lejlighed bliver ledig, så den kan fotograferes både indvendigt og udvendigt. Det er fotograf Zentuvo der har opgaven.
Punkt 3: Boligsociale Helhedsplan Sekretariats leder Mette Østerberg deltager i denne del af mødet, og orienterer om arbejdet med at etablere sekretariatet. Mette Østergaard der er sekretariatsleder i det Boligsociale Helhedsplan præsenterede de ansatte i projektet, og informerede om deres arbejde og visioner. Mette deltager igen, når der er nogle faktiske oplysninger der kan fremlægges. Punkt 4: Tekniske Helhedsplan Kort status på den tekniske helhedsplan Det ser ud som om, der er lidt forvirring mellem Kommune og LBF, de bruger hinanden lidt som undskyldning/forklaring på, hvorfor der endnu ikke er sket noget i sagen. Karsten i byg i Høje Tåstrup forsøger at indkalde begge parter til et møde, for at få klarhed på, hvordan vi kommer videre. Der indkaldes til et møde efter sommerferien. Punkt 5: Status på skiltning Status på skiltning Lis Neumann fremlagde oplægget fra Ideskilte. Både BSB Svendborg og Domeas logo skal repræsenteres. Skiltene skal være graffitisikret, og prisen vil være 311.000. Skiltene skal være ens for afdelingerne, så de bliver let genkendelige. Der forsøges fælles skiltning med Kommunen på Bryghuset, Ryttervej og Wandallshaven. På skiltet ved Servicecenteret skal der også være plads til BSB Egebjerg og BSB Gudme. Sammen med Domeas logo kommer der til at stå attraktive almene boliger. Ideskilte ansøger samlet for alle afdelinger hos politiet, om skiltene må sættes op. Det blev besluttet, at skiltene betales fra arbejdskapitalen, med et rammebeløb på kr. 350.000. Bestyrelsen besluttede at skilteudvalget arbejder videre med projektet. Punkt 6: Pilotprojekt Herunder planlægning af evaluering af pilotprojektet for Jægermarken og Toftemarken, samt en diskussion af det videre forløb fremover og et evt. ekstraordinært repræsentantskabsmøde til efteråret. Pilotprojektet slutter som bekendt 30. juni 2014. Jægermarken og Toftemarken har besluttet, at fortsætte en form for driftssamarbejde efter den dato. Hvordan kan vi komme videre med et projekt?
Administrationen forsøger at komme med nogle mere præcise fakta for, hvad det evt. har givet af besparelser på konto 114 i forhold til indkøb, færre håndværkerudgifter, og fordele/ulemper med EazyProject. Forskellige typer af driftssamarbejde kunne fremlægges for repræsentantskabet. Evt. skal organisationsbestyrelsesmødet rykkes lidt frem, for at der kan afholdes et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvor ideerne kan præsenteres. Klavs Hedelund foreslog et nyt formandsmøde evt. i september, for at fremlægge og diskutere forskellige forslag til kommende driftsmodel. I nærmeste fremtid bliver der delt info breve ud til beboerne i afdeling 7502 og 7504 omkring det ansatte personale på Servicecenter Svendborg. Punkt 7: Forretningsorden På mødet den 18. marts blev der talt om, om BSB Svendborg bør have en forretningsorden. Standard forretningsorden vedelægges til orientering. Bestyrelsen bedes overveje hvor vidt der ønskes en forretningsorden for bestyrelsens virke. Svend Mogensen foreslog at BSB Svendborg får en forretningsorden, da det er godt at have at rette sig efter, hvis noget går galt. Det blev besluttet, at nedsætte et lille udvalg bestående af Erik Langkilde, Flemming Pedersen og Martin Skytte, til at komme med et oplæg på en forretningsorden til næste møde. Punkt 8: Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere.
Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat.
Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VNregi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse.
Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen 25-03-2014 ESL-tillidsrepræsentanter: 18-11-2013 Domeas VN: 14-11-2013 Domeas chefgruppe: 13-11-2013 Strukturen træder i kraft 25-03-2014. Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 9: Port mellem afd. 7502 og 7504 På mødet den 12. maj hvor en udvidelse af driftssamarbejdet blev drøftet, blev det også foreslået, om porten mellem afdelingerne igen skal åbnes. Der blev en debat om, hvorvidt porten skulle lukkes op eller ej. Svend Erik Johansen, Erik Langkilde og Leo Jørgensen forlod mødet, da de var inhabile i beslutningen. Der blev enstemmigt besluttet følgende: Da der er aftalt fælles driftsfællesskab, og ejendomskontoret for begge afdelinger er rykket til Jægermarken, blev det besluttet at åbne porten mellem de to afdelinger. Skulle det efterfølgende give praktiske problemer, vil organisationsbestyrelsen vurdere disse, og finde en løsning på problemet. Denne information omdeles til alle beboere i afdeling 7502 og 7504.
Punkt 10: Voksenlærling Der var en debat om, hvorvidt der er brug for en lærling, om lærlingen skal dække alle afdelinger, eller kun afdeling 7502 og 7504, eller om der måske skal ansættes 2 lærlinge. Skal de være under 25 eller over 25 år? Klavs Hedelund gjorde opmærksom på, at bestyrelsen skulle være opmærksom på økonomien, da det vil være en opnormering af personalet. Det blev besluttet, at afdelingsbestyrelserne for 7502 og 7504 drøfter det videre forløb med Martin Skytte og Brian Andersen efter sommerferien. Punkt 11: Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/9 bestyrelsesmedlemmer. Det blev besluttet at indkøbe Ipad til Karsten Berg, Erik Langkilde, Flemming Pedersen, Lis Neumann og Britt Berthou. Henning Larsen undersøger, om der er beskatning på brug af Ipad. Dette er efterfølgende undersøgt, og informeret om, at der Ikke er beskatning på brugen! Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Orienteringen blev taget til efterretning. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Der indstilles til, at Karsten Berg, Erik Langkilde Flemming Pederen, Lis Neumann og Britt Berthou deltager i kurset Introduktion til Ipad og det digitale bestyrelsesrum sammen med BSB Gudme og BSB Egebjerg på Mølmarksvej. Punkt 12: Tilskud fra dispositionsfonden til Hjerteparken Det er undersøgt, at det vil koste 16,5 millioner kroner at udskifte vinduer i Hjerteparken, og der ansøges om en bevilling på 2. millioner kr. fra dispositionsfonden. Henning Larsen sørger for, at Dorthe Krammager har en beregning på projektet med til det ekstraordinære møde den 25. juni i Hjerteparkens fælleshus vedr. vinduesprojektet. Det blev besluttet at bevilge 2 millioner kr. fra dispositionsfonden til projektet.
Punkt: 13 Lån til Bryghuset Endnu engang er Bryghuset blevet oversvømmet i et regnskyl, inden der blev gjort noget ved problemet. Rambøll er sat på opgaven, der skal foretages en forundersøgelse, der vil koste mellem 80.000 100.000 for at få udarbejdet den plan der giver den bedste løsning på problemet. Der skal lægges op til, at Kommunen deltager i projektet via fordelingsnøglen. Bestyrelsen besluttede, at yde Bryghuset et lån, så projektet kan komme i gang så hurtigt som muligt. Punkt 14: Eventuelt Svend Hviid Mogensen og Svend Erik Johansen har talt med Revisor vedr. alternativt forretningsførerselskab. Revisor har materialet klar til først kommende møde efter sommerferien. Svend Aage Stuhr har valgt at gå på pension pr. 31.12.2014. Ulrik Rasmussen begynder allerede nu at blive sat ind i de forskellige ting. BSB Svendborgs årlige sommerudflugt er i år sat til den 18. september. Strøjers Teglværk, Byparken ved SAB og Ditlevsdal Bisonfarm på Fyn tænkes som mulige besøg. Mødet sluttede kl. 19.00 Referatet godkendt Svend Erik Johansen Formand